Documento 3360884

Código: AN-GT-P1
PROCEDIMIENTO
ASESORÍA Y ASISTENCIA TÉCNICA A LAS ENTIDADES
TERRITORIALES Y CORPORACIONES PÚBLICAS
Versión: 4
Vigente desde:
01/12/2015
1. OBJETIVO
Prestar la asesoría y asistencia técnica a las Entidades Territoriales y Corporaciones Públicas para promover,
coordinar, apoyar, impulsar, evaluar y definir estrategias, para la implementación de políticas públicas en materia
de ordenamiento territorial, descentralización, desarrollo institucional, lucha contra la trata de personas y su
normatividad vigente.
2. ALCANCE
Inicia con la identificación de la necesidad o la recepción de la solicitud del servicio, continúa con la
programación, preparación y ejecución de las actividades que serán desarrolladas y finaliza con el seguimiento
de los resultados de la asesoría o asistencia técnica en los temas que sean competencia de la Dirección de
Gobierno y Gestión Territorial.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Asesoría: Participar, asistir, acompañar, orientar y conceptuar en la implementación y desarrollo de políticas,
planes, programas, proyectos o normatividad para facilitar la toma de decisiones, hacen parte de la asesoría las
visitas en terreno, el acompañamiento de procesos con las entidades territoriales, corporaciones públicas y la
participación en procesos de concertación y seguimiento con las comunidades.1
Asistencia Técnica: Conjunto de actividades mediante las cuales se realiza transferencia de conocimiento,
tecnología, métodos o procedimientos en la implementación o desarrollo de un tema específico, corresponden a
este ítem las jornadas de capacitación, los talleres, los encuentros, los seminarios y todos los procesos que
impliquen transferencia de conocimiento, buscando contribuir al desarrollo de las capacidades y habilidades de
las entidades territoriales en los temas de la Dirección de Gobernabilidad Territorial. 2
Entidades Territoriales (ET): Están conformadas por las Alcaldías, Gobernaciones, Distritos, los Territorios
indígenas y las Provincias que gozan de autonomía.
Corporaciones Públicas: Corresponden a estas las pertenecientes a cuerpos colegiados que se eligen
mediante elección popular como el Senado, Cámara de Representantes, Concejo y Juntas Administradoras
Locales.
4. RESPONSABILIDAD
Es responsabilidad de la Directora de Gobierno y Gestión Territorial la revisión, aprobación y aplicación de este
procedimiento.
5. NORMATIVIDAD
5.1 CONSTITUCIÓN.
Artículos 285 al 290: Ordenamiento Territorial
Artículos 12, 13, 16 y 17: Trata De Personas
5.2 LEYES.
ORDENAMIENTO TERRITORIAL
Ley 1617 de 2013 “Por la cual se expide el Régimen para los Distritos Especiales”.
Ley 1551 de 2012 “Por la cual se dictan normas para modernizar la organización y el funcionamiento de los
municipios Régimen Municipal”
Ley 1454 de 2011 “Por la cual se dictan normas orgánicas sobre ordenamiento territorial y se modifican otras
disposiciones”. Ley Orgánica de Ordenamiento Territorial (LOOT)
Ley 1368 de 2009 “Por medio de la cual se reforman los artículos 66 y 67 de la Ley 136 de 1994 y se dictan
otras disposiciones”. (Honorarios concejales)
1
Ejemplo: Coordinar con las entidades y dependencias las diferentes acciones encaminadas a mantener y preservar el orden público y la
convivencia
2
Ejemplo:

Efectuar acompañamiento al desarrollo de acciones encaminadas a ajustar y articular los mecanismos y procesos de Asociatividad,
planificación regional y de integración y desarrollo fronterizo

Efectuar el seguimiento de los compromisos del Ministerio del Interior en los Acuerdos para la prosperidad APP
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01/12/2015
Ley 1148 de 2007 “Por medio de la cual se modifican las Leyes 136 de 1994 y 617 de 2000 y se dictan otras
disposiciones”
Ley 1031 de 2006 “Por la cual se modifica el período de los personeros municipales, distritales y el Distrito
Capital”
Ley 962 de 2005 “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos
administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o
prestan servicios públicos” - Ley Anti trámites
Ley 753 de 2002 “Por la cual se modifica el artículo 143 de la Ley 136 de 1994” (Juntas de Acción Comunal)
Ley 617 de 2000 “Por la cual se reforma parcialmente la ley 136 de 1994, el decreto extraordinario 1222 de
1986, se adiciona la ley orgánica de presupuesto, el decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a
fortalecer la descentralización y se dictan normas para la racionalización del gasto público nacional”.
Ley 136 de 1994 “Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de
los municipios”. Nuevo Régimen Municipal.
Ley 489 de 1998 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del
orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones
previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”.
Ley 488 de 1998 “Por la cual se expiden normas en materia Tributaria y se dictan otras disposiciones fiscales de
las Entidades Territoriales”
Ley 152 de 1994 “Por la cual se establece la Ley orgánica del Plan de Desarrollo”.
TRATA DE PERSONAS
Ley 985 de 2005 “Por medio de la cual se adoptan medidas contra la trata de personas y normas para la
atención y protección de las víctimas de la misma”.
Ley 800 de 2003 "Por medio de la cual se aprueban la "Convención de las Naciones Unidas contra la
Delincuencia Organizada Transnacional" y el "Protocolo para Prevenir, Reprimir y sancionar la Trata de
Personas, especialmente Mujeres y Niños, que complementa la Convención de las Naciones Unidas contra la
Delincuencia Organizada Transnacional".
5.3 DECRETOS
ORDENAMIENTO TERRITORIAL
Decreto 3680 de 2011 “Por el cual se reglamenta la Ley 1454 de 2011”
Decreto 2893 de 2011 “Por la cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio
del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior.”
Decreto 2111 de 2003 "Por el cual se determina el número de diputados que puede elegir cada departamento".
Decreto 2255 de 2002 “Por el cual se adoptan medidas relacionadas con los Concejos Municipales para su
normal funcionamiento”
Decreto Ley 1421 de 1993 "Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santa Fe de
Bogotá"
Decreto 2615 de 1991 “Por el cual se reorganizan los Consejos Departamentales de Seguridad y el Consejo de
Seguridad del Distrito Capital; se crean los Consejos Regionales de Seguridad y los Consejos Metropolitanos de
Seguridad; se faculta a los Gobernadores para autorizar u ordenar la conformación de Consejos Municipales de
Seguridad y se crean los Comités de Orden Público” (Adicionado por los Decretos 2093 de 2003 y el 2170 de
2004 y modificado por el Decreto 399 de 2011)
Decreto 1333 de1986 “Por el cual se expide el Código de Régimen Municipal”.
Decreto 1222 de 1986 "Por el cual se expide el Código de Régimen Departamental".
TRATA DE PERSONAS
Decreto 1066 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo
del Interior"
Decreto 2893 de 2011 “Por la cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio
del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior.”
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5.4 RESOLUCIONES
Resolución 0327 de 2015 “Por la cual se modifica la Resolución 2434 de 2011”
Resolución 2434 de 2011 “Por la cual se crean grupos de trabajo en la estructura funcional interna del Ministerio
del Interior”
5.5 OTRAS
Plan Nacional de Desarrollo vigente.
6. DESARROLLO
No
1
2
3
Actividad
Tarea
Punto de control
Recibir la solicitud y soportes radicados
por parte de las Entidades Territoriales o
Identificar y/o
Corporaciones, para prestar el servicio de
Recibir y
asesoría y asistencia técnica o mandato Verificar recibido registro
Transferir
legal y aplicar “Procedimiento para la de control de radicación
documentación Recepción
y
Distribución
de
Correspondencia Externa” GD-P1, o
recibir mediante correo electrónico.
Asignar y autorizar transferencia por
Asignar
SIGOB o mediante correo electrónico al
Responsable
Coordinador
y/o
funcionario
correspondiente.
Recibir la solicitud y analizar el
mecanismo de asesoría o asistencia a
implementar para prestar el servicio de
acuerdo a los recursos físicos, humanos
Analizar
y logísticos disponibles.
Mecanismo de
los
recursos,
humanos,
Asesoría
y/o ¿Existen
técnicos, financieros o las condiciones de
Asistencia
orden público necesarios para efectuar la Verificación de recursos
asesoría o asistencia?
asignados.
SI: Aplicar Tarea 5
NO: Aplicar Tarea 4
4
Gestionar los recursos necesarios con el
Gestionar
fin de brindar la asesoría o asistencia
Recursos
y requerida y reprogramar la fecha de
Reprogramar
aplicación cuando se subsanen los
problemas identificados.
5
Programar la asesoría y/o asistencia
técnica, en cronograma de actividades
la
“Formato de Programación y Seguimiento
y
de Actividades” AN-GT-P1-F1, de ser
necesario;
de acuerdo con
lo
establecido en el “Plan de Acción” PDPP-P2-F1 de la vigencia y según los
análisis de las solicitudes recibidas.
Planificar
Asesoría
Asistencia
Técnica
Responsable
Funcionario o
contratista
Área de
correspondencia
Director (a) Gobierno
y Gestión Territorial
Coordinador Funcionario
contratista
o
Dirección
de
Gobierno y Gestión
Territorial
y/o
Coordinador Funcionario
Dirección
de
Gobierno y Gestión
Territorial
y/o
Coordinador Funcionario
Funcionario
asignadoCoordinador
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No
6
Actividad
Tarea
6.1. Elaborar, revisar y aprobar estudios
previos, sí es necesario contratar
servicios
externos,
aplicando
el
procedimiento para el desarrollo de
procesos de selección, elaboración,
perfeccionamiento y legalización de
contratos o convenios del ministerio y los
fondos a su cargo, establecidos en el
Manual de Contratación vigente.
Elaborar,
Revisar
y 6.2. Elaborar, revisar y aprobar el
formato de Solicitud de autorización de
Aprobar
Recursos para Comisión, aplicando el “Procedimiento
Asesoría
y/o Comisión de Servicios al Interior y
Exterior” TH-RV-P2 establecido en el
Asistencia
Proceso de Gestión del Talento Humano,
técnica
cuando la asesoría o asistencia técnica
se ejecute fuera de la ciudad de Bogotá o
del País.
Punto de control
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Responsable
Consolidar y socializar las Profesional
actividades
y Contratista
programación
a
ser asignado
ejecutadas.
Coordinador.
y
6.3. Preparar los materiales de trabajo
cartillas, documentos, guías, instructivos,
CD, publicaciones, y demás formatos
que apliquen y sean necesarios para la
ejecución de las actividades a desarrollar.
7
Realizar
asesoría
Asistencia
Técnica
la
y
7.1. Presentar los conceptos o el
conocimiento sobre la temática definida
para la asesoría y asistencia técnica (Si
aplica).
7.2. Entregar para firma de los asistentes
la Lista de Asistentes SI-P1-F2 (se podrá
anexar el formato de Lista de Asistentes
de la Entidad convocante y no será
necesario tramitar el formato adoptado
Coordinador,
Verificar el diligenciamiento
por el Ministerio si aplica).
Profesional
o
del listado de asistencia.
Contratista asignado
7.3. Definir los compromisos adquiridos y
/ o redactar las conclusiones en el
“Formato para Acta” SI-P1-F2, o el
formato de Acta de la Entidad
convocante. (Si aplica).
7.4 Hacer firmar a los asistentes el
“Formato Entrega de Material” AN-GTP1-F2 cuando se distribuye material (si
aplica)
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No
Actividad
8
Evaluar
la
Satisfacción
del Cliente
9
Actualizar
Datos
de
Ejecución
Efectuar
10 Seguimiento
Consolidado
Archivar
11 informe
de
Seguimiento
Tarea
7.5. Solicitar y recibir la documentación
surgida de la ejecución, para el
seguimiento de los compromisos y
archivar
de
conformidad
con
el
“Procedimiento Organización del Archivo
de Gestión” GD-P3
Esta información debe ser entregada por
parte del asesor a la Dirección 15 días
después de finalizada la asesoría y/o
asistencia.
8.1. Solicitar a los usuarios de la asesoría
y asistencia técnica el diligenciamiento
del formato Anexo 3
Formato
Evaluación de la satisfacción del cliente
AN-GT-P1-F3 (Si aplica)
8.2. Recibir formatos diligenciados y
entregar al funcionario encargado de
consolidar los resultados e informar
periódicamente a la Dirección o a quien
corresponda, para la toma de decisiones
Actualizar los datos de ejecución de las
asesorías y/o asistencias en el “Plan de
Acción” PD-PP-P2-F1 y diligenciar el
“Informe de Comisión de Visita y
Asistencia Técnica” AN-GT-P1-F4
Revisar los datos de ejecución y reportar
a la Oficina Asesora de Planeación los
resultados de la asesoría y asistencia
técnica impartida a las Entidades
Territoriales, en la matriz del “Plan de
Acción” PD-PP-P2-F1.
Archivar la documentación surgida de la
prestación de servicios de asesoría y
asistencia
técnica,
aplicando
el
“Procedimiento Organización del Archivo
de Gestión” GD-P3
Los documentos generados en la
asesoría serán entregados 15 días
después de prestar el servicio de
asesoría para su archivo final.
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Punto de control
Responsable
Verificar el diligenciamiento Coordinador,
del Formato de evaluación Profesional
o
del cliente
Contratista asignado
Verificar
suministrados
Revisión
resultados
Informe
datos
de
Profesional
o
Contratista asignado
y Coordinador
Director (a) Gobierno
y Gestión Territorial
y Coordinadores
Profesional
o
Informe
de Seguimiento
Contratista asignado
archivado
y Coordinador
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7. REGISTROS
REGISTROS
RESPONSABLE
Listas de asistencia SI-P1-F2
Funcionario designado
Entrega de material AN-GT-P1-F2
Funcionario designado
Actas de reunión - SI-P1-F1
Funcionario designado
Evaluación de satisfacción del cliente
AN-GT-P1-F3
Funcionario designado
Programación y seguimiento de
actividades AN-GT-P1-F1
Funcionario designado
Informe de comisión de visita y
asistencia técnica AN-GT-P1-F4
Funcionario designado
FRECUENCIA
Cada vez que se
preste servicio de
asistencia técnica y
asesoría
Cada vez que se
haga entrega de
material.
Cada vez que se
preste servicio de
asistencia técnica y
asesoría
Cuando se preste
una
asistencia
técnica
Mensual
UBICACIÓN
GTL - TRD3101.42
GTL - TRD3101.42
GTL - TRD3101.42
GTL - TRD3101.42
GTL - TRD3101.42
Cada vez que se
preste servicio de
asistencia técnica y
asesoría fuera del GTL - TRD3101.42
domicilio
del
funcionario
encargado
8. ANEXOS
 Programación y seguimiento de actividades AN-GT-P1-F1
 Entrega de material AN-GT-P1-F2
 Evaluación de satisfacción del cliente AN-GT-P1-F3
 Informe de comisión de visita y asistencia técnica AN-GT-P1-F4
9 CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
CAMBIO
VERSIÓN
11/11/2010
Creación del Procedimiento
01
01/02/2012
Se actualiza de acuerdo con el Decreto 2893 de 2011,
Resolución 2434 de Diciembre 5 de 2011 y la Guía de
llineamientos para la elaboración y/o modificación de
documentos V03 19/10/2011
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TERRITORIALES Y CORPORACIONES PÚBLICAS
FECHA
25/06/2013
27/10/2015
CAMBIO
Actualización del procedimiento en: nueva imagen institucional,
siglas, la normatividad, en el desarrollo de las actividades se
mejora la redacción y se actualiza el nombre de los procesos
externos aplicables dentro de las actividades, formatos y
matrices de seguimiento que se manejan dentro de las mismas.
Se elimina el Formato Lista de chequeo asesoría y asistencia
técnica, teniendo en cuenta que no es indispensable para el
óptimo desarrollo de las actividades. Se crea el formato
Se actualizan los registros, los sistemas de información
incluyendo RUSICST, y los anexos incluyendo el formato ANGT-P01-F-01 Programación y Seguimiento de Actividades ANGT-P01-F-04 Informe de comisión de visita y asistencia técnica
Se modifica con el fin de actualizar el logo y lema del Ministerio
del Interior y se ajusta el procedimiento de acuerdo con las
necesidades de la Dirección en especial por la nueva
delegación que se hace en el marco de la Resolución 0327 de
2015 “Por la cual se modifica la Resolución 2434 de 2011”
Elaboró
Firma
Revisó
Firma
_____________________
Diana C. Martínez Ospina
Edison Vélez Jaramillo
Contratistas
_______________________
Jacqueline Suárez Mejía
Coordinadora Grupo de Lucha
contra la trata de personas
Versión: 4
Vigente desde:
01/12/2015
VERSIÓN
03
04
Revisó
Firma
_______________________
Patricia Mantilla Mantilla
Coordinadora Grupo de Apoyo a la
Gestión Territorial y Buen Gobierno Local
Aprobó
Firma
____________________
Sandra Patricia Devia
Directora de Gobierno y Gestión Territorial
Archivar en: 1103.47.04 Procesos Misionales- Aplicación y Ejecución de Normas- Gobierno y Gestión Territorial
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