DISEÑO DE UNA HERRAMIENTA ADMINISTRATIVA DE INDICADORES DE LOGÍSTICA PARA FRITO LAY COLOMBIA LIMITADA, A PARTIR DE UN APLICATIVO INFORMÁTICO Joan Steven Galvis Montaño corvenan@hotmail.com Fabio Andrés Sánchez fabioxih@aolmail.com Julio 27 de 2011 Bogotá D.C ____________________________________________________________________ totalmente determinada por el número de técnicas y herramientas, su buen uso separa las organizaciones con procesos defectuosos de las que gozan del éxito de sus operaciones. Resumen En este artículo se muestra grosso modo la propuesta de indicadores de gestión hecha a Frito Lay Colombia Ltda. A partir de una herramienta de miniaplicativos para la adecuación de las actividades Logísticas de esta empresa. El Departamento de Logística de Frito Lay Ltda., por modelos gerenciales adoptados por la empresa, tiene que llevar a cabo una valoración de sus actividades por medio de indicadores de eficiencia. La medición de indicadores de eficiencia diseñado por el equipo de Mejora Continua del Departamento de Logística es usado en la actualidad como parámetro de medición que valora el porcentaje de efectividad conseguida por un trabajador en cuanto al desempeño de sus funciones dentro de la cadena de suministro; no obstante tras la obtención de los resultados, los indicadores se desvirtúan de su objetivo principal (brindar orientación constante hacia la mejora de la prestación de servicios a partir de información pertinente y veraz que permita comprobar el estado de la Palabras clave: Indicadores, miniaplicativo, herramientas, CENDIS, (Centros de Distribución) 1. Introducción En los procesos administrativos siempre se va a contar con herramientas y técnicas que permiten resolver problemas más ágilmente, y aunque la capacidad de solventar problemas de una organización no está 1 cadena de suministro en un espacio de tiempo determinado y así depurar las deficiencias que se puedan presentar), Puesto que por el contrario se utilizan únicamente como herramienta para generar incentivos económicos a todo grupo de Logística. bonificar a todos los trabajadores de logística, como valor agregado se generó una aplicación en Microsoft Excel 2003, que realiza los cálculos de los indicadores de gestión, con el propósito de agilizar el manejo y diligenciamiento de indicadores de Logística, obteniendo una respuesta más confiable y dinámica, para su posterior uso administrativo. La consecuencia principal de este tipo de gestión, es que al no usarse estos indicadores más que para el fin de bonificar a los participantes del equipo de la cadena de suministro, se ignora el objetivo principal de los indicadores en la toma de decisiones del Departamento de Logística de las bodegas de Frito Lay Ltda. 2. Metodología De los 5 indicadores de productividad del Departamento de Logística, sólo fueron tomados 3 de ellos para modificarlos, y convertirlos en indicadores de gestión. Esta conversión se hizo con el propósito de identificar el comportamiento de los CENDIS, y que mejor manera de empezar, sino con los indicadores que miden la productividad del CENDIS, todo esto con el fin de generar conocimiento útil para la gestión administrativa y el mejoramiento continúo de las operaciones logísticas. Figura 1. Bodegas de Frito Lay Colombia Ltda. BODEGAS LOGISTICA FRITO LAY COLOMIA LTDA CENTROS DE DISTRIBUCION CENDIS 1 ( Planta margarita) CENDIS 2 (Supermercados) MATERIAS PRIMAS CENDIS 3 (Planta Funza) MATERIAS PRIMAS BOGOTÁ MATERIAS PRIMAS FUNZA 2.1 consolidación de indicadores Se depuró el procedimiento y las fórmulas de cálculo de estos indicadores, para enfocarlos a los resultados diarios de los CENDIS y no a los resultados individuales de productividad, para así tener datos del comportamiento de las operaciones logísticas en un horizonte de tiempo compuesto por días (semanas, meses, trimestres, etc.) Con base en lo anterior, se preparó este proyecto de grado como alternativa al uso que se les dan a los indicadores del área logística de Frito Lay Colombia Ltda., es decir, llevarlos de su tradicional uso de indicadores de productividad a indicadores de gestión. A través de la depuración del modelo de indicadores de eficiencia de logística, que se utilizaba para 2 los operarios de la cadena logística en cuanto a las operaciones que se llevan a cabo en un CENDIS y el indicador de frescuras que calificaba el nivel de productos que podían ser distribuidos sin riesgo a que lleguen vencidos al consumidor final. 2.2 Macrotización Una vez obtenidos los procedimientos de cálculo, se hizo la macrotización de los algoritmos en Microsoft Excel 2003. 2.3 Cálculos de indicadores 2.6. Indicadores seleccionados Para la detención de las tendencias en los datos, se implementó en los cálculos de indicadores, un análisis matemático que determina a través de regresiones lineales, la pendiente general para identificar y comparar la razón de mejora (o empeoramiento) de un grupo de datos. Los indicadores creados y adaptados al entorno logístico de Frito lay fueron: el indicador de rechazos que muestra un enfoque de cuanto producto se rechaza por conceptos de vencimiento o deterioro, también está el indicador de la duración de inventarios que muestra en promedio cada cuanto tiempo debería ser el abastecimiento a los CENDIS, el indicador de la capacidad de almacenamiento que dirige alertas a los administradores de los CENDIS, en cuanto a colapsos que suceden comúnmente en los CENDIS, el indicador de los despachos perfectos que es una mirada a cuantos de los despachos hechos en un horizonte de tiempo llegaron a tener un servicio del 100 % o que fueron de hecho perfectos y por último, el indicador de tiempo promedio de respuesta a la recepción, este indicador genera las calificaciones de grupos de trabajo para buscar las mejores combinaciones de operarios que logren tener una rápida respuesta a las recepciones de producto de los CENDIS, el ideal es saber quiénes son los mejores operarios que puedan desatorar los pasillos de los CENDIS. 2.4 informes Por último, se generó la plantilla de los informes para facilitar la lectura de los indicadores, y así agilizar la toma de decisiones. Con la modificación de estos indicadores, se obtiene el máximo provecho del cálculo y de la información que se reúne, facilitando así la implementación de estos indicadores enfocados a gestión y toma de decisiones. 2.5. Indicadores seleccionados Los indicadores depurados de los que actualmente utilizaban en Frito Lay Ltda. Fueron los indicadores del servicio, que mide la efectividad de un despacho, el indicador de Buenas Practicas de Almacenamiento que refiere a manera de calificación que tan bien capacitados y consientes son 3 3. Conclusiones 4. Recomendaciones Ultimando el proyecto de grado se puede concluir que los indicadores son parte esencial para auditar procesos de casi cualquier envergadura, Aplicar los indicadores de gestión de manera consiente, evitando la monotonía de generar los sin la idea de revisarlos Hablando específicamente del proceso de Frito Lay se encuentra que dentro más dinámica y efectivo sea el uso de un recurso se pueden obtener mejores resultados, y que mejor recurso que pueda servir en casi cualquier condición que los indicadores de gestión, para evaluar los eventos adversos que sucedan en la cadena operativa, y resolverlos en el momento que se encuentra la alerta. Hacer la implementación de los indicadores aquí mencionados con el uso de los miniaplicativos creados. Ser líder de un proceso que no audite correctamente elementos muy difícilmente podrá tener éxito en la obtención real de sus objetivos Proponer y modificar constantemente metas válidas para los indicadores que se mencionaron, para evidenciar así el desarrollo de las operaciones logísticas. Generar una cultura en los colaboradores del Departamento de Logística para que se informen, conozcan y formen parte de la administración del departamento, contribuyendo así a la verdadera mejora continua de las operaciones Aunque la herramienta que se creó en el proyecto de grado es fácil de implementar, en cuanto a los recursos humanos y tecnológicos, siempre va a ver un grado de suspicacia frente a cambiar en las empresas pequeñas partes de los procesos a los cuales la organización ya está acostumbrada, la implementación de esta herramienta requeriría de un análisis del contexto de la empresa y paradigmas a los cuales la empresa está sometida. Hacer una auditoria periódica de los indicadores para evaluar si todavía deben ser o no vigentes Autores Joan Steven Galvis Montaño Estudiante de tecnología industrial, actualmente analista de indicadores de satisfacción del usuario en Virrey Solís IPS No es el número de indicadores lo que hace la diferencia entre una administración ágil a una administración lenta, sino el cómo se utilizan los indicadores para la toma de las decisiones. Fabio Andrés Sánchez Bernal Estudiante de tecnología industrial 4 Industrial (Tomo I). México.: Mac Graw Hill. Referencias [1] Departamento de ingeniería eléctrica de la universidad de los Andes, IEEE guía de artículos. [2] BOWERSOX, Donald y otros. (2007). Administración Y Logística De La Cadena De Suministros. México.: Mac Graw Hill. [3] CHRISTOPHER, Martin. (2003). Logística, Aspectos Estratégicos. México.: Limusa Editores. [4] FRAZELLE, Edwar H. (2007). Logística De Almacenamiento Y Manejo De Materiales De Clase Mundial. Colombia.: Nomos Editores. 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