XIIIª Reunión Técnica de Oficinas Gubernamentales Responsables del Suministro de la Información Estadística de Comercio Exterior 19 - 20 de agosto de 2010 Montevideo - Uruguay ALADI/RE.COMEX/XIII/di 7 19 de julio de 2010 ACTIVIDADES DEL CENTRO BIBLIOGRÁFICO DOCUMENTAL DE LA SECRETARÍA GENERAL El presente documento tiene el propósito de poner en conocimiento de los participantes de la XIIIª Reunión Técnica de Oficinas Gubernamentales Responsables del Suministro de la Información Estadística de Comercio Exterior (XIIIª RECOMEX) y de las Representaciones Permanentes de los países miembros ante la ALADI, las acciones realizadas por el Centro Bibliográfico Documental (en adelante CBD) del Departamento de Información y Estadísticas de la Secretaría General y que responden al Presupuesto por Programas de la Asociación para el año 2010. El CBD es responsable: - Del “Perfeccionamiento, actualización y mantenimiento del sitio Web y de la Intranet de la Asociación (Capítulo IV, Numeral 6 del Programa de Actividades)” en lo relativo a la Sección específica: “Biblioteca y Publicaciones”. - De la “Gestión, mantenimiento y actualización del Centro BibliográficoDocumental de la Asociación, consolidación de la biblioteca digital y modernización de los servicios (Capítulo IV, Numeral 9 del Programa de Actividades)”; En cumplimiento del Programa de Actividades, se presentan brevemente los antecedentes del CBD y se informa sobre las tareas que se realizan y las propuestas para incluir en el Programa de Actividades del 2011. 1. Antecedentes El CBD de la ALADI es una biblioteca especializada en el campo de la integración regional. Comenzó sus actividades con la creación de la Asociación Latinoamericana de Libre Comercio (ALALC) a partir de la firma del Tratado de Montevideo 1960. Acompaña la visión y la misión de la Asociación, procurando cumplir los planes y objetivos de la Institución de la que es parte. Ofrece a los usuarios información relevante y oportuna, adaptando los servicios que brinda a la dinámica regional e internacional, utilizando tecnologías de la información que facilitan el manejo de la misma El acervo bibliográfico se compone de los Documentos Oficiales de la ALALC y de la ALADI y de las publicaciones que el CBD adquiere por compra, canje o donación, teniendo un presupuesto propio. La colección consta de 100.000 volúmenes aproximadamente, incluyendo 1.000 títulos de publicaciones periódicas, abarcando los siguientes temas: • Integración • Relaciones Internacionales • Economía y Desarrollo Económico • Comercio Internacional • Derecho y Normas Jurídicas • Política • Medio Ambiente y Recursos Naturales • Economía y Producción • Infraestructura • Desarrollo e Inclusión Social • Educación, Ciencia y Tecnología Se destacan además en la colección, la legislación de los doce países miembros y Obras de Referencia especializadas en temas como Química, Ciencia y Tecnología, Ciencias Naturales, Derecho, Relaciones Internacionales, Atlas y Enciclopedias generales actualizadas. 2. Perfeccionamiento, actualización y mantenimiento del sitio Web y de la Intranet de la Asociación (Actividad IV.6) El CBD es responsable del mantenimiento y la actualización de la Sección “Biblioteca y Publicaciones” en el sitio web de la Asociación poniendo a disposición de los usuarios servicios vía Internet y vía Intranet. 2 Disponibilidad de los catálogos ALALC (Base de Datos ALALC: Documentos Oficiales de la ALALC). ALADI (Base De Datos DOCUM: Documentos Oficiales de la ALADI). Es considerada Biblioteca Digital por brindar los documentos en texto completo, como resultado del “Proyecto de Digitalización”. Se puede acceder a ella con una búsqueda en la base de datos o bien por las series documentales más destacadas. Documentos Virtuales (Base de Datos BiVir: documentos y sitios web seleccionados sobre temas de interés). Libros (Base de Datos LIVROS: libros y analíticas de revistas especializados en los temas de la Asociación). Revistas (publicaciones periódicas sobre temas de integración). Se pone a disposición tanto las revistas impresas como un catálogo de revistas de acceso público en Internet. Servicios Novedades bibliográficas ofrece servicios de alerta tanto de los Documentos Oficiales como de los libros y revistas que ingresan mensualmente a la colección. Además se proporcionan reseñas de los libros más destacados del mes. Solicitud de Bibliografías y de Fotocopias el usuario recibirá la información que solicitó en forma remota por este medio. Suscripción a los boletines de alerta al inscribirse recibirá mensualmente los boletines de información. Desideratas es un formulario de sugerencias que realiza el usuario sobre qué obras y/o sitios web le interesa que sean incorporados a la página web de la Asociación. Recursos complementarios Apoyo al trabajo académico (ayuda a preparar trabajos escritos, informes, currículum, bibliografías, etc. brindado además acceso a obras de referencia, diccionarios, etc.). Capacitación a usuarios (brinda capacitación acerca de cómo buscar información, cómo evaluar la información encontrada, etc.). Links de interés (proporciona links a grandes bibliotecas, editoriales, librerías y Diarios Oficiales). Publicaciones Pone a disposición las publicaciones que produce la Institución. 3 Evaluación de servicios El CBD en Internet, brinda la posibilidad de ser evaluado por los usuarios con el fin de adaptarse a las necesidades de los mismos y en procura de mejorar la calidad de sus servicios. 3. Gestión, mantenimiento y actualización del Centro Bibliográfico Documental de la Asociación. Consolidación de la Biblioteca Digital y modernización de los servicios (Actividad IV.9) El CBD realiza la gestión, el mantenimiento y la actualización de la colección documental y de todos los servicios derivados de la utilización y difusión de la misma. Ingreso del material bibliográfico Los materiales ingresan por canje, compra o donación, además de los que produce la Institución. Existe un proceso de selección de dichos materiales donde aquéllos que van a ser adquiridos, son registrados en una Base de Datos de Adquisiciones en la que se gestiona la compra con la aprobación de Técnicos y Autoridades. Procesamiento del material bibliográfico Se procesan técnicamente (siguiendo reglas internacionales) los materiales ingresados en las Bases de Datos anteriormente mencionadas: DOCUM, LIVROS, BIVIR, REVISTAS para desde éstas brindar servicios. Difusión del material bibliográfico Gestión y mantenimiento de bases de datos de Préstamos, Usuarios internos, Usuarios externos, generación del listado de distribución y boletines. Proyecto de Digitalización de los Documentos Oficiales de la ALADI Se concluyó con la etapa prevista en el Proyecto de Digitalización de la Documentación de ALADI retrospectiva 1980-1996 completando los archivos electrónicos de la colección. Restan por digitalizar los documentos no codificados que incluyen en su gran mayoría a la documentación emanada del Departamento de Apoyo a los Países de Menor Desarrollo Económico Relativo. Dentro de la colección digitalizada se incorporaron todos los antecedentes y documentación vinculada con la RECOMEX desde sus comienzos hasta la actualidad. 4. Proyectos propuestos para ser incluidos en el Programa de Actividades del 2011 Actualización de las TICs en el CBD Es necesario actualizar los softwares de procesamiento de información bibliográfica que posee el CBD acorde al desarrollo de las nuevas tecnologías en esta 4 área, que trabajan en paquetes integrales de gestión Software ABCD (con módulos de adquisiciones, catalogación, préstamos, plataforma web, etc.). Las mejores prestaciones de este cambio estarían fundamentalmente en la integración de módulos que abarcan todas las actividades del CBD, con especial énfasis en las mejoras relativas a los servicios al usuario y la tecnología de recuperación de la información, mejorando las herramientas de búsqueda. Digitalización de la Documentación de los Países de Menor Desarrollo Económico Relativo y otros documentos sin codificar Esto permitiría concluir con la Biblioteca Digital de los Documentos Oficiales de la ALADI, dado que quedaría digitalizada completamente la colección 1980-2010. Digitalización de la Estructura Jurídica de la ALALC Se proyecta digitalizar la estructura jurídica de la ALALC considerando que es la información institucional más relevante de ese período. Completar el procesamiento técnico de la colección ALALC El acervo documental de la ALALC ha sido procesado técnicamente en un 80%. La reducción del personal profesional en el CBD ha determinado suspender esa tarea. Reconversión del archivo impreso en fichas a catálogo electrónico Es necesario reconvertir el antiguo catálogo de fichas impresas al catálogo electrónico general y así poder integrar al catálogo general automatizado la información bibliográfica correspondiente a la colección en el período 1960-1988. Perfiles de usuarios y evaluación de los servicios Sistematización de Encuestas a Usuarios Externos e Internos del Centro Bibliográfico-Documental (CBD) de la Secretaría General con la finalidad de obtener herramientas de evaluación que permitan mejorar los servicios que se brindan a los mismos adaptándolos a sus necesidades. _________________ 5