CARACTERIZACIÓN SUBPROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL PROCESO: RESPONSABLE : OBJETIVO: ALCANCE: RIESGOS: PROVEEDOR Planeación estratégic a Todos los procesos Entidades estatales, publicas y privadas, Personas naturales Versión: 01 Fecha: 12/07/2012 Aprobó: Representante por la Dirección Página 1 de 2 GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Asistente administrativa I de Archivo y Correspondencia Administrar la correspondencia de la organización mediante planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por áreas de la Cámara de Comercio de Cartagena y otras entidades, conllevando a la conservación y entrega oportuna de la misma con el objeto de facilitar su utilización y conservación Aplica a la conservación, recepción y entrega de documentación de todos los proceso de la organización Perdidas de documentos Deterioro de documentos Entrega no oportuna de documentos Inadecuado almacenamiento de documentos Inadecuada copia digitalizada de documentos ENTRADAS CICLO DE MEJORA CONTINUA P Políticas y lineamientos institucionales Correspondencia H V A ACTIVIDAD Elaboración de reglamento y políticas Elaboración de tablas de retención documental Recibir correspondencia Enviar correspondencia Archivar Custodiar documentos Control de entrega de correspondencia Tomar acciones de mejora RECURSOS: Físicos: 3 scanner, 2 computadores, 1 fax, teléfono, muebles y enseres Software: docuware, ERP, procesadores de texto y datos Humano: asistente administrativo I, asistente administrativo II, practicante EVIDENCIAS Formato control de mensajería Formato entrega de documentos del archivo central a otras áreas Formato envío y recibo de correspondencia NOMBRE DE INDICADOR(ES) REQUISITOS LEGALES: Entrega de documentos: # documentos recibidos/ #documentos entregados*100 Ley 594 de 2000: ley general de archivos Decreto 4124 de 2004: sistema nacional de archivos y disposiciones de archivos privados Acuerdo 16 de 2002: Política archivística y manejo de archivos Oportunidad de entrega: (tiempo de entrega programado-tiempo real de entrega)/tiempo de entrega PRODUCTO/SERVICIO CLIENTES Envío de correspondencia Documentación archivada Todos los procesos Entidades estatales, públicas y privadas, Personas naturales Todos los procesos DOCUMENTOS Tabla de retención documental Procedimiento de envío de correspondencia Procedimiento de recepción de correspondencia Procedimiento de archivo REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001:2000 4.2.3 Control de los documentos 4.2.4 Control de los registros 6.3 infraestructura 6.4 ambiente de trabajo 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio 8.2 seguimiento y medición CARACTERIZACIÓN SUBPROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL programado*100 públicos de las Cámaras de Comercios Acuerdo 39 del 2002 del Archivo General de La Nación Acuerdo 42 del 2002 del Archivo General de La Nación Acta Archivo (Cámara De Comercio) Ntc 4095 Versión: 01 Fecha: 12/07/2012 Aprobó: Representante por la Dirección Página 2 de 2 8.4 análisis de datos 8.5 mejora