PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Teddy Sánchez Gómez Especialista en Archivos teddy.sanchez@essalud.gob.pe PLANIFICACIÓN Las organizaciones, tanto públicas como privadas son conscientes de la importancia de la planificación para el cumplimiento de sus objetivos y metas. ¿Qué es la planificación? Procedimiento mediante el cual se seleccionan, ordenan y diseñan las acciones que deben realizarse para el logro de determinados propósitos, procurando una utilización racional de los recursos disponibles. El plan de trabajo como instrumento de planificación detalla las actividades que se deben llevar a cabo para el logro de los objetivos propuestos, para lo cual se establecen metas, indicadores, tiempo de ejecución y responsables. ¿Por qué se hace un plan de trabajo? Ordena lógica y secuencialmente la fase de ejecución de actividades Permite realizar el seguimiento de la ejecución de las actividades programadas. Facilita el proceso de evaluación. ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Órgano de Administración de Archivos Es el responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel institucional, así como de la conservación y uso de la documentación proveniente de los archivos de gestión y periféricos. e intervenir en la transferencia y eliminación de documentos en coordinación con el archivo General de la Nación. R.J. N° 073-85/AGN-J Órgano de Administración de Archivos Desconcentrados Es el encargado de las actividades archivísticas en los órganos desconcentrados a nivel regional zonal o departamental de organismos y reparticiones del Sector Público. Coordinará sus actividades con el Órgano de Administración de Archivos del nivel central y el Archivo Departamental correspondiente y de no existir éste con el Archivo General de la Nación. R.J. N° 073-85/AGN-J ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DEL SEGURO SOCIAL DE SALUD (Directiva N° 016-GG-ESSALUD-2013 ) SECRETARIA GENERAL COMITE DE EVALUACION DE DOCUMENTOS OFICINA DE ADMINISTRACION DE LA INFORMACION ORGANO DE ADMINISTRACION DE ARCHIVO ARCHIVO CENTRAL DESCONCENTRADO ARCHIVO PERIFERICO (NIVEL CENTRAL) ARCHIVO DE GESTION (NIVEL CENTRAL) * ORGANOS DESCONCENTRADOS QUE LO POSEAN ARCHIVO DE GESTION (NIVEL CENTRAL) ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DEL ÓRGANO DESCONCENTRADO ORGANO DE ADMINISTRACION DE ARCHIVO DESCONCENTRADO COMITE DE EVALUACION DE DOCUMENTOS DESCONCENTRADO ARCHIVO DESCONCENTRADO ARCHIVO PERIFERICO * (NIVEL DESCONCENTRADO) ARCHIVO DE GESTION (NIVEL DESCONCENTRADO) ARCHIVO DE GESTION (NIVEL DESCONCENTRADO) ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DIRECTIVA N° 003-2008-AGN/DNDAAI “NORMAS PARA LA FORMULACIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA” FINALIDADES DEL PATOAA · Contar con un instrumento de gestión archivística que oriente el desarrollo óptimo de las actividades archivísticas en las entidades de la Administración Pública. · Unificar criterios para el proceso de formulación, ejecución y evaluación de los Planes de Trabajo de Archivos de las Entidades de la Administración Pública. OBJETIVO DE LA DIRECTIVA Establecer pautas procedimientos formulación aprobación ejecución evaluación Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos de las Entidades de la Administración Pública. El Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos Es un instrumento de gestión que orienta las actividades archivísticas para el logro de los objetivos y metas de la entidad y los del Sistema Nacional de Archivos (SNA). Permite realizar la evaluación de los resultados y el empleo de los recursos en los archivos de las entidades de la administración pública. Forma parte de un plan mayor como es el Plan de Desarrollo Institucional o Plan Operativo Institucional. I. Alcance Señalar el ámbito de aplicación en la entidad (archivos de gestión, periféricos, desconcentrados y central). II. Objetivo General Se debe señalar los propósitos principales que se pretenden alcanzar con la implementación del Plan Anual de Trabajo del OAA durante el año, y debe ser redactado en infinitivo, debido a que implica una acción o compromiso (actualizar, adecuar, establecer, favorecer, cumplir, contribuir, etc.). III. Objetivos específicos Definen la naturaleza de las actividades a realizar, así como los logros y las metas previstas. Al enunciarlos, señalar puntualmente y precisar las acciones que se llevarán a cabo, los medios que se utilizarán, así como qué logros y resultados se espera alcanzar. IV. Política Institucional Se especifica el conjunto de orientaciones y lineamientos de política institucional que normarán el quehacer archivístico dentro de la entidad. V. Realidad Archivística Este punto esta dividido en los siguientes secciones: -Organización -Normatividad -Personal -Local y equipos -Fondo Documental -Procesos Técnicos y Actividades Archivísticas Realidad Archivística Organización Indicar la existencia y características del funcionamiento del OAA y señalar si ha implementado el Sistema de Archivos Institucional (archivos de gestión, periféricos y de nivel desconcentrado de la entidad), precisar organización, línea de dependencia o ubicación administrativa, líneas de coordinación con otros órganos, etc. Realidad Archivística Normatividad Señalar las normas internas de gestión archivística emitidas por la entidad. Realidad Archivística Personal Precisar la cantidad, la condición laboral, el cargo y el nivel de capacitación del personal del OAA. Realidad Archivística Local y Equipos Indicar las características del local o locales del OAA, de los archivos periféricos y/o desconcentrados (número de ambientes, tipo de construcción, disponibilidad de espacio, etc.), así como también, los tipos y las características de los equipos que se poseen (estanterías, armarios, gaveteros, mesas de trabajo, fotocopiadoras, equipos de microfilm, equipos de grabación, scaners, equipos de seguridad, equipos de control, etc.). Realidad Archivística Fondo Documental Señalar las principales series documentales, indicando sus correspondientes años (fechas extremas). Además se deberá anotar la cantidad total de documentos medidos en metros lineales. Los archivos que conserven documentos cartográficos, audiovisuales o legibles a máquina, indicarán la cantidad total de unidades y sus fechas extremas. Realidad Archivística Procesos Técnicos y Actividades Archivísticas Referir las actividades programadas respecto a la organización, descripción, selección (transferencia y eliminación), conservación, servicios de documentos que se realizarán durante el año. Al respecto véanse las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos, aprobadas por Resolución Jefatural Nº 073-85AGN-J del Archivo General de la Nación. VI. Programación de Actividades PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS - 2014 PRIORIDAD ACTIVIDADES UNIDAD DE MEDIDA META ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL ANUAL DURACIÓN RESPONSABLE OBSERVACIONES ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Prioritario Prioritario Elaborar el Informe de Evaluación del Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos correspondiente al 2013 Documento Formular el Plan de Prevención y Recuperación de Siniestros en Archivos Documento Brindar asistencia técnica a los archivos de gestión, periféricos y desconcentrados Informe Implementar un enlace web del Archivo Central en el Portal Institucional Informe 1 Personal de la Oficina de Administración de la Información Personal de la Oficina abril de Administración de la Información Personal de la Oficina Sujeto a la disponibilidad enero - diciembre de Administración de presupuestal, para el caso de la Información archivos desconcentrados Personal de la Oficina abril de Administración de la Información enero 1 1 1 1 1 1 1 4 1 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Prioritario Organizar los documentos de archivo que se encuentran en custodia del Archivo Central Metro lineal 40 42 42 42 42 42 42 42 42 42 42 40 500 Personal de la Oficina Sujeto a la disponibilidad del enero - diciembre de Administración de personal del Archivo Central la Información Metro lineal 40 42 42 42 42 42 42 42 42 42 42 40 500 Personal de la Oficina Sujeto a la disponibilidad del enero - diciembre de Administración de personal del Archivo Central la Información DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL Elaborar los inventarios de los documentos Prioritario organizados en el Archivo Central SELECCIÓN DOCUMENTAL Prioritario Formular el Programa de Control de Documentos Prioritario Elaborar el Cronograma de Transferencia de Documentos al Archivo Central Informe 1 1 2 Documento 1 Coordinar y recibir las transferencias de Prioritario documentos de los archivos de gestión y archivos periféricos del nivel central Metro lineal 20 21 21 21 21 21 21 21 21 21 21 Seleccionar el acervo documentario y proponer su eliminación al Archivo General de la Nación Metro lineal 50 65 65 65 65 65 65 65 65 65 65 Metro lineal 40 42 42 42 42 42 42 42 42 42 42 Prioritario 1 20 250 700 enero - junio Personal de la Oficina Sujeto a la aprobación del de Administración de Comité de Evaluación de la Información Documentos Personal de la Oficina de Administración de la Información Personal de la Oficina enero - diciembre de Administración de la Información Personal de la Oficina enero - noviembre de Administración de la Información enero Sujeto a las necesidades de los archivos de gestión y archivos periféricos Sujeto a la aprobación del Comité de Evaluación de Documentos CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Mejorar las condiciones de conservación de las Prioritario unidades de archivamiento de la documentación en custodia del Archivo Central Digitalizar la documentación en custodia del Archivo Central Implementar la línea de digitalización de documentos con valor legal en el Archivo Central Imágenes 40 500 30000 30000 30000 30000 30000 30000 30000 30000 30000 30000 30000 30000 360000 Informe 1 1 2 Personal de la Oficina enero - diciembre de Administración de la Información Personal de la Oficina enero - diciembre de Administración de la Información Personal de la Oficina julio - diciembre de Administración de la Información Sujeto a la disponibilidad del personal del Archivo Central Sujeto a la disponibilidad del personal del Archivo Central Sujeto a disponibilidad presupuestal. SERVICIO ARCHIVÍSTICO Atender los requerimientos de documentos Prioritario digitalizados Documento 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 1200 Atender los requerimientos de préstamo de documentos Documento 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 120 Prioritario Personal de la Oficina enero - diciembre de Administración de la Información Personal de la Oficina enero - diciembre de Administración de la Información Sujeto a los requerimientos de los usuarios Sujeto a los requerimientos de los usuarios Presupuesto Indicar si se cuenta con presupuesto propio para el OAA (Archivo Central) y, de ser posible, señalar el monto asignado. INFORME DE EVALUACIÓN DEL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS