AGENDA DE LA AUDIENCIA PÚBLICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS 19 DE MAYO DE 2016 SESIÓN DE PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN SOBRE FOGACOOP OBJETIVOS GENERALES DEL FONDO Dr. Alvaro Vanegas Manotas, Director de la entidad PERCEPCIÓN DEL RIESGO DEL SECTOR COOPERATIVO INSCRITO Y GESTIÓN MISIONAL Dres. Javier Bernal y Mauricio Robledo, Profesionales de la Gerencia Técnica y de Administración de Reservas GESTIÓN ADMINISTRATIVA Situación financiera de la entidad, Procesos contractuales, Talento humano, Eficiencia administrativa Dra. Claudia Soria Mora, Gerente de Servicios Corporativos. Procesos jurídicos, austeridad del gasto, acciones para el fortalecimiento de la transparencia y la lucha contra la corrupción, Participación y servicio al ciudadano Dr. Santiago Díaz Patiño – Secretario General Gestión de las TI Dr. Oscar Osorio - Profesional Coordinador de TI Entes de control que vigilan la entidad y Resultados de las auditorías o evaluaciones realizadas sobre la gestión institucional Dr. José Manuel Zabala, Auditor. SESIÓN DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS DICTAMEN DEL PROCESO DE RENDICIÓN DE CUENTAS A CARGO DEL AUDITOR Yo evito prender luces durante el día, abro todas las cortinas y disfruto la luz natural CONTENIDOS DE LA AUDIENCIA PUBLICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS Periodo de referencia: enero - diciembre 2015 Yo evito prender luces durante el día, abro todas las cortinas y disfruto la luz natural PERCEPCIÓN DEL RIESGO DEL SECTOR COOPERATIVO INSCRITO Y GESTIÓN MISIONAL INSCRIPCIONES DE NUEVAS COOPERATIVAS Y COBERTURA DEL SEGURO Durante el año 2015, se registró la inscripción de dos (2) nuevas cooperativas de ahorro y crédito dentro del esquema de seguro de depósitos de FOGACOOP. Al cierre del año 2015, el número total de cooperativas inscritas al Fondo, frente al cierre del año inmediatamente anterior, pasó de 183 a 185, manteniéndose constante el número de cooperativas financieras inscritas (5). De las 180 cooperativas de ahorro y crédito inscritas, dos (2) cooperativas, llevaron a cabo el desmonte de su actividad financiera y se encuentran adelantando ante la Supersolidaria los trámites de autorización para protocolizar su desmonte, para luego proceder a formalizar ante FOGACOOP su retiro del esquema de seguro de depósitos. Con base en la información reportada por las cooperativas que ejercen actividad financiera, entre diciembre de 2014 y 2015 los depósitos del sector registraron un aumento del 12.8%. Por su parte, el número de ahorradores creció el 8.3%; y el número de ahorradores plenamente cubiertos por el seguro de depósitos, aumentó el 10.4%. Con las decisiones adoptadas de incrementar los montos asegurados y eliminar el deducible del seguro de depósitos, la contingencia de FOGACOOP pasó de $1.9 a $3.4 billones de pesos asegurados. Para las cooperativas financieras la Junta Directiva aumentó la cobertura a $20 millones, y para las cooperativas de ahorro y crédito a $12 millones. Como consecuencia de todas las decisiones adoptadas, se aumentó la población cubierta plenamente del 94.6% al 97.4%. Procesos de pago del Seguro de Depósitos Durante el año 2015 no se presentaron situaciones y/o eventos, en ninguna de las cooperativas inscritas, que llevaran a tomar medidas para realizar un proceso de pago del seguro de depósitos. Yo evito prender luces durante el día, abro todas las cortinas y disfruto la luz natural Generación de Pensamiento – Estudios de Coyuntura Durante el 2015 se realizaron un total de 494 informes de monitoreo, de los cuales 483 fueron puestos a disposición de las cooperativas a través de nuestro Sistema de Información Gerencial – SIG y los restantes 11, a través de comunicación escrita. El Fondo programó y realizó en la ciudad de Bogotá D.C. en el mes de noviembre un Seminario Nacional de Capacitación; el cual, contó con la asistencia de 180 directivos de cooperativas inscritas de diferentes regiones del país. Los temas tratados fueron el Análisis de la Situación Macroeconómica y perspectivas de la Economía colombiana, Análisis sobre las características de las cooperativas con actividad financiera en América Latina y perspectivas para los modelos de libre concurrencia como el caso de Colombia, Experiencia de stress de liquidez por un hecho sobreviniente y la gestión del riesgo de liquidez, con ocasión del proyecto de norma puesta a consideración por la Supersolidaria. Así mismo, en el 2015 se publicaron dentro de las cuatro ediciones del Boletín Financiero y Jurídico los siguientes estudios de coyuntura: o Edición 47 Entorno macroeconómico y perspectivas. o Edición 47 Evolución del sector cooperativo inscrito año 2014. o Edición 48 Evolución reciente cartera y provisiones, una visión regional. o Edición 49 Microcrédito tercer trimestre 2015. o Edición 50 Una mirada al sector cooperativo de ahorro y crédito al 2016. Recaudo de primas de seguro de depósitos y estado de la reserva del seguro de depósitos La Reserva se fortalece regularmente a través del pago de las primas que efectúan las cooperativas inscritas, las cuales se liquidan, según la aplicación de la Ley, con un cinco por mil del monto de los saldos de los depósitos de cada cooperativa inscrita al seguro de depósitos. El pago a través del PSE y la posibilidad de utilizar un módulo en la página Web de FOGACOOP, para el cálculo del monto a pagar correspondiente a la prima del seguro de depósitos; tuvo entre otros resultados, es la disminución del porcentaje de entidades que venían pagando primas con montos inexactos, al pasar del 20% de las entidades en el 2014 a niveles de 17% de entidades al finalizar el 2015. El recaudo a través del PSE se fortaleció en el año 2015. De $17.900 millones recaudados en el año 2014, se pasó a $31.012 millones en el 2015, con un crecimiento del 81%. Yo evito prender luces durante el día, abro todas las cortinas y disfruto la luz natural El recaudo por PSE visto a través del número de transacciones también aumentó y pasó de 364 a 571 y colateral a ello se obtuvo una disminución de los otros medios transaccionales, al pasar de 400 pagos a 176. La reserva técnica del seguro de depósitos al cierre del año 2015 asciende a la suma de $418,493 millones. En el último año la reserva del seguro de depósitos aumentó en $46.304 millones de los cuales, los recaudos de prima explicaron $37.089 millones (el 80%) y la rentabilidad de las inversiones cerca de $9.215 millones (el 20%), frente a lo reportado en 2014, donde las primas pagadas contribuyeron con el 79% del crecimiento mientras la rentabilidad de las inversiones con el 21%. Yo evito prender luces durante el día, abro todas las cortinas y disfruto la luz natural SITUACIÓN FINANCIERA DE LA ENTIDAD El marco normativo de orden contable para FOGACOOP corresponde a la regulación de carácter especial expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia, el Plan Único Contable para el Sector Financiero y las demás normas que lo adicionen o modifiquen, procedentes de esa Superintendencia. Así mismo, para el año 2015, le son aplicables, para fines de revelación de la información financiera, económica, social y ambiental, entre otros, las normas contables de rango constitucional expedidas por la Contaduría General de la Nación, a través del Régimen de Contabilidad Pública, conformado por el Plan General de Contabilidad Pública, el Manual de Procedimientos y la Doctrina Contable Pública, dirigidas a las entidades del sector público, según el artículo 5º de la Resolución 354 de 2007 de la Contaduría General de la Nación. Balance General Comparativo Balance General Comparativo Cifras en millones de pesos Cifras en millones de pesos TOTAL PATRIMONIO TOTAL ACTIVOS 9.61% 9.1% 19.31% $ 538,274 Reserva 9.88% Técnica Seg. 12.68% Depósito 92.0% del Pasivo $ 491,096 $ 451,168 $ 83,106 DIC. 2015 DIC. 2014 19.83% $ 455,168 Disponible + Inversiones 96.3% del Activo TOTAL PASIVOS DIC. 2013 DIC. 2015 Yo evito prender luces durante el día, abro todas las cortinas y disfruto la luz natural $ 417,341 16.50% $ 73,755 DIC. 2014 $ 379,831 $ 71,337 DIC. 2013 Al cierre del mes de diciembre de 2015 el Fondo obtuvo una utilidad neta de $18.566 millones. Los activos totales del Fondo registraron un monto de $538.274 millones, lo que significa un incremento del 9.61% respecto del año inmediatamente anterior. Este aumento se genera básicamente por los rendimientos obtenidos del portafolio de inversiones y depósitos a la vista, y la Prima de Seguro de Depósitos (PSD) proveniente de las cooperativas inscritas. El pasivo total ascendió a $455.168 millones de los cuales el 92% está representado en la Reserva Técnica del Seguro de Depósitos. Estado de Resultados TOTAL INGRESOS TOTAL GASTOS Y COSTOS UTILIDAD NETA 15.8 % $ 72,760 5.2% $ 62,815 $ 54,194 $ 59,289 $ 51,531 $ 46,565 64.5% $ 18,566 $ 12,724 $ 11,284 DIC. 2015 DIC. 2014 Yo evito prender luces durante el día, abro todas las cortinas y disfruto la luz natural DIC. 2013 En cumplimiento de las disposiciones normativas aplicables al Fondo en materia contable, FOGACOOP surtió el proceso de implementación de Normas Internacionales de Información Financiera, NIIF, conforme los cronogramas establecidos y disposiciones aplicables. CONTRATACIÓN PÚBLICA Los procesos de contratación del Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas FOGACOOP se desarrollan y regulan por las normas del derecho privado‚ teniendo en cuenta el régimen legal que le es aplicable. No obstante, de conformidad con lo establecido en los artículos 13 y 15 de la Ley 1150 de 2007, FOGACOOP aplica en desarrollo de su actividad contractual los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política. CONTRATACION DE FUNCIONAMIENTO - 2015 ORDENES DE COMPRA, SUMINISTRO Y SERVICIOS SUSCRITAS ENTRE EL 1 DE ENERO Y EL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 VALOR DEL CONTRATO TIPO DE OBJETO CONTRACTUAL NUMERO DE CONTRATISTAS (Cifras en pesos) Órdenes de Suministro 58 $ 239,421,497.81 Órdenes de Servicio 6 $ 21,658,065.00 Órdenes de Compra 16 $ 43,101,087.29 Convenios 0 $ TOTALES 80 $ 304,180,650.10 CONTRATOS DE COMPRA - VENTA, SUMINISTRO Y SERVICIOS SUSCRITOS ENTRE EL 1 DE ENERO Y EL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 VALOR DEL CONTRATO TIPO DE OBJETO CONTRACTUAL NUMERO DE CONTRATISTAS (Cifras en pesos) Prestación de Servicios 7 $ 204,150,984.00 Suministro 2 $ 911,305,217.98 Compra Venta 3 $ 81,218,114.00 Yo evito prender luces durante el día, abro todas las cortinas y disfruto la luz natural Seguros Consultoría Convenios TOTALES 1 2 1 18 $ 105,297,103.00 $ $ $1,301,971,418.98 En el año 2015 se suscribieron 98 contrataciones del funcionamiento por un valor total de $1.606 millones. CONTRATACION DEL OBJETO - 2015 ORDENES DEL OBJETO SUSCRITAS ENTRE EL 1 DE ENERO Y EL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 VALOR DEL CONTRATO TIPO DE OBJETO CONTRACTUAL NUMERO DE CONTRATISTAS (Cifras en pesos) Órdenes del Giro 11 $ 52,177,925.00 TOTALES 11 $ 52,177,925.00 CONTRATOS SUSCRITOS ENTRE EL 1 DE ENERO Y EL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 VALOR DEL CONTRATO TIPO DE OBJETO CONTRACTUAL NUMERO DE CONTRATISTAS (Cifras en pesos) Asesoría / consultoría 7 $ 304,300,800.00 Prestación de Servicios 2 $ 196,040,000.00 Suministro 3 $ 255,414,810.00 Compraventa 1 $ 33,651,600.00 Arrendamiento de equipos 2 $ 0.00 BLOOMBERG FINANCE L.P 1 $ 95,054,432.00 Pólizas 1 $ 120,640,000.00 TOTALES 18 $ 1,005,101,642.00 Por su parte, se suscribieron 29 contratos del objeto por valor de $1.057 millones. Las necesidades de contratación de bienes y servicios planeadas para el funcionamiento del Fondo se incorporan en el Plan Anual de Adquisición, que es divulgado en la página Web del Fondo y en la página de Colombia Compra Eficiente, y tiene como objetivo Yo evito prender luces durante el día, abro todas las cortinas y disfruto la luz natural contar con una mayor probabilidad de participación de proveedores interesados en los procesos de selección que se adelanten durante la vigencia. Este plan para el 2015 tenía un valor de $1.859.094.051 y al corte del 31 de diciembre registra una ejecución del 97% equivalente a $1.800.929.129, superando la meta prevista tanto por la entidad como por el Sector Hacienda. TALENTO HUMANO PLAN ESTRATÉGICO DE RECURSOS HUMANOS FOGACOOP viene gestionando su capital humano bajo el Sistema de Gestión del Talento Humano Basado en Competencias por lo cual los procesos de talento humano se alinearon a esta nueva forma de gestión. El catálogo de competencias de la organización (Organizaciones, de Liderazgo y Funcionales) es un eje transversal de este proceso. Yo evito prender luces durante el día, abro todas las cortinas y disfruto la luz natural COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES: o T rabajamos en equipo o Gestionamos el cambio o Nuestro enfoque es el cliente y el servicio o Nos orientamos a resultados Son transversales para todos los cargos de la organización. COMPETENCIAS FUNCIONALES: o T enemos enfoque sistémico o Llegamos a acuerdos o Gestionamos el riesgo o T enemos visión de negocio Están definidas por la naturaleza de cada proceso estratégico en el que se encuentraDE el cargo. COMPETENCIAS LIDERAZGO: o T omamos decisiones acertadas o Desarrollamos el talento o T enemos visión del futuro Son transversales para los cargos que responden por la gestión de personas. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO El Fondo, a finales del año 2014 y en el marco del modelo de gestión por competencias, realizó un proceso de evaluación de desempeño bajo la metodología de 360º, los resultados de dicha evaluación fueron insumos importantes en el proceso de construcción de planes de desarrollo (PID) y de un plan integral de capacitación que contribuya al cierre de brechas de las competencias identificadas como críticas para lograr el éxito organizacional y el cumplimiento de la gestión en pro de generar resultados y sostenibilidad. Importante precisar que dicho plan integral está acompasado con los resultados del ejercicio de medición de clima organizacional surtido en el primer semestre del 2014, y el cual da respuesta a las acciones de mejora identificadas en dicha medición las cuales iniciaron su desarrollo en el año 2015. Yo evito prender luces durante el día, abro todas las cortinas y disfruto la luz natural PLAN DE CAPACITACIÓN El Fondo desarrolló las capacitaciones previstas en dicho plan contribuyendo al fortalecimiento de las competencias organizacionales y técnicas de los funcionarios del Fondo, y optimizando los recursos asignados en este rubro. PLAN DE BIENESTAR El Fondo desarrollo diferentes actividades de bienestar social, familiar y de actividad física en aras de desarrollar aspectos sociales, familiares que generaran compromiso por parte de los colaboradores y el fortalecimiento del clima organizacional. En Salud Ocupacional se realizó un plan de trabajo con la nueva ARL (Positiva), con la finalidad de desarrollar actividades encaminadas al mejoramiento de la salud y la protección de riesgos a los que están expuestos los trabajadores. PLANTA DE PERSONAL La planta de personal del Fondo asciende a 48 funcionarios de los cuales el Director, nombrado por el Gobierno Nacional mediante decreto, y el Auditor Interno, nombrado por el Presidente de la Republica conforme a lo previsto en la Ley 1474 de 2011 y siguiendo los lineamientos señalados en la circular interna 100-02 de 2011 del Departamento Administrativo de la Función Pública, son empleados públicos. Los demás empleados del Fondo son funcionarios cuya vinculación es de carácter privado, regida por el Código Sustantivo del Trabajo y demás normas aplicables a los trabajadores particulares. Su vinculación es por contrato de trabajo, dentro de las distintas modalidades que permite la ley (a término indefinido, a término fijo, etc.), y su remuneración depende de lo pactado en cada contrato de trabajo. Corresponde a la Junta Directiva del Fondo, conforme a lo previsto en el Decreto 2206 de 1998, establecer la estructura interna del Fondo, los perfiles de los cargos y la planta de personal definida como global. Por su parte, corresponde a la Dirección del Fondo, como parte de sus funciones establecidas en los estatutos, dirigir las relaciones laborales, la contratación y la remoción de los empleados del Fondo y autorizar las licencias de éstos, todo ello dentro de las políticas y directrices trazadas por el máximo órgano de administración. Yo evito prender luces durante el día, abro todas las cortinas y disfruto la luz natural La Planta de Personal está conformada por 48 cargos autorizados; a diciembre 31 de 2015 se encontraban provistos 47 cargos. Importante destacar la adopción de la nueva política salarial del Fondo como unos de los ejes fundamentales de la Gestión del Talento Humano Basado en Competencias, proyecto que requirió del análisis y apoyo de expertos externos en la materia, y que permitirá atraer, vincular y retener talento humano calificado que responda a los retos, planes, proyectos y responsabilidades asignadas a la entidad. EFICIENCIA ADMINISTRATIVA USO RACIONAL DEL PAPEL Fogacoop gestiona acciones tendientes al uso racional del papel. Procura el uso interno de medios electrónicos para la comunicación e incorpora acciones específicas dentro de su programa de gestión ambiental, tendientes a la racionalización del uso del papel. GESTIÓN AMBIENTAL Durante el año 2014, el Fondo implementó un sistema de gestión ambiental integrado al sistema que ya administra la entidad, como elemento asociado a la Responsabilidad Social que le asiste al Fondo. Con la incorporación de este nuevo sistema se complementa la política del sistema de gestión integral de Fogacoop, al incorporar como parte de la política nuestro compromiso con la gestión de los impactos ambientales y la prevención de la contaminación, acorde con la normatividad aplicable a la entidad. A partir de este compromiso, el Fondo en el 2015 desarrollo las acciones previstas en su Plan de Gestión Ambiental para reforzar en los funcionarios el conocimiento y manejo adecuado de los recursos. GESTIÓN DOCUMENTAL En cumplimiento del derecho que le asiste a la ciudadanía de tener acceso a la información pública, según lo establece la Ley 1712 de 2014, el Fondo mantiene actualizado el “Registro de Publicaciones” en la página Web del Fondo, para consulta de la Yo evito prender luces durante el día, abro todas las cortinas y disfruto la luz natural ciudadanía. Este registro señala los temas y permite el acceso a todos los informes y publicaciones que determina la ley 1712 de 2014 y el Decreto 103 de 2015, incluidos en este registro la oferta de otra información de interés público, en particular de las entidades inscritas y ahorradores del sector cooperativo inscrito y las herramientas de gestión documental como son: Tablas de retención documental, Cuadros de clasificación documental y programa de gestión documental, en el marco del Plan Institucional de Archivos, PINAR. A partir de la identificación y caracterización de los activos de información y en el marco del PINAR (Plan Institucional de Archivos) se actualizaron del Programa de Gestión Documental: Tabla de retención documental – TRD, Cuadro de Clasificación documental – CCD, Inventarios documentales, entre otros. AUSTERIDAD EN EL GASTO Fogacoop dentro de su gestión cumple con la política y propósitos de Austeridad en el Gasto señalados por el Gobierno Nacional, mediante las Directivas 04 de 2012 (Eficiencia Administrativa y Cero Papel) y 06 de 2014 (racionalización en gastos de funcionamiento). Al respecto y con el fin de cumplir con su objetivo en la aprobación y ejecución del presupuesto correspondiente a la vigencia de 2015 se atendieron los lineamientos establecidos en la Directiva del año 2014 y se implementaron controles de seguimiento periódicos encaminados al uso racional de los recursos. Igualmente, se informó de estas medidas a la totalidad de funcionarios de la entidad, a efectos de concientizar a los mismos de la importancia de esta política y de la responsabilidad que todos tenemos en su cumplimiento. El siguiente es el informe de austeridad para cada uno de los conceptos que trata la directiva presidencial: Yo evito prender luces durante el día, abro todas las cortinas y disfruto la luz natural EVENTOS Y CAPACITACIÓN El presupuesto de capacitación del Fondo del año 2015 no fue incrementando frente al presupuesto del 2014, para contribuir con las medidas de austeridad en el gasto. Las actividades de capacitación responden a las previstas en el Plan 2015 y en la medida de lo posible son desarrollas en las instalaciones del mismo Fondo, salvo aquellas que por su esquema y metodología requieran desplazarse a otras instalaciones, caso en el cual la auditoría será informada. Valor presupuestado año 2014 Valor presupuestado año 2015 Valor ejecutado a la fecha $ 61.800.000 $ 61.800.000 $ 52.784.200 VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE El rubro de viáticos y gastos de viaje incluye, para el 2015, la reducción del 15% establecido en la Directiva presidencial. Valor presupuestado año 2014 Valor presupuestado año 2015 Valor ejecutado a la fecha $ 35.443.199 $ 30.126.719 $ 29.397.748 Yo evito prender luces durante el día, abro todas las cortinas y disfruto la luz natural MATERIAL IMPRESO (Reducir en un 40% gasto; en particular impresiones de lujo o policromías, pendones y stands. incluye racionalizar la impresión de informes, folletos o textos institucionales estableciendo prioridades y solicitando las cantidades justas) En el Fondo se identificaron aquellos bienes y servicios que pueden ser objeto de racionalización, encontrando que el plan de austeridad aplica a la impresión de las ediciones del boletín financiero y jurídico que se publican periódicamente, al igual que la emisión de piezas de divulgación del seguro de depósitos, y se adelantaron acciones para dar cumplimiento a la directiva, de la siguiente forma: El Boletín Financiero y Jurídico, fue objeto de rediseño y ajuste, a partir del 2015 se empezó a publicar exclusivamente en medio digital, ya no se imprime como solía hacerse hasta el 2014 y su distribución se realiza por medios electrónicos. El valor presupuestado para el año 2015 fue de $13.500.000 y se contrató por un valor de $7.946.000, con lo cual, frente al presupuesto del año 2014 de $15.000.000, representa una disminución del 47%. En cuanto a piezas de divulgación y material impreso, se precisa que se lograron reducciones de costos relacionados con material de divulgación impreso (afiches, insertos, plegables e impresos) y publicaciones de avisos y/o contenidos impresos en medios periodísticos. Yo evito prender luces durante el día, abro todas las cortinas y disfruto la luz natural MANTENIMIENTO VEHÍCULO Y COMBUSTIBLE El Fondo y particularmente la Dirección han sido informados que el vehículo solo podrá ser utilizado para realizar gestiones y trámites de índole oficial, con el fin de optimizar los recursos asignados por gastos de combustible. Valor presupuestado año 2014 Valor presupuestado año 2015 Valor ejecutado a la fecha $ 16.644.144 $ 9.849.200 $ 3.100.000 ÚTILES Y PAPELERÍA La entidad implementó el Sistema de Gestión Ambiental en el año 2014, cuyos programas operacionales establecen políticas y acciones para reducir el consumo de papel. Durante el año 2015 el Fondo ha adelantado acciones de sensibilización a todos sus funcionarios para contribuir con ahorros por el uso eficiente de los servicios y con el fomento de buenas prácticas en el manejo ambiental. Valor presupuestado año 2014 Valor presupuestado año 2015 Valor ejecutado a la fecha $ 15.800.675 $ 14.375.573 $ 7.347.259. SERVICIOS PÚBLICOS El Fondo implementó el programa de gestión ambiental cuyos objetivos específicos son: Aprovechar de manera racional la energía eléctrica al servicio de la entidad y Hacer uso adecuado de los recursos hídricos que consume la entidad. Yo evito prender luces durante el día, abro todas las cortinas y disfruto la luz natural Para su seguimiento se realizan campañas sobre el fomento de buenas prácticas en el uso racional de estos recursos, revisión de que todos los dispositivos eléctricos sean ahorradores de energía, realizar inspecciones periódicas en tuberías para evitar fugas de agua, entre otros. Valor presupuestado año 2014 Valor presupuestado año 2015 Valor ejecutado a la fecha $ 82.360.280 $ 81.108.600 $ 66.260.733 GASTOS DE PERSONAL Se ha realizado seguimiento al pasivo vacacional de los funcionarios con la finalidad de que al 31 de diciembre de 2015 se reduzca el pasivo por vacaciones acumuladas. La Dirección solicitó a los responsables de cada área revisar la situación de los funcionarios a su cargo para garantizar el cumplimiento de esta política. Se ha dado cumplimiento a la racionalización en la contratación de servicios de personal, para que ésta solo sea de carácter temporal y con el fin de atender tareas específicas, como es el caso de la vigilancia judicial de procesos en las jurisdicciones de las ciudades de Bogotá, Tunja e Ibagué, que ha sido requerida para satisfacer necesidades particulares que no pueden ser cubiertas con el recurso humano de planta. Valor presupuestado año 2014 Valor presupuestado año 2015 Valor ejecutado a la fecha $ 4.693.104.663 $ 5.242.909.436 $ 4.973.709.638 Yo evito prender luces durante el día, abro todas las cortinas y disfruto la luz natural ACUERDO MARCO DE PRECIOS FOGACOOP estableció internamente disposiciones para adoptar el mecanismo de acuerdo marco de precios de Colombia Compra Eficiente para sus adquisiciones de servicios y bienes, siempre que los mismos cumplan con los requerimientos previstos en cada proceso. TRANSPARENCIA, PARTICIPACIÓN, ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO El Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas, dando cumplimiento a las políticas establecidas por el Gobierno Nacional, definió los planes anticorrupción y de atención al ciudadano y el plan de participación de la ciudadanía, siguiendo los estándares expedidos por la Secretaria de Transparencia de la Presidencia de la República. Los componentes que conforman estos planes, son: La gestión del riesgo de corrupción - Mapas de riesgo de corrupción. Al respecto Fogacoop adelanta acciones de tipo preventivo, las cuales tienden a la concientización de los funcionarios para evitar incurrir en eventos y situaciones que impliquen actos de corrupción. El Fondo, en este sentido no se ha visto involucrado en actos de corrupción. Racionalización de trámites Yo evito prender luces durante el día, abro todas las cortinas y disfruto la luz natural Fogacoop gestiona básicamente 4 trámites, que son: Inscripción de Cooperativas, Recaudo de las primas de seguro de depósitos, Operaciones de apoyo y Pago del seguro de depósitos. El alcance de la racionalización en la que se enfoca la entidad, es la de que estos trámites todos se puedan realizar en línea, soportados en procesos internos sistematizados que brinden información y resultados oportunos. Este proceso se ha iniciado con la adecuación del sistema de pago por PSE para el pago de los derechos de inscripción y del recaudo de la prima y continuará en éste y los siguientes años, de acuerdo con el plan de tecnología, con la implementación de nuevas plataformas de interacción en línea en su portal Web. Rendición de cuentas Con respecto al proceso de rendición de cuentas, se divulgó información sobre la gestión institucional en varias oportunidades en lo corrido del año y haciendo uso de varios canales de comunicación, se realizaron dos eventos de diálogo directo con la ciudadanía: una audiencia pública y un espacio dentro del evento de capacitación a cooperativas, ambos durante el mes de noviembre. Fogacoop propende porque estos eventos sirvan para dar a conocer su gestión y para recibir realimentación de los interesados, en especial de las cooperativas, no obstante, el despliegue de recursos y procesos proactivos de convocatoria, la participación ha sido evidentemente reducida. Mecanismos para la transparencia y acceso a la información pública Fogacoop ha atendido los lineamientos gubernamentales establecidos respecto de la publicación y el respeto al derecho de acceso a la información pública. La página web de Fogacoop, despliega en la sección de transparencia y acceso a la información pública la relación de toda la información disponible para su consulta, tanto en medio electrónico y a través de la misma página, como la que se encuentra en otros medios y puede ser accedida previa solicitud al Fondo. Esta relación de información contiene además de los mínimos establecidos por las normas, la información que el Fondo considera de interés para los ahorradores, Yo evito prender luces durante el día, abro todas las cortinas y disfruto la luz natural quienes cuenta con una sección especial que informa sobre el “Seguro para su Ahorro” y para las cooperativas e interesados los boletines Financieros y Jurídicos y las presentaciones de los seminarios de capacitación. Participación Ciudadana Los ejercicios a los que se convocó a participar a la ciudadanía, pero en especial a las cooperativas inscritas, fueron las convocatorias para tratar la normatividad expedida por el Fondo, relacionadas con la modificación de la cobertura y eliminación del deducible, la reglamentación de atención de PQRD y la expedición de la norma única del objeto; Los aportes recibidos, aunque fueron pocos se tuvieron en cuenta dentro de las versiones finales de las disposiciones expedidas. Los resultados de estas convocatorias son publicados en la página Web de la entidad para conocimiento de los participantes. Adicionalmente se realizaron convocatorias para tratar el plan de acción institucional del año 2016; y las modificaciones del formato del Boletín Financiero y Jurídico. Las especificaciones de divulgación de este último, fueron ajustadas teniendo en cuenta las opiniones y recomendaciones de las personas que fueron consultadas. Actualmente este boletín se publica solamente por medios virtuales e incluye las temáticas de interés. Atención al Ciudadano Respecto de la Política de Atención al Ciudadano desarrollada por el Fondo, se cuenta con diferentes canales de comunicación e información, a través de los cuales se reciben permanentemente requerimientos por parte de los ciudadanos, dentro de los cuales se incluyen: página web (sede electrónica), twitter, buzón de sugerencias, líneas telefónicas gratuitas, entre otros. Igualmente, con el propósito de mejorar el servicio al ciudadano, el Fondo se ha interesado por incluir y divulgar dentro de su página web para consulta de la ciudadanía: los procedimientos internos que reglamentan la atención de peticiones, Yo evito prender luces durante el día, abro todas las cortinas y disfruto la luz natural quejas, reclamos y denuncias; el Portafolio de trámites y servicios a cargo del Fondo, incluyendo la descripción, condiciones y requisitos; y, la encuesta de satisfacción que el Fondo aplica a las cooperativas inscritas para medir su satisfacción e identificar necesidades, expectativas e intereses del ciudadano para gestionar la atención adecuada y oportuna. Todo lo anterior, hace parte de la Política de Participación y Servicio al Ciudadano, que dentro de sus objetivos principales incluye el desarrollo de mecanismos que coadyuven y garanticen el respeto y reconocimiento de los derechos de los usuarios. Peticiones, quejas, reclamos y denuncias En los cuadros que a continuación se incluyen, se encuentra el consolidado de PQRD´S recibidos durante el año 2015 y se el mecanismo de comunicación utilizado y propósito de la solicitud. Al respecto, señalamos que en su mayoría estos requerimientos corresponden a solicitudes o consultas de información, que en muchos casos deben ser trasladadas por falta de competencia. Es importante destacar, que en ningún caso se han recibido quejas en contra de funcionarios de la entidad o relacionadas con ésta respecto al desarrollo de su objeto. INFORME SOBRE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y DENUNCIAS AREA QUE REPORTA PERIODO A REPORTAR SECRETARIA GENERAL INFORME ANUAL ( 01/01/2015 AL 31/12/2015) PETICIONES RECIBIDAS Número de peticiones recibidas en el periodo Yo evito prender luces durante el día, abro todas las cortinas y disfruto la luz natural 155* QUEJAS, RECLAMOS Y DENUNCIAS Número de Quejas formuladas en el periodo No se presentaron quejas y/o reclamos en este periodo n/a Situaciones de mayor ocurrencia Medidas adoptadas para solucionar la situación que motivó la queja n/a RECOMENDACIONES O SUGERENCIAS Número de sugerencias recibidas en el periodo Servicios sobre los cuales hace referencia las sugerencias presentadas Correctivos tomados o soluciones dadas a los mismos No se presentaron recomendaciones o sugerencias en este periodo n/a n/a PQRD DESISTIDAS E INCOMPLETAS Acorde con lo establecido en la Ley 1755 de 2015, se entenderán por: i). Peticiones Incompletas: son aquellas cuya actuación puede continuar, no obstante que han sido radicadas en forma incompleta o que el peticionario debe realizar un trámite a su cargo para tomar una decisión de fondo; en estos casos, se requerirá al peticionario para que complete la información en los términos previstos en la Resolución o Normatividad vigente. ii). Peticiones Desistidas: son aquellas que peticiones que, incompletas no fueron atendidas oportunamente sus requerimientos por parte del peticionario ó aquellas que respecto de las que el peticionario desista expresamente ó aquellas cuya respuesta fue enviada sin que pudieran ser entregadas efectivamente. En el primer caso, es decir Peticiones Incompletas, mediante Acto Administrativo motivado se decretará el desistimiento y se ordenará el archivo de la actuación; en el Yo evito prender luces durante el día, abro todas las cortinas y disfruto la luz natural segundo caso, Peticiones Desistidas, FOGACOOP por motivos de interés público, podrá continuar con la actuación para lo cual expedirá Resolución motivada. Peticiones Incompletas Peticiones Desistidas No se presentaron Resoluciones de Desistimiento No se presentaron No se presentaron *La fuente de este informe corresponde a los PQRD presentados en forma verbal, telefónica, escrita y vía internet. Yo evito prender luces durante el día, abro todas las cortinas y disfruto la luz natural INFORME TRIMESTRAL INFORME SOBRE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y DENUNCIAS AREA QUE REPORTA SECRETARIA GENERAL PRIMER TRIMESTRE DE 2016 PERIODO A REPORTAR (01/01 A 31/03) PETICIONES RECIBIDAS Número de peticiones recibidas en el periodo 45* QUEJAS, RECLAMOS Y DENUNCIAS No se presentaron quejas y/o Número de Quejas formuladas en el periodo reclamos en este periodo Situaciones de mayor ocurrencia n/a Medidas adoptadas para solucionar la situación que motivó la queja n/a RECOMENDACIONES O SUGERENCIAS No se presentaron recomendaciones Número de sugerencias recibidas en el periodo o sugerencias en este periodo Servicios sobre los cuales hace referencia las sugerencias presentadas n/a Correctivos tomados o soluciones dadas a los mismos n/a PQRD DESISTIDAS E INCOMPLETAS Acorde con lo establecido en la Ley 1755 de 2015, se entenderán por: i). Peticiones Incompletas: son aquellas cuya actuación puede continuar, no obstante que han sido radicadas en forma Yo evito prender luces durante el día, abro todas las cortinas y disfruto la luz natural incompleta o que el peticionario debe realizar un trámite a su cargo para tomar una decisión de fondo; en estos casos, se requerirá al peticionario para que complete la información en los términos previstos en la Resolución o Normatividad vigente. ii). Peticiones Desistidas: son aquellas que peticiones que, incompletas no fueron atendidas oportunamente sus requerimientos por parte del peticionario ó aquellas que respecto de las que el peticionario desista expresamente ó aquellas cuya respuesta fue enviada sin que pudieran ser entregadas efectivamente. En el primer caso, es decir Peticiones Incompletas, mediante Acto Administrativo motivado se decretará el desistimiento y se ordenará el archivo de la actuación; en el segundo caso, Peticiones Deisistidas, FOGACOOP por motivos de interés público, podrá continuar con la actuación para lo cual expedirá Resolución motivada. Peticiones Incompletas No se presentaron Peticiones Desistidas No se presentaron Resoluciones de Desistimiento No se presentaron GESTIÓN DE TI En el año 2015, además de garantizar la disponibilidad permanente de la infraestructura de TI y de los diferentes servicios tecnológicos para la correcta ejecución de las operaciones del Fondo, se ejecutaron acciones encaminadas a: Realizar la reorganización de la Planeación de Tecnología para Fogacoop, tomando como base la estrategia planeada para el período 2012 a 2016. Con base en esto, se priorizaron y generaron las fichas de los proyectos de Tecnología a realizar durante los años 2015 y 2016. Paralelamente, se continuó con la estrategia de tercerización que facilita la implementación de la Infraestructura en la plataforma de Hosting para convertirla en el Centro de Cómputo Principal de la Entidad, entre otras atendiendo lo establecido en este sentido por el manual de Gobierno en Línea. Yo evito prender luces durante el día, abro todas las cortinas y disfruto la luz natural Se mantuvo el proceso de actualización continua del sistema CORE del Negocio (SIAF) para cumplir con aspectos normativos, entre otros NIIF. El ERP prosiguió su proyecto de actualización y renovación, mostrando resultados importantes en cuanto a optimización de procesos e implementación de normas NIIF. Con base en la reorganización de la planeación de TI ya mencionada, se adelantaron los estudios de mercado para la contratación de los proyectos de Comunicaciones Unificadas, Ofimática, Escritorios Remotos y Gestión de Red Corporativa. De lo anterior: El proyecto de Ofimática con Office 365 se contrató y ejecutó El proyecto de la Gestión de Red Corporativa se contrató y ejecutó Los proyectos de Comunicaciones Unificadas y de Escritorios Remoto se espera tenerlos en producción durante el primer semestre del 2016 La implementación de los proyectos anteriores, le permitirán a FOGACOOP tener una infraestructura base y unos servicios que serán la base de su Infraestructura tanto de Hardware como de Software para sus futuros proyectos tanto misionales como de operación. Yo evito prender luces durante el día, abro todas las cortinas y disfruto la luz natural