Herramienta para evaluar la calidad de los registros administrartivos

MEJORA DE REGISTROS
ADMINISTRATIVOS PARA SU USO
ESTADÍSTICO EN EL CÁLCULO DE
INDICADORES
HECRA: HERRAMIENTA DE EVALUACIÓN DE LA
CALIDAD DE REGISTROS ADIMINISTRATIVOS
UTILIZADOS CON FINES ESTADÍSTICOS
Febrero 2015, Guanajuato.
Introducción al Uso de Registros
Administrativos con fines
estadísticos
La producción estadística distingue 2 ámbitos:
fuentes básicas y estadísticas derivadas.
Básicas: registros
encuestas.
administrativos,
censos
y
Derivadas: producto de combinación de fuentes
básicas, como: cuentas nacionales, balanza de
pagos, finanzas públicas, entre otras.
Introducción al Uso de Registros
Administrativos con fines
estadísticos
• Los censos y encuestas se producen sobre
objetivos estadísticos, conceptos y metodologías
formalmente establecidas. Hay estándares
internacionales para su diseño y gestión, p.ej.
encuesta de hogares; censos población y
Vivienda, etc.
• También
hay
estándares
de
registros
administrativos, pero sólo para algunos de uso
frecuente como estadísticas vitales (nacimientos,
defunciones, matrimonios, etc.).
Introducción al Uso de Registros
Administrativos con fines
estadísticos
• Los RRAA son datos sobre un hecho, evento,
suceso o acción sujeto a regulación o control
que recaba una dependencia u organismo del
sector público como parte de su función.
• Muchos de ellos responden a propósitos
normativos y administrativos sujetas a
regulación o control y no concebidos en su
origen como fuentes de información
estadística .
Registro Administrativo (RA)
Definición:
• "todo registro resultante de necesidades fiscales,
tributarias u otras, creado con la finalidad de viabilizar la
administración de los programas de gobierno o para
fiscalizar el cumplimento de obligaciones legales de la
sociedad". Fuente: CEPAL, II CEA, 2003: 10.
• "Serie de datos sobre un tipo de sujeto, acción, hecho o
evento, obtenidos mediante un proceso de captación,
con base en un formato específico ya sea impreso en
papel o en medios computacionales, y que realiza una
institución pública, bajo un marco de funciones y
facultades formalmente establecidas en instrumentos
jurídicos, reglamentarios o programáticos". Fuente: INEGI, 2010.
Fuente de datos administrativa o
fuente administrativa:
• Es definida por la OCDE como: “la unidad de organización
responsable de implementar una regulación administrativa
(o grupo de regulaciones), cuyo registro correspondiente
de unidades y transacciones se ven como fuente de datos
estadísticos”.
• Dependencia u organismo público, privado o mixto
responsable del Registro Administrativo y sus oficinas
donde se llevan a cabo los procesos de captación y
mantenimiento de los datos del registro.
• El Registro Administrativo es el resultado de la acción de
registrar los datos de determinado evento administrativo;
mientras que la fuente administrativa se refiere a la
organización responsable del RA, los procesos y entorno
institucional que involucran al mismo.
Registro con fines estadísticos o
Registro Estadístico:
• Es el registro consolidado de datos
provenientes de uno o más Registros
Administrativos, que originalmente no
fueron captados con fines estadísticos,
pertenecientes a una o más fuentes de
datos administrativos.
Proceso de captación de datos de los
registros administrativos
Herramienta de auto-diagnóstico de la
calidad de registros administrativos
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Mejores prácticas basadas en experiencias y
documentos de las siguientes instituciones:
Eurostat (doc.: “Business registers - Recommendations manual”; “Quality assessment of
administrative data for statistical purposes”; “Standard quality indicators”; “Handbook How to
make a Quality Report”).
Mercosur (Proyecto Cooperación UE-Mercosur. Grupo 8: Calidad Total en las
Estadísticas, doc.: “Conjunto mínimo de indicadores de la calidad”).
CBS de Holanda (doc.: “Quality framework for the evaluation of administrative data”;
“Quality control of Dutch Administrative Registers: An inventory of quality aspects”).
INE de Uruguay (doc.: “Reporte estándar de la calidad de RA”; “Manual de la calidad”;
“Reporte estándar de la calidad de las operaciones estadísticas”).
Statistics Sweden (Visita de estudio).
Istat de Italia (Visita de estudio).
DANE de Colombia (Visita de estudio).
Alejandro Medina Giopp (2011). “Revisión de marcos de
Herramienta de auto-diagnóstico de la
calidad de registros administrativos
Características de la herramienta:
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Alto grado de objetividad (auto-diagnóstico
basado en indicadores cuantitativos).
Menor costo, comparado con otros modelos.
Mejora continua de la herramienta e
implementación en etapas.
Herramienta de auto-diagnóstico de la
calidad de registros administrativos
Resultados esperados:
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Detectar puntos críticos en el proceso
Mejorar intercambio de información entre las
instituciones
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Detectar oportunidades de mejora
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Guía de documentación
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Guía de buenas prácticas
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Marco de la calidad de registros
administrativos a ser explotados con fines
estadísticos
Herramienta de auto-diagnóstico de la
calidad de registros administrativos
Objetivo:
• Auto-evaluación o auto-diagnóstico de registros
administrativos a ser aprovechados con fines estadísticos.
Por medio de cuestionario auto-administrado,
especialmente diseñado para la identificación de posibles
problemas y generación de indicadores de la calidad de
los registros administrativos.
• Detectar problemas y oportunidades de mejora los
registros analizados.
• Identificar y analizar las causas de los problemas.
• Implementar planes de acciones correctivas y preventivas.
Herramienta de auto-diagnóstico de la
calidad de registros administrativos
Alcance:
• Auto-diagnóstico de la calidad de los registros
administrativos a ser explotados con propósitos
estadísticos.
• No está dentro del alcance: evaluar la calidad desde
el punto de vista registral, operativo, de gestión,
mantenimiento o cumplimiento de los objetivos y
requisitos administrativo-fiscales-normativos para los
cuales fueron creados.
• Auto-diagnóstico de la calidad de los datos, pero
también el entorno institucional, procesos,
documentación, cumplimiento de los requisitos de los
Herramienta de auto-diagnóstico de la
calidad de registros administrativos
Alcance (cont.):
Áreas o aspectos de la calidad que se analizarán con la
herramienta:
1. Fuente de datos administrativa.
2. Metadatos.
3. Datos.
4. Producto estadístico final.
Herramienta de auto-diagnóstico de la
calidad de registros administrativos
Ámbito de aplicación:
• Fuente administrativa (Unidad administrativa
responsable del registro administrativo).
• Aplicada en los registros administrativos que ya se
encuentran en la fase de captación de datos
administrativos.
• En los casos donde el registro administrativo no haya
sido aprovechado con propósitos estadísticos aún, la
evaluación de la calidad estará limitada a la fuente
administrativa, metadatos y los datos. No se
evaluarán los atributos de la calidad asociados al
producto estadístico final.
Herramienta de auto-diagnóstico de la
calidad de registros administrativos
Responsables de su aplicación:
• Director de la unidad administrativa responsable del
registro administrativo, o en su defecto, a quien éste
designe (fuente administrativa).
• Responsable de la explotación del registro
administrativo con fines estadísticos (usuario
primario).
Herramienta de auto-diagnóstico de la
calidad de registros administrativos
Organización de la herramienta
• Estructura que sigue el proceso descripto
anteriormente.
• Identificación de los usuarios del registro
administrativo.
– Usuario primario del registro administrativo.
– Usuario final del producto estadístico.
• Orientaciones de la calidad
• Reportes de la calidad
Herramienta de auto-diagnóstico de la
calidad de registros administrativos
Orientaciones de la calidad
• Fuente de datos administrativa
• Metadatos
• Datos
• Producto estadístico
Herramienta de auto-diagnóstico de la
calidad de registros administrativos
Orientaciones de la calidad (cont.)
• Fuente de datos administrativa
Atributos de la calidad asociada al entorno institucional, marco
legal, seguridad de la información, procedimientos y entrega y
tratamiento de los datos.
• Metadatos
Atributos de la calidad vinculada la documentación de los
datos del registro administrativo.
Herramienta de auto-diagnóstico de la
calidad de registros administrativos
Orientaciones de la calidad (cont.)
• Datos
Atributos vinculados a controles técnicos sobre los datos, cobertura
del registro, métodos de unión de registros, omisiones, medición,
claves de identificación, procesamiento y precisión de los datos, uso
de códigos y clasificadores internacionales, actualidad de los datos,
registros múltiples, entre otros.
• Producto estadístico
Calidad asociada a los productos estadísticos (cifras, cuadros
estadísticos y/o archivos de microdatos) elaborados a partir del o los
registros administrativos, ya sea como marco de encuestas por
muestreo, fuente secundaria de información, o bien generando cifras
estadísticas directamente del procesamiento de los datos del registro
administrativo.
Herramienta de auto-diagnóstico de la
calidad de registros administrativos
Reportes de la calidad
•
Reporte de la calidad asociada a la Fuente de datos
administrativa.
•
Reporte de la calidad asociada a los Metadatos.
•
Reporte de la calidad asociada a los Datos.
•
Reporte de la calidad asociada al Producto estadístico.
Panel de Evaluación
Global de la Calidad
Orientación I:
Fuente Administrativa
Atributos de la
calidad asociada a
la Fuente
Administrativa,
según fuente
Orientación II:
Metadatos
Atributos de la
calidad asociada a
los Metadatos,
según uso previsto
Orientación III:
Datos
Atributos de la calidad
asociada a la Datos
del registro, segun
fuente administrativa
y previsto
Orientación IV:
Producto Estadístico
Final
Atributos de la
calidad asociada al
Producto
Estadístico, según
su uso previsto
Herramienta de auto-diagnóstico de la
calidad de registros administrativos
Procedimiento de aplicación de la herramienta:
• Periodicidad: al menos una vez al año.
• Contacto con los actores involucrados.
• Identificación de usos previstos del registro
administrativo.
• Llenado del cuestionario de auto-diagnóstico.
• Cálculo de indicadores de la calidad.
• Identificación y análisis de las causas de los
problemas.
• Plan de acciones correctivas y preventivas.
Procedimiento de aplicación de la HECRA
Gracias