Ing. En Mantenimiento Industrial. Germán Celaya José Alberto Enríquez Corrales Jesús Daniel. 9-2 Hermosillo, Sonora. 02/Jun /2011 Teoría de grupos y comunicación En los años 30–40 se consideraba que las empresas estaban constituidas por individuos aislados. No se tenía en cuenta las relaciones interpersonales que entre ellos se establecían. Hoy día, prácticamente se contemplan en todas las empresas dos grandes grupos de personas: Formales e informales, cuya diferencia radica en los objetivos que persigue. Se define grupo como el conjunto de dos o más individuos que se relacionan y son interdependientes y que se reunieron para conseguir objetivos específicos. En general, los grupos pasan en su evolución por una secuencia básica que denominamos modelo de las cinco etapas del desarrollo de los grupos. Ahora bien, en estudios recientes se indica que los grupos que deben realizar tareas específicas en un tiempo determinado, siguen un esquema muy diferente. Estas etapas son las siguientes: formación, conflicto, regulación, desempeño y desintegración. La 1ra etapa, de formación, se caracteriza por una gran incertidumbre sobre el propósito, la estructura y el liderazgo del grupo. Los miembros "sondean las aguas" para determinar que conductas son las aceptables. La etapa concluye cuando los miembros comienzan a considerarse parte del grupo. La etapa de conflicto, se distingue, precisamente, por los conflictos internos que en ella se dan. Los miembros aceptan la existencia del grupo, las personas se resisten a las restricciones que les impone a su individualidad. Por añadidura, se presentan conflictos sobre quién controlará el grupo. Al culminar las etapas, el grupo cuenta con una jerarquía de liderazgo relativamente clara. La 3ra etapa, se traban relaciones estrechas y el grupo manifiesta su cohesión. Se despierta un sentido agudo de identidad y camaradería. Esta etapa de regulación se da por concluida cuando solidifica la estructura del grupo, y éste ha asimilado un conjunto común de expectativas sobre lo que se define como el comportamiento correcto. La cuarta etapa es la de desempeño. La estructura en este punto es completamente funcional y es aceptada por el grupo. La energía de los integrantes ya no se dirige a conocerse y entenderse, sino a realizar la tarea que los ocupa. Para los grupos de trabajo permanentes, la etapa de desempeño es la última de su desarrollo. En cambio, tratándose de comisiones, equipos, fuerzas de tarea y otros grupos temporales que tienen una tarea limitada, queda una fase de desintegración. En esta etapa, el grupo se prepara para disolverse y su prioridad ya no es un desempeño superior, sino que se dirige la atención a las actividades conclusivas. Los integrantes responde de diversas maneras: mientras que algunos están animosos, gozando de los logros del grupo, otros se entristecen por la pérdida de camaradas y amigos ganados durante la existencia del grupo. Muchos intérpretes del modelo de las cinco etapas suponen que el grupo hace más eficaz a medida que pasa por las primeras cuatro fases. Aunque esta disposición sea verdadera, lo que hace que un grupo sea más eficaz es más complicado de lo que este modelo indica. El papel que desempeña cada miembro está en relación con lo que los demás esperan de él, así asume su lugar y se comporta de acuerdo con su posición respecto a los otros. Para asignar este papel existen diferentes roles que se pueden utilizar en los dos tipos de grupo. El Líder. Fuerte personalidad, buena capacidad de expresión, convicción, influye sobre el equipo y se implica en los conflictos. Dominador. Ataca al equipo, influye a través del miedo, la manipulación y el chantaje. Coordinador. Orienta y guía al equipo, lo reconduce a los objetivos, a las normas. Facilita las relaciones interpersonales y afectivas. Resistente. Se opone de forma sistemática por temor a perder su “status”. Desanima o bloquea cualquier iniciativa. Investigador. Recoge los datos de los hechos acerca de la tarea que hay que realizar. Actúa ofreciendo informaciones objetivas. Manipulador. Orienta al equipo hacia sus propios objetivos personales, enmascarándolas en las tareas del grupo. Experto. Sus conocimientos sobre el contenido son superiores al del resto del grupo, actúa de forma racional, lógica y científica. Sumiso. Se somete al grupo por miedo o vergüenza. Todos los miembros le atacan sistemáticamente. Busca la simpatía para esconder su debilidad. Animador. Amistoso, benévolo, comprende y estimula a los miembros. Ofrece satisfacciones personales no vinculadas con el objetivo del equipo. Acusador. No comprometido con las actuaciones del equipo. No participa, pero acusa a los demás de sus fracasos y errores. Portavoz. Recoge y expone con fidelidad los puntos de vista y las opiniones que se expresan. Registra el progreso del trabajo. Es la memoria grupal. Retraído. Se comporta de modo indiferente y pasivo. Cuando participa se desvía del tema. Observador. Observa con objetividad los aspectos de la reunión. Supervisa la evolución del ambiente y el clima dentro del equipo. La comunicación formal e informal son complemento una de la otra y están relacionadas entre sí para el mejoramiento continuo de la organización en el ámbito de evaluación de resultados. Grupos Formales Son los que define la estructura de la organización, mediante ciertas asignaciones de trabajo en las que se establecen actividades y las metas de la organización estipulan las conductas que se pueden observar y se dirigen a alcanzarlas. Son creados deliberadamente por los gerentes y tienen la responsabilidad de ejecutar determinadas tareas para ayudar a la organización a conseguir sus metas. El tipo más prevaleciente de grupo formal en la organización es el grupo de mando, el cual incluye al gerente y a sus subordinados. La estructura formal de las organizaciones consta de una serie de grupos de mando que se entremezclan. Los gerentes pertenecen a los grupos de mando constituidos por ellos y sus subordinados, y simultáneamente pertenecen a grupos de mando compuestos de sus colegas y de ejecutivos de nivel superior. Según Shermenhorn ( 2005), un grupo formal está oficialmente designado para servir a un propósito organizacional especifico. La organización crea un grupo de este tipo para que desempeñe una tarea específica, que normalmente implica el uso de recursos con el fin de crear un producto. Los grupos formales pueden ser permanentes o temporales. Los grupos de trabajo permanente, o grupos de mando en la estructura vertical, aparecen en los organigramas como departamentos, divisiones o equipos, estos grupos se crean oficialmente con el fin de desempeñar una función específica continua. En contraste, los grupos de trabajo temporales son grupos de tarea creados específicamente para resolver un problema o desempeñar una tarea definida; se deshacen una vez que el propósito asignado se ha cumplido. Por otra parte Gibson y otros (Gibson, Ivancevich y Donnely, 1998) señalan que las necesidades y los procesos organizativos de las empresas tienden a la formación de dos tipos de grupos formales: los de mando y los de tarea. Los primeros están formados por los subordinados que reportan a un determinado supervisor. La relación de autoridad entre un jefe de departamento y los supervisores o entre la enfermera jefe y sus subordinados son ejemplo de este grupo jerárquico. Mientras que los segundos son aquellos en los que los empleados trabajan juntos para completar una tarea o un proyecto. Grupos Informales Existen grupos informales cuando el propósito fundamental de sus miembros al unirse es amistad. La organización informal comprende el conjunto de relaciones que de forma espontánea se entrelazan entre los miembros de la empresa. se suele decir que la organización informal «salta las barreras jerárquicas», si bien es cierto que normalmente las relaciones informales surgen con más frecuencia entre los trabajadores del mismo nivel jerárquico o entre niveles poco diferenciados, siendo mucho más escasas entre obreros y directivos. A través de ella, los empleados de una empresa intentan dar respuesta a aquellas necesidades que la organización formal no puede cubrir. Los seres humanos necesitamos el trabajo para vivir, pero en él no sólo es importante lo específicamente profesional; también son esenciales las relaciones personales y el compartir la vida que surge entre compañeros. Este tipo de necesidades son cubiertas por la organización informal, que está estrechamente relacionada con la existencia de grupos que aparecen de forma espontánea. Entre los miembros de estos grupos surge una interacción psicológica que determina las relaciones entre ellos. Este grupo muestra varias fortaleza que a continuación se mencionan: Relaciones personales de simpatía, sin discriminación de raza, credo, clase social o niveles de profesión. La posición social, status o prestigio de cada componente son determinadas más por la su participación e integración en la vida del grupo que por su posición dentro de la organización. Prestan colaboración espontánea a favor de la empresa. Patrones de relaciones y actitudes, aceptados y asimilados por sus componentes, traduciendo intereses y aspiraciones del grupo, que la mayoría de veces conllevan al beneficio de la organización formal. La Organización formal trasciende en interacción de relaciones duraderas y formales dentro del grupo, ya que es exclusivo de amistad. El individuo se preocupa por el reconocimiento y aprobación social del grupo al cual pertenece, olvidando su individualidad. Los Grupos Informales tienen su origen en la necesidad de convivir con los demás, estableciendo relaciones satisfactorias. Los referidos grupos tienden a buscar actividades comunes tales como: deportes, convivencias relacionadas con el trabajo en equipo y crecimiento personal. Equipos de trabajo El concepto de grupo, como un sistema social abierto, supone que si se buscan determinados resultados como la eficacia, hay que empezar por identificar, las condiciones en que el grupo debe realizar su actividad y deben de facilitarse aquellos procesos internos a través de los cuales el grupo pueda conseguir sus objetivos. Para que un grupo se transforme en un equipo es necesario favorecer un proceso en el cual se exploren y elaboren aspectos relacionados con los siguientes conceptos: • Cohesión: atracción que ejerce la condición de ser miembro de un grupo. • Asignación de roles y normas: todos los grupos asignan roles a sus integrantes y establecen normas, las normas son reglas que gobiernan el comportamiento de los miembros del grupo atenerse a los roles explícitamente definidos y permite al grupo realizar las tareas de un modo eficiente. • Comunicación: una buena comunicación interpersonal es vital para el desarrollo de cualquier tipo de tarea. • Definición de objetivos. • Interdependencia positiva: sus miembros se necesitan unos a otros y cada uno aprende de los demás compañeros, con los que interactúa día a día. El hombre es un ser social que necesita mantener contactos en la empresa, los equipos de trabajo sustituyen cada vez más al trabajador individual que toma decisiones y ordena, los grupos asumen decisiones con más riesgo y aprenden con más rapidez. Las organizaciones requieren normalmente equipos de trabajo multidisciplinares para desarrollar los procesos productivos, los cuales utilizan una tecnología que evoluciona a un ritmo rápido y son cada día más complejos. El trabajo en equipo ha supuesto un cambio organizativo amplio, pues ha influido en aspectos como la dirección, la motivación, comunicación y participación, de hecho, es una de las técnicas de motivación laboral más empleada. El temor al rechazo que algunas personas tienen es una de las razones más frecuentes para no participar en los equipos y para no tomar iniciativas. Tres son las características generales del equipo de trabajo: -Tiene un fin y un objetivo común. -Sus componentes se relacionan unos con otros para lograr objetivos. • Cada miembro se percibe así mismo como parte del grupo. La necesidad de trabajo en equipo, llego de la mano de las propuestas de la calidad total, reducción de costes, e interrelación de diversos sectores funcionales de la empresa. Las características de un equipo de trabajo son: • Integración armónica de funciones y actividades desarrolladas por diferentes personas. • Responsabilidades compartidas por los miembros. • Necesita que las actividades desarrolladas se realicen en forma coordinada. • Necesita que los programas planificados en equipo apunten a un objetivo común. Aprender a trabajar de forma efectiva como equipo requiere su tiempo, dado que se han de adquirir habilidades y capacidades especiales para el desempeño armónico de su labor. Existen diferentes aspectos necesarios para trabajar en equipo, entre ellos, podemos mencionar: El liderazgo efectivo: Es decir contar con un proceso de creación de una visión de futuro, que tenga en cuenta los intereses de los integrantes desarrollando una estrategia racional para acercarse a dicha visión. Consiguiendo el apoyo de los centros del poder para lograr lo anterior e incentivando a las personas cuyos aspectos son esenciales para poner en práctica la estrategia. Promover los canales de comunicación, eliminando barreras y fomentando la retroalimentación (feedback). Existencia de un clima de trabajo armónico: permitiendo y promoviendo la participación de los integrantes y aprovechando el desacuerdo para buscar una mejora en el desempeño. Los miembros de un equipo deben: 1. Ser capaces de poder establecer relaciones satisfactorias con los integrantes del equipo. 2. Ser leales con uno mismo y con los demás. 3. Tener espíritu de autocrítica y de crítica constructiva. 4. Responsabilidad para cumplir los objetivos. 5. Capacidad de autodeterminación, iniciativa, tenacidad y optimismo. 6. Afán de superación. La participación en los equipos de trabajo: el rol de los participantes. El principio fundamental para que un equipo de trabajo funcione es la participación activa de sus miembros. Ésta determina la eficacia del equipo, sólo es posible mediante: • Una cuidadosa planificación. • Un compromiso real de los participantes. • Un tratamiento sistemático de los problemas principales, con independencia de su conflictividad. Cada equipo cuenta con un número de miembros más o menos comprometidos en un proceso de relación social. Cada una de ellas desempeña un rol dentro del equipo que marca el tipo de tareas a ejecutar y dispone de cierto “status”. Para evitar malos entendidos, es preciso definir exactamente los roles que desempeña cada miembro del equipo. El papel que desempeña cada miembro está en relación con lo que los demás esperan de él, así asume su lugar y se comporta de acuerdo con su posición respecto a los otros. La dinámica de equipos de trabajo es una técnica que permite estudiar la creación y evolución de dichos grupos y las interacciones que se producen entre sus miembros. La dinámica de grupos de trabajo se aplica en todas las áreas: psicología, educación empresas, organización. Cuando entramos a una organización o grupo de trabajo, nuestra interacción va a provenir de nuestra posición o tipo de adaptación que decidimos y ante la cual generamos conductas. En una empresa conviven gran variedad de grupos de trabajo, pero su composición, las características o funciones difieren, a la hora de establecer una clasificación de los diferentes grupos de trabajo nos encontramos con diversos criterios: En general: los grupos o equipos son las unidades básicas de las organizaciones. Todos deben tener presente que el trabajo en grupo y la colaboración de los grupos no ocurre de forma accidental, sino que debe de planificarse y promoverse, lo cual implica poseer las competencias adecuadas para dirigir y participar en grupos.