Código: DIRECCIÓN DE OPERACIONES Rige a partir de: 31/03/2011 DO-PG-009 CORRECCIONES/ACCIONES CORRECTIVAS Versión 01 Página - 1 - de 4 Elaborado por: Gestor de Calidad Revisado por: Director de Operaciones Aprobado por: Director de Operaciones 1- OBJETIVO Indicar los pasos a seguir para llevar a cabo correcciones y/o acciones correctivas al detectar no conformidades, trabajo no conforme o desviaciones en el Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección de Operaciones. 2- ALCANCE Aplica para las actividades que se llevan a cabo en la Dirección de Operaciones dentro del Sistema de Gestión de Calidad y que requieren correcciones y/o acciones correctivas. 3- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 3.1- Director de Operaciones 3.2- Directores Regionales 3.3- Jefe de Unidad o Dependencia 3.4- Gestor de Calidad 3.6- Funcionario Dirección de Operaciones. 4- DEFINICIONES 4.1- Dependencia Corresponde a cada una de las unidades, departamentos, unidades periféricas, oficinas cantonales y subcantonales que conforman la Dirección de Operaciones. 4.2- No conformidad Incumplimiento de una necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria, detectada en una auditoría o evaluación. 4.3- Corrección Acción tomada para eliminar una no conformidad. 4.4- Trabajo no conforme Incumplimiento de una necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria, detectada durante el trabajo cotidiano. 5- REFERENCIAS 5.1- SENASA-PG-002-RE-002 Programa de Auditorías Internas 5.2- SENASA-PG-002-RE-007 Informe de Auditorías Internas 5.3- SENASA-PG-002-RE-009 Acciones Correctivas y/o Preventivas 5.4- Norma ISO 9001-2008 6- ABREVIATURAS Y/O SIGLAS © Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada Código: DIRECCIÓN DE OPERACIONES Rige a partir de: 31/03/2011 DO-PG-009 CORRECCIONES/ACCIONES CORRECTIVAS Versión 01 Página - 2 - de 4 Elaborado por: Gestor de Calidad Revisado por: Director de Operaciones Aprobado por: Director de Operaciones 6.1- SENASA Servicio Nacional de Salud Animal 6.2- DO Dirección de Operaciones. 7- PROCEDIMENTO 7.1- En la Dirección de Operaciones se puede detectar no conformidades, trabajo no conforme o desviación en el Sistema de Gestión de Calidad en las siguientes actividades: Relacionadas con la prestación de los servicios de salud animal. Auditorías Internas o Externas. Evaluaciones Externas. Quejas Revisión de suministros Supervisión del Personal Revisiones por la Dirección Revisión de requisitos del cliente Revisiones de Documentación del Sistema de Gestión de Calidad 7.2- Pueden detectar no conformidades, trabajo no conforme o desviación del Sistema de Gestión de Calidad: Jefe de Dependencia, mediante la supervisión del trabajo que realiza a su personal subalterno, revisión de suministros o servicios recibidos, atención a quejas, revisiones por dirección u otras actividades que le concierne para garantizar el cumplimiento del Sistema de Gestión de Calidad en su dependencia. Gestor de Calidad, durante visitas a las dependencias de la DO u otras actividades de su competencia para verificar el cumplimiento del Sistema de Gestión de Calidad. Registran el hallazgo en el formulario Seguimiento de Acciones Correctivas y/o Preventivas SENASA-PG-002-RE-009, lo entrega e informa al jefe de dependencia correspondiente para que le de atención requerida. Otro funcionario de la DO, en sus labores cotidianas, informa a su jefe inmediato y registra el trabajo no conforme en el formulario Seguimiento de Acciones Correctivas y/o Preventivas SENASA-PG-002-RE-009 Auditores Internos de Calidad, quienes en caso de detección de no conformidades a través de auditorías internas en cumplimiento al programa anual de auditorías de la Dirección de Operaciones SENASA-PG-002RE-002, hace entrega de las mismas al Auditor Líder para que las incluya en el Informe de Auditorías Internas SENASA-PG-002-RE-007. Evaluadores Externos, los cuales a través de la emisión de informes dirigidos a la Dirección de Operaciones, indican las no conformidades encontradas, en el caso de que las detecten. 7.3- Análisis de Causa Raíz © Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada Código: DIRECCIÓN DE OPERACIONES Rige a partir de: 31/03/2011 DO-PG-009 CORRECCIONES/ACCIONES CORRECTIVAS Versión 01 Página - 3 - de 4 Elaborado por: Gestor de Calidad Revisado por: Director de Operaciones Aprobado por: Director de Operaciones Una vez que se detecta la no conformidad o el trabajo no conforme se debe proceder a hacer un análisis previo, para determinar si es crítico o no para una actividad en particular, función que le compete al Director de Operaciones, Directores Regionales, Jefe de Unidad o Dependencia donde se suscita el problema. Cita a reunión a los involucrados para llevar a cabo el análisis causa raíz que dio origen al problema suscitado. Los presentes aportan ideas para encontrar las causas y subcausas del problema, El Director de Operaciones, Director Regional, Jefe de Unidad o de Dependencia o quien designe para ello recopila la información. Puede apoyarse con lluvias de ideas, diagrama Espina de Pescado, las seis preguntas u otras técnicas para recolectar, analizar e interpretar la información y con ello, encontrar la (s) causa (s) que dieron origen al trabajo no conforme. 7.4- Selección e implementación de correcciones y/o acciones correctivas Una vez identificadas la(s) causa(s), se seleccionan las correcciones y/o las acciones correctivas con más probabilidades de eliminar el problema. El Director de Operaciones, Director Regional, Jefe de Unidad o de Dependencia define las responsabilidades y fecha de cumplimiento de las acciones correctivas o las correcciones que considere pertinente se establezcan. Toda esta información debe quedar anotada en el formulario Acciones Correctivas y/o Preventivas SENASA-PG-002-RE-009. 7.5- Seguimiento Una vez implementadas las correcciones y/o acciones correctivas propuestas, se les debe dar seguimiento para ver si se atienden la no conformidad o trabajo no conforme encontrado. Si las acciones planteadas no resuelven el problema, se deben establecer de nuevo, de igual manera la fecha y responsable para su ejecución. Si las acciones han sido efectivas, se dan el cierre respectivo a esta actividad. El seguimiento de las mismas le corresponde al Director de Operaciones, Director Regional, Jefe de Unidad, Jefe Dependencia, o Gestor de Calidad, siempre y cuando no estén involucrados como responsables en la aplicación de las correcciones y/o acciones correctivas establecidas. 7.6- Auditorías de seguimiento El Gestor de Calidad debe recibir copia del análisis que se lleve a cabo de no conformidades o trabajo no conforme detectado en cualquier dependencia de la Dirección de Operaciones, para que él pueda determinar si se requiere o no efectuar una auditoría de seguimiento, en el caso que existan dudas en la implementación de correcciones y/o acciones correctivas propuestas, o sobre su efectividad. El mismo debe velar por el cumplimiento de este procedimiento en las dependencias de la Dirección de Operaciones. © Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada Código: DIRECCIÓN DE OPERACIONES Rige a partir de: 31/03/2011 DO-PG-009 CORRECCIONES/ACCIONES CORRECTIVAS Versión 01 Página - 4 - de 4 Elaborado por: Gestor de Calidad Revisado por: Director de Operaciones Aprobado por: Director de Operaciones 8- ANEXOS No aplica © Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada