UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA Dirección Nacional Financiera y Administrativa PROYECTO QUIPU CIRCULAR 13 FECHA: 2 DE ABRIL DE 2003 PARA: USUARIOS DE SOPORTE: BOGOTA PALMIRA MEDELLIN NIVEL NACIONAL MANIZALES UNISALUD NIVEL NACIONAL REFERENCIA: PROCESO MANUAL PARA REALIZAR TRANSFERENCIAS DE EXCEDENTES Les informamos que se ha parametrizado en el Sistema de Gestión Financiera Quipu un nuevo documento y tipo de movimiento que permitirá ejecutar internamente en una empresa ó en un área de la misma empresa los EXCEDENTES una vez se halla terminado totalmente la ejecución de proyectos con destinación específica, los responsables del presupuesto generarán el documento con el movimiento indicado. Tipo de Documento: “ELT - EJECUCION DE TRANSFERENCIAS LIQUIDACION PROYECTOS” Tipo de Movimiento: “171 - EJEC. TRANSFERENCIAS Y EXCEDENTES LIQ.PR” A continuación se describen los pasos que se deben realizan en el sistema para el registro presupuestal en los proyectos de los aportes por transferencia de excedentes. EJECUCION DE APORTES POR TRANSFERENCIAS: Corresponde a todas las partidas presupuestales que se apropian desde la creación del proyecto específico en los siguientes rubros del gasto: 24410705019100101 – OP. INTERNAS -TRANSFERENCIAS 11% ACADEMICA 24410705019100103 – OP. INTERNAS -EXCEDENTES POR ACTIVIDADES GENERADORAS DE RECURSOS 1 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA Dirección Nacional Financiera y Administrativa PROYECTO QUIPU Para este caso se presentan dos formas de transferir los aportes: Cuando el total de la partida apropiada en el rubro del gasto debe ser transferida a otra empresa (ej. Dirección Académica): En este caso el usuario debe hacer la ejecución normal del rubro de gasto (Disponibilidad, compromiso, Obligación y pago) con la funcionalidad actual, registrando las operaciones en cada módulo (presupuesto, cuentas por pagar y Tesorería). Así mismo el ingreso (con cheque o consignación) que le llega a la empresa beneficiaria del aporte o transferencia debe ejecutar como un ingreso en el módulo de tesorería con la funcionalidad actual. Cuando el total o parte de la partida apropiada en el rubro del gasto debe ser transferida a un proyecto de la misma empresa ó área diferente del mismo proyecto: En este caso el usuario debe capturar en el módulo de presupuesto el documento “ELT - EJECUCION DE TRANSFERENCIAS LIQUIDACION PROYECTOS” con el tipo de movimiento “171 - EJEC. TRANSFERENCIAS Y EXCEDENTES LIQ.PR” que afectará automáticamente todo el proceso de ejecución del gasto (Disponibilidad, compromiso, Obligación y pago) del rubro en el proyecto. Para la ejecución del ingreso el usuario registrará en el proyecto genérico de su empresa la ejecución del ingreso con el proceso normal en el módulo de tesorería, utilizando el tipo de documento “EJR - EJECUCION POR RECAUDOS”. Se debe tener especial cuidado de afectar los dos registros, tanto en ingresos como en gastos, por que si solo se ejecuta uno de los dos quedará ingresos o gastos sin ejecución. PARAMETRIZACION DE TIPO DE DOCUMENTO Y MOVIMENTO: 1. TIPOS DE MOVIMIENTO: Crear un tipo de movimiento “171 - EJEC. TRANSFERENCIAS Y EXCEDENTES LIQ.P.” en la siguiente opción: Opción: Presupuesto / Soporte/ Movimientos/Tipos de Movimiento 2 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA Dirección Nacional Financiera y Administrativa PROYECTO QUIPU Este tipo movimiento debe ser parametrizado a los grupos de movimiento de ejecución presupuestal de gastos, en las columnas de acumulado y saldo con signo positivo, como se muestra en la siguiente forma: Opción: Presupuesto / Soporte/ Movimientos/Acumulados y Saldos GRUPOS DE EJECUCIÓN PRESUPUETAL: 6789- DISPONIBILIDADES VIG ACTUAL: COMPROMISOS VIG ACTUAL OBLIGACIONES VIG ACTUAL PAGOS VIGENCIA ACTUAL: En este grupo solo se parametriza la columna de acumulados 2. TIPO DE DOCUMENTO: Crear un tipo de documento “ELT - EJECUCION DE TRANSFERENCIAS LIQUIDACION PROYECTOS” en la siguiente opción y parametrización: 3 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA Dirección Nacional Financiera y Administrativa PROYECTO QUIPU Opción: Presupuesto / Soporte/ Documentos /Tipos de Documentos Este tipo de documento debe ser parametrizado como se muestra a continuación en la siguiente opción: Opción: Presupuesto / Soporte/ Documentos / Mvtos por Documento 4 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA Dirección Nacional Financiera y Administrativa PROYECTO QUIPU Cualquier duda será atendida en el centro de soporte del Nivel Nacional ext 18078 y 18162. Cordial Saludo, AMPARO HERRERA NUÑEZ Coordinadora Funcional 5