Código: SC-P6 PROCEDIMIENTO INFORMES DE SEGUIMIENTO Y/O EVALUACIÓN Versión: 1 Vigente Desde: 15/06/2016 1. OBJETIVO Emitir los informes de Ley y/o de Gerencia a cargo de la Oficina de Control Interno, mediante la recopilación de información y verificación de requisitos para determinar la eficacia de los avances de las acciones y compromisos adquiridos del Ministerio del Interior. 2. ALCANCE Inicia con el Programa de Anual de Visitas de Seguimiento y Asesorías de la Oficina de Control Interno, continuando con el desarrollo de las actividades para la elaboración de los informes de Ley y/o de Gerencia y finaliza con la publicación en página Web del informe final y su posterior archivo. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable y para prevenir su recurrencia. Alta Dirección: Persona o grupo de personas, del máximo nivel jerárquico que dirigen y controlan una entidad. Control: Definido como los medios de regulación utilizados por un individuo o empresa, como determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresa para acompañar y avalar su desempeño y orientar las decisiones. Corrección: Conjunto de acciones para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgos la ejecución de los procesos. Evaluación: Apreciación sistemática y objetiva sobre un proyecto en curso o acabado, un programa, plan o un conjunto de líneas de acción, su concepción, su realización y sus resultados. Se trata de determinar la pertinencia de los objetivos y su grado de realización, la eficiencia en cuanto al desarrollo, la eficacia, el impacto y la viabilidad. Evidencia: Información sobre hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que soportan las afirmaciones por parte de los responsables y que puede ser verificable. Seguimiento: Consiste en la recopilación sistemática de información sobre lo realizado y sus resultados, tanto en sus ámbitos de gestión como de resultados, para comprobar el avance de un plan programa o proyecto. RESPONSABILIDAD El Jefe de la Oficina de Control Interno es responsable de la revisión, aprobación, socialización, aplicación de este procedimiento. Los funcionarios, servidores y contratistas y demás personal que intervenga en la ejecución de este procedimiento son responsables de su adecuada aplicación. 4. NORMATIVIDAD 5.1. CONSTITUCIÓN. Constitución Política de Colombia 1991, Artículos 209 Y 269. 5.2. LEYES. Ley 87 de Noviembre 29 de 1993, Artículos 3, 4, 8 y 9. Página 1 de4 Código: SC-P6 PROCEDIMIENTO INFORMES DE SEGUIMIENTO Y/O EVALUACIÓN Versión: 1 Vigente Desde: 15/06/2016 5.3. DECRETOS. Decreto 943 de 2014. Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno –MECI. Decreto 2893 de 2011. Por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior. Decreto 1537 de 2001. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado. Decreto 2145 de 1999. Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones. Decreto 1826 de 1994. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993. 5.4. OTRAS Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. Guía de Auditoría para Entidades Públicas v2 Nov 2015, Departamento Administrativo de la Función Pública. Guía Rol de las Oficinas de Control Interno, del Departamento Administrativo de la Función Pública. Circular 01 2016 Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno. 5. DESARROLLO 6.1. Lineamientos Generales Las visitas de seguimiento y/o evaluación se realizaran con base en el Programa de Anual de Visitas de Seguimiento y Asesorías de la Oficina de Control Interno, La Oficina de Control Interno, puede realizar Seguimiento y/o Evaluaciones, a operaciones y actividades no contempladas en el Programa de Anual de Visitas de Seguimiento y Asesorías de la Oficina de Control Interno, cuando lo determine el representante legal, o las condiciones o la normatividad así lo ameriten. 6.2 Desarrollo de actividades No. 1 Actividad Incorporar compromisos de Seguimiento y/o Evaluación en el Programa de Anual de Visitas de Seguimiento y Asesorías de la Oficina de Control Interno. Tarea - - Definir el cronograma de seguimientos y/o evaluaciones según los compromisos de la Oficina de Control Interno y requerimientos de la Alta Dirección. Incorporar el cronograma en la planeación de la Oficina de Control Interno. Punto de Control Responsable Programa de Anual de Visitas de Seguimiento y Asesorías de la Oficina de Control Interno. Plan de Acción OCI Jefe y Coordinadores de la Oficina de Control Interno Página 2 de4 Código: SC-P6 Versión: 1 PROCEDIMIENTO INFORMES DE SEGUIMIENTO Y/O EVALUACIÓN No. Actividad Tarea Vigente Desde: 15/06/2016 Punto de Control Asignar los seguimientos y/o evaluaciones a los funcionarios y contratistas, según criterios de la Oficina de Control Interno. - Revisar seguimientos y/o evaluaciones anteriores. - Solicitar la información pertinente para evidenciar el desarrollo o avance de los compromisos establecidos. - Recibir y analizar la información solicitada. - Verificar las evidencias que soporten las acciones realizadas para el cumplimiento los compromisos adquiridos. Nota: En caso de ser necesario se podrán verificar a través de visitas, registros, informes, actas, correos electrónicos, fotografías, videos y otros que se consideren pertinentes. Responsable 2 Asignar los equipos de trabajo 3 Recolectar información necesaria para el seguimiento y/o evaluación 4 Validar la información recolectada 5 Consolidar la información para el informe final Elaborar el informe de seguimiento y/o evaluación de acuerdo al formato requerido. 6 Revisar y aprobar Informe Revisar y aprobar Informe de seguimiento y/o evaluación por parte del jefe de la Oficina de Control Interno Vo.Bo. jefe Oficina de Control Interno Jefe Oficina de Control Interno 7 Remitir Informe a las Partes Interesadas. Determinar los destinatarios y elaborar memorandos remisorios. Comunicaciones remisorias Jefe Oficina de Control Interno Publicación en página web Funcionarios designados de la Oficina de Control Interno 8 Publicar en página web y archivar - Realizar la publicación en la Página Web en caso de ser necesario. Entregar para archivo del área de Control Interno los resultados del Seguimiento realizado. Jefe Oficina de Control Interno Comunicaciones de solicitud de información Funcionarios designados de la Oficina de Control Interno Lista de asistentes SI-G1-F2 o formato de papeles de trabajo SC-P6-F1 Funcionarios designados de la Oficina de Control Interno Funcionarios designados de la Oficina de Control Interno 6. REGISTROS REGISTROS Informe de Auditoría de Seguimiento o de Evaluación Memorando remisorio del Informe de Seguimiento o Evaluación RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIÓN OCI Cada vez que se requiera TRD 1200.28.02 Informes a Órganos de Control Internos OCI Cada vez que se requiera TRD 1200.28.02 Informes a Órganos de Control Internos Página 3 de4 Código: SC-P6 PROCEDIMIENTO INFORMES DE SEGUIMIENTO Y/O EVALUACIÓN Versión: 1 Vigente Desde: 15/06/2016 7. ANEXOS Papeles de Trabajo. SC-P6-F1 Informe de Seguimiento y/o Evaluación. SC-P6-F2 8. CONTROL DE CAMBIOS FECHA CAMBIO VERSIÓN Elaboró Revisó Aprobó: _________________________ Jorge Hernando Torres Ribero Profesional Especializado Oficina de Control Interno _________________________ José Francisco García Méndez Contratista Oficina de Control Interno ________________________ Humberto Bozzi Ángel Jefe Oficina de Control Interno ____________________________ Francisco Javier Guzmán Mahecha Profesional Especializado Oficina de Control Interno Archivar en: 1103.47.06 Procesos y Procedimientos de Evaluación / Seguimiento y Control Página 4 de4