INFORME DE GESTIÓN VIGENCIA 2014 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO 2015 Centro Empresarial C 75 pisos 2 y 3 Bogotá, Colombia Carrera 7 # 75- 66 Conmutador (571) 255 8955 www.defensajuridica.gov.co Página 1 de 9 Contenido I. HORARIO DE RECIBO DE COMUNICACIONES ........................................................... 3 II. LINEAMIENTOS EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Y CERO PAPEL ..................... 3 III. ORGANIZACIÓN DE PROCESOS INTERNACIONALES Y CIDH.......................... 3 IV. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS ............................................................................... 4 V. INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS .............................................................................. 5 VI. PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS................................................ 6 VII. AUDITORÍA Y CONTROL* .............................................................................................. 8 VIII. ARMONIZACIÓN CON MIPG ...................................................................................... 8 IX. PLAN DE CAPACITACIÓN ............................................................................................... 9 X. OTRAS ACTIVIDADES* ................................................................................................... 9 Centro Empresarial C 75 pisos 2 y 3 Bogotá, Colombia Carrera 7 # 75- 66 Conmutador (571) 255 8955 www.defensajuridica.gov.co Página 2 de 9 I. HORARIO DE RECIBO DE COMUNICACIONES Se expedido la resolución N° 38 de 19 feb 2014 “Por el cual se establece el horario para el recibo de comunicaciones oficiales en la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado” En este sentido se definió el siguiente horario: Lunes a viernes en jornada continua de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. II. LINEAMIENTOS EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Y CERO PAPEL Se expedido la resolución N° 076 de 4 de abril de 2014 “Por medio de la cual se adopta la política ambiental y Cero papel en la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado” Posterior a la expedición de la resolución se realizaron las actividades de socialización de la misma, haciendo énfasis a los colaboradores de la Agencia que lo que se busca con esta política es el uso adecuado de los recursos como: el papel, agua, luz, sistemas de información. III. ORGANIZACIÓN DE PROCESOS INTERNACIONALES Y CIDH * Transferencia Cancilleria •Total: 335 cajas X-200 = 67 Mtrl/Doc. •Total 80 cajas X-300 = 26.6 Mtrl/Doc. Organizado (Con hoja control): 109 cajas = 21.8 Mtrl/Doc. * Nuevos Agencia •Total 279 carpetas, en 46 cajas X-200 = 9.2 Mtrl/Doc. •Organizado (Sin hoja control) = 9.2 Mtrl/Doc. *Total indicador •102,8 Mtrl/Doc. / 31 Mtrl/Doc. X 100 = 30% Centro Empresarial C 75 pisos 2 y 3 Bogotá, Colombia Carrera 7 # 75- 66 Conmutador (571) 255 8955 www.defensajuridica.gov.co Página 3 de 9 IV. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS En cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1365 de 2013 “Por el cual se reglamenta entre otros, el artículo 612 del Código General del Proceso, la notificación de los autos admisorios y de mandamiento de pago, así como la entrega de copias de solicitudes de conciliación extrajudicial a la ANDJE, serán procedentes únicamente cuando se trate de procesos o asuntos donde se encuentren involucrados intereses litigiosos de la Nación.” Y Teniendo en cuenta que el Acuerdo 042 de 2002 “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000” En artículo 3 establece en su parágrafo “Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.”. La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado procedio a eliminar los documentos de apoyo radicados en el Sistema de Gestión Documental, de acuerdo con el PROTOCOLO DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS (GD-PT-01) Por lo anterior en la vigencia 2014, se publicaron en la página web de la Agencia 6 Actas de Eliminación, relacionadas con documentos de apoyo. Centro Empresarial C 75 pisos 2 y 3 Bogotá, Colombia Carrera 7 # 75- 66 Conmutador (571) 255 8955 www.defensajuridica.gov.co Página 4 de 9 V. INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS De acuerdo con acta N° 02 de 19 de Diciembre de 2013, el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo aprobó las Tablas de Retención Documental de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. En este sentido se expidió la Resolución 391 del 26 de diciembre de 2013. Por lo anterior, se procedió a publicar las respectivas TRD en la Página Web por dependencia y por otra parte se socializo con el Tercero para efecto de organización de archivos. Centro Empresarial C 75 pisos 2 y 3 Bogotá, Colombia Carrera 7 # 75- 66 Conmutador (571) 255 8955 www.defensajuridica.gov.co Página 5 de 9 VI. PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS Tercerización servicios de comunicaciones oficiales, organización de archivos y consultas - Documentos de radicación de comunicaciones oficiales de Entrada RADICACION POR USUARIO Rango de fechas: Desde 01/01/2014 00:00:00 Hasta 31/12/2014 23:59:59 # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Usuario ANGIE YULIETH ROJAS HURTADO DIANA PAOLA FLOREZ MORALES EDNA PAOLA CERON HERNANDEZ Emma Alejandra Hernandez Rodriguez Faisury Saavedra GILARY SALDAÑA HERNANDO ANDRES GARCIA MARIÑO HUGO FERNANDO VIVAS TRUJILLO JAIME MORENO RAMIREZ JOSE DANILO RIVAS ALARCON JUAN CARLOS PARRA GOMEZ Juan Pablo Santa Maria LEIDY JOHANNA ARIAS TAVERA LEONARDO RUBIO GOMEZ LILIANA PATRICIA QUIÑONEZ GARCIA MARCELA KATHERINE TIRADO ROSERO MARTHA YANED RODRIGUEZ POLO SIRO GOMEZ BLANCO VILMA ROCIO RODRIGUEZ BARON YILBERSON VARGAS RODRIGUEZ Total Radicados 111781 Radicados 8648 13023 2520 13 18620 3690 1607 13596 977 343 242 5412 3 12743 26270 791 1350 306 1626 1 Centro Empresarial C 75 pisos 2 y 3 Bogotá, Colombia Carrera 7 # 75- 66 Conmutador (571) 255 8955 www.defensajuridica.gov.co Página 6 de 9 - Documentos de radicación de comunicaciones oficiales de Salida MEDIO DE ENVIO FINAL DE DOCUMENTOS # Medio De Racepción Radicados 1 ENTREGA PERSONAL 1928 2 POSTEXPRESS-Nacional 846 3 CERTIFICADO 1023 4 POSTEXPRESS-Urbano 2440 5 CERTIFICADO INTERNACIONAL 1 - Documentos de radicación de comunicaciones oficiales de Internas MEMORANDOS # TIPO DOCUMENTAL 1 MEMORANDOS - Radicados 425 Documentos de radicación de comunicaciones oficiales Digitalizadas ESTADISTICAS DE DIGITALIZACION Rango de fechas: Fecha Generación Desde 01/01/2014 00:00 Hasta 31/12/2014 23:59 Rad. imag. Dig. Anex. Imag. Dig. 4206385 Rad dig 111658 Total 1303799 5510184 # Usuario 1 2 3 4 ANDREA DEL PILAR ESQUIVEL MORA ANDRES FELIPE JIMENEZ DIAZ ANGIE MARIN CALDERON DAVID GUTIERREZ JAIRO ALEXANDER RODRÕGUEZ DÕAZ 5 Rad. Rad sin dig 123 Rad. 239 12150 1 15252 8582 375797 64 524337 3360 116796 folios Anex. Total. 37013 8582 427376 64 561350 9597 126393 51579 Centro Empresarial C 75 pisos 2 y 3 Bogotá, Colombia Carrera 7 # 75- 66 Conmutador (571) 255 8955 www.defensajuridica.gov.co Página 7 de 9 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 VII. JENNY CATALINA OLIVARES DURAN JENYFEER BARRETO KAREN ANGELICA CALDERON KATHERIN RAMIREZ RIVEROS LINA SIERRA LUISA FERNANDA RICO LUZ DARY GUERRERO GUZMAN MARTHA YANED RODRIGUEZ POLO SANDRA LORENA DURAN ARIAS SERGIO ANDRES TRONCOSO TOVAR SIRO GOMEZ BLANCO WALTER ORLEY BELTRAN GALINDO WILLIAM GIOVANNY LOPEZ GARCIA YILBERSON VARGAS RODRIGUEZ 1943 3615 129 1350 25769 151 5103 403 22 3428 1479 12791 305 23751 74183 15236 89419 134107 10630 144737 4506 4506 40245 1767 42012 798700 36541 835241 5579 5579 55059 6448 61507 8950 746 9696 744 99 843 124973 23511 148484 50330 5411 55741 725104 430376 1155480 21123 17565 38688 1137206 657280 1794486 AUDITORÍA Y CONTROL* VIII. ARMONIZACIÓN CON MIPG Se realizaron reuniones de Armonización con la Oficina Asesora de Planeación y por otra parte se realizaron las actualizaciones a los procedimientos de Gestión Documental, los cuales se publicaron en la Página WEB Centro Empresarial C 75 pisos 2 y 3 Bogotá, Colombia Carrera 7 # 75- 66 Conmutador (571) 255 8955 www.defensajuridica.gov.co Página 8 de 9 IX. PLAN DE CAPACITACIÓN Se realizaron capacitaciones y soportes a los Funcionarios y Contratistas de la Agencia en el marco del Contrato 147-2013. X. OTRAS ACTIVIDADES* Se recibieron los archivos DAS en calidad de transferencia documental por competencia. Serie Procesos judiciales Conciliaciones prejudiciales en trámite. Expedientes 510 12 Centro Empresarial C 75 pisos 2 y 3 Bogotá, Colombia Carrera 7 # 75- 66 Conmutador (571) 255 8955 www.defensajuridica.gov.co Página 9 de 9