“ Año Del Centenario De Machu Picchu Para El Mundo” “INSTRUCTIVO DE EJECUCIÓN Y RENDICIÓN DE GASTOS PARA EL MANTENIMIENTO DE ESTABLECIMIENTOS DE SALUD, EN EL MARCO DEL DECRETO DE URGENCIA Nº 058-2011” I. OBJETIVO Proporcionar un instructivo de ejecución y rendición de gastos, que uniformice conceptos y criterios para permitir al personal de los establecimientos de salud responsables de los fondos objeto de subvención, el correcto y oportuno uso de los recursos transferidos en el marco del DU 058-2011; así como establecer pautas generales para la rendición de los gastos en mantenimiento de infraestructura y equipamiento de los establecimientos a su cargo. II. AMBITO DE APLICACIÓN DEL PRESENTE INSTRUCTIVO El presente instructivo es de aplicación en todas las DISAS y DIRESAS, los Jefes de las Redes, Micro redes, responsables de los establecimientos del primer nivel de atención, directores de establecimientos de salud de categoría II – 1 y responsable a quien se le asigno los fondos DU 058-2011. III. ASPECTOS GENERALES Inicio de Ejecución: El responsable a quien se le ha transferido fondos iniciara su ejecución una vez verificado la transferencia en sus respectivas cuentas y cuando cuente con los siguientes documentos: 1. El informe recibido por parte del Comité de Mantenimiento sobre las actividades a priorizar. 2. La directiva administrativa Nº 186-MINSA- V.O. 3. El presente instructivo. Finalización de la Ejecución de las actividades en Mantenimiento de Infraestructura y Equipos de los EESS: Hasta el 31 Marzo del 2012. Reversión de los fondos no utilizados al tesoro público: Del 02 al 10 de Abril 2012. IV. ASPECTOS ESPECÍFICOS 4.1 COMITÉ DE MANTENIMIENTO El Comité para el caso de mantenimiento de los Establecimientos de Salud del primer nivel de atención y Hospitales categorías II-1, será nombrado por cada DISA y/o DIRESA mediante Resolución Directoral. El Comité de Mantenimiento determinará y priorizara las acciones de mantenimiento de la infraestructura y/o del equipamiento, las cuales serán 1 “ Año Del Centenario De Machu Picchu Para El Mundo” aprobadas mediante un Acta suscrita por todos sus miembros en tres originales, una será entregada al responsable del Establecimiento de Salud para el inicio de sus actividades, otra a sus respectiva DISA O DIRESA y la tercera al Comité Supervisor Central. El Comité de Mantenimiento informará mensualmente a su DISA o DIRESA del avance físico de las actividades ejecutadas. El responsable del manejo de los fondos, informará mensualmente al Comité de Mantenimiento de los gastos incurridos en la ejecución de las actividades de mantenimiento, acompañando en original los comprobantes de pago y las declaraciones juradas que correspondan. El Comité verificará que los gastos correspondan estrictamente a las actividades priorizadas y realizados con criterios de eficiencia, transparencia y probidad, aprobándolos mediante Acta, remitiendo a su correspondiente DISA o DIRESA el Acta con los indicados comprobantes de pago en original Adicionalmente el responsable del fondo registrará datos en el Formato N° 1 (Llenado por el personal que recibió la subvención), Formato N° 2 (Ficha técnica de mantenimiento – determinación y priorización de acciones de mantenimiento), así como la declaración jurada de rendición de gastos, y a la vez remitirá a la DISA y/o DIRESA dichos Formatos y anexos debidamente firmados lo cual está establecido en la Directiva N° 186 –MINSA/OGA.V.01 aprobado con Resolución Ministerial N° 842-2011/MINSA de fecha 15.11.2011. La información original de cada rendición obrará en el acervo documentario de cada DISA y/o DIRESA, para los efectos de los controles posteriores por los órganos de control. Si en la etapa de ejecución se presentará alguna imposibilidad con las actividades priorizadas, el responsable del Establecimiento de Salud solicitará al Comité de Mantenimiento la modificación de alguna y/o algunas actividades. El Comité mediante Acta aprobará dicha modificación, la cual será igualmente remitida a cada DISA o DIRESA y al Comité Supervisor Central. 4.2 COMITÉ VEEDOR Para un adecuado cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto de Urgencia Nº 058-2011, en las DISAS y DIRESAS se conformaran los respectivos comités veedores, los cuales se encargarán de verificar que la determinación y priorización de las acciones de mantenimiento, así como de la ejecución del gasto, sean realizados con criterios de eficiencia, transparencia y probidad, conforme a las disposiciones establecidas en el D.U. 058-2011. 4.3 COMITÉ SUPERVISOR Las acciones de supervisión a nivel nacional están a cargo de la Oficina General de Administración, para tal efecto, nombrará un Comité de Supervisión Central. La Oficina General de Administración mediante Resolución Directoral 2 “ Año Del Centenario De Machu Picchu Para El Mundo” conformará el Comité Supervisor Central (MINSA), el cual tiene competencia a nivel nacional, conformado por: Un representante del Director General de Administración quien presidirá el Comité. Un representante de la Dirección Ejecutiva de Economía de la Oficina General de Administración. Un representante de la Oficina de Infraestructura (DGIEM). Un representante de la Dirección General de Salud de las personas (DGSP). El Comité Supervisor Central (MINSA) reportará a la Oficina General de Administración las labores de supervisión de las acciones de mantenimiento de infraestructura y equipamiento de los EESS a las que se refiere el Decreto Urgencia N° 058-2011. El Comité Supervisor Central podrá designar a un responsable de supervisión por cada una de las DISAS y DIRESAS Cada DISA y DIRESA elaborarán su plan de trabajo, el cual constará de un cronograma de actividades, contemplando plazos de ejecución y costos hasta la culminación de las acciones de mantenimiento. La Oficina General de Administración asignará gastos operativos a la DISA y/o DIRESA, para la supervisión in situ de los EESS, de acuerdo a su Plan de Trabajo, que será aprobado por el Comité Central. Así mismo, los Directores de las DISAS y DIRESAS monitorearán el avance físico, ejecución financiera y rendición de gastos, designando en cada Red, Micro Red y/o establecimientos de salud a un supervisor, el cual se encargará de supervisar in situ los avances de la ejecución de mantenimiento de infraestructura y equipamiento de los EESS. Las DISAS y/o DIRESAS reportarán el avance físico de acuerdo al Formato Nº 3, ejecución financiera y rendición de gastos, la cual consolidarán y remitirán al Director General de Administración del Ministerio de Salud, con copia al Comité supervisor central (MINSA), la cual estará de acuerdo al cronograma establecido y/o de acuerdo a la culminación de las acciones de mantenimiento, en un plazo que no debe exceder el 30 de Abril. La información de las DISAS y DIRESAS será evaluada y consolidada en un informe final por el Comité Supervisor Central, hasta el 15 de Mayo quien remitirá a la Oficina General de Administración, y este a su vez a la Contraloría General de la República hasta el 31 de Mayo. La Oficina General de Administración del MINSA se encargará de realizar la capacitación a cada DISA y DIRESA, y estas a su vez realizaran la replica a sus Comités y responsables por cada Establecimiento de Salud en un plazo no mayor de diez (10) días hábiles después de la capacitación otorgada. 3 “ Año Del Centenario De Machu Picchu Para El Mundo” 4.4 CUENTAS BANCARIAS Los fondos transferidos a las cuentas bancarias, serán ejecutados única y exclusivamente para los fines de mantenimiento de infraestructura y equipamiento en los establecimientos de salud seleccionados. El Banco de la Nación solamente aperturará una sola cuenta por cada trabajador; sin embargo, el personal que tenga asignado más de un establecimiento de salud, recibirá abonos en forma sucesiva a una cuenta única, la cual fue aperturada según relación elaborada por la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto – OGPP con montos determinados y responsables por cada EESS, teniendo presente los topes asignados por cada establecimiento, no debiendo sobrepasar la ejecución por los montos seleccionados. Si la cuenta bancaria aperturada generara intereses estos deben utilizarse única y exclusivamente para los mismos fines de mantenimiento. 4.5 ASISTENCIA TECNICA La Dirección General de Infraestructura Equipamiento y Mantenimiento, brindara asistencia técnica respectiva a los establecimientos de salud, con relación a las acciones de mantenimiento de infraestructura y equipamiento y la Oficina General de Administración en la ejecución y rendición de los fondos. 4.6 RENDICIÓN DE GASTOS /INFORME DE GASTOS 4.6.1 Rendición de gastos/informe de gastos de Mantenimiento de Infraestructura y Equipamiento Los comprobantes de pago, deben ser emitidos a nombre del establecimiento de salud, sin borrones, ni enmendaduras y con letra legible. Las fechas que se consignen en los comprobantes de pago, no deben superar la fecha límite establecida en el DU. 058-2011 (teniendo como fecha límite el 31 de Marzo del 2012). En los casos que no sea posible la emisión de comprobantes de pago, el gasto podrá sustentarse con una Declaración Jurada del proveedor del servicio en el que se consignará sus datos personales, copia del número de documento de identidad y la descripción detallada del servicio prestado. Remisión de la Declaración Jurada original. Culminada las acciones de mantenimiento la DISA y DIRESA deben remitir a la Oficina General de Administración hasta el 30 de Abril del 2012 la Declaración Jurada de Gastos no documentada, quedando los comprobantes de pago en original en poder de la DISA y/o DIRESA, así como el informe final de cada EESS. 4 “ Año Del Centenario De Machu Picchu Para El Mundo” La DISA y DIRESA, remitirá a la Oficina General de Administración con copia al Comité Supervisor Central MINSA, el informe final de los gastos realizados, la cual será evaluado y se procederá a la publicación en el portal Institucional y a la vez se remitirá a la Contraloría General de la Republica en las fechas establecidas. Los saldos no ejecutados al 31 de Marzo 2012 en las acciones de mantenimiento y equipamiento de establecimientos de salud, serán devueltos al Tesoro Público, para ello la Oficina General de Administración a partir del primer día útil del mes de Abril 2012 solicitará al Banco de la Nación los saldos no utilizados para su respectiva devolución al Tesoro Público. Si las actividades de mantenimiento de infraestructura y equipamiento quedarán inconclusas, deberán realizar un informe explicando los motivos por la cual no han culminado dichas actividades, así mismo deberán consignar en el Formato N° 3 los gastos que a la fecha límite hayan incurrido, y la diferencia será devuelta a la Oficina General de Administración y esta a su vez al Tesoro Publico. Por la permanencia de los depósitos efectuados a los jefes de establecimiento en la cuenta de ahorros del cual se ha generado intereses, deberán ser utilizados para los fines comprendidos en el Decreto de Urgencia Nº 058-2011, los mismos que serán informados como gastos. Las comisiones por los Impuestos de Transacción Financiera (ITF), cobrados por el Banco de la Nación al momento de los retiros, deben ser rendidos como gasto. 4.6.2 Rendición de gastos de supervisión (gastos operativos, gastos de desplazamiento y viáticos) /Informe de gastos de transferencia de fondos para las actividades de supervisión. Los gastos de supervisión deben rendirse de acuerdo a la directiva administrativa N° 173- MINSA – OGA –V.01 aprobada mediante resolución 297-2011/MINSA “Directiva Administrativa para el otorgamiento y la rendición de viáticos, pasaje y otros gastos de viaje” así como lo reglamentado en la Directiva N° 145-MINSAOGA-V.01 aprobado mediante resolución ministerial N° 2192009/MINSA del 06.04.2009 “Procedimiento para la administración del fondo para de efectivo, del fondo fijo para caja chica y encargos para el personal de la Institución”, la cual deben ejecutarse con criterios de eficiencia, transparencia y probidad. Es de tener en cuenta para la rendición lo siguiente: Los comprobantes de pago, deben ser emitidos a nombre del MINSA, sin borrones, ni enmendaduras y con letra legible. Las fechas que se consignen en los comprobantes de pago, no deben superar la fecha límite del 15 de Abril del 2012. Las DISAS y DIRESAS deberán efectuar la rendición de gastos por la transferencia otorgada por la Oficina General de 5 “ Año Del Centenario De Machu Picchu Para El Mundo” Administración MINSA; y la vez deben de remitir en forma detallada la documentación de sus EESS en original al Comité Supervisor Central; la cual consolidará y informara a la Oficina General de Administración. Los saldos no ejecutados en los gastos de supervisión por parte de los supervisores al 15 de Abril del 2012 serán devueltos a la Oficina General de Administración para su respectiva reversión al Tesoro Público. V. RESPONSABILIDADES RESPONSABLE DEL MANEJO DE LOS FONDOS DEL ESTABLECIMIENTO DE SALUD Será responsable, que los fondos transferidos así como los intereses que se pudieran generar, en sus respectivas cuentas bancarias asignadas sean utilizados única y exclusivamente en las actividades de mantenimiento de la infraestructura y/o de equipamiento priorizadas por el Comité de Mantenimiento y teniendo los criterios de gasto y rendición del presente Instructivo. COMITÉ DE MANTENIMIENTO Será responsable, que las actividades de mantenimiento de la infraestructura y/o equipamiento se realicen teniendo en cuenta las necesidades reales del Establecimiento de Salud en el mejoramiento de la atención de salud que se brinda, así como de verificar que el responsable del manejo de los fondos ejecute las actividades de acuerdo a la priorización aprobada. COMITÉ VEEDOR Verificar que la determinación y priorización de las acciones de mantenimiento, así como de la ejecución del gasto, sean realizados con criterios de eficiencia, transparencia y probidad. DISAS Y DIRESAS Es responsabilidad de las DISAS Y DIRESAS, supervisar, monitorear el desarrollo y controlar el cumplimiento de las acciones de mantenimiento de infraestructura y equipamiento de los establecimientos de salud, así como la correcta aplicación del presente instructivo. VI. DISPOSICIÓN FINAL El incumplimiento de las disposiciones dictadas en el presente Instructivo genera responsabilidades administrativas, civiles sin perjuicio de las acciones penales que pudiera generarse. VII. ANEXOS Anexo Nº 1 – Flujograma Anexo Nº 2 - Cronograma 6