Oficina de Control Interno

Ag&m:la NOCIOM1 de
D.f.nso Jurldtce del
Estcdc
Código:GD-F·l0
TABLA DE RETENCiÓN DOCUMENTAL
Versión: O
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCiÓN GENERAL
CODIGO UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100
DEPENDENCIA: OFICINA CONTROL INTERNO
CODIGO DEPENDENCIA: 102
CODIGO
SERIE
¡Subserie
1
1.10
1.12
3
3.1
54
14
14.3
14.4
SERIES
Subseries
Tipos Documentales
ACTAS
Actas de Reunión Acompañamiento y Asesoria
Acta
Comunicaciones
Evaluación
Informe
Presentaciones
Actas de Comité SCI
Acta
Comunicaciones
Presentaciones
AUDITORIAS
Auditoria Interna
Acta
Evidencia Documental
Informe de auditoria
Lista de chequeo ylo verificación
Papeles de Trabajo
Plan de Auditoria
Seguimiento a la Auditoria
EVALUACION
Formatos de Evaluación del Auditor
Encuestas
Informes
Análsis consolidados
INFORMES
Informe de Gestión
Comunicaciones
Informe
Informe entes de control
Comunicaciones
Informe
RETENCION
ARCHIVO
ARCHIVO
CENTRAL
GESTION
CT
DISPOSICION
FINAL
E
R
OBSERVACIONES
S
x
Decreto ley 4085 articulo 14, una vez cumplido el tiempo de
retención documental en el archivo de gestión se transfiere el
archivo central, para su eliminación a través del metodo de
picado, por perdida valor administrativo.
x
En concordancia con la Resolución 10 de 2 de Mayo de 2012
La subserie documental se conserva en su totalidad
porque soporta decisiones administrativas del Comité.
SCI: Sistema de Control Interno
x
14
X
En concordancia con la NTC-ISO 19011, numeral 7.2 y Manual
de Auditoria DAFP, serie de valor administrativo, una vez
cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de
gestión se transfiere el archivo central, para su eliminación a
x
x
14
4
x
Serie documental de valor administrativo, evidencia de las
acciones en cuanto el control y seguimiento de las acciones
objeto de Auditoria.
Se establece eliminar ya que no se constituye en información de
cerácter dispositivo, de aclividades y misionales de acuerdo con
los lineamientos establecidos por el AGN.
En concordancia con MECI1000:2005, la Circular DAFP 002 de
2004, la Ley 87 de 1993 y Ley 1474 de 2011, Reglamentada
por el Decreto Nacional 734 de 2012, Reglamentada
parcialmente por el Decreto Nacional 4632 de 2011
X
En concordancia con el articulo 9 de la Ley 87 de 1993
Reglamentada por el Decreto Nacional 1826 de 1994
Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 1537 de
2001, Ley 1474 de 2011 articulo 9 y el Decreto ley 4085 articulo
14.
Una vez cumplido el tiempo de retención documental en el
archivo de gestión se transfiere el archivo central
Una vez cumplido el tiempo se procede a realizar copia
(microfilm o digital), y se selecciona una muestra representativa
5% sobre el volumen total del año y de acuerdo a la valoración
cualitativa de los mismos.
La muestra seleccionada se Conservara Totalmente y lo restante
En concordancia con el articulo 9 de la Ley 1474 de 2011, el
articulo 231 del Decreto 19 de 2012 Reglamentado por el
Decreto Nacional 734 de 2012, Reglamentado por el Decreto
Nacional 1450 de 2012. yel Decreto ley 40852011 articulo 14.
una vez cumplido el tiempo de retención documental en el
archivo de gestión se transfiere el archivo central, para su
Agen<,Q Nodo",,1 d.
Defe"", J",[d,eo del
E,todo
Código:GD-F-l0
TABLA DE RETENCiÓN DOCUMENTAL
Versión: O
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCiÓN GENERAL
CODIGO UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100
DEPENDENCIA: OFICINA CONTROL INTERNO
CODIGO DEPENDENCIA: 102
CODIGO
SERIE
/Subserie
28
28.3
Convenciones:
SERIES
Subseries
Tipos Documentales
RETENCION
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTlON
CENTRAL
PROGRAMAS
Programa Anual de Auditoria
Evaluación'
Comunicaciones
Programa Anual de auditoria
4
CT
x
DISPOSICION
FINAL
E
R
OBSERVACIONES
S
En concordancia con la Ley 87 de 1993 Reglamentada por el
Decreto Nacional 1826 de 1994
Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 1537 de
2001 y Ley 1474 de 2011. una vez cumplido el tiempo de
retención documental en el archivo de gestión se transfiere el
archivo central para su custodia y posterior reprografia. se
conserva en su totalidad porque soporta decisiones
administrativas y es parte del patrimonio histórico, cultural e
investigativo de la ANDJE.
, El tipo documental con asterisco reposara en la carpeta cuando
Aprobaciones:
Firmas:
CT: CONSERVACION TOTAL
R: REPRODUCCION (MICROFILMACION O DIGITALIZACION)
E: ELlMINACION
S: SELECCIÓN
~~~~.~~~~~~~~------------~
Reproducción: Proceso de Microfilmación y/o Digitalización con fines de respaldo y
consulta, de acuerdo a la Ley 527 de 1999 Art.ll al 13 y Ley 594 de 2000 Art.
19,Decreto 2527 de 1950 arto1, Ley 39 de 1981 arto2, Ley 270 de 1996 arto
Fecha:
_
Acta de Comité de Desarrollo Administrativo N"
95,Decreto 3354 de 1954. Art unico. El medio técnico será utilizado como medio de
consulta más no se debe destruir el original.
ANDJE: Agencia Nacional de Defensa Juridica del Estado
(E): Soporte Electrónico Es un documento que nace electronico y de la misma forma
se conserva y consulta.
1 9 DIe 2013
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