PROCEDIMIENTO

Código: AN-FP-P-01
PROCEDIMIENTO
PARA LA FINANCIACIÓN DE PROYECTOS CON
RECURSOS DEL FONDO PARA LA
PARTICIPACIÓN Y FORTALECIMIENTO DE LA
DEMOCRACIA
Versión: 05
Vigente Desde
13/02/2015
1. OBJETIVO
Establecer las reglas, criterios y parámetros para la financiación y aprobación de proyectos susceptibles
de financiar o cofinanciar con cargo a los recursos del Fondo para la Participación y Fortalecimiento de la
Democracia.
2. ALCANCE
El procedimiento comienza con la elaboración y aprobación del Plan de Inversión del Fondo para la
Participación y el Fortalecimiento de la Democracia, en el que a partir de la asignación aprobada
mediante el presupuesto General de la Nación se determinan las líneas de acción y los recursos
económicos para cada una de ellas y finaliza con el Alistamiento de los documentos para proceso pre –
contractual.
3. DEFINICIONES
Democracia: Es una forma de organización de grupos de personas, cuya característica predominante es
que la titularidad del poder reside en la totalidad de sus miembros, haciendo que la toma de decisiones
responda a la voluntad colectiva de los miembros del grupo.
En sentido estricto la democracia es una forma de gobierno, de organización del Estado, en la cual las
decisiones colectivas son adoptadas por el pueblo mediante mecanismos de participación directa o
indirecta que le confieren legitimidad a los representantes. En sentido amplio, democracia es una forma
de convivencia social en la que todos sus habitantes son libres e iguales ante la ley y las relaciones
sociales se establecen de acuerdo a mecanismos contractuales.1
Participación: Toda acción colectiva de individuos orientada a la satisfacción de necesidades, que se
cimienta en la existencia de una identidad colectiva, enmarcada en valores, intereses y motivaciones
compartidas que dan sustento a la existencia de “grupo”. El concepto de participación lleva implícito la
acción de ser parte de algo, de intervenir o compartir en un proceso. Para otros autores, se entiende por
participar, el proceso a través del cual distintos sujetos individuales o colectivos, en función de sus
intereses y de la lectura que hacen de su entorno, intervienen en la marcha de sus asuntos colectivos,
con el fin de mantener y/o reformar el orden social y político. Universidad del Rosario, Grupo de
Investigación en Rehabilitación e Integración Social.
Políticas públicas: Son la disciplina de la ciencia política que tiene por estudio la acción de las
autoridades públicas en el seno de la sociedad, aunque en su diseño e implementación técnica confluyen
otras disciplinas como el derecho, la economía, la sociología e incluso la ingeniería y psicología. La
pregunta central de las políticas públicas es: ¿qué producen quienes nos gobiernan, para lograr qué
resultados, a través de qué medios?
En un estado de derecho, las políticas públicas deben ser la traducción de las leyes de una determinada
materia (regulación, educación, desarrollo social, salud, seguridad pública, infraestructura,
comunicaciones, energía, agricultura, etc.). Éstas deben buscar el logro de los objetivos planteados en el
documento de política pública.2
1
2
http://es.wikipedia.org/wiki/Democracia
http://es.wikipedia.org/wiki/Pol%C3%ADticas_p%C3%BAblicas
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Viabilidad técnica: Condición que hace posible el funcionamiento del sistema, proyecto o idea al que
califica, atendiendo a sus características tecnológicas y a las leyes de la naturaleza involucradas. La
viabilidad técnica se evalúa ante un determinado requerimiento o idea para determinar si es posible
llevarlo a cabo satisfactoriamente y en condiciones de seguridad con la tecnología disponible, verificando
factores diversos como resistencia estructural, durabilidad, operatividad, implicaciones energéticas,
mecanismos de control, según el campo del que se trate.3
4. SIGLAS
FPFD. Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia
5. NORMATIVIDAD
5.1. CONSTITUCIÓN.
Constitución Política de Colombia de 1991. En su artículo 270, faculta a la ciudadanía para que
intervenga activamente en el control de la gestión pública al establecer: "La ley organizará las
formas y los sistemas de participación ciudadana que permitan vigilar la gestión pública que se
cumpla en los diversos niveles administrativos y sus resultados".
5.2.
LEYES.
 Ley 134 de 1994, “Por la cual se dictan normas sobre mecanismos de participación
ciudadana”.
 Ley 1444 de 2011, “Por medio de la cual se escinden unos Ministerios”.
 Ley Estatutaria 581 de 2000, “Por la cual se reglamenta la adecuada y efectiva
participación de la mujer en los niveles decisorios de las diferentes ramas y
órganos del poder público, de conformidad con los artículos 13, 40 y 43 de la
Constitución Nacional y se dictan otras disposiciones”
 Ley Estatutaria 1475 de 2011, “Por la cual se adoptan reglas de organización y
funcionamiento de los partidos y movimientos políticos, de los procesos electorales y se
dictan otras disposiciones”.
 Ley 675 de 2001, “Por medio de la cual se expide el régimen de propiedad horizontal”.
 Ley 1618 de 2013 “Por medio de la cual se establecen las disposiciones para garantizar
el pleno ejercicio de los derechos de las personas con discapacidad”.
 Ley 1622 de 2013 “Por medio de la cual se expide el estatuto de ciudadanía juvenil y se
dictan otras disposiciones”.
 Ley 1632 de 2013, "Por medio de la cual se rinde honores a la desaparecida ciudad de
armero (Tollma), y a sus víctimas, y se dictan otras disposiciones".
 Ley 850 de 2003 “Por medio de la cual se reglamentan las veedurías ciudadanas”.
3
http://es.wikipedia.org/wiki/Viabilidad_t%C3%A9cnica
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5.3. DECRETOS.
 Decreto 695 de 2003, “Por medio del cual se definen las Funciones del FPFD”.
 Decreto 2893 2011, “Por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y
funciones del Ministerio del Interior y se integra el sector Administrativo del Interior”.
5.4. RESOLUCIONES.
 Resolución 2379 de 2011, “Por la cual se crea y reglamenta el comité Asesor para el
FPFD”.
 Resolución 0247 de 2012, “Por la cual se Delega la Representación legal y Ordenación
del Gasto”.
5.5. OTRAS
Documento CONPES SOCIAL 161 de 2013, “Equidad de género para las Mujeres”.
6. DESARROLLO
No.
1
2
3
4
Actividad
Tarea
Formular el plan
de inversión del
FPFD.
La Dirección para la Democracia, la
Participación Ciudadana y la Acción
Comunal se encarga de elaborar y
presentar al comité asesor del Fondo
para la Participación y Fortalecimiento
de la Democracia, el plan de inversión
para su aprobación.
El Ministerio del Interior a través de la
Dirección para la Democracia, la
Participación Ciudadana y la Acción
Comunal de conformidad con el plan de
inversión aprobado, procede a formular
los proyectos aplicando la metodología
existente.
Mediante memorando se solicita
viabilidad técnica de cada proyecto a la
Oficina Asesora de Planeación.
Formular
proyectos
por
parte
del
Ministerio
del
Interior a través
de la Dirección
para
la
Democracia, la
Participación
Ciudadana y la
Acción Comunal
Recibir y radicar
proyectos
de
origen externo.
Registrar
proyectos.
El Área de Correspondencia del
Ministerio del Interior recibe de parte de
los interesados los proyectos y la
documentación soporte del mismo y
entrega la información a la Dirección
para la Democracia, la Participación
ciudadana y la Acción Comunal de
acuerdo con el procedimiento de
correspondencia.
El funcionario designado de la
Dirección para la Democracia, la
Participación Ciudadana y la Acción
Comunal, registra los proyectos de
Punto de Control
Responsable
Formato
Acta
de
Aprobación del Comité.
AN – FP – P01 – F03.
Director
(a)
Profesional
designado
Formato Formulación de
Proyectos del Fondo Director
(a)
para la Participación y el Profesional
Fortalecimiento de la designado
Democracia- Anexo 1
AN-FP-G-01-F-01
y
y
Funcionario
designado Área de
Correspondencia.
Profesional
designado.
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5
Revisar
y
analizar
los
proyectos
de
origen externo.
6
Emitir
viabilidad
técnica.
7
Preparación
comité asesor.
8
la
Realizar
el
Comité Asesor
del Fondo.
origen interno y externo en un archivo
digital que permita la facilidad de
acceso, consulta de información y
recuperación del mismo.
Se revisa y analiza los proyectos de
origen externo, con el fin de evaluar su
factibilidad mediante el lleno de
requisitos, parámetros y criterios para
su financiación, de igual manera si se
ajusta a la razón misional del Fondo. Si
el proyecto no es factible se elabora un
oficio y se devuelve al interesado con
las correspondientes justificaciones; si
es factible su financiación se solicita
viabilidad técnica a la Oficina Asesora
de Planeación.
La Oficina Asesora de Planeación
revisa que el proyecto cuente con la
información necesaria verificación de la
calidad de la informacion y emite el
concepto de viabilidad técnica y lo
envía a
la Dirección para la
Democracia,
la
Participación
Ciudadana y la Acción Comunal.
El funcionario asignado de la Dirección
para la Democracia, la Participación
Ciudadana y la Acción Comunal se
encarga de convocar el comité asesor
de conformidad con el calendario
establecido o cuando se estime
necesario. De igual manera se encarga
de elaborar el “FORMATO
LISTA
DE
PROYECTOS
PARA
APROBACIÓN DE COMITÉ ASESOR
FPFD - ANEXO 1”, así como de remitir
a cada uno de los miembros del comité
los temas y documentos que serán
objeto de estudio.
Una vez reunido el Comité revisa y
decide sobre la aprobación de los
proyectos presentados por la Dirección
para la Democracia, la Participación
Ciudadana y la Acción Comunal objeto
de
financiación,
observando
los
siguientes criterios: técnicos (viabilidad
expedida por Oficina Asesora de
Planeación; legales (competencia de la
entidad); Financieros (disponibilidad de
recursos), sociales (contribución a la
solución
de
la
problemática,
pertinencia con la política nacional y
planes de desarrollo). Los proyectos
aprobados se protocolizan con la firma
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Director(a)
Profesional
designado
y
Jefe
Asesora
Planeación
Profesional
designado
Oficina
de
y
Formato
lista
de
requerimientos
para
iniciar
proceso de
Viabilidad Técnica. AN –
FP –P01 – F02.
Formato
lista
de
proyectos
para
aprobación de comité
asesor FPFD - ANEXO
1. Código: AN-FP-P-01F-01.
Miembros
del
Comité Asesor del
FPFD.
Formato
Acta
de
Aprobación del Comité.
AN – FP – P01 – F03.
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del acta.
9
Devolver
proyectos
aprobados.
no
10
Solicitar - CDP
11
Alistar
documentos
para
proceso
pre –contractual.
Los proyectos que el Comité considere
no aprobados, la Dirección para la
Democracia,
la
Participación
Ciudadana y la Acción Comunal los
devuelve
mediante
comunicación
escrita, a los solicitantes con las
justificaciones y comentarios del caso.
El funcionario designado de la
Dirección para la Democracia, la
Participación Ciudadana y la Acción
Comunal, solicita mediante memorando
el CDP de acuerdo con el subproceso
de gestión de recursos financieros.
El Funcionario responsable de la
Dirección para la Democracia, la
Participación Ciudadana y la Acción
Comunal, realiza alistamiento de la
documentación
y
proyecta
comunicación para la firma del director
(a) dirigida a la Subdirección de
Gestión Contractual, aplicando el
procedimiento para el desarrollo de
procesos de selección, elaboración,
perfeccionamiento y legalización de
contratos o convenios del Ministerio y
los fondos a su cargo que se encuentre
vigente
Director(a)
profesional
designado
y
Director(a),
Viceministro (a) y
Secretario(a)
General
del
Ministerio
del
Interior.
Director(a)
Profesional
Especializado.
Memorando de solicitud
de tramite contractual
con la relación de
documentos.
7. REGISTROS
Plan de acción
Lista de proyectos para aprobación de comité asesor FPFD.
Lista de requerimientos para iniciar proceso de Viabilidad Técnica.
Acta de Aprobación del Comité.
Memorando de solicitud de tramite contractual con la relación de documentos.
8. INFORMACIÓN
INFORMACIÓN
GENERADA
RESPONSABLE
Plan de acción
Lista de proyectos
para aprobación de Funcionario designado.
comité asesor FPFD.
Acta de Aprobación del
Comité.
FRECUENCIA
De acuerdo con
necesidad.
UBICACIÓN
Dirección para la Democracia,
la Participación Ciudadana y
la Acción Comunal
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9. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
Sistema Integrado de
Gestión Institucional –
SIGI.
SIC
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
El Sistema Integrado de
Gestión Institucional, es el
conjunto de políticas,
elementos y requisitos
aportados desde el
Sistema de Desarrollo
Administrativo, el Sistema
de Control Interno y el
Sistema de Gestión de la
Calidad respectivamente.
Sistema de información
Contractual.
UBICACIÓN
Oficina Asesora de
Planeación – Oficina de
información Pública del
Interior.
http://www.mininterior.gov.co/
el-ministerio/informacioninstitucional/sistemaintegrado-de-gestioninstitucional-sigi
Subdirección de Gestión
Contractual – Oficina de
información Pública del
Interior.
http://intranet.mininterior.gov.c
o/lista-contratos-sic
10. ANEXOS
Anexo No. 1. Formato lista de proyectos para aprobación de comité asesor FPFD. Código: AN-FP-P01-F-01.
Anexo No. 2. Formato lista de requerimientos para iniciar proceso de Viabilidad Técnica. Código: AN
– FP –P01 – F02.
Anexo No. 3. Formato Acta de Aprobación del Comité. AN-FP-P01-F03.
11. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
27/07/10
CAMBIO
Se modifica la versión 01, en el siguiente sentido:
Se efectuó el ajuste al procedimiento respecto a su
alcance, tareas e indicadores y se diseñaron nuevos
formatos de soporte del procedimiento.
 Se modifica la versión y la fecha, con cambio de
logo del Ministerio del Interior y Justicia por
Ministerio del Interior.
VERSIÓN
02
 Se modificaron los siguientes registros con
nuevo logo del Ministerio
del Interior,
dirección, conmutador:
23/12/11
1. Lista de proyectos para aprobación de Comité
Asesor FPFD. AN – FP – P01 – F01.
2. Formato lista de requerimientos para iniciar
proceso de Viabilidad Técnica. AN – FP –P01 –
F02.
3. Formato Acta de Aprobación del Comité. AN –
FP – P01 – F03
4. formato verificación de documentos proceso
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pre-contractual. FP – P01 – F04.
5. Guía para la financiación de proyectos FPFD.
 Se adicionó a la nueva normatividad
vigente: Ley 1444 de 2011, decreto 2893 de
2011, resolución 2379 de 2011.
26/08/2013
Se modifica la versión 3 con el fin de actualizar la
imagen del Ministerio del Interior y cambiar los logos de
certificación.
04
Se actualizan la versión 4 de este procedimiento
así:
 Nuevo logo y lema institucional,
 Se Modifica el PROCEDIMIENTO PARA LA
FINANCIACIÓN DE PROYECTOS CON RECURSOS
DEL FONDO PARA LA PARTICIPACIÓN Y
FORTALECIMIENTO DE LA DEMOCRACIA y los
02/02/2015
formatos . FPFD AN-FP-P01-F-01 V04, AN-
05
FP-P01-F-02 V03,
AN-FP-P01-F-03 V03

Se elimina el formato Anexo 04 Formato
Verificación de Documentos Procesos precontractual AN-FP-P01-F04 V03
Elaboró
Firma
Revisó y Aprobó
Firma
____________________
____________________
Alexander Pantoja Carlosama
Contratista
Ana Maria Almario Dreszer
Directora para la Democracia y Participación
Ciudadana
``Archivar en`` 1103.47.04 Proceso Misional- FPFD
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