Código:GD.F-10 A9"rI<l<I Natk>oa' d~ 1><1.""" )urfdka dol E<!ado TABLA DE RETENCiÓN DOCUMENTAL Versión: O UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCiÓN GENERAL CODIGO UNIDAD ADMINISTRATIVA: DEPENDENCIA: DIRECCiÓN DE GESTiÓN DE INFORMACiÓN CODIGO DEPENDENCIA: 400 CODIGO SERIE ISubserie 37 37.1 SERIES Subserles Tipos Documenlales ADMINISTRACION SISTEMA DE INFORMACION Administración Documentación Teenica del Sistema Manuales e instructivos Protocolos y procedimientos Documentación Técnica del Sistema RETENCION ARCHIVO ARCHIVO GESTlON CENTRAL 4 6 CT DISPOSICION FINAL E R X 100 OBSERVACIONES S En concordancia con el Decreto 1214 de 2000 art 10 y 11, Decreto 1795 de 2007, Decreto 4085 de 2011 art 20 y Decreto 1365 de 2013, una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión se transfiere el archivo central para su custodia y posterior reprografia, se establece su conservación total ya que es parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo de la ANDJE. Articulo 19, parágrafo 2°, Lev 594 de 2000. En concordancia con el Decreto 1214de 2000 art 10 y 11, Decreto 1795 de 2007, Decreto 4085 de 2011 art 20 y Decreto 1365 de 2013, Subserie documental de valor administrativo testimonio o prueba del control y seguimiento relacionado con la Administración del Sistema. Se establece su eliminación a traves del metado de oicado. En concordancia con el Decreto 1214 de 2000 art 10 Y 11, Decreto 1795 de 2007, Decreto 4085 de 2011 art 20 y Decreto 1365 de 2013, Subserie documental de valor administrativo testimonio o prueba del control y seguimiento relacionado con la Administración del Sistema. Se establece su eliminación a traves del metodo de oicado. En concordancia con el Decreto 1214 de 2000 art 10 y 11, Decreto 1795 de 2007, Decreto 4085 de 2011 art 20 y Decreto 1365 de 2013, Subserie documental de valor administrativo testimonio o prueba del control y seguimiento relacionado con la Administración del Sistema. Se establece su eliminación a traves del metado de picado. 37.2 Administración de usuarios del Sistema Solicitud Respuesta Comunicaciones 1 4 X 37.3 Requerimientos tecnicos y funcionales del sistema Solicitud Respuesta Comunicaciones 1 4 X 37.4 Soporte a las Entidades en la operación del Sistema Solicitud Respuesta Comunicaciones 1 4 X 2 4 X En concordancia con el Decreto 1214 de 2000 art 10 y 11, Decreto 1795 de 2007, Decreto 4085 de 2011 art 20 y Decreto 1365 de 2013, Subserie documental de valor administrativo testimonio o prueba del control y seguimiento relacionado con la Administración del Sistema. Se establece su eliminación a traves del metodo de picado. 1 6 X En concordancia con el Decreto 1214 de 2000 art 10 y 11, Decreto 1795 de 2007, Decreto 4085 de 2011 art 20y Decreto 1365 de 2013, Subserie documental de valor administrativo Se establece su eliminación a traves del metado de picado 36 36.1 38 38.1 CAPACITACIONES Capacitación Sistema Unico de Gestión de Información Acta Comunicaciones Informe de Capacitación Invitación Lista de asistencia Material Pedagogico Respuesta Certificaciones Plan de acción Solicitud VALIDACION y ANALlSIS DE INFORMACION Validación y Anallsis de Información Litigiosa Acta Comunicaciones Certificaciones Control Intemo Solicitud Respuesta Documento Técnico Código:GD·F.10 A9'>I1<'<I NadóMI da Dof.roo Jurfdl<a<l.1 E,laJa TABLA DE RETENCiÓN DOCUMENTAL Versión: O UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCiÓN GENERAL CODIGO UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100 DEPENDENCIA: DIRECCiÓN DE GESTIÓN DE INFORMACiÓN CODIGO DEPENDENCIA: 400 CODIGO SERIE /Subserie 38.2 SERIES Subserles Tipos Documentales Validación Interinstitucional de Información litigiosa Acta Acuerdo Solicitud Respuesta Comunicaciones Documento Técnico RETENCION ARCHIVO ARCHIVO GESTION CENTRAL 2 5 CT X DISPOSICION FINAL E R OBSERVACIONES S En concordancia con el Decreto 1214de 2000 art 10 y 11, Decreto 1795 de 2007, Decreto 4085 de 2011 art 20 y Decreto 1365 de 2013, una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión se transfiere el archivo central para su custodia y posterior reprografia, se establece su conservación total ya que es parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo de la ANDJE. Articulo 19, parágrafo 2°, I 1>" ~Qd ~I> 14 14.12 INFORMES Informe Actividad Litigiosa del Estado Comunicaciones Informe Actividad Utigiosa Solicitud de informes 32 32.2 REPORTES Reporte Actividad Litigiosa del estado Comunicaciones Reporte, indicadores yestadisticas Solicitud Reporte o informacilon Convenciones: ?nnn 2 9 X En concordancia con el Decreto 1214 de 2000 art 10 Y 11, Decreto 1795 de 2007, Decreto 4085 de 2011 art 20 y Decreto 1365 de 2013, subserie documental de carácter dispositivo, de actividades y misional, se establece su conservación total ya que es parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo de la ANOJE. Articulo 19, parágrafo 2°,ley 594 de 2000. 2 9 X En concordancia con el Decreto 1214de 2000 art 10 y 11, Decreto 1795 de 2007, Decreto 4085 de 2011 art 20 y Decreto 1365 de 2013, subserie documental de carácter dispositivo, de actividades y misional, se establece su conservación total ya que es parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo de la ANDJE. Articulo 19, parágrafo 2°, ley 594 de 2000. Aprobaciones: CT: CONSERVACION TOTAL Firmas: R: REPRODUCCION (MICROFILMACION O DIGITALIZACION) E: ELlMlNACION S: SELECCiÓN Reproducción: Proceso de Microfilmación y/o Digitalización con fines de respaldo y consulta, de acuerdo a la ley 527 de 1999 Art.11 al13 y ley 594 de 2000 Art. 19,Decreto 2527 de 1950 arto 1,ley 39 de 1981 arto2,ley 270 de 1996 arto Fecha: 95,Decreto 3354 de 1954. Art unico. El medio técnico será utilizado como medio de consulta más no se debe destruir el original. Selección Sistematica Es el proceso mediante el cual se definen criterios para realizar la selección de las series que pueden desarrolfar valores secuendarios. Dichos criterios son cualitivos. ANDJE: Agencia Nacional de Defensa Juridica del Estado (E): Soporte Electrónico Es un documento que nace electronico y de la misma forma Is" consArva v conslllta ' • ~.c.;...-. c.--. c:. i'-.--\.~ '" ~n"15.~j_kj~:D Responsable Gestión Documental 1 9 Ole 2013 , .. Acta de Comité de Desarrollo Administrativo N° lJ2