Informe Vigencia 2015

INFORME DE GESTIÓN VIGENCIA 2015
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO
ENERO 2016
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Contenido
I. “Diseñar un portafolio de programas, proyectos y planes respecto a la
gestión de documentos electrónicos, conservación y preservación de
información análoga y digital, que cumplan con los estándares técnicos
archivísticos, normativos y tecnológicos, con el fin de obtener una guía que
garantice posteriormente una adecuada implementación y administración
documental en la ANDJE.” ........................................................................................................ 4
1.
Trámite ante el BID para contratación de Consultoría Empresa ................ 4
2.
Trámite ante el BID para contratación de Consultoría persona natural. 7
3.
Supervisión y Entrega de documentos y productos objeto del contrato
21
II.
LINEAMIENTOS EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Y CERO PAPEL ....................... 22
1.
Seguimiento ...................................................................................................................... 22
III.
ORGANIZACIÓN DE PROCESOS INTERNACIONALES Y CIDH........................ 25
1. Organización y administración de procesos 2015 .................................................... 25
DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS ............................................................................. 26
IV.
1.
Eliminación de documentos físicos de Apoyo .................................................. 26
2.
Eliminación de documentos de reciclaje ............................................................ 27
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS ................................................................................ 28
V.
1.
Cuadro de Clasificación Documental (CCD). .................................................... 28
2.
Tabla de Retención Documental (TRD) .............................................................. 28
3.
Ajuste del mapa de procesos y flujos documentales .................................... 28
4.
Elaboración e implementación del banco terminológico de tipos, series
y sub-series documentales ................................................................................................. 28
5.
Elaboración e implementación de la tabla de control de acceso a los
documentos .............................................................................................................................. 28
VI.
PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS.............................................. 29
1.
Tercerización servicios de comunicaciones oficiales, organización de
archivos, consultas y depósito y custodia. ................................................................... 29
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ANTECEDENTES .................................................................................................................. 29
2.
Tercerización servicio de envíos de comunicaciones oficiales a través de
un operador postal autorizado. ......................................................................................... 56
VII.
1.
VIII.
CONTROL* ......................................................................................................................... 58
Control ............................................................................................................................ 58
PLAN DE CAPACITACIÓN ............................................................................................. 58
1.
Capacitación procedimientos y servicios ........................................................... 58
2.
Capacitación en los componentes del PGD ....................................................... 58
3.
Capacitaciones Manejo Sistema de Gestión Documental............................ 59
IX.
1.
OTRAS ACTIVIDADES* .................................................... ¡Error! Marcador no definido.
Entrega archivos contrato 147-2013 ..................... ¡Error! Marcador no definido.
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I.
“Diseñar un portafolio de programas, proyectos y planes
respecto a la gestión de documentos electrónicos, conservación
y preservación de información análoga y digital, que cumplan
con los estándares técnicos archivísticos, normativos y
tecnológicos, con el fin de obtener una guía que garantice
posteriormente una adecuada implementación y administración
documental en la ANDJE.”
1. Trámite ante el BID para contratación de Consultoría Empresa
DISEÑO DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS,
CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE INFORMACIÓN ANÁLOGA Y DIGITAL
EN LA ANDJE
Proceso FDJE-51-SBCC-CF
Fecha
Actividad
Formato Evaluación de
02/02/2015 Propuesta
Elaboración Términos de
02/02/2015 Referencia
Evidencia
Correo Electrónico
Revisión observaciones a los
10/02/2015 Términos de Referencia BID
Correo Electrónico
Envió formato para Cotización
13/02/2015 para Prestación de Servicios
Documento Electrónico/Estudio de
Mercado
Diligenciar ficha de seguimiento
18/02/2015 a proyectos
Recepción de Cotización SOFT18/02/2015 DI
Recepción de Cotización
20/02/2015 HAERENTIA
Documento Electrónico/Ficha
proyecto_POA_2015_PGDE Unificado
Documento Electrónico/Estudio de
Mercado
Documento Electrónico/Estudio de
Mercado
Recepción de Cotización MASTER Documento Electrónico/Estudio de
20/02/2015 DOCUMENTAL
Mercado
Ajustes Términos de Referencia
03/03/2015 BID
Correo Electrónico
Reunión ajustes Términos de
04/03/2015 Referencia BID
Correo Electrónico
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Aviso para que las firmas
expresen su interés a la
consultoría de Documentos
12/03/2015 Electrónicos
Correo Electrónico-BID
Mail preguntas técnicas por
empresa servisoft
06/04/2015 respuesta correo
Correo Electrónico
Mail preguntas técnicas por
07/04/2015 empresa ibiscom
Correo Electrónico
Respuesta preguntas técnicas
07/04/2015 por empresa ibiscom
Correo Electrónico- Correos para el
BID
08/04/2015
14/04/2015
21/04/2015
24/04/2015
Recepción Manifestaciones de
Interés Firmas:
Total Quality Management SA
Macroproyectos SAS
Tecnocom Telecomunicaciones y
Energía SA
Krokalium Ltda
Informática El Corte Inglés SA
Reunión aclaración proceso
Recibir formato del BID sobre
evaluación de expresiones de
Interés
Envió evaluación de expresiones
de interés Documentos
Electrónicos
Documento
Correo Electrónico
Correo Electrónico - BID
Correo Electrónico- Correos para el
BID
Envió documento para Selección
de Consultores- Términos de
Correo Electrónico- Correos para el
27/04/2015 Referencia Ajustado
BID
11/05/2015 Estudio Lista corta
Correo Electrónico
Reunión aclaraciones
16/06/2015 proponentes Lista corta
Observaciones presentadas por
24/06/2015 la Forma MACROPROYECTOS
Respuesta Observaciones
presentadas por la Forma
26/06/2015 MACROPROYECTOS
Acta de reunión
Correo Electrónico
Correo Electrónico- Correos para el
BID
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Observaciones presentadas por
la Forma TOTAL QUALITY
25/06/2015 MANAGEMENT
Documento Electrónico
Respuesta Observaciones
presentadas por la Forma TOTAL Correo Electrónico- Correos para el
26/06/2015 QUALITY MANAGEMENT
BID
Apoyar la elaboración de la
26/06/2015 ADENDA Nº 1
15/07/2015 Evaluación Propuestas
Documento electrónico Observaciones
Documento/Evaluación
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2. Trámite ante el BID para contratación de Consultoría persona
natural.
Etapa 1: Proceso de Contratación 1
Objeto:
“Diseñar un portafolio de programas, proyectos y planes respecto a la gestión
de documentos electrónicos, conservación y preservación de información
análoga y digital, que cumplan con los estándares técnicos archivísticos,
normativos y tecnológicos, con el fin de obtener una guía que garantice
posteriormente una adecuada implementación y administración documental en
la ANDJE.”
Actividades:










Se diseñaron términos de referencia para iniciar un proceso de
contratación directa, de acuerdo a las apreciaciones y conceptos del BID
se realizaron los ajustes indicados hasta estructurar el documento final.
Posteriormente se enviaron los términos de referencia para la no objeción
por parte del BID, actividad que tuvo una respuesta positiva.
Seguidamente se realizó la invitación a presentar las propuestas.
Una vez agotada la fecha para presentación de propuestas, se consolidan
tres propuestas que posteriormente son evaluadas y envidas al BID.
Se ajusta evaluación de propuestas en el formato solicitado por el BID.
Posteriormente se envió la evaluación realizada para la no objeción por
parte del BID, actividad que tuvo una respuesta positiva.
A continuación se procedió a solicitar la elaboración del borrador del
contrato.
Se inició la elaboración del cronograma de tiempo y actividades para la
ejecución del contrato.
Con el borrador del contrato diseñado por el BID, se hacen los ajustes
pertinentes respecto a plazos y términos, y se regresa el documento final
para surtir el último paso que fue la no objeción del BID al contrato final.
Se presenta objeción del BID, por temas de montos y contratación.
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

Seguidamente por parte de la dependencia de Gestión administrativa se
justifica la pertinencia de desarrollar el proyecto, para lo cual surge una
opción para la ejecución del mismo, esta consistía en separar este
contrato en tres contratos.
Se acuerda la finalización de este proceso para iniciar un segundo proceso,
separar los entregables de este contrato en tres.
Dificultades Presentadas:
La respuesta por parte del BID fue negativa, en dicha respuesta se
justificó que el monto económico destinado para el desarrollo del proyecto
se encontraba muy elevado para ser ejecutado por un solo contratista en
muy poco tiempo.
Etapa 2: Proceso de Contratación 2
En esta segunda etapa se separa el objeto de contrato que se pretendía ejecutar,
a continuación se encuentra discriminado
Objeto 1.
Elaborar el Diagnostico de Conservación y restauración documental, Plan de
Conservación Documental y Lineamientos para el Plan de Preservación Digital a
largo plazo, a fin de asegurar la adecuada administración y mantenimiento de
toda la información independientemente del medio o soporte en el que haya sido
producido
Objeto 2.
Desarrollar diagnóstico integral de gestión de documentos electrónicos, plan de
documentos vitales o esenciales, programa de reprografía y programa de
documentos especiales.
Objeto 3.
Diseñar Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos y sus planes
subsidiarios; Plan de aseguramiento documental, Modelo de requisitos para la
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gestión de documentos electrónicos, programa de normalización de formas y
formularios electrónicos, programa de gestión de documentos electrónicos.
Actividades:




De acuerdo a las instrucciones de BID, se diseñaron y ajustaron los
nuevos objetos para iniciar un proceso de contratación directa.
A continuación, se dividieron los entregables que se tenían proyectados
en el primer contrato (proceso finalizado 1) en tres contratos, y se
justificaron de acuerdo a los conceptos del BID para comenzar a solicitar
las vigencias futuras.
Posteriormente no son aprobados los contratos dos y tres, dado que los
montos proyectados a ejecutar en el 2015 y 2016 no se ajustaban a los
entregables.
A la postre se da una nueva opción en la cual solo se realizaran dos
contratos: el primero se ejecutara en el 2015 con todos sus entregables
y el segundo se ejecutara un 5% en el 2015 y el 95% en el 2016 a fin de
asegurar las vigencias futuras.
Grafica 1 Justificación entrega de productos 2015 - 2016
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Dificultades Presentadas:
No fueron aprobados los objetos de los contratos dos y tres ni la forma de pago,
dado que se tenía poco tiempo para la ejecución de dichos contratos, los
entregables principales se realizarían el próximo año y la mayor parte del
presupuesto se ejecutaría en el año 2015, adicionalmente los entregables que
se tenían estimados para el año 2015 no correspondían a los montos estimados,
en la gráfica 1 se puede apreciar la estimación proyectada para ejecutar estos
tres contratos entre los años 2015 y 2016.
Etapa 3: Proceso de Contratación 3
Para el desarrollo del tercer proceso se definieron dos objetos:
Objeto 1:
Elaborar el Diagnostico de Conservación y Restauración Documental, Plan de
Conservación Documental y Lineamientos para el Plan de Preservación Digital a
largo plazo, a fin de asegurar la adecuada administración y mantenimiento de
toda la información independientemente del medio o soporte en el que haya sido
producido.
Actividades septiembre:






Se diseñó el objeto del contrato y los entregables, adicionalmente se le
asignó un presupuesto estimado de acuerdo a los estudios de mercado
realizados previamente.
Se diseñaron términos de referencia ajustados para iniciar un proceso de
contratación directa, de acuerdo a las apreciaciones y conceptos del BID
se realizaron los ajustes indicados hasta estructurar el documento final.
Posteriormente se incluyeron los datos del contrato en él SEPA.
Se envió el documento final con los términos de referencia al BID para los
comentarios y ajustes necesarios.
Se hizo el trámite para el diligenciar el CDP ( certificado de disponibilidad
presupuestal )
Se realizó el trámite para la autorización del CDP (certificado de
disponibilidad presupuestal) ante la secretaria General.
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Anexo: Términos de referencia V.1 Del proceso 3.
Actividades octubre










Una vez realizado el trámite para la autorización del CDP (certificado de
disponibilidad presupuestal) ante la secretaria General, (última actividad
del mes de septiembre) se prosigue con invitación a proponentes.
Se realizó la invitación a proponentes a fin de consolidar las propuestas
para la realizar la evaluación.
Al vencer el plazo para la presentación de propuestas por parte de
personas naturales, se presentaron tres proponentes a los cuales se les
verifico su información académica y laboral.
Posteriormente se realizó la evaluación de proponentes quedando con el
puntaje más alto el Señor Fabio Enrique Páez Villamizar. (anexo formato
de evaluación)
Se envía la evaluación al BID para la no objeción, paso que no tuvo
inconveniente, para lo cual posteriormente se prosigue con el borrador
del contrato.
Se realiza el borrador del contrato por parte del BID y se valida por parte
de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
Una vez se tiene el borrador definitivo del contrato, se invita a negociar
con el proponente seleccionado.
Posteriormente se presenta al contratista el detalle del contrato con sus
actividades, productos, tiempo y recursos, y se procede a firmarlo.
En la etapa final se realiza el acta de inicio y la aceptación de contrato por
parte del contratista, se firman y se da inicio al desarrollo del proyecto.
La primera actividad de planificación se desarrolló partiendo de la
estructuración del cronograma de actividades, basado en las visitas del
proponente a las instalaciones físicas de los archivos de la ANDJE,
documento que se presenta en borrador a la supervisión del contrato para
su ajuste respectivo.
1.1.
Dificultades
Para el desarrollo de esta contratación no se produjo particularidad o
dificultad alguna, dado que previamente estaban establecidos los
lineamientos para el proceso de contratación de este objeto. El tiempo
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fue bastante reducido para este proceso, pero con el apoyo del BID se
logró firmar el contrato e iniciar actividades como se tenía estipulado para
el mes de octubre.
1.2.

Anexos:
Términos de referencia aprobados BID.

Evaluación final de proponentes aprobados BID

Contrato:
Nombre Contratista
No. Contrato
Fabio
Enrique
Páez
047-2015
Villamizar
Expediente No.
2015104450100042E
.

Propuesta de Cronograma de ejecución de actividades
Actividades noviembre




La primera actividad
de planificación se desarrolló partiendo de la
estructuración del cronograma de actividades, basado en las visitas del
proponente a las instalaciones físicas de los archivos de la ANDJE,
documento que se presenta en borrador a la supervisión del contrato para
su ajuste respectivo.
Una vez revisado el documento, se realizan las observaciones pertinentes
respecto a la planificación para la ejecución de actividades en el
levantamiento de la información, se detallan fechas para la aplicación de
los instrumentos tanto en los depósitos de conservación documental de la
Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado como en los del tercero
que presta servicios de custodia de documentos.
Se solicitan los instrumentos de recolección de información para el
diagnóstico de conservación documental y de preservación digital a largo
plazo.
El contratista presenta dos instrumentos, el primero enfocado a recolectar
información respecto a estado de conservación de los documentos físicos,
y el segundo enfocado a recolectar información a los documentos
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




análogos, para lo cual una vez revisados y en una reunión posterior se
presentan los ajustes estimados desde la supervisión del contrato.
Se revisan los instrumentos finales con los ajustes requeridos, se hace
una prueba piloto, y posteriormente se válida para iniciar la aplicación de
los dos instrumentos.
Por parte de la supervisión del contrato se hace el acompañamiento para
el levantamiento de información, en la bodega del tercero Unión Temporal
y en los dos depósitos en la oficina principal de la ANDJE.
De acuerdo con la solicitud de información del contratista para el
desarrollo del proyecto, se solicita información a otras dependencias de la
ANDJE, respecto a espacios físicos y elementos tecnológicos de hardware
y software.
Se le hace seguimiento al cronograma establecido para el desarrollo del
proyecto, se solicita al contratista el cumplimiento estricto del cronograma
y en especial de las fechas para la entrega de los productos estimados.
Se recibe el diagnostico de conservación documental y de preservación
digital a largo plazo, se realiza la revisión detallada de cada uno de los
diagnósticos y se envía de regreso al contratista con el fin de realizar los
ajustes sugeridos.
1.3.
Dificultades
El proyecto se ha desarrollado dentro de los parámetros y lineamientos
establecidos en la planificación. Como dificultad se puede mencionar que
debido al tiempo tan reducido para levantar y analizar la información, ha
hecho que los productos se retrasen y no se entreguen a la supervisión
en las fechas establecidas.
1.4.

Anexos:
Instrumentos de levantamiento de información respecto
conservación documental y preservación digital a largo plazo.
 Diagnóstico de preservación digital a largo plazo
 Diagnóstico de conservación documental
a. Cronograma de ejecución de actividades ajustado
a
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Actividades diciembre:

De acuerdo con lo planificado en el cronograma de actividades, se
prosigue con el levantamiento de información en el marco del Diagnóstico
integral conservación y preservación de documentos físicos y electrónicos,
se desarrollan reuniones con cada responsable de la digitalización,
organización y gestión de documentos por parte del tercero que presta
los servicios de correspondencia y archivo en la ANDJE, a fin de conocer
a fondo el desarrollo y ejecución de cada uno de los procesos
documentales en la entidad enfocados en preservación y conservación
documental.
 Se hace entrega por parte del contratista del primer producto:
“Diagnóstico Integral de conservación documental” y “Diagnóstico integral
de preservación de documentos”. Una vez son recepcionados por la
supervisión, se realiza la respectiva revisión de los documentos y se
especifican algunas observaciones a fin de ajustar los documentos a la
realidad de la ANDJE, seguidamente se devuelven los documentos al
contratista con las correcciones y ajustes solicitados.
 Posteriormente se hace recepción por parte de la supervisión de la
segunda versión con correcciones y ajustes de los productos: “Diagnóstico
Integral de conservación documental” y “Diagnóstico integral de
preservación de documentos”.
Se hace la respectiva comparación
respecto a los dos documentos (versión 1 y versión 2) a fin de verificar
que se ajustaron los documentos de acuerdo a las observaciones hechas
al primer entregable.
 Se valida el primer entregable y se le hace seguimiento para la radicación
de los productos y la cuenta de cobro ante el BID y la ANDJE.
 Se recibe por parte de la supervisión el producto 2, “Lineamientos del Plan
de Preservación de Documentos Electrónicos a Largo Plazo”.
Posteriormente se hace la respectiva revisión, comentarios y
observaciones al producto y se regresa al contratista para que ajuste el
documento a la realidad de la ANDJE.
 Se realiza la recepción de la segunda versión del producto 2:
“Lineamientos del Plan de Preservación de Documentos Electrónicos a
Largo Plazo” con los ajustes solicitados por la supervisión del contrato.
Posteriormente se hace la respectiva comparación entre la versión 1 del
producto devuelto con correcciones y la nueva versión ajustada.
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



Se valida el segundo entregable y se le hace seguimiento para la
radicación de los productos y la cuenta de cobro ante el BID y la ANDJE.
Se recibe por parte de la supervisión el producto 3, “Plan de Conservación
Documental”. Posteriormente se hace la respectiva revisión, comentarios
y observaciones al producto y se regresa al contratista para que ajuste el
documento a la realidad de la ANDJE.
Se realiza la recepción de la segunda versión del producto 3: “Plan de
Conservación Documental” con los ajustes solicitados por la supervisión
del contrato. Posteriormente se hace la respectiva comparación entre la
versión 1 del producto devuelto con correcciones y la nueva versión
ajustada.
Se valida el segundo entregable y se le hace seguimiento para la
radicación de los productos y la cuenta de cobro ante el BID y la ANDJE.
1.5.




Dificultades
Debido al tiempo tan reducido para la ejecución del contrato se
presentaron algunas dificultades que retrasaron la entrega planificada de
los productos, a continuación se detalla:
Se retrasó el levantamiento de información y por ende la entrega de los
dos primeros productos.
Una vez se entregó el producto 1: “Diagnóstico de preservación digital a
largo plazo y diagnóstico de conservación documental”, de acuerdo con la
evaluación técnica estos no cumplieron en su totalidad con las
necesidades de la ANDJE, por lo cual se devolvieron al contratista para
que realizara los ajustes indicados, este proceso de ajuste retraso la
entrega de los productos 2 y 3.
Una vez validado el producto 1, el contratista inicia, desarrolla y entrega
el producto 2 “Lineamientos Plan de Preservación digital a Largo Plazo”.
Se hace la respectiva revisión por parte de la supervisión del contrato, se
realizan comentarios y se devuelve al contratista para que lo ajuste,
debido al retraso en la entrega del producto 1 y el tiempo tomado para
los ajustes del producto 2, se hace imposible la entrega del producto 3
“Plan de Conservación Documental” en la fecha planificada, y de ser
entregado por el contratista se produce el riesgo de no contar con la
calidad esperada por la ANDJE.
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
Finalmente se hace necesario la solicitud de prórroga de contrato por un
término de 15 días, lo anterior con el objetivo de tener una holgura de
tiempo para poder revisar y realizar las observaciones pertinentes al
producto tres y su posterior ajuste por parte del contratista.
1.6.



Anexos:
Diagnóstico de preservación digital a largo plazo versión final
Diagnóstico de conservación documental versión final
Plan de Preservación digital a Largo Plazo.
Objeto 2: CONTRATO 053 DE 2015
Diseñar el Modelo del Sistema de Gestión Documental electrónico con sus planes
y programas subsidiarios: Diagnóstico Integral de la situación actual respecto a
la gestión de documentos electrónicos, Programa de Documentos Especiales,
Programa de documentos vitales o esenciales, Programa de Reprografía, Plan de
Aseguramiento Documental y continuidad Digital, Modelo detallado de requisitos
para la gestión de documentos electrónicos, Programa de normalización de
formas y formularios electrónicos, Programa de gestión de documentos
electrónicos.
Actividades septiembre:






Se diseñó el objeto del contrato y los entregables, adicionalmente se le
asignó el presupuesto estimado de acuerdo a los estudios de mercado
realizados previamente.
Se realizó la justificación técnica para la solitud de las vigencias futuras.
Se desarrolló la matriz técnica – económica para la solicitud de vigencias
futuras.
Posteriormente se incluyeron los datos del contrato en él SEPA.
Por parte del BID se ajustó el documento justificación técnica y matriz
técnica – económica, adicionalmente se realizó el cronograma para la
solitud de vigencias futuras.
Se realizó el trámite para la autorización del CDP (certificado de
disponibilidad presupuestal) ante la secretaria General.
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Actividades octubre:



Una vez se ajustó el documento justificación técnica y matriz técnica –
económica por parte del BID y se aprobó cronograma para la solicitud de
vigencias futuras, se inició este proceso ante la primera entidad que es el
Ministerio de Justicia.
Una vez presentado el documento final de justificación de vigencias
futuras ante el Ministerio de Justicia, se hacen los ajustes respectivos y
sustentaciones propuestas por dicha entidad respecto a la ejecución de
actividades propias del contrato para el año 2016.
A continuación se presenta el cronograma de actividades que se encuentra
en desarrollo para la solicitud de vigencias futuras (actividad en desarrollo
subrayada en azul)
NOMBRE DE TAREA
Preparación
de
referencia (TDR)
los
DURACIÓN COMIENZO
términos
de
FIN
5 días
mar 13/10/15 lun 19/10/15
No objeción del Banco a los TR
9 días
mar 20/10/15 vie 30/10/15
Certificado
de
Presupuestal (CDP)
2 días
jue 01/10/15
vie 02/10/15
Preparación documentación solicitud de
5 días
vigencias futuras
lun 28/09/15
vie 02/10/15
Trámite vigencia futura ante Min Justicia
40 días
- DNP - MHCP
lun 05/10/15
vie 27/11/15
Invitación a presentar propuesta
1 día
lun 07/12/15
lun 07/12/15
Presentación de propuesta
2 días
mar 08/12/15 mié 09/12/15
invitación a negociar
1 día
jue 10/12/15
jue 10/12/15
No objeción del Banco al contrato
3 días
vie 11/12/15
mar 15/12/15
Firma y legalización del Contrato
0 días
mar 15/12/15 mar 15/12/15
Disponibilidad
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
Se están desarrollando los términos de referencia para enviarlos al BID
para la no objeción. (actual)
1.7.
Dificultades
Una vez iniciado el proceso para la obtención de vigencias futuras ante el
Ministerio de Justicia se presentan unos comentarios respecto a los
productos a implementar para el año 2016, para lo cual se realizan los
ajustes respectivos para proseguir con el proceso.
Estos ajustes
retrasaron el cronograma estimado en una semana.
1.8.
Anexo:

Matriz cronograma de desembolsos vigencias futuras.

UEP Justificación técnica vigencias futuras ajustado de acuerdo a
requerimientos del Ministerio de Justicia.
Actividades noviembre:

1.1.
Se desarrolla la matriz de planificación del POA año 2016, ajustando
acciones, indicadores y entregables.
Dificultades
Una vez hechos los ajustes solicitados por el Ministerio de Justicia para la
obtención de vigencias futuras, el proceso surtió los pasos planificados sin
novedad alguna.
1.2.
Anexo:
b. Comunicación con aprobación para comprometer vigencias futuras en el
presupuesto de gastos de inversión del 2016.
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Actividades de Diciembre







Una vez aprobadas la vigencias futuras y de acuerdo a lo estimado en el
cronograma para el proceso de contratación, se prosigue con la invitación
a presentar propuesta, presentación de la propuesta, invitación a
negociar, No Objeción del Banco al Contrato y firma y legalización del
contrato, posteriormente se desarrollan las siguientes actividades:
Una vez firmado el contrato y el acta de inicio se realiza una reunión de
inicio del proyecto entre la supervisión del contrato por parte de la ANDJE
y el contratista, en el cual se define la hoja de ruta, se revisan las fechas
principales para la entrega de hitos y se esboza a groso modo el alcance
y calidad de cada producto.
Posteriormente se procede a elaborar la primera versión de cronograma
y metodología por parte del consultor, adicionalmente se realizan modelos
para el desarrollo de los planes de dirección del proyecto basados en
estándares de buenas prácticas PMI.
Se hace la entrega de la primera versión del producto 1 por parte del
contratista: “Informe con la metodología a utilizar para el desarrollo del
Diagnóstico integral en Gestión Documentos Electrónico terminado y
planes de dirección del proyecto basados en metodología PMI” Y “Formato
de instrumento a utilizar en el levantamiento de información terminado”.
Por parte de la supervisión se realizan los respectivos comentarios al
producto y se devuelve para que el contratista ajuste el documento de
acuerdo a la calidad y contenido esperado por la ANDJE.
Se hace la recepción de la segunda versión del producto 1: “Informe con
la metodología a utilizar para el desarrollo del Diagnóstico integral en
Gestión Documentos Electrónico terminado y planes de dirección del
proyecto basados en metodología PMI” Y “Formato de instrumento a
utilizar en el levantamiento de información terminado”. Se revisan los
ajustes de acuerdo a las observaciones presentadas en la primera versión,
y se procede a validar los productos.
Se valida el primer entregable y se le hace seguimiento para la radicación
de los productos y la cuenta de cobro ante el BID y la ANDJE.
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1.3.
Dificultades
En este primer producto no se presentaron dificultades.
1.4.




Anexo:
Contrato 053 de 2015.
Informe con la metodología a utilizar para el desarrollo del Diagnóstico
integral en Gestión Documentos Electrónicos
Instrumentos de recolección de datos.
Planes de dirección de proyecto basados en estándares PMI.
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3. Supervisión y Entrega de documentos y productos objeto del
contrato
Contrato 1:





Diagnóstico de Preservación Digital a Largo Plazo
Diagnóstico de Conservación Documental
Instrumento de recolección de datos diagnóstico de conservación
documental y preservación digital a largo plazo.
Plan de conservación Documental
Plan de Preservación Digital a Largo Plazo
Contrato 2:




Metodología y plan de alcance basados en metodología PMI
Cronograma de Proyecto ( Project)+
Instrumentos de Recolección de Información.
Registro de interesados Stakeholders.
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II.
LINEAMIENTOS EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Y CERO PAPEL
1. Seguimiento
1.1
Socialización Política ambiental y cero papel
Se realizó socialización a funcionarios y contratistas en el marco de las
inducciones programadas por el Grupo de Gestión Administrativa y talento
Humano.
En la siguiente grafica se presentan el total de sesiones realizadas en la vigencia
2015, para socializar la Política.
Sesiones de Socialización realizadas 2015
9
10
8
6
4
2
0
3
Contratistas
Funcionarios
Sesiones
A continuación se presentan el total de personas que participaron en la
socialización de la Política.
TOTAL PERSONAS QUE RECIBIERON
SOCIALIZACIÓN
50
42
40
30
20
11
10
0
Contratistas
Funcionarios
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1.2
Campañas Ambientales
Durante la vigencia 2015, se realizó el envió de Tips Ambientales
mensualmente, a continuación se presentan algunos de los tips
Enviados.
.
.
.
.
.
.
.
.
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1.3
Informe de consumo de papel
Papel Entregado 2015
116
120
100
109
83
79
76
80
60
40
50
40
23
20
18
20
42
40
0
8
5
5
15
44
4240
23
16
5
8
0
RESMA CARTA
RESMA OFICIO
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III.
ORGANIZACIÓN DE PROCESOS INTERNACIONALES Y CIDH
1. Organización y administración de procesos 2015
Organización
Unidad
Expedientes
Carpetas
Organizados Total
Cantidad
383
581
190
Transferencia de Archivo a Cancillería
Actividad
Transferencia Documental
Expedientes
Cantidad
Nombre
5
Desaparecidos del palacio de
justicia
Alba lucia Rodriguez
Masacre
de
Segovia
Antioquia
Masacre del estadero el
Aracatazo
Masacre de Santo domingo
Gloria Gonzalez Ardila y otros
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IV.
DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
1.
Eliminación de documentos físicos de Apoyo
En cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1365 de 2013 “Por el cual
se reglamenta entre otros, el artículo 612 del Código General del Proceso,
la notificación de los autos admisorios y de mandamiento de pago, así
como la entrega de copias de solicitudes de conciliación extrajudicial a la
ANDJE, serán procedentes únicamente cuando se trate de procesos o
asuntos donde se encuentren involucrados intereses litigiosos de la
Nación.” Y Teniendo en cuenta que el Acuerdo 042 de 2002 “Por el cual
se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión
en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas,
se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21,
22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000” En artículo 3
establece en su parágrafo “Los documentos de apoyo no se consignaran
en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto
pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando
constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.”.
La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado procedio a eliminar
los documentos de apoyo radicados en el Sistema de Gestión Documental,
de acuerdo con el PROTOCOLO DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
FÍSICOS (GD-PT-01)
Por lo anterior en la vigencia 2015, se publicaron en la página web de la
Agencia 12 Actas de Eliminación, relacionadas con documentos de apoyo.
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2.
Eliminación de documentos de reciclaje
Dentro de las actividades previstas y como acción de seguridad, la
Agencia para la Vigencia 2015, realizo la actividad de eliminación física de
papel reciclaje ubicado en al lado de las impresoras de cada una de las
dependencias, a continuación se presentan las estadísticas de papel
eliminado en centímetros por cada una de estas.
VOLUMEN
(CENTIMETROS)
180
160
140
120
100
80
60
40
20
0
165,5
88,5
66
29
DEPENDENCIAS DGI DIRECCIÓN DE
DPE
DEFENSA JURIDICA
DIRECCIÓN DE
GESTIÓN DE LA
INFORMACIÓN,
DIRECCIÓN DE
POLITICAS Y
ESTRATEGIAS
20
GRUPOS SECRETARIA
GENERAL Y OFICINAS
SECRETARIA
GENERAL
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V.
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
1. Cuadro de Clasificación Documental (CCD).
Se actualizo el CCD, en el cual se inactivaron sesenta y cuatro (64) Subseries
de acuerdo a la producción documental de la Agencia.
2. Tabla de Retención Documental (TRD)
Se realizó la actualización de las TRD de la Agencia, en este sentido se crearon
y actualizaron ciento sesenta y cinco 165 subseries documentales.
3. Ajuste del mapa de procesos y flujos documentales
Se realizó la actualización de los Procedimientos de Gestión Documental
4. Elaboración e implementación del banco terminológico de tipos,
series y sub-series documentales
Se realizó en compañía con las diferentes dependencias el Banco de Términos
creando cincuenta y siete 57 términos para series y 87 términos para subseries
documentales.
5. Elaboración e implementación de la tabla de control de acceso a
los documentos
Para la vigencia 2015, se tuvieron en cuenta los activos de información para
definir el acceso a los documentos y se definieron políticas de acceso para los
siguientes casos:
Restricciones:
Historias Laborales
Contratos
Procesos DAS.
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VI.
PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS
1. Tercerización servicios de comunicaciones oficiales, organización de
archivos, consultas y depósito y custodia.
ANTECEDENTES
La Ley 594 del año 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos y en especial lo relacionado con el título 4, artículo 14 parágrafos
1 y 3, se señala que la administración pública podrá contratar los servicios
de custodia, organización, reprografía v conservación de documentos de
archivo y se establecen las condiciones que se deben cumplir.
Por otra parte, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado no
cuenta con espacio suficiente para la custodia, conservación y bodegaje
de sus archivos que permita, la consulta y administración de estos
documentos, ni con la capacidad de personal, infraestructura y
conocimiento para realizar el proceso de archivo requerido y llevar a cabo
a buen término el desarrollo de este proceso.
La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado ha realizado procesos
de contratación para apoyar el servicio de Correspondencia y Gestión
Documental en las instalaciones de la entidad para Archivos de Gestión y
Fondo Documental Acumulado, lo anterior con el fin de fortalecer la
estructura y la organización de sus sistemas de información. Los cuales
están siendo implementados en los distintos procesos realizados por la
entidad de igual forma la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado
ha establecido capacitaciones en todas las áreas de correspondencia,
administración de archivos y custodia actualizados para que estos
servicios sean con calidad.
De acuerdo a lo anterior la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del
Estado realizó un proceso de contratación nuevo que le fue otorgado a la
Unión Temporal ITM-CSA, quien a su vez se constituyó en Contratista del
proyecto, mediante la suscripción del contrato No. 216 de 2014.
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CAPITULO I: CORRESPONDENCIA
La UT ITM-CSA sus servicios especializados los cuales se relacionan a
continuación, para lo cual se apoyó en utilizar el Sistema de Gestión
Documental - SGD de propiedad de la AGENCIA:

Medios de Recepción en la Oficina de Correspondencia:
MEDIO DE RECECION-ENVIO
Rango de fechas:
Fecha Generación
Total Radicados
Desde 01/01/2015 00:00:00
26/01/2016 12:31
67572
Hasta 31/12/2015 23:59:59
MEDIO DE RECECION-ENVIO
#
Medio De Recepción
1 Correo
2 Fax
3 Interno
4 Mail
5 Personal
6 Telefónico
TOTAL
Radicados
32391
27
358
26127
8668
1
67.572
En el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015 se recepción
67.572 Comunicaciones Oficiales.
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
Recepción de Comunicaciones Oficiales:
Recibir comunicaciones físicas
Clasificar
Registrar y radicar en el SGD
Digitalizar en PDF/A con OCR y asociar al SGD
Recepción de
Imprimir certificado digital en comunicaciones
comunicaciones oficiales.
Direccionar comunicaciones internamente (físicas) a
Dependencia y/o CCAG
Inventario de comunicaciones recibidas en el SGD
Trasladar comunicaciones físicas a bodega del Contratista
Controlar las comunicaciones oficiales recibidas
En el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015se recepciono
las siguientes comunicaciones por los siguientes medios:
RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES
FISICO
41865
WEB
20185
Correo. Electrónico.
5894
TOTAL
67944
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RECEPCIÓN DE
COMUNICACIONES
C.E: 5894
WEB: 20185
FISICO: 41865

Envió de Comunicaciones Oficiales:
Recibir comunicaciones físicas
Verificar y registrar en el SGD
Digitalizar en PDF/A con OCR y asociar al SGD
Imprimir certificado digital en comunicaciones
Envió de
Comunicaciones Direccionar externamente envíos normales y masivos,
Oficiales
el mismo día a través de entrega personal, vía fax, a
través del correo electrónico institucional, o a través de
la(s) empresa de correo contratada por la AGENCIA.
Entregar comunicaciones físicas al CCAG
Controlar del trámite de las comunicaciones enviadas
En el periododel 01 de enero al 31 de diciembre de 2015 se dio trámite
de envío de 12.135Comunicaciones Oficiales:
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COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS
ANGY MARIN
531
ELSA YURANI
1644
JENNY OLIVARES
3
JULLY ALVAREZ
2
KATHERIN RAMIREZ
8
LUZ DARY GUERRERO
9927
FERNEY TENJO
20
TOTAL
12135
COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS
20
531
1644
3
2
9927
8
ANGY MARIN
ELSA YURANI
JENNY OLIVARES
KATHERIN RAMIREZ
LUZ DARY GUERRERO
FERNEY TENJO
JULLY ALVAREZ
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
Trámite de Comunicaciones Internas:
Recibir comunicaciones físicas
Verificar y registrar en el SGD
Trámite de
Digitalización con PDF/A asociada al SGD
Comunicaciones
Imprimir certificado digital en comunicaciones
Internas
Entregar comunicaciones físicas al CCAG
Controlar las comunicaciones internas
-
En el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015 se dio
trámite de envío de977 Comunicaciones Internas:
COMUNICACIONES INTERNAS
ANGY MARIN
34
ELSA YURANI
1
JENNY OLIVARES
1
KATHERIN RAMIREZ
27
LUZ DARY GUERRERO
912
FERNEY TENJO
2
TOTAL
977
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COMUNICACIONES INTERNAS
2
34
1
1
27
912

ANGY MARIN
ELSA YURANI
JENNY OLIVARES
KATHERIN RAMIREZ
LUZ DARY GUERRERO
FERNEY TENJO
Digitalización:
En el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015 se digitalizó en
total 2.756.260 imágenes.
DIGITALIZACIÓN
TIPO DE
RADICADO
CANTIDAD DE
IMÁGENES
ENTRADA
2688792
SALIDA
63846
INTERNAS
3622
TOTAL
2756260
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DIGITALIZACIÓN
63846
3622
ENTRADA
SALIDA
INTERNAS
2688792
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
Prestamos realizados con el apoyo del SGD-ORFEO
-Cantidad de préstamos realizados con apoyo del SGD ORFEO:
DEPENDENCIA
ANDJE-DAS
CANTIDAD
21
CONCILIACIONES-KOGUI
145
DIRECCION DE DEFENSA JURIDICA
10
DIRECCION DE GESTION DE LA
INFORMACION
69
DIRECCION DE POLITICAS Y
ESTRATEGIAS
GRUPO ARBITRAMENTO
4
20
GRUPO INSTANCIA DE SELECCIÓN
9
GRUPO TERRITORIAL RECUPERACION Y
REPETICION
1
OFICINA ASESORA JURIDICA
OFICINA ATENCION AL CIUDADANO
PROCESOS-KOGUI
TOTAL
14
2
1444
1739
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PRESTAMOS SGD-ORFEO
ANDJE-DAS
21
CONCILIACIONES-KOGUI
69
145
10
20
9
DIRECCION DE DEFENSA JURIDICA
4
1
14
2
DIRECCION DE GESTION DE LA
INFORMACION
DIRECCION DE POLITICAS Y
ESTRATEGIAS
GRUPO ARBITRAMENTO
1444
GRUPO INSTANCIA DE SELECCIÓN
GRUPO TERRITORIAL
RECUPERACION Y REPETICION
OFICINA ASESORA JURIDICA
OFICINA ATENCION AL CIUDADANO
PROCESOS-KOGUI
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-Reporte de préstamos pendientes de devolución:
DEPENDENCIA
CANTIDAD
ANDJE-DAS
1
CONCILIACIONES-KOGUI
3
DIRECCION DE DEFENSA JURIDICA
28
DIRECCION DE GESTION DE LA
INFORMACION
9
DIRECCION DE POLITICAS Y
ESTRATEGIAS
1
GRUPO ARBITRAMENTO
4
GRUPO INSTANCIA DE SELECCIÓN
4
GRUPO TERRITORIAL RECUPERACION Y
REPETICION
1
OFICINA ASESORA JURIDICA
32
OFICINA ATENCION AL CIUDADANO
14
PROCESOS-KOGUI
SECRETARIA GENERAL
SUBDIRECCION DE ACOMPANAMIENTO
TOTAL
166
42
3
308
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PENDIENTES DEVOLUCIOENS SGD-ORFEO
1
3
28
ANDJE-DAS
CONCILIACIONES-KOGUI
9
DIRECCION DE DEFENSA JURIDICA
3
42
14
4
DIRECCION DE GESTION DE LA
INFORMACION
DIRECCION DE POLITICAS Y
ESTRATEGIAS
GRUPO ARBITRAMENTO
1
32
14
166
GRUPO INSTANCIA DE SELECCIÓN
GRUPO TERRITORIAL RECUPERACION Y
REPETICION
OFICINA ASESORA JURIDICA
OFICINA ATENCION AL CIUDADANO
PROCESOS-KOGUI
SECRETARIA GENERAL
SUBDIRECCION DE ACOMPANAMIENTO
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CAPITULO II: CENTRO DE CUSTODIA ARCHIVOS DE GESTIÓN
-Los Expedientes conformados por la AGENCIA física y virtualmente,
digitalizados en el
Sistema de Gestión Documental Orfeo corresponden a todo tipo de series
documentales transversales y misionales de la siguiente manera:
DEPENDENCIA
AÑO
2013
2014
CANTIDAD DE
EXPEDIENTES
2015
DIRECCION GENERAL
13
8
12
33
OFICINA ASESORA DE PLANEACION
41
12
33
86
9
25
26
60
25
190
522
737
ANDJE BID
0
24
92
116
ANDJE DAS
0
319
1499
1818
SECRETARIA GENERAL
31
32
971
1034
GESTION FINANCIERA
18
25
17
60
GESTION ADMINISTRATIVA Y
TALENTO HUMANO
70
235
71
376
162
264
104
530
4
10
1
OFICINA DE CONTROL INTERNO
OFICINA ASESORA JURIDICA
CONTRATACION
OFICINA ATENCION AL CIUDADANO
15
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DIRECCION DE POLITICAS Y
ESTRATEGIAS PARA LA DEFENSA
JURIDICA
26
41
42
109
SUBDIRECCION DE
ACOMPAÑAMIENTO A LOS
SERVICIOS JURIDICOS
17
33
27
77
265
202
135
0
0
7
326
326
408
GRUPO INSTANCIA DE SELECCIÓN
0
9
16
25
GRUPO TERRITORIAL DE
RECUPERACION Y REPETICION
0
0
20
20
DIRECCION DE GESTION DE LA
INFORMACION
GRUPO DE ARBITRAMENTO
DIRECCION DE DEFENSA JURIDICA
TOTAL
602
7
1060
6765
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Los anteriores Expedientes corresponden a las siguientes cajas:
CAJAS DE LOS CCAG INTERVENIDAS POR ASD
COD.
DEPENDENCIA
DEPENDENCIA
TOTAL
CAJAS
100
DIRECCION GENERAL
2
101
OFICINA ASESORA DE
PLANEACION
2
102
OFICINA CONTROL
INTERNO
2
103
OFICINA ASESORA
JURIDICA
15
105
ANDJE - DAS
93
200
SECRETARIA GENERAL
5
210
GESTION FINANCIERA
6
220
GESTION
ADMINISTRATIVA Y
TALENTO HUMANO
11
230
GRUPO DE
CONTRATACION
62
240
OFICINA ATENCION AL
USUARIO
1
250
TUTELAS TERRITORIALES
32
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300
DIRECCION DE POLITICAS
Y ESTRATEGIAS PARA LA
DEFENSA JURIDICA
20
301
SUBDIRECCION DE
ACOMPAÑAMIENTO A LOS
SERVICIOS JURIDICOS
1
400
DIRECCION DE GESTION
DE LA INFORMACION
43
500
DIRECCION DE DEFENSA
JURIDICA
368
TOTAL CAJAS
663
Lo anterior equivale a 133 metros lineales, correspondientes al Contrato
147 de 2013 de ASD.
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-Los Expedientes conformados por la UT ITM-CSA físicamente
corresponden a todo tipo de series documentales transversales y
misionales con las siguientes cantidades:
OFICINAS
CANTIDAD
DE CAJAS UT
Dirección General
1
Oficina Asesora de Planeación
2
Oficina de Control Interno
4
ANDJE BID
27
ANDJE - DAS
266
Secretaria General
4
Gestión Financiera
14
Gestión Administrativa y Talento Humano
10
Contratos
87
Oficina Atención Al Ciudadano
2
Dirección de Políticas y Estrategias
207
Subdirección de Acompañamiento
3
Dirección de Gestión de la Información
21
Dirección de Defensa Jurídica
50
Grupo Territorial de Recuperación y
Repetición
TOTAL
4
702
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Lo anterior equivale a 140 metros lineales, correspondientes al Contrato
2016 de 2014 de la UT ITM-CSA.
En el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015 se realizaron
las actividades descritas a continuación en los CCAG:









Recepción de documentos físicos y/o electrónicos para archivo en el
CCAG, provenientes de: Servicio de Correspondencia y
Dependencias de la AGENCIA.
Ordenar documentos físicos por radicado.
Organizar expedientes Físicos con base en virtuales: Clasificar en
CCD y TRD.
Almacenar expedientes en carpetas legajadas y cajas X-200.
Ubicar físicamente las carpetas y cajas de los expedientes
debidamente identificada en la estantería.
Remplazar carpetas y cajas de expedientes deterioradas.
Recibir y tramitar solicitudes de consulta y/o préstamo.
Realizar inventario (FUID).
Se prestó apoyo para la Organización, Foliación, Encarpetado,
Rotulación de cajas y carpetas, Digitalización e Inventario a las
siguientes dependencias:
-OFICINA CONTROL INTERNO
-OFICINA ASESORA JURIDICA
-GESTION FINANCIERA
-GRUPO DE CONTRATACION
-ANDJE BID
-DIRECCION DE GESTION DE LA INFORMACION
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
Cantidad de préstamos realizados de archivos:
PRESTAMOS TOTALES POR DEPENDENCIA
DEPENDENCIA
DIRECCION DE POLITICAS Y
ESTRATEGIAS
ANDJE BID
CANTIDAD
7
496
DIRECCION DE DEFENSA
JURIDICA
ANDJE DAS
97
737
DIRECCION DE GESTION DE LA
INFORMACION
70
OFICINA ATENCION AL
CIUDADANO
3
GRUPO DE ARBITRAMENTO
7
SECRETARIA GENERAL
CONTRATOS
10
1028
OFICINA ASESORA JURIDICA
47
OFICINA DE CONTROL INTERNO
2
GRUPO ADMINISTRATIVO Y
TALENTO HUMANO
4
GESTION FINANCIERA
1
TOTAL
2509
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CAPITULO III: ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL
ACUMULADO (FDA)
Clasificación de los expedientes de acuerdo con el
CCD, la TRD, e instructivo de expedientes judiciales de
la AGENCIA.
Radicación de expedientes por fuera del SGD-ORFEO.
Organización
del Fondo
Documental
Acumulado
(FDA)
Digitalizar los expedientes y/o documentos que no se
encuentren en el SGD.
Almacenar expedientes en carpetas legajadas y cajas
X-200
Ubicar físicamente las carpetas y cajas de los
expedientes debidamente identificada en la estantería
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015 se recibió por parte de la
supervisión de la ANDJE para la organización del Fondo Documental
Acumulado 246 mtrl/doc, del cual después de organizado se obtuvo lo
siguiente:
SERIE
SUBSERIE
TOTAL
CAJAS
MTRL
PROCESOS
Procesos
Judiciales
895
179
Solicitud de
CONCILIACIONES Conciliación
Extrajudicial
1023
204,6
TOTAL
1918
383,6
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
Eliminación de documentos físicos del FDA:
Clasificación de los expedientes de acuerdo con el CCD, la
TRD, e instructivo de expedientes judiciales de la AGENCIA.
Digitalizar los expedientes y/o documentos que no se
encuentren en el SGD.
Eliminación
de
Elaborar inventarios tipo FUID del AGN de documentos y/o
documentos expedientes a eliminar de acuerdo con protocolo de la
físicos del AGENCIA.
FDA.
Ubicar físicamente las carpetas y cajas de los expedientes
debidamente identificada en la estantería.(cuando aplique)
Recibir y tramitar solicitudes de consulta y/o préstamo
(cuando aplique)
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015 se recibió por parte de la
supervisión de la ANDJE para la eliminación del Fondo Documental
Acumulado169 mtrl, del cual después de intervenido se obtuvo lo
siguiente:
SERIE
SUBSERIE
TOTAL
CAJAS
MTRL
DOCUMENTOS
DE APOYO
Procesos
Territoriales
514
102,8
Solicitud de
CONCILIACIONES Conciliación
Extrajudicial
28
5,6
TOTAL
542
108,4
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CAPITULO V: DIGITALIZACIÓN EXPEDIENTES DE
TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS
Digitalizar en PDF/A con OCR.
Imprimir certificado digital en expediente.
Digitalización
expedientes de Entregar a la AGENCIA los expedientes físicos en la
transferencias misma presentación física y orden en que les
entreguen.
secundarias
Entregar los expedientes digitales en medio magnético
DVD (de alta gama).
La ANDJE entrego a la UT ITM-CSA 78 cajas del DAS EN SUPRESIÓN para
realizar la intervención de los archivos en digitalización y creación de
expedientes de los mismos en el SGD-ORFEO, a continuación se detalla
la cantidad de cajas por cada serie:
DAS EN SUPRESIÓN
SERIE
TOTAL CAJAS
Contencioso Administrativos
61
Sustanciados
3
Por Sustanciar
3
Acciones Populares
1
Iniciados DAS
4
Procesos Fondo Rotatorio
1
Penales
1
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Sentencias
2
Civiles
1
Conciliaciones
1
TOTAL
78
Al momento de digitalizar cada carpeta, se creó en el SGD-ORFEO los
siguientes expedientes por cada serie:
SERIES
EXPEDIENTES
Contencioso
Administrativos
411
Sustanciados
22
Por Sustanciar
30
Acciones Populares
2
Iniciados DAS
27
Procesos Fondo Rotatorio
4
Penales
11
Sentencias
10
Civiles
2
Conciliaciones
11
TOTAL
528
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A continuación se presenta la totalidad de imágenes que contiene cada
Expediente:
SERIE
TOTAL
CAJAS
Contencioso
Administrativos
70177
Sustanciados
3311
Por Sustanciar
4035
Acciones Populares
403
Iniciados DAS
3322
Procesos Fondo
Rotatorio
994
Penales
683
Sentencias
2111
Civiles
249
Conciliaciones
278
Total
85563
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Al igual se digitalizaron los expedientes de Cancillería de los cuales se
obtuvo lo siguiente:
ETAPA I
TOTAL
CARPETAS
TOTAL
EXPEDIENTES
TOTAL
IMÁGENES
273
1831
412035
ETAPA II
TOTAL
TOTAL
TOTAL
CARPETAS EXPEDIENTES IMÁGENES
815
1831
236335
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CAPITULO VI: DEPÓSITO Y CUSTODIA
Transporte, conservación y custodia de Cajas X-200,
en custodia de anterior contratista y/o AGENCIA
Depósito y
Custodia de
Documentos de
Archivo en
instalaciones
del Contratista
Transporte, conservación y custodia de Cajas X-200,
producidas durante la ejecución del Contrato.
Control de condiciones físicas, técnicas, ambientales,
de mantenimiento y seguridad para la conservación de
los documentos en atención a la normatividad vigente.
Atender consultas y/o prestamos de la AGENCIA en
instalaciones del Contratista
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015 la UT ITM-CSA custodia en el
Archivo Central 8258 cajas, equivalentes a 1652 Mtrl en total, las cuales
se dividen de la siguiente manera:



Contrato 147-2013: 4295 cajas equivalentes a 859 Mtrl.
Intervención FDA: 1918 cajas equivalentes a 834 Mtrl.
Cantidad en unidades cajas y metros lineales de archivos de
Archivos de Gestión generados en el marco del contrato 216-2014:
2045 cajas equivalentes a 409 Mtrl.
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
Consulta y Préstamo de Documentos
Atención de consultas y solicitudes de préstamos en el
CCAG, Archivo Central y/o FDA, a través del SGD –
ORFEO.
Consulta y
Préstamo de
Documentos
Atención de consultas y solicitudes prestamos de
forma física.
Ubicación, suministro y rearchivo de documentos
físicos.
Transporte de documentos físicos desde y hacia la
bodega del Contratista.
Control de consultas y/o prestamos
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015 la UT ITM-CSA, se generaron
3 préstamos y 2 consultas.
FECHA DE
CONSULTA
TIPO DE
CONSULTA
ABRIL
PRESTAMO
CANTIDAD DE
UNIDADES
CONSULTADAS
X
3 CAJAS
ABRIL
X
1 CAJA
JUNIO
X
199 RADICADOS
OCTUBRE
X
2 EXPEDIENTE
DICIEMBRE
X
1 EXPEDIENTE
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2. Tercerización servicio de envíos de comunicaciones oficiales a
través de un operador postal autorizado.
En el marco de la Ejecución del Contrato suscrito con Servicios Postales
Nacionales para envió de comunicaciones oficiales, se presentan a
continuación los datos de envíos de comunicaciones de la vigencia 2015.
En la siguiente grafica se presentan los resultados del total de envíos de
comunicaciones por mes.
TOTAL ENVIO DE COMUNICACIONES OFICIALES POR
MES
900
804
800
784
700
600
619
500
474
410
400
300
554
497
316
318
487
373
200
100
0
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A continuación se detalla las cifras de envió de comunicaciones oficiales
por mes y por servicio de envió.
ENVIO DE COMUNICACIONES OFICIALES
900
800
700
600
500
400
224
379
76
57
194
410
300
200
100
30
152
349
170
0
134
240
77
71
251
226
200
56
298
111
51
312
341
131
95
189
154
113
Certificado
Urbano
73
140
191
99
42
Nacional
Finalmente se presentan los datos de envíos totales por medio de envió.
TOTAL ENVIO DE COMUNICACIONES OFICIALES
1272
1560
2804
Certificado
Urbano
Nacional
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VII.
CONTROL*
1. Control
Se realizaron visitas de control al Contratista de Gestión Documental en el marco
del contrato 216-2014, con el fin de reportar las novedades de cumplimiento
relacionadas con mantenimiento de Bodega y uso de elementos de protección.
Adicionalmente, se realizaron las actividades de control a los servicios prestados
por el Contratista.
VIII.
PLAN DE CAPACITACIÓN
1. Capacitación procedimientos y servicios
2. Capacitación en los componentes del PGD
Se realizaron las capacitaciones de los Procedimientos, Servicios y los
componentes del Programa de Gestión Documental a los funcionarios y
contratistas en el marco de las inducciones programadas por el Grupo de Gestión
Administrativa y talento Humano.
En la siguiente grafica se presentan el total de sesiones realizadas en la vigencia
2015, para socializar la Política.
Sesiones de Socialización realizadas 2015
9
10
8
6
4
3
2
0
Contratistas
Funcionarios
Sesiones
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A continuación se presentan el total de personas que participaron en la
socialización de la Política.
TOTAL PERSONAS QUE RECIBIERON
SOCIALIZACIÓN
50
42
40
30
20
11
10
0
Contratistas
Funcionarios
3. Capacitaciones Manejo Sistema de Gestión Documental
USUARIOS CAPACITADOS EN SGD-ORFEO
35
30
32
28
25
20
25
24
22
21
20
15
10
12
13
5
7
0
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