CLASE 7 Actividad 2 UNIDAD II EFECTIVO Y SUS EQUIVALENTES AL EFECTIVO EL CONTROL INTERNO. Es el plan organizacional y todas las medidas correlativas diseñadas para: salvaguardar los activos, motivar a los empleados para que sigan las políticas de la compañía, promover la eficiencia operativa, asegurar registros contables y exactos. Componentes del control interno Supervisión de controles. Sistema de información. Procedimientos de control. Ambiente de control. Evaluación del riesgo. Procedimientos del control interno. 1) Personal capacitado, que sea confiable y buen sentido de la ética. 2) Asignación de responsabilidades. Cada empleado tiene responsabilidad. 3) Separación de responsabilidades. Esta se divide en dos partes. Separación entre las operaciones y la contabilidad. Separación entre la custodia de los activos. su propia 4) Dispositivos electrónicos. Los sistemas contables se basan cada vez menos en documentos impresos, y cada vez más en documentos electrónicos y dispositivos e almacenamiento digital. Existen otros tipos de controles, la clave de estos es que no deberían al beneficio (ahorro) que resulte el establecimiento de ese control. Algunos ejemplos de otros controles comunes son: - Bóvedas a prueba de incendios para almacenar documentos importantes. - Alarmas contra robo, alarmas contra incendio y cámaras de seguridad. - Capacitación de los empleados de la compañía por especialistas en prevención de pérdidas para aprender a detectar actividades sospechosas. Controles internos para el comercio electrónico. El comercio electrónico crea sus propios y únicos tipos de riesgos, como los números de cuenta y las claves de acceso, o quizás introducir virus de computadoras. - Números de cuenta o claves de acceso robados. - Virus de computadoras y troyanos. - Expediciones de robo de información. MEDIDAS DE SEGURIDAD. Para tratar los riesgos que presenta el comercio electrónico, las compañías han desarrollado diversas medidas de seguridad, incluyendo las codificaciones y las barreras de seguridad (firewalls). Limitaciones del control interno: costo y beneficios. Cuanto mas estricto sea un sistema de control interno, mayor será su costo. LA CUENTA BANCARIA COMO INSTRUMENTO DE CONTROL. El efectivo es el activo mas liquido por que s el medio de intercambio. El efectivo es fácil de ocultar y relativamente sencillo de robar. Como resultado, la mayoría de las empresas crean controles específicos para el efectivo. Poner efectivo en una cuentea bancaria ayuda a controlar el dinero por que los bancos tienen practicas establecidas para la salvaguarde del dinero de los clientes. Los documentos que se usan para controlar una cuenta bancaria incluyen los siguientes: o Registro de firmas. o Comprobante de depósito. o Cheque. o Estado de cuenta bancario. o Transferencias electrónicas de fondos. o Conciliación bancaria. Conciliación bancaria. Esta reconsidera un control sobre el efectivo, ajusta en una fecha específica, las diferencias entre el efectivo declarado en los libros de la compañía y el efectivo de acuerdo con los registros del banco. Hay dos registros para el efectivo de una empresa: - La cuenta Efectivo en el mayor general de la compañía. - El estado de cuenta bancario, el cual muestra las entradas de efectivo y los pagos de efectivo que se realizaron a través del banco. Preparación de la conciliación bancaria. Lado del banco de la conciliación. Esta contiene partidas aun no registradas por el banco o errores cometidos por esta. Dichas partidas incluyen lo siguiente: 1) Depósitos en transito. 2) Cheques en circulación. 3) Errores del banco. Lado de los libros de la conciliación. El lado de los libros contiene partidas aun no registradas por la compañía en los libros internos, pero que si fueros registrados por el banco. Estas partidas son las siguientes: 1) Cobros efectuados por el banco. 2) 3) 4) 5) 6) 7) Transferencias electrónicas de fondos. Cargos por servicios. Ingresos por intereses a su cuenta de cheques. Cheques con fondos insuficientes. El costo de los cheques impresos. Errores en libros. Banca en línea. Esta permite pagar las cuentas y visualizar electrónicamente una cuenta bancaria. En la actualidad, cada vez más bancos han vuelto mucho más fácil la realización de las conciliaciones. No solamente tienen diarios corrientes disponibles a lo largo de la historia si no que también ofrecen botones de opciones y cuadros de dialogo para la conciliación en línea de la chequera. CONTROL INTERNO SOBRE LAS ENTRADAS DE EFECTIVO. Por seguridad todas las entradas de efectivo deberían depositarse en el banco lo antes posible. Las compañías reciben efectivo por las ventas de mostrador y a través del correo. Cada fuente de efectivo tiene sus propias medidas de seguridad. Entradas de efectivo en el mostrador. Al final del día o varias veces al día, si el negocio es muy activo el cajero deposita el dinero en el banco. Después, la cinta la cinta de la maquina se entrega al departamento de contabilidad para realizar el asiento de diario que registrara las entradas de efectivo y los ingresos por ventas. Estas medidas, junto con la supervisión por parte de un gerente, desalientan el robo. Entradas de efectivo por correo. Los avisos de remesas van al departamento de contabilidad, para que se realicen los asientos de diario el Efectivo y las cuentas de los clientes correspondientes. CONTROL INTERNO SOBRE LOS PAGOS EN EFECTIVO. Las compañías hacen la mayoría de los pagos con cheque. Y también pagan pequeñas cantidades a partir de un fondo de caja chica. Controles sobre los pagos hechos con cheque. El pago a través de cheque es un importante control interno, por las siguientes razones: - El cheque brinda un registro del pago. - El cheque debe ser firmado por un funcionario autorizado. - Antes de firmar el cheque el funcionario revisa la factura u otras evidencias que sustenten el pago. Controles sobe las compras y los pagos. Para un buen control interno el agente de compras no debe ni recibir los bienes ni probar el pago. Si estas funciones no se separan, un agente de compras podría comprar bienes y hacer que estos se envíen a su casa. O tal vez un agente de compras gaste demasiado en compras apruebe los pagos y reparta el exceso con el proveedor. El sistema de vales. Muchas compañías usan un sistema de vales para el control internote los pagos en efectivo. Un vale es un documento que autoriza un pago en efectivo. El sistema de vales usa: 1) vales. 2) un registro de vales. 3) un registro de cheque. Control de pagos de caja chica. Para hacer más eficiente el registro de operaciones para las transacciones de efectivo pequeñas, la empresa mantiene efectivo disponible para el pago de cantidades reducidas. Se trata del fondo de caja chica. Esta es mas liquido que el efectivo depositado en el banco por que no intervienen ninguno de los controles del banco. Por lo tanto, el fondo de caja chica necesita de controles como los siguientes. - Designación de un custodio del fondo de caja chica. - Designación de una cantidad especifica de efectivo que deberá mantenerse en el fondo de caja chica. ETICA Y CONTABILIDAD Código de ética profesional y corporativa. La mayoría de las empresas tienen un código de ética para motivar a los empleados hacia un comportamiento adecuado. Como profesionales, se espera que los contadores mantengan normas éticas mas altas que la sociedad en general su capacidad para realizar operaciones de negocios depende enteramente de su reputación. Aspectos éticos en la contabilidad. En muchas situaciones, la elección ética es obvia. Por ejemplo robar dinero es un acto tanto carente de ética como ilegal. En otros casos las alternativas son más difíciles. No obstante los juicios éticos se reducen a una decisión personal. Marco de referencia para hacer juicios éticos. La ponderación de juicios éticos complejos requiere de un marco de referencia para la toma de decisiones. 1- Identificar el aspecto ético. 2- Especificar las alternativas. 3- Evaluar los posibles resultados. 4- Tomar la decisión. Referencia. Contabilidad. Horngren-Harrison-Oliver Octava edición Editorial PEARSON Elaborado por Ana Guadalupe Escobar Guerra