I.E.S. PABLO DE OLAVIDE LA CAROLINA (JAÉN) ARCHIVO Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ER-0734/2009 PR7503 Rev. 1 Fecha: 31/01/11 Página 1 de 2 OBJETO Definir el procedimiento para archivar y conservar la documentación ÁMBITO DE APLICACIÓN Toda la documentación que afecta a la calidad en el servicio que presta el Centro MISIONES Y RESPONSABILIDADES Secretario/a (especificas) Responsabilizarse del archivo general Asegurarse que los diferentes responsables comprueban el estado de conservación de los diferentes archivos. Responsables varios Archivar y conservar la documentación que se encuentra bajo su responsabilidad Autorizar el acceso a la documentación archivada Comprobar el estado de conservación de los archivos Emitir informe anual de conservación de la documentación que se encuentra bajo su responsabilidad (MD750301) PROCEDIMIENTO Toda la documentación que se archiva y conserva según este procedimiento se relaciona en el LI420201. Junto a la denominación del documento se indica el responsable de su conservación así como el tiempo que tiene que estar archivado Para el archivo de la documentación se han asignado los locales adecuados para ello. El archivo y conservación de los documentos relacionados con el sistema de la calidad se lleva a cabo según lo indicado en el procedimiento de “Control de la documentación PR4202” y “Control de los registros de la calidad PR4203” PREPARADO: JJPG REVISADO: JPM APROBADO: ATC FECHA: 24/01/11 FECHA: 28/01/11 FECHA: 31/01/11 I.E.S. PABLO DE OLAVIDE LA CAROLINA (JAÉN) ER-0734/2009 PR7503 Rev. 1 Fecha: 31/01/11 ARCHIVO Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Página 2 de 2 La documentación podrá archivarse en formato impreso (sobre soporte papel) y/o soporte informático (sobre soporte óptico o magnético) Los responsables de los distintos archivos emitirán un Informe anual (MD750301) de revisión de la documentación que dirigirán al Secretario/a. El responsable del archivo general (Secretario/a) comprueba anualmente el estado de conservación de los archivos y emite una “Hoja resumen de revisiones de conservación de la documentación” (MD750302). Se tomarán medidas oportunas (contra la humedad, insectos, fuego...) para conservar toda la documentación y en especial los expedientes académicos del alumnado del Centro. Para acceder a la documentación archivada será necesaria la autorización de los responsables correspondientes. La documentación, transcurrido el plazo estipulado de conservación (LI420201), se trasladará al archivo general o será destruida en su caso. Para completar el procedimiento se editarán, cuando proceda, normas codificadas según NM7503XX, donde XX hace referencia a un número de orden ÁRBOL DOCUMENTAL PR7503 MD750301 Informe anual de revisión de conservación de la documentación MD750302 Hoja resumen de revisiones de la conservación de la documentación PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS PR4202 PR4203 PR7506 Control de la documentación. Control de los registros de la calidad Protección de datos