MA ST E R E N I NG E NI E RÍ A D E SOF TW A R E UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE CATALUNYA PROYECTO FINAL DE MÁSTER – MRF FRAMEWORK Plan de Gestión de las Comunicaciones Instrucciones Version 0.1 ● 30 SEP 2008 Máster en Ingeniería de Software Proyecto Final de Máster – MRF Framework INSTRUCCIONES PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES Versión 0.1 | 30-SEP -2008 Tabla de Contenidos Introducción ............................................................................................................1 Uso del Plan de Gestión de las Comunicaciones ..................................................1 Sección 1 Grupos Primarios de Interés (GPIs)....................................................2 1.1 Roles y Responsabilidades de los GPIs .............................................2 1.2 Información de Contacto de los GPIs .................................................2 1.3 Requerimientos de Información del GPI .............................................2 Sección 2 Recolección, Reporte y Distribución de la Información del Proyecto .2 2.1 Recolección y Reporte de Información ...............................................3 2.2 Distribución, Almacenamiento y Disposición de la Información .........3 2.3 Grupos de distribución ........................................................................3 Sección 3 Glosario ...............................................................................................3 Sección 4 Control de Cambios ............................................................................4 Sección 5 Anexos ................................................................................................4 Basado en PP-Instrucciones-10PGC-1.0 Página i Máster en Ingeniería de Software Proyecto Final de Máster – MRF Framework INSTRUCCIONES PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES Versión 0.1 | 30-SEP -2008 Introducción La comunicación es uno de los principales componente para tener un proyecto exitoso. Sin una comunicación efectiva, es posible que no haya intercambio de información vital entre los miembros del equipo de proyecto y otros GPIs. La falta de comunicación entre los miembros del equipo de proyecto y los GPIs puede afectar e impedir la ejecución de las actividades calendarizadas. El éxito dependerá por tanto del desarrollo y ejecución de un plan de gestión de la comunicación. El plan de gestión de las comunicaciones es parte del MRF framework para establecer un método consistente de planificación y gestión de la comunicación. El plan de gestión de las comunicaciones identifica los GPIs del proyecto y la información que será intercambiada entre los miembros del equipo de proyecto y los GPIs. Adicionalmente, documenta los métodos y actividades necesarias para asegurar la recolección, generación, diseminación, almacenamiento y disposición apropiada y oportuna de la información del proyecto. Uso del Plan de Gestión de las Comunicaciones Visión Dentro del MRF framework, el plan de gestión de las comunicaciones es un artefacto clave en la fase de planificación del proyecto. Este plan debe ser utilizado para identificar los requerimientos y métodos para gestionar formalmente la comunicación del proyecto. El plan de gestión de las comunicaciones se ejecuta a lo largo del ciclo de vida del proyecto para facilitar la comunicación entre los miembros del equipo de proyecto y los GPIs, y para contribuir al éxito del proyecto. El plan de gestión de las comunicaciones debe desarrollarse en coordinación con todos los miembros del equipo de proyecto y los GPIs, para quienes debe permanecer accesible. Todos los calendarios, actividades planificadas, roles y responsabilidades requeridos en este plan, deben integrarse al plan de gestión del proyecto. Para tener mejores resultados, este plan debe: Ser ajustado a la complejidad, duración y tamaño del proyecto; Especificar un nivel apropiado de detalle para los documentos y reportes; Ser actualizado cuando hayan cambios; Ser evaluado periódicamente en cuanto a efectividad y precisión. Aplicabilidad El plan de gestión de las comunicaciones debe ser desarrollado para cualquier proyecto clasificado como grande. Basado en PP-Instrucciones-10PGC-1.0 Página 1 Máster en Ingeniería de Software Proyecto Final de Máster – MRF Framework INSTRUCCIONES PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES Versión 0.1 | 30-SEP -2008 Gobierno y Alcance El gerente de proyecto es responsable de asegurar que el plan de gestión de las comunicaciones sea desarrollado en conjunto con el plan de gestión del proyecto. El gerente de proyecto asegurará su integración en la planificación general. Sección 1 Grupos Primarios de Interés (GPIs) La sección de GPIs lista y describe cada GPI del proyecto y sus requerimientos de información. La descripción incluye los roles y responsabilidades, así como la información de contacto. 1.1 Roles y Responsabilidades de los GPIs Listar los GPIs y sus roles y responsabilidades asociadas. Los GPIs son afectados por las acciones y actividades del proyecto, tienen influencia y poder sobre el proyecto, y un cierto interés en que el proyecto tenga éxito. Los roles y responsabilidades son nombrados en términos de las áreas específicas de interés y expectativas para el proyecto y sus comunicaciones. Esta información de cada GPI es recolectada para proveérsela a los originadores de las comunicaciones con los intereses y perspectivas de los GPIs. Esta perspectiva se provee para promover un entendimiento de cómo las comunicaciones e interacciones en las que los GPIs están involucrados, como individuos, afectan a otros GPIs y al proyecto en general. 1.2 Información de Contacto de los GPIs Proveer la información de contacto para cada GPI. 1.3 Requerimientos de Información del GPI Para cada GPI identificado, especificar la información requerida para mantenerlo informado y permitirle cumplir plenamente su rol y responsabilidad en el proyecto. Por ejemplo, ciertos gerentes necesitarán información de estado del proyecto de manera más continua. Los miembros del comité directivo del proyecto necesitarán reportes de estado para dar consejos y recomendaciones. Además de los requerimientos de información, especificar la ventana de tiempo, frecuencia o eventos disparadores para la distribución de información. La especificación puede ser cíclica u ocasional (Ej: Defecto mayor en las pruebas, término de fase del proyecto). Sección 2 Recolección, Reporte y Distribución de la Información del Proyecto Esta sección específica los métodos de comunicación para la producción de las comunicaciones que satisfacerá los requerimientos de información de los GPIs. Analizar y clasificar los requerimientos de información de los GPIs. Desarrollar una estrategia para desarrollar las comunicaciones que satisfacerán estos requerimientos. Las comunicaciones incluyen documentos, tales como reportes de estado de proyecto y reportes de control de no Basado en PP-Instrucciones-10PGC-1.0 Página 2 Máster en Ingeniería de Software Proyecto Final de Máster – MRF Framework INSTRUCCIONES PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES Versión 0.1 | 30-SEP -2008 conformidades. En esta sección, identificar la información que debe ser recolectada, resumida y reportada para producir las comunicaciones requeridas. 2.1 Recolección y Reporte de Información Listar la información que deberá ser recolectada, resumida y reportada para producir las comunicaciones que satisfacerán los requerimientos de información de los GPIs. Para cada requerimiento de información, especificar el proveedor de esa información, la ventana de tiempo de recolección, la frecuencia, los eventos disparadores, métodos de recolección, métodos de reporte o documentación, y el título del reporte o documento. Utilizar las ventanas de tiempo, frecuencia o eventos disparadores para especificar cuando se debe reportar la información. La especificación puede ser tanto cíclica como ocasional. Los métodos de recolección son email, colocación de ficheros en una ruta de almacenamiento compartida. Incluir en los métodos de reporte o documentación cualquier compilación, resumen o formateo de información que sea reportada. 2.2 Distribución, Almacenamiento y Disposición de la Información Listar cada reporte o documento a ser producido y distribuido como una comunicación gestionada para satisfacer los requerimientos de información de los GPIs. Para cada reporte o documento, especificar la audiencia objetivo en términos de GPIs, los métodos principal y secundario de notificación o distribución, la ventana de tiempo, frecuencia, o evento disparador, y los medios de almacenamiento y disposición del reporte o documento. Los ejemplos de métodos de notificación y/o distribución incluyen distribución manual, colocación en una unidad de almacenamiento compartido, sitio web del intranet, email. Utilizar la ventana de tiempo, frecuencia o evento disparador para especificar cuando se debe distribuir la información. La especificación puede ser tanto cíclica como ocasional. Los medios de almacenamiento y disposición incluyen la retención de información en ficheros electrónicos o ficheros físicos para un periodo particular de tiempo, o publicación de información en una página web del Intranet. 2.3 Grupos de distribución Listar y describir los grupos de distribución que serán utilizados para distribuir la información del proyecto. Sección 3 Glosario Definir todos los términos y acrónimos requeridos para interpretar el plan de gestión de la comunicación apropiadamente. Basado en PP-Instrucciones-10PGC-1.0 Página 3 Máster en Ingeniería de Software Proyecto Final de Máster – MRF Framework INSTRUCCIONES PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES Versión 0.1 | 30-SEP -2008 Sección 4 Control de Cambios Identificar los cambios realizados al plan de gestión de las comunicaciones. Sección 5 Anexos Incluir cualquier anexo relevante. Basado en PP-Instrucciones-10PGC-1.0 Página 4