procedimiento_seguimiento_plan_de_mejoramiento_final_impresion.doc

Código: SC-P3
PROCEDIMIENTO
SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
Versión: 1
Vigente desde:
15/06/2016
1. OBJETIVO
Realizar seguimiento al cumplimiento de las acciones contenidas en el Plan de Mejoramiento Institucional y, a
través del análisis de la información reportada, con el propósito de verificar las evidencias y determinar su avance.
2. ALCANCE
Inicia con solicitud de información, continua con la revisión de las evidencias y finaliza con la elaboración del informe
y la remisión al Representante Legal, su publicación en la página web y su posterior archivo.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u
otra situación no deseable.
Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u
otra situación potencial no deseable.
Acción de Mejoramiento: Acción preventiva o correctiva que permite aumentar la capacidad para cumplir los
requisitos.
Alta Dirección: Persona o grupo de personas, del máximo nivel jerárquico que dirigen y controlan una entidad.
CGR: Contraloría General de la República.
Control: Definido como los medios de regulación utilizados por un individuo o empresa, como determinadas tareas
reguladoras que un controlador aplica en una empresa para acompañar y avalar su desempeño y orientar las
decisiones.
Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
Criterio de Auditoria: Grupo de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia y contra los cuales
se compara la evidencia de auditoría
Evaluación: Es una función que consiste en hacer una apreciación tan sistemática y objetiva como sea posible
sobre un proyecto en curso o acabado, un programa, plan o un conjunto de líneas de acción, su concepción, su
realización y sus resultados. Se trata de determinar la pertinencia de los objetivos y su grado de realización, la
eficiencia en cuanto al desarrollo, la eficacia, el impacto y la viabilidad. Una evaluación debe proporcionar
informaciones creíbles y útiles, que permitan integrar las enseñanzas obtenidas en los mecanismos de toma de
decisiones, tanto institucionales como de las entidades adscritas del sector.
Su finalidad es juzgar el mérito y valor de un plan programa o proyecto mediante la aplicación de un conjunto de
técnicas analíticas.
Las características de la evaluación son: 1.- Emitir juicios críticos sobre la validez, bondad y utilidad del plan
programa o proyecto 2.- Se puede realizar tanto internamente como por evaluadores/as externos. 3. Se vale del
seguimiento y la medición 4.- Es concluyente
Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. La evidencia puede obtenerse por
medio de la observación, medición, ensayo/prueba y otros medios.
Fuente de dato Primaria: Es la (fuente documental) que se considera material de primera mano relativo a la
auditoria que se realiza por ejemplo: registros, entrevistas, archivos de computador o evidencias en el área que
genera o administra la información.
Página 1 de 6
Código: SC-P3
PROCEDIMIENTO
SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
Versión: 1
Vigente desde:
15/06/2016
Fuente de dato Secundaria: Las fuentes secundarias son textos basados en fuentes primarias, e implican
generalización, análisis, síntesis, interpretación o evaluación. Por ejemplo: Información obtenida de otros informes,
páginas web, entes de control, sistema de quejas, reclamos y peticiones.
OCI: Oficina de Control Interno.
Plan de Mejoramiento: Conjunto de acciones requeridas para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema
de Control Interno, en el direccionamiento estratégico, en la gestión y resultados de la entidad.
Seguimiento: Consiste en la recopilación sistemática de información sobre lo realizado y sus resultados, tanto en
sus ámbitos de gestión como de resultados, para comprobar el avance de un plan programa o proyecto. Las
características del seguimiento son 1.- La recolección de Información aislada sobre el progreso de los elementos de
los Planes de Mejoramiento. 2.- En principio, se debe realizar internamente por los gestores del plan, programa o
proyecto y 3.- Su naturaleza es Informativa.
Trazabilidad: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra
situación no deseable.
4. RESPONSABILIDAD
La Oficina de Control Interno registra en el Plan de Mejoramiento Institucional los planes generados por los líderes
de los procesos / Subprocesos. Ver procedimiento para la elaboración del Plan de Mejoramiento vigente.
Para el seguimiento a los planes de mejoramiento es obligación del jefe de la dependencia responsable, inscrita en
cada acción de mejoramiento, desarrollar dichas acciones y facilitar las evidencias que demuestren su avance o
cumplimiento.
La Oficina de Control Interno tiene la facultad de aceptar o no los avances relacionados a las acciones de mejora
reportadas haciendo las observaciones que correspondan según las evidencias aportadas.
La Oficina de Control Interno reportará periódicamente a las partes interesadas el resultado de estos seguimientos.
El Jefe de la Oficina de Control Interno es responsable de la revisión, aprobación, socialización y aplicación de
este procedimiento.
Los funcionarios, servidores y contratistas y demás personal que intervenga en la ejecución de este
procedimiento son responsables de su adecuada aplicación.
5. NORMATIVIDAD
5.1. CONSTITUCIÓN.
 Constitución Política de Colombia 1991, Artículos 209 y 269.
5.2. LEYES.

Ley 87 de Noviembre 29 de 1993, Artículos 3, 4, 8 y 9.
5.3. DECRETOS.
 Decreto único reglamentario 1082 de 2015 por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del
sector administrativo de planeación nacional.
Página 2 de 6
Código: SC-P3
PROCEDIMIENTO
SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL








Versión: 1
Vigente desde:
15/06/2016
Decreto único reglamentario 1066 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del
Sector Administrativo del Interior.
Decreto 943 de 2014. Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno –MECI.
Decreto 2482 de 2012.
Decreto 2893 de 2011. Por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio
del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior.
Decreto 4485 de 2009 Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la
Gestión Pública.
Decreto 1537 de 2001. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos
técnicos y administrativo que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del
Estado.
Decreto 2145 de 1999. Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las
Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras
disposiciones.
Decreto 1826 de 1994. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993.
5.4. RESOLUCIONES

Resolución Orgánica CGR 7350 del 20 de Noviembre de 2013.
5.5. OTROS
 Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas.
 Norma NTC-GP1000 Numeral 8.5
 Guía de Auditoría para Entidades Públicas v2 Nov 2015, Departamento Administrativo de la Función Pública
 Guía Rol de las Oficinas de Control Interno, Departamento Administrativo de la Función Pública.
 Guía de Administración del Riesgo, Departamento Administrativo de la Función Pública.
6. DESARROLLO
6.1. Lineamientos generales:
6.1.1. Fuente de la acción de mejora: Las fuentes a través de las cuales se identifican hallazgos, no
conformidades u oportunidades de mejora entre otras son:
- Resultados de las diferentes auditorias celebradas por la entidad (CGR Auditoria Regular, CGR Actuación
Especial, CGR Solicitudes Ciudadanas, Visitas de asesoría y Seguimiento de la OCI, Auditorías Internas de
Calidad, Auditorías externas de Calidad, Auditoria Archivo General de la Nación).
- Resultados de la gestión del riesgo.
- Resultados de la gestión del producto y/o servicio generado.
- Resultados de la revisión de Sistemas de Gestión.
- Resultado de la autoevaluación de la gestión realizada por los líderes de los procesos y/o subproceso.
- Resultado de la autoevaluación de la gestión documental.
- Incumplimiento a la normatividad.
- Resultado de la medición de la satisfacción de usuarios, clientes y partes interesadas.
- Peticiones, quejas y reclamos.
- Incumplimiento a la política del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.
- Recomendaciones de Estudios de Consultoría internos y externos y Sectoriales
- Ejercicios de autoevaluación,
- Cumplimiento de nuevas normativas, lineamientos o directivas,
- Ajustes o adaptación a nuevos procesos y procedimientos.
Página 3 de 6
Código: SC-P3
PROCEDIMIENTO
SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
Versión: 1
Vigente desde:
15/06/2016
6.1.2. Análisis de Evidencias:
Cuando los Hallazgos u Observaciones consten de varias acciones de mejora, de estas, la más atrasada afectará el
estado del Hallazgo u Observación en su conjunto.
6.1.2. Estado de hallazgos u Observaciones:
Los estados posibles de un hallazgo u observación son: En Ejecución, Vencida, Cumplida.
6.2 Desarrollo de las actividades
No.
Actividad
Tarea
Solicitar
a
las
dependencias
responsables el reporte de avance
periódico
correspondiente
a
las
acciones de mejoramiento registradas
en el Plan de Mejoramiento Institucional
1
Enviar
comunicación
solicitando
reporte de
Avance
2
Recibir y Registrar
los avances
reportados en el
plan de
Mejoramiento
Institucional
Nota: Recordar a quienes hayan
elaborado nuevas acciones preventivas
y correctivas o de mejoramiento por
diferentes orígenes, registrarlas en el
Plan de Mejoramiento Institucional
dentro de los formatos dispuestos para
ello. Ver Procedimiento de Plan de
Mejoramiento
-
Punto de Control
-
-
Valorar suficiencia de las evidencias recibidas.
Registrar los avances de los planes
de mejoramiento según la fuente de
la acción de mejora (ver numeral
6.1.1 de este procedimiento), las que
se organizaran para su análisis.
Comunicar la
solicitud de reporte
de avance
Verificar el
Cumplimiento del
Cronograma de la
OCI
Diligenciar
las
columnas
de
seguimiento
del
formato Seguimiento
Plan
de
Mejoramiento
Institucional SC-P3F1
Analizar Cumplimiento y Elaborar
Informe de acuerdo con el formato
“Informe de Seguimiento al Plan de
Mejoramiento Institucional”
SC-P3-F2
3
Elaborar Informe
de Seguimiento
4
Revisar y aprobar
Informe
5
Remitir Informe de Remitir el informe al Ministro,
Seguimiento a las Viceministros y Secretaría General para
partes Interesadas su conocimiento y fines pertinentes.
Revisar y aprobar Informe de
seguimiento por parte del Jefe de la
Oficina de Control Interno.
Responsable
Jefe
de la Oficina de
Control Interno
Funcionarios
designados de la
Oficina de
Control Interno
Funcionarios
Designados de la
Oficina de
Control Interno
Aprobar con Vo.Bo. del
Jefe de Control Interno
Jefe de la Oficina
de Control
Interno
Remitir Memorando
Remisorio de Informe
Jefe Oficina de
Control Interno
Página 4 de 6
Código: SC-P3
PROCEDIMIENTO
SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
6
Publicar en Pagina
WEB y Archivar
-
Realizar la publicación en la Página
Web.
Transmitir semestralmente por
SIRECI – Plan de Mejoramiento
CGR
Entregar para archivo del área de
Control Interno los resultados del
Seguimiento realizado.
-
-
Versión: 1
Vigente desde:
15/06/2016
Descargar el
certificado de
Transmisión SIRECICGR
Publicación en
página web.
Funcionarios
designados de la
Oficina de
Control Interno
7. REGISTROS
REGISTROS
Plan de Mejoramiento
Institucional en Excel
Comunicaciones de solicitud
de avance
RESPONSABLE
Coordinador del Grupo de Evaluación
y Seguimiento a los Procesos de
Gestión Económica - OCI
Coordinador del Grupo de Evaluación
y Seguimiento a los Procesos de
Gestión Económica - OCI
FRECUENCIA
Cuando se requiera
Cuando se requiera
Reporte de Avance al Plan de
Mejoramiento Institucional
Jefe del Área Responsable de las
Acciones de mejoramiento
Cuando se requiera
Informe de seguimiento al
Plan de Mejoramiento
Institucional
Coordinador del Grupo de Evaluación
y Seguimiento a los Procesos de
Gestión Económica - OCI
Cuando se requiera
Memorando remisorio del
Informe de Seguimiento o
Evaluación
Coordinador del Grupo de Evaluación
y Seguimiento a los Procesos de
Gestión Económica - OCI
Cuando se requiera
Formato de transmisión
SIRECI
Funcionarios designados de la
Oficina de Control Interno
Semestral
UBICACIÓN
Documento digital.
Carpeta
Compartida OCI.
Archivo TRD
1200.28.02.
Correo
Electrónico.
Documento digital
Carpeta
Compartida OCI.
Archivo TRD
1200.28.02.
Informes a
Órganos de
Control Internos.
Archivo TRD
1200.28.02.
Informes a
Órganos de
Control Internos.
Archivo TRD
1200.28.02.
Informes a
Órganos de
Control Internos.
8. ANEXOS
-
Seguimiento Plan de Mejoramiento Institucional SC-P3-F1
Informe de Seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional SC-P3-F2
9. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
CAMBIO
VERSIÓN
Página 5 de 6
Código: SC-P3
PROCEDIMIENTO
SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
Versión: 1
Vigente desde:
15/06/2016
Elaboró
Revisó
Aprobó:
_________________________
Jorge Hernando Torres Ribero
Profesional Especializado
Oficina de Control Interno
_________________________
José Francisco García Méndez
Contratista
Oficina de Control Interno
________________________
Humberto Bozzi Ángel
Jefe Oficina de Control Interno
____________________________
Francisco Javier Guzmán Mahecha
Profesional Especializado
Oficina de Control Interno
Archivar en: 1103.47.06 Procesos y Procedimientos de Evaluación / Seguimiento y Control
Página 6 de 6