UNIVERSIDAD TECNICA DE ORURO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS FINANCIERAS Y ADMINISTRATIVAS CARRERA CONTADURÍA PÚBLICA TITULO: AUDITORÍA ESPECIAL EN ALMACENES DE BODEGA CENTRAL DE LA PREFECTURA DEL DEPARTAMENTO DE ORURO GESTIÓN 2005 TRIBUNALES: a) Lic. Juan Flores Medina b) Lic. Ingrid Ramos G. c) Lic. Lourdes Ledo POSTULANTE: Bustillos López Lizeth Neyza FECHA DE DEFENSA: 24 de abril de 2007 INTRODUCCION La Prefectura del Departamento de Oruro se halla ubicada en la zona central plaza principal 10 de febrero, contando con varias reparticiones oficinas y almacenes descentralizados en varios lugares de la entidad. La importancia que se presenta en la elaboración del trabajo es de verificar si se cumple lo establecido por ley. La Prefectura cuenta en la actualidad con tres bodegas y cuatro sub. almacenes, la cual sujeto de estudio sera almacenes de Bodega Central y sus principales actividades se traducen en: - Administración de sus propios almacenes - Distribución de materiales a las demás áreas según requerimiento Su principal tarea es de suministrar materiales y suministros a las distintas áreas de la Prefectura, como también dar correcto uso de los materiales asignados. Por otra parte almacenes de Bodega Central, cuenta con 405 ítems, contando con 2 personas que prestan sus servicios. JUSTIFICACION DEL TEMA El trabajo fue realizado a solicitud verbal de la Máxima Autoridad Ejecutiva de la Prefectura, quien instruyo al encargado del área de Provisión y Dotación de Bienes y Servicios, se colabore con la provisión de la información total para la realización de una Auditoría Especial dentro del almacenes de Bodega Central dependiente de la misma, con la finalidad de revisar la documentación de esta área, ya si poder examinar las operaciones o actividades ya realizadas, en vista que se tiene como fin coadyuvar con un aporte tecnico; persiguiendo el proposito de realizar una verificación sobre el manejo y disposición para una adecuada administración de los bienes, que son de cumplimiento obligatorio para todo el sector publico. Por lo expuesto y al no cumplir con normas, disposiciones legales, estatuto y reglamentos, este trabajo se propone minimizar los riesgos pretende el manejo dentro la indicada institución. El trabajo en sí, busca identificar posibles áreas débiles en lo referente a almacenes, para así proponer mejoras mediante la modificación de políticas, controles operativos y medidas correctivas. PLANTEMIENTO DEL PROBLEMA La actualidad problemática con que atraviesa la Prefectura del Departamento de Oruro, dentro del área almacenes de Bodega Central refleja las siguientes observaciones: - Si bien la entidad cuenta con manuales de organización, funciones y procedimientos y sistema de administración de bienes y servicios, los mismos no fueron difundidos al personal para su adecuada aplicabilidad. - El almacén no cuenta con seguros contra robos, incendios, pérdidas, sinistros y otros. - El almacén, no está diseñado y habilitado para facilitar el ingreso y recepción de bienes. - El almacén no presta un adecuado mecanismo de higiene y seguridad industrial. - La infraestructura no brinda los espacios necesarios. OBJETIVOS General: Realizar una Auditoria Especial en la Prefectura del Departamento de Oruro, en la unidad de almacenes Bodega Central, para determinar el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes, normas y reglamentos internos en la entidad. Especificos: - Recopilar y exponer los elementos teóricos y conceptuales referidos al proceso de la Auditoría Especial y otros inmersos en el entorno del trabajo. - Realizar la evaluación del Sistema de Administración de Bienes y Servicios y aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en todas las fases de la Auditoría Especial, con el fin de obtener evidencia suficiente y competente. - Proponer mediante informes escritos un conjunto de sugerencias y recomendaciones relacionadas con el manejo de almacenes de Bodega Central de la Prefectura el Departamento de Oruro; coadyuvando a superar y mejorar posibles deficiencias existentes con relación ha dicho almacen. METODOLOGÍA La metodología empleada en el desarrollo del trabajo fue la utilización de métodos de investigación que nos permiten alcanzar nuestros objetivos partiendo del planteamiento del problema. Las técnicas que son herramientas que nos sirven para obtener material de evidencia y los procedimientos que son instrucciones detalladas. CONCLUSIONES Que en el Sistema de Administración de Bienes y Servicios, vigente en la Prefectura, no se ha implantado de conformidad, con los lineamientos establecidos en la ley 1178, las Normas Básicas de Control Interno Gubernamental. Si bien la Prefectura, cuenta con la administración de Bienes y Servicios implantada a través de un reglamento específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios su aplicabilidad se ve entorpecida por la presión política – partidaria, falta de decisión ejecutiva y por falta de capacidad y conocimiento de los responsables de su implantación. No se cuenta con adecuados ambientes para el almacenamiento de bienes, y que actualmente corren el riego de sufrir daños en lo material como en lo financiero. RECOMENDACIONES Se recomienda al Prefecto, instruya a la unidad de desarrollo organizacional la adecuada implantación del Sistema de Administración de Bienes y Servicios en cumplimiento a lo establecido en la ley Nº 1178. Que los funcionarios públicos, sean capacitados contando con un perfil adecuado para asumir esas funciones Se recomienda la aplicación o reubicación de los ambientes en el cual se depositan los bienes, con el objeto de clasificar los mismos de acuerdo a sus cualidades.