CURSO DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA NORMALIZADA Antigua Guatemala 27-31/10/2014 Profesores Mayra M. Mena Mugica Santiago Muriel Hernández Descripción Archivística 28/10/2014 § Control de Autoridades Archivísticas § ISAAR (CPF) § ISDF § ISDIAH Introducción: ¿Qué es la descripción archivística? “Elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos, así como su contexto y el sistema que los ha producido.” ISAD (G) 2000, Glosario. p. 16 Normalización de la Descripción ISAD (G) 1996 (1) 2000 (2) ISDF 2007 Concepto de Descripción ISAAR (cpf) 1995 (1) 2004 (2) ISDIAH 2008 Introducción: ¿Qué es la descripción archivística? Sistema de Descripción Archivística Control de Descripción autoridades Indización de las descripciones Las Autoridades Archivísticas Control de Autoridades Mecanismo de control de los términos normalizados, que comprende los nombres utilizados como puntos de acceso, con el propósito de evitar el ruido y silencio informativo en la recuperación de la información. Ortego, P. y Bona, JL. Las Autoridades Archivísticas Control de Autoridades Bibliotecas Archivos ü Controlar de forma normalizada la construcción de los puntos de acceso; ü Hacer descripciones consistentes; ü Facilitar búsquedas pertinentes; ü Promover el intercambio nacional e internacional en el acceso a la información. Lafuente, A. y Muriel, S. Las Autoridades Archivísticas Análisis Documental (problemas) Lingüísticos Documentales Traducir Lenguaje natural puntos de acceso Lenguaje Documental (normalizado) Tomado de : Tardón. E. ANÁLISIS DOCUMENTAL. Universidad Complutense de Madrid (España) Términos con varios Las Autoridades Archivísticas significados con algo en común Términos que coinciden en la Lenguaje natural Ejemplo: Estrella, Cabo … FORMA, DIFERENTE significado Ejemplo: Vino (verbo) Vino (sustantivo), Polisémico RUIDOS Términos con un mismo Homónimas significado: Ejemplo: SILENCIOS Sinónimas almanaque/calendario Las Autoridades Archivísticas Lenguaje natural Real y Pontificia Universidad de la Habana Santiago José Pérez Las Autoridades Archivísticas Análisis Documental (problemas) Lingüísticos Lenguaje Documental Unicidad Consistencia puntos de acceso Uniformes Carentes de Ambigüedad Las Autoridades Archivísticas Control de Autoridades Mecanismo de control de los términos normalizados, que comprende los nombres utilizados como puntos de acceso, con el propósito de evitar el ruido y silencio informativo en la recuperación de la información. Ortego, P. y Bona, JL. Las Autoridades Archivísticas Materiales de Referencia Glosario de Terminología 1973 Archivística. Frank Evans NO Archivística General. 1986 PUNTO Teoría y Práctica. INDICES DE Antonia Heredia ACCESO Diccionario de 1988 Terminología Archivística NO (CIA) Diccionario de 1993 Terminología Archivística NO (DAE) ISAD (G) 1993 Punto de acceso Las Autoridades Archivísticas Puntos de acceso Ambiente Bibliográfico (menos datos) Ambiente Archivístico Documentar la información sobre el productor y el contexto de producción de los documentos (Datos biográficos e Históricos) Introducción: ¿Qué es la descripción archivística? Documento de Archivo “lo que separa a los documentos de archivo de otras forma de información es que obtienen su significado y su valor de su procedencia” (Cunningham) Necesidad de documentar el CONTEXTO “organización contextual de información social” (Silva) Las Autoridades Archivísticas Documentar las relaciones (facilitar la investigación y mejorar la GD) ¿quién? ¿cuando? ¿cómo? Información contextual Productores (Entidades Personas Familias) ¿qué norma? ¿qué función? ¿por qué? Se crean documentos archivísticos Lafuente, A. y Muriel, S. Las Autoridades Archivísticas PUNTO DE ACCESO Archivística General. Teoría y Práctica. Antonia Heredia 1986 Personas Entidades Geográficos Materia INDICES Hoja de trabajo de la Guía de Fuentes. CIDA (1995) Las Autoridades Archivísticas P U N T O S D E A C C E S O ISAD (G) ISAAR (CPF) 2004 2000 Nombre, término, Nombre, término, palabra clave, grupo palabra clave, frase de palabras o código o código que se que se utiliza para puede utilizar para buscar, identificar buscar, identificar y o localizar una localizar descripción descripciones archivística archivísticas, incluye los registros de autoridad (Access point). Las Autoridades Archivísticas Segundo grado de NORMALIZACIÓN (Control de autoridades: Uso de ficheros de autoridades) (FORMA ÚNICA DEL PA) Primer grado de NORMALIZACIÓN: USO DE REGLAS COMUNES (AACR2, APPM, RAD...) (formas diferentes de un mismo PA) Tomado de MDM. 2002 Control de Autoridades Permite: Tomar directamente el punto de acceso de una base de datos de autoridades (que recoge todos los nombres normalizados) sin la necesidad de tener que aplicar de nuevo las normas de descripción. Las Autoridades Archivísticas Control de Autoridades Paso 1 Paso 2 Instituciones Determinar Establecer la Personas cuál forma Familias nombre normalizada debe ser del nombre Funciones elegido elegido como punto de acceso Paso 3 Establecer las relaciones con las formas o variantes rechazadas Las Autoridades Archivísticas Control de Autoridades Paso 1 PUNTOS DE ACCESO Determinar cuál Instituciones nombre Entrada Personas debe deser Familias elegido Autoridad como Funciones punto de acceso Paso 2 Paso 3 Establecer la Establecer forma las Registro de normalizada relaciones del nombre con las Autoridad elegido formas o variantes rechazadas Las Autoridades Archivísticas ISAAR (CPF) 2004 Punto de Acceso: Nombre, término, palabra clave, frase o código que se puede utilizar para buscar, identificar y localizar descripciones archivísticas, incluye los registros de autoridad (Access point). Registro de autoridad: Forma autorizada del nombre, combinada con otros elementos informativos, que permiten identificar y describir la entidad mencionada y que pueden también remitir a otros registros de autoridad relacionados (Authority record). ISAAR (CPF). Glosario, 2004. p. 12 Las Autoridades Archivísticas ISAAR (CPF) 2004 Punto de Acceso: Nombre, término, palabra clave, frase o código que se puede utilizar para buscar, identificar y localizar descripciones archivísticas, incluye los registros de autoridad (Access point). Registro de autoridad: Forma autorizada del nombre, combinada con otros elementos informativos, que permiten identificar y describir la entidad mencionada y que pueden también remitir a otros registros de autoridad relacionados (Authority record). ISAAR (CPF). Glosario, 2004. p. 12 ESP AGS Registro de autoridad Entidad Consejo de Guerra Entrada F. Excl. Consejo de Guerra y Marina de Consejo de la Guerra autoridad Supremo Consejo de Guerra E. Relac. Consejo de Estado Consejo de Hacienda Contaduría del Sueldo Contaduría Mayor de Cuentas Secretaría del Despacho Universal de Guerra Hª Inst. Supremo Consejo de Guerra (1773-1834) No existe una fecha exacta de constitución del Consejo de Guerra. Sus inicios se vinculan más a la existencia de unas personas que aconsejaban al rey en sus asuntos militares que a la creación de un órgano institucional. En este sentido... Las Autoridades Archivísticas Registro de autoridad: Forma autorizada del nombre, combinada con otros elementos informativos, que permiten identificar y describir la entidad mencionada y que pueden también remitir a otros registros de autoridad relacionados (Authority record). ISAAR (CPF). Glosario, 2004. p. 12 Fichero de autoridades: Conjunto organizado de todos los registros de autoridad (en una base de datos) Utilidad del Control de Autoridades: 1) permitir el control de los puntos de acceso; 2) actuar como sistema de referencia e información; 3) representar las relaciones entre puntos de acceso; 4) facilitar el intercambio de información archivística, bibliográfica y documental; 1) permitir el control de los puntos de acceso; 1. Área de identificación 1.1 Tipo de entidad 1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre 1.3 Formas paralelas del nombre 1.4 Formas normalizadas del nombre según otras reglas 1.5 Otras formas del nombre 1.6 Identificadores para instituciones - Interconexión de las diferentes formas de un nombre asociadas a un punto de acceso de autoridad, - Vinculación con otros puntos de 3. Área de relaciones acceso de autoridad, con los identificadores que de 3.1 Nombre(s) instituciones, personas o familias exista algún tipo de relación. 3.2 Naturaleza de la relación 3.3 Descripción de la relación 3.4 Fechas de la relación 2) actuar como sistema de referencia e información; 2. Área de descripción 2.1 Fechas de existencia 2.2 Historia 2.3 Lugar 2.4 Estatuto jurídico 2.5 Funciones, ocupaciones y actividades 2.6 Atribucione(s)/Fuente(s) legale(s) 2.7 Estructura(s) interna(s)/Genealogía 2.8 Contexto General ü Proporcionar información básica de carácter histórico o descriptivo sobre la persona, entidad, familia tratado. (datos del contexto en el que los documentos son creados) 3) representar las relaciones entre puntos de acceso; Registrar y representar relaciones: 3. Área relaciones ü Entre organizaciones y depersonas, 3.1 Nombre(s) identificadores de instituciones, personas o familias 3.2 Naturaleza de la relación 3.3 Descripción de la relación 3.4 Fechas de la relación ü la evolución de una institución, persona, familia a lo largo de la historia. 4) facilitar el intercambio de información archivística, bibliográfica y documental; Documentar las relaciones (facilitar la investigación y mejorar la GD) Información contextual Productores (Entidades Personas Familias) Procesos de colonización, inmigración, comercio: Carácter multinacional de los Archivos Diferentes Archivos, iguales productores INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN CONTEXTUAL Las Autoridades Archivísticas Documentar las relaciones (facilitar la investigación y mejorar la GD) Información Relacionarla con las descripciones de contextual documentos de archivo de un mismo productor que se conservan en más Productores de un archivo. (Entidades Personas Relacionarla con descripciones relativas a recursos bibliográficos o Familias) museográficos relacionados con este productor. ISAAR (CPF) p. 8 INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN CONTEXTUAL (PRODUCTORES) Las Autoridades Archivísticas Documentar las relaciones (facilitar la investigación y mejorar la GD) Información contextual Productores (Entidades Personas Familias) CONTSTRUIR LOS PUNTOS DE ACCESO DE FORMA NORMALIZADA INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN CONTEXTUAL Lafuente, A. y Muriel, S. Las Autoridades Archivísticas Documentar las relaciones (facilitar la investigación y mejorar la GD) Información contextual CONTSTRUIR LOS PUNTOS DE ACCESO DE FORMA NORMALIZADA Productores Creación de datos de autoridad únicos (Entidades Centro o sistema de archivos, o por Personas acuerdo entre diferentes sistemas de Familias) Archivos. Distribuidos entre los centros que lo integran. Control de Autoridades Control de Autoridades PUNTOS DE ACCESO Sistemas Automat. Potencialmente todos los elementos de una descripción Archivística (Índices) CIA Personas Instituciones Entidades Personas Geográficos Familias Materia Funciones MCDA NPA1 ENTIDADES (Agentes, Lugares, Materia) Las Autoridades Archivísticas según MCDE (2010) Puntos de acceso se corresponden con los tipos de ENTIDAD: • Agente: instituciones, personas y familias (incluye los subtipos). • Lugar: lugares. • Tema: materias (también las entidades del tipo función y sus divisiones, y las entidades del tipo norma.