Procedimiento para crear nueva plaza de estudiantes con estímulos

Procedimiento para crear nueva plaza de estudiantes con
estímulos académicos
Solicitar la creación de la plaza
Si todavía no cuenta con ella debe diligenciar el formato de solicitud de plaza nueva.
Se consideran tres días hábiles como plazo máximo para la revisión de su solicitud,
después de la fecha de recepción en la Vicerrectoría de Docencia.
Nota: las solicitudes de plazas para unidades ejecutoras correspondientes a fondos
comunes, deben recibir el visto bueno de la oficina de presupuesto y ordenación, y
para fondos especiales la confirmación de la disponibilidad para crear la plaza, por
ello, es que éstas se deben enviar en original y copia y tardan dependiendo la fecha
de entrega de la respuesta de presupuesto.
Si tiene la plaza ya aprobada
Debe realizar la convocatoria para su selección o elegir al estudiante de una lista de
elegibles vigente y:



Enviar oficio solicitando la asignación de un estímulo para un estudiante en el
sistema SEA, el cual asignará proporcionalmente las horas; según: el total de
horas de la plaza y de la fecha en que la solicitud se recibe en la Vicerrectoría
de Docencia. El proceso culmina con este paso y puede suceder:
Si el estudiante cumple con los requisitos y la dependencia cuenta con la plaza
libre, será ingresado directamente al Sistema de Estímulos Académicos (SEA)
y desde ese momento puede iniciar la prestación de servicios en las
actividades de acuerdo al tipo de estímulo; el respectivo coordinador del
estudiante se dará cuenta que pude iniciar actividades porque de inmediato
aparecerá en la lista de estudiantes con estímulo académico a su cargo.
Si el estudiante no cumple los requisitos o la plaza a la que se asignará el
estudiante no está libre se informará a la dependencia el procedimiento a
seguir.
Notas:
Las plazas vacías se respetan hasta 2 meses calendario, Si la dependencia
requiere retirar a un estudiante del estímulo, se recomienda hacerlo en el
momento que se retire y siempre verificado que el estudiante no tenga reportes
sin cerrar por parte del director de la unidad ejecutora. (Si deja un estudiante
sin reportarle por dos meses será retirado del sistema y será cancelada la
plaza).
Agradecemos a quienes sigan las instrucciones para evitar: devoluciones, demoras en
los trámites y desperdicio de papel.
Procesos de convocatorias
Cuando se requiera hacer convocatoria para llenar una plaza nueva o una vacante de
un estímulo académico, se deben seguir los siguientes pasos:

Enviar al e-mail: sea@udea.edu.co, el modelo adecuado a su dependencia,
según el caso y conforme se indica en los formatos
El envío por e-mail previo a su envío físico, es para realizar una revisión y evitar
devoluciones y desperdicio de papel impreso, además para dejar copia del archivo a
publicar en la web. Se consideran tres días hábiles como plazo máximo para la
revisión de su solicitud, después de la fecha de recepción en la Vicerrectoría de
Docencia, (por lo general se intenta tramitarlo de un día para otro).

Al recibir la convocatoria corregida vía e-mail, debe imprimirla en original y dos
copias (no imprimir más), se deben hacer firmar por el respectivo ordenador del
gasto y enviarlas a la Vicerrectoría de Docencia para colocarle la fecha, visto
bueno, radicado y firma de aprobación. Se consideran tres días hábiles como
plazo máximo para la revisión de su convocatoria, después de la fecha de
recepción impresa en la Vicerrectoría de Docencia, (por lo general se hace de
un día para otro).

La Vicerrectoría después de hacer lo correspondiente, enviará un oficio donde
se confirma la aprobación de la convocatoria y se dan las instrucciones del
caso, anexando a éste, el original de la convocatoria para que la dependencia
tomen de él, las fotocopias a publicar en donde lo crean conveniente,
enviaremos otra copia al puesto de información del bloque 16, la otra la
archivaremos para control interno y publicaremos en la web el texto de la
misma.
o
La dependencia al terminar el proceso de selección según lo
establecido en la convocatoria y en la fecha máxima fijada en el oficio
aprobatorio enviado por la Vicerrectoría de Docencia, deberá enviar el
resultado de la convocatoria según el modelo que aparece en los
formatos.
 Si la convocatoria fuere declara desierta por no presentarse
estudiantes o por que los que se presentaron no llenaron los
requisitos y expectativas de la dependencia, debe informar de su
declaratoria en el formato que utiliza para informar el resultado y
proceder a realizar nuevamente el proceso.
 Las convocatorias se declaran desiertas o sin validez si no se
envía el resultado en la fecha indicada.