2. Pasos para nombramiento y convocatoria

PROCEDIMIENTO PARA CREAR PLAZAS NUEVAS DE ESTUDIANTES CON ESTÍMULO
ACADÉMICO Y SOLITUD DE ASIGNACIÓN DE HORAS
1. Solicitar la creación de la plaza si aun no cuenta con una plaza debe diligenciar el formato
que se encuentra en la página http://docencia.udea.edu.co. Dicho formato ya diligenciado
debe ser impreso y enviado a la Vicerrectoría de Docencia en original y copia. Se
consideran tres días hábiles como plazo máximo para la revisión de su solicitud, después
de la fecha de recepción en la Vicerrectoría de Docencia para ser enviada a la oficina de
presupuesto para la correspondiente asignación presupuestal, igualmente se tendrán tres
días hábiles después de recibida la respuesta de presupuesto para la creación de la plaza e
informe a la dependencia. Nota: todas las solicitudes de plazas nuevas deben recibir el
visto bueno de la oficina de presupuesto y ordenación.
2. Si tiene la plaza aprobada de tiempo atrás o acaba de recibir la información de la
aprobación, debe realizar la convocatoria para su selección (si debe convocar, (ver más
abajo el proceso de convocatoria)), o elegir al estudiante de una lista de elegibles vigente.
3. Enviar oficio solicitando la asignación del estímulo para el estudiante en el sistema
SEA, el cual asignará automática y proporcionalmente las horas; según: el total de horas de
la plaza y de la disponibilidad que esta disponga, al igual que de la fecha en que la solicitud
se recibe en la Vicerrectoría de Docencia. El proceso culmina con este paso y puede
suceder:
 Si el estudiante cumple con los requisitos y la dependencia cuenta con la plaza
libre, será ingresado directamente al sistema SEA, y desde ese momento puede
iniciar a prestar sus servicios en las actividades según la clase de estímulo; el
respectivo coordinador del estudiante se dará cuenta de que pude iniciar actividades
porque de inmediato aparecerá en la lista de estudiantes con estímulo académico a
su cargo.
 Si el estudiante no cumple los requisitos o la plaza a la que se solicitó la
asignación no está libre o no existe, la solicitud será devuelta a la dependencia,
con la respectiva indicación a seguir.
Notas:
Las plazas vacías se respetan hasta 2 meses calendario, si la dependencia requiere retirar a
un estudiante del estímulo, se recomienda hacerlo en el momento que deje de cumplir los
requisitos o presente la renuncia al estímulo, verificando siempre que el estudiante no tenga
actividades por aprobar por parte del coordinador y reportes sin cerrar por parte del director de
la unidad ejecutora en el SEA. (Si deja un estudiante sin reportarle por dos meses será retirado
del sistema y cancelada la plaza).
Todos los formatos estándar de los procesos, se encuentran en la página de Vicerrectoría de
Docencia siguiendo el enlace:
http://docencia.udea.edu.co/vicedoce/formatos.html, abren en Word, para facilitar su elaboración,
sólo debe cambiar los datos que aparecen sombreados de amarillo, seguir los ejemplos e
instrucciones que aparecen entre corchetes y no modificar los datos en letra negra, las
márgenes, los espacios el tipo y tamaño de la letra.
Agradecemos a quienes sigan las instrucciones para evitar: devoluciones, demoras en los
trámites y desperdicio de papel.
PROCESO DE CONVOCATORIAS:
Cuando se requiera hacer convocatoria para llenar una plaza nueva o una vacante de un
estímulo académico, se deben seguir los siguientes pasos:
1. Enviar al e-mail: estimulosacademicos@udea.edu.co el modelo adecuado a su
dependencia, según el caso y conforme se indica en los formatos que aparecen en:
La página de Vicerrectoría de Docencia, el envío por e-mail previo a su envío físico, es para
realizar una revisión y asignarle un número consecutivo y evitar devoluciones y desperdicio de
papel impreso, además para dejar copia del archivo a publicar en la web. Este paso no puede
omitirse. Se consideran tres días hábiles como plazo máximo para la revisión de su solicitud,
después de la fecha de recepción en la Vicerrectoría de Docencia, (por lo general se intenta
tramitar de un día para otro).
2. Al recibir la convocatoria corregida vía e-mail, debe imprimirla en original y dos copias (no
imprimir más), se deben hacer firmar por el respectivo ordenador del gasto y enviarlas a la
Vicerrectoría de Docencia para colocarle la fecha, visto bueno, radicado y firma de
aprobación. Se consideran tres días hábiles como plazo máximo para la revisión de su
convocatoria, después de la fecha de recepción impresa en la Vicerrectoría de Docencia,
(por lo general se tramita de un día para otro).
3. La Vicerrectoría después de hacer lo correspondiente, enviará un oficio donde se confirma
la aprobación de la convocatoria y se dan las instrucciones del caso, anexando a éste, el
original de la convocatoria para que la dependencia tome de él, las fotocopias a publicar en
donde lo crean conveniente, enviaremos otra copia al puesto de información del bloque 16,
la otra la archivaremos para control interno y se publica en la web el texto de la misma.
4. La dependencia al terminar el proceso de selección según lo establecido en la convocatoria
y en la fecha máxima fijada en el oficio aprobatorio enviado por la Vicerrectoría de
Docencia, deberá enviar el resultado de la convocatoria según el modelo que aparece en el
portal de la Universidad.
 Si la convocatoria fuere declara desierta por no presentarse estudiantes o por que
los que se presentaron no llenaron los requisitos y expectativas de la dependencia,
debe diligenciar el formato declaratoria convocatoria desierta y proceder a realizar
nuevamente el proceso.
 Las convocatorias se declaran desiertas o sin validez si no se envía el resultado en
la fecha indicada.
GRACIAS POR LA COLABORACIÓN EN EL SEGUIMIENTO DE LOS PROCESOS
INDICADOS PARA EL ÉXITO EN LOS TRÁMITES.