C-GD

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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CONTENIDO
pág.
1.
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
4
1.1.
Nombre del Proceso
4
1.2.
Nivel del Proceso
4
1.3.
Normatividad
4
2.
OBJETIVO
4
3.
ALCANCE
5
3.1.
Inicia
Error! Bookmark not defined.
3.2.
Hasta
5
3.3.
Incluye
5
4.
CARGO RESPONSABLE DEL PROCESO
5
4.1.
Responsable
5
4.2.
Participantes
5
5.
DIAGRAMA DE BLOQUE
6
6.
PRODUCTO
6
6.1.
INTERACCIONES
7
6.2.
Criterios de Calidad del producto/servicio
9
6.3.
Control de producto no conforme
9
7.
RECURSOS
9
7.1.
Recursos Monetarios
9
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7.2.
Recursos Físicos
9
7.3.
Recursos Humanos
9
8.
CUADRO DE MANDO INTERGRAL
9
9.
INSTRUCTIVO METODOLÓGICO
10
10.
PARÁMETROS DEL CONTROL DE LOS REGISTROS
15
11.
DOCUMENTOS DE APOYO
17
12.
DEFINICIONES
17
12.1. Consulta de documentos
17
12.2. Depuración
17
12.3. Radicado
17
12.4. Recepción de documentos
17
12.5. Recuperación de documentos
17
12.6. Transferencia de Archivos
17
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1. CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
1.1.
Nombre del Proceso
Gestión Documental Correspondencia y Archivo
1.2.
Nivel del Proceso
Apoyo.
1.3.
Normatividad
TIPO DE
NORMA
Ley
NÚMERO
NTC ISO
DENOMINACIÓN
DE LA NORMA
ARTICULOS
APLICACIÓN
ESPECIFICA
Todos los
artículos de la
ley
2000
Ley General de
Archivo
Emitidos por el
archivo general
de la nación
Resoluciones y
decretos
01
29 de enero
2007
Conformación
Comité de Archivo
Comité de
archivo
12
Asignación de
23 de mayo 2007 Funciones del
Comité de Archivo
Comité de
archivo
594
Resoluciones
y decretos
Resolución
Rectoral
Comité de
Archivo
Resolución
Rectoral
Comité de
Archivo
FECHA DE
ENTRADA EN
VIGENCIA
9001
2008
Norma Técnica
Colombiana
Todos aquellos que intervengan
en el manejo del archivo
4.1, 4.2.3,
4.2.4, 7.5.1,
7.5.3, 7.5.5,
8.3,8.4, 8,5
Relacionados
con la
elaboración de
los documentos
2. OBJETIVO
Administrar y Controlar los documentos internos y externos de la institución para
lograr así la prestación de un adecuado servicio y la preservación del archivo.
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3. ALCANCE
3.1.
Desde
Con la recepción de correspondencia externa o comunicación interna
3.2.
Hasta
La entrega o envío del documento.
3.3.
Incluye
El control sobre la preservación del archivo.
4. CARGO RESPONSABLE DEL PROCESO
4.1.
Responsable
Responsable de Recursos Físicos.
4.2.
Participantes
Secretaría General
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5. DIAGRAMA DE BLOQUE
1. PLANEAR LAS
ACTIVIDADES PARA
EL AÑO
5 REVISAR
DOCUMENTOS
DEPURADOS Y
APROBAR SU
DESTINO
9.
RETROALIMENTAR
EL SISTEMA
2 RECEPCIONAR Y
RADICAR LOS
DOCUMENTOS
3. ARCHIVAR
SOPORTES DE
RECEPCION Y ENVIÓ
DE
CORRESPONDENCIA
6. TRANSFERENCIA
DE ARCHIVO DE
GESTIÓN AL
ARCHIVO CENTRAL
7. PRESERVAR LA
DOCUMENTACION
4.
DEPURARACION
DEL ARCHIVO
8. SEGUIMIENTO Y
EVALUACION DEL
PROCESO
10. HACER BACK UP
DE LA
INFORMACION
ELECTRONICA
6. PRODUCTO
Correspondencia y documentos producidos, controlados y conservados.
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INTERACCIONES
ENTRADA
Recursos físicos
Responsable de
recursos físicos
Admisiones y
registros
Coordinador de
admisiones y
registro
Planeación
Estratégica
Coordinadora de
Planeación
INFORMACIÓN
Políticas para el
manejo y envió de
correspondencia
consulta de hojas
de vida de
estudiantes
Plan Estratégico Y
Políticas Y
Directrices Para
Elaborar El Plan
Estratégico De
Unidad
Informe de
Evaluación de
Control Interno
Administración y
mejoramiento
del SGC
Directora de
Calidad y Control
Interno
Informe consolidado
de auditoría de
calidad, informe de
auditoría de calidad
Documentos
vigentes del sistema
de Gestión de la
Calidad
SUBPROCESOS
Correspondencia Y Archivo
RESPONSABLE
SALIDA
MEDIO
Magnético O Impreso
SUBPROCESO
EMISOR
SUBPROCESO
RECEPTOR
INFORMACIÓN
Todos Los
Subprocesos
Políticas
entregadas
Admisiones y
registros
Consulta de hojas
de vida realizada
Planeación
Estratégica
Plan Estratégico
De Unidad
Solicitudes De
Modificación
Acciones
propuestas
eficaces frente a
las no
conformidades
Evaluación de
Control Interno
Plan de
mejoramiento y
avances del plan
de mejoramiento
Solicitudes de
ajuste documental
MEDI
O
Magnético O Impreso
6.1.
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Gestión de
tecnología e
informática
Todos los
procesos
Instituciones
educativas y/o
empresas
Coordinador de
gestión
informática
Líderes de
proceso,
coordinadores
,secretarias
Instituciones
educativas y/o
empresas
Asesoría para
realizar el back up
Correspondencia
interna o externa
Consulta de
información
NA
Físico
Gestión de Back
Up
Todos los
procesos
Instituciones
educativas y/o
empresas
Base de Datos,
Outlook, Datos de
Office,
Correspondencia
interna o externa
recibida y
entregada
Consulta de
información
realizada.
Físico
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6.2.
Criterios de Calidad del producto/servicio
Cumplimiento de las políticas para el manejo de la correspondencia, Cumplimiento
de parámetros del control de los registros, Debido diligenciamiento de los formatos
de envío y recepción, Oportunidad en la distribución de la correspondencia tanto
interna como externa.
6.3.
Control de producto no conforme
Se aplica según subproceso para control del producto o servicio no conforme.
7. RECURSOS
7.1.
Recursos Monetarios
Presupuesto definido anualmente.
7.2.
Recursos Físicos
Papelería, equipos de oficina, útiles de oficina, archivo, instalaciones, sistema de
comunicación, equipos de cómputo, internet, redes.
7.3.
Recursos Humanos
Secretario General, responsable de Recursos Físicos, Secretarias.
8. CUADRO DE MANDO INTERGRAL
(Ver anexo)
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9. INSTRUCTIVO METODOLÓGICO
PHVA
P
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TAREA
1. PLANEAR LAS
ACTIVIDADES PARA
EL AÑO.
RESPONSABLE DE
RECURSOS FÍSICOS
1. REALIZAR EL PLAN ESTRATEGICO
DE UNIDAD
REGISTRO
NOMBRE CÓDIGO
P.E.U
Control
interno de
1. SE RADICA LA INFORMACION PARA
corresponde
SUS DESTINATARIOS.
ncia
P.E-F1
GDCA-F1
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
H
2. RECEPCIONAR Y
RADICAR LOS
DOCUMENTOS
RESPONSABLE DE
RECURSOS FÍSICOS
2. SE RECEPCIONAN Y ENVIAN LOS
DOCUMENTOS INTERNOS QUE
SON PARA EL EXTERIOR YA SEA
POR CORREO CERTIFICADO O CON
EL MENSAJERO
Control de
corresponde
ncia enviada
por correo
certificado o
mensajero
GDCA-F2
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PHVA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
H
3. ARCHIVAR SOPORTES
DE RECEPCION Y ENVIÓ
DE CORRESPONDENCIA
TAREA
1. SE ARCHIVAN LOS SOPORTES
DE ENVIÓ DE LA
CORRESPONDENCIA
RESPONSABLE DE
2. SE ARCHIVAN LOS SOPORTES DE
RECURSOS FÍSICOS
LA CORRESPONDENCIA RECIBIDA
1. REALIZAR EL CRONOGRAMA DE
EXPURGO
H
4. DEPURACION
DEL ARCHIVO
RESPONSABLE DE
2. SE REALIZA LA DEPURACION
RECURSOS FÍSICOS
CON LAS UNIDADES CON BASE
EN LOS PARAMETROS DE
CONTROL DE LOS REGISTROS
DE CADA PROCESO Y SEGÚN LA
NORMATIVIDAD
REGISTRO
NOMBRE
CÓDIGO
SOPORTES
DE
CORRESPO
NDENCIA
RSC
SOPORTES
DE
CORRESPO
NDENCIA
RSC
CARTA
RSC
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PHVA
V
ACTIVIDAD
5. REVISAR
DOCUMENTOS
DEPURADOS Y
APROBAR SU
DESTINO
RESPONSABLE
COMITÉ DE ARCHIVO
TAREA
1. EN COMITÉ DE ARCHIVO SE
REALIZAN AJUSTES Y/O
ACLARACIONES SOBRE EL
LISTADO PARA LA DECISION
FRENTE AL DESTINO DE LOS
DOCUMENTOS DEPURADOS.
2. EN EL ACTA DEL COMITÉ
QUEDA CONSIGNADA LA
DECISIÓN TOMADA
REGISTRO
NOMBRE
CÓDIGO
ACTA DE
REUNION
INTERDISCIPLI
NARIA
SGC-CDRF2
ACTA DE
REUNION
INTERDISCIPLI
NARIA
SGC-CDRF2
1. SEPARAR EL ARCHIVO
INACTIVO
H
LIDERES DE PROCESO
6. TRANSFERENCIA DE SECRETARIAS,
ARCHIVO DE GESTIÓN RESPONSABLE DE
AL ARCHIVO
RECURSOS FÍSICOS,
CENTRAL
2. MARCAR DEBIDAMENTE LAS
CAJAS EN LAS CUALES SE
GUARDARA EL ARCHIVO
INACTIVO
3. REALIZAR LA CARTA DE
RELACION DE LOS
DOCUMENTO A TRANSFERIR
AL ARCHIVO CENTRAL CON
ORIGINAL Y COPIA
DEBIDAMENTE FIRMADOS
RSC
RSC
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PHVA
H
V
ACTIVIDAD
7. PRESERVAR LA
DOCUMENTACION
8.SEGUIMIENTO Y
EVALUACION DEL
PROCESO
RESPONSABLE
TAREA
REGISTRO
NOMBRE
CÓDIGO
1. ALMACENAR ADECUADAMENTE
LAS CAJAS DE ARCHIVO, PARA
LA PROTECCIÓN CONTRA EL
POLVO Y LAS CONDICIONES
CLIMÁTICAS.
RESPONSABLE DE
RECURSOS
FÍSICOS,SECRETARIAS
,LIDERES DE
2. EFECTUAR UNA REVISIÓN
PROCESO
ANUAL PARA VERIFICAR EL
ESTADO DE LA
DOCUMENTACIÓN,SE LEVANTA
UNA ACTA EN CASO DE
ENCONTRAR INCONSISTENCIAS
1. ELABORAR LOS INDICADORES
DEL PROCESO, ANALIZARLOS Y
DETERMINAR QUE ACCIONES O
PLANES DE MEJORAMIENTO SE
PUEDEN TOMAR CON BASE EN
LOS RESULTADOS.
2. ELABORAR EL INFORME ANUAL
DE LA GESTIÓN DEL PROCESO
Y REMITIRLO
CUADRO DE
MANDO
INTEGRAL
P.E -F2
RSC
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PHVA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TAREA
REGISTRO
NOMBRE
CÓDIGO
1. REVIZAR PERMANENTEMENTE EL
PROCESO ,PARA DOCUMETAR MEJORAS
Y NOTIFICARLAS A LA DIRECCION DE
CALIDAD
V
9. RETROALIMENTAR
EL SISTEMA
RESPONSABLE DE
RECURSOS
FÍSICOS
2. DOCUMENTAR ACCIONES DE MEJORA
QUE CONTRIBUYAN A MANTENER EL
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.
3. REMITIR LAS ACCIONES DE MEJORA A
LA DIRECCIÓN DE CALIDAD Y CONTROL
INTERNO. PARA SU ANÁLISIS Y
APROBACIÓN.
4. SE SOCIALIZA LA GUIA PARA CONOCER
CUALES SON LOS DOCUMENTOS DE
IMPORTANCIA PARA LA INSTITUCION.
H
10. HACER BACK UP
DE LA INFORMACION
ELECTRONICA
REPORTE
DE NO
CONFORMID
AD Y
ACCIONES
PROPUESTA
S
REPORTE
DE NO
CONFORMID
AD Y
ACCIONES
PROPUESTA
S
SGCACPM-F6
SGCACPM-F6
R.S.C
5. SE DETERMINA LA IMPORTANCIA DE LOS
ARCHIVOS A GUARDAR
R.S.C
6. SE REALIZA EL DEBIDO PROCESO PARA
RESGUARDAR LA INFORMACION EN LA
INTRANE
R.S.C
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10. PARÁMETROS DEL CONTROL DE LOS REGISTROS
CONTROL INTERNO DE
CORRESPONDENCIA
ENTREGADA
GDCA-F1
CONTROL DE
CORRESPONDENCIA
ENVIADA POR CORREO
CERTIFICADO
GDCA-F2
CONTROL DE
CORRESPONDENCIA
ENVIADA CON EL
MENSAJERO
GDCA-F2
TRASFERENCIAS DE
DOCUMENTOS AL ARCHIVO
CENTRAL
CMI
P.E.U
RSC
PE-F2
P.E-F1
3
4
5
RESPONSABLE DE
ARCHIVAR
MEDIO
ACCESO/
UBICACIÓN
CONSERVACIÓN EN
EL ARCHIVO DE
GESTIÓN
DISPOSICIÓN
5 AÑOS
ARCHIVO FISICO CARPETAS
CÓDIGO
2
FISICO
NOMBRE
1
RESPONSABLE DE RECURSOS FÍSICOS
IDENTIFICACIÓN
5 AÑOS
RECICLAJE
5 AÑOS
10 AÑOS
ARCHIVO
INACTIVO
PERMANENTE
ELECTRONICO
INTRANET
PERMANENTE
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LISTADO DE DOCUMENTOS
A ELIMINAR
ACTA COMITÉ DE ARCHIVO
CARTA DE RELACION
RSC
FISICO
CARPETAS
5 AÑOS
ARCHIVO
INACTIVO
SGC-CDR-F2
ELECTRONICO
INTRANET
PERMANENTE
ARCHIVO
INACTIVO
RSC
FISICO
CARPETAS
3 AÑOS
RECICLAJE
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11. DOCUMENTOS DE APOYO
Políticas para el manejo de la correspondencia.
12. DEFINICIONES
12.1. Consulta de documentos
Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la
información que contienen.
12.2. Depuración
Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran
aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior
eliminación.
12.3. Radicado
Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a
las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora
de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los
términos de vencimiento que establezca la ley.
12.4. Recepción de documentos
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar
para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural
o jurídica.
12.5. Recuperación de documentos
Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los
documentos requeridos.
12.6. Transferencia de Archivos
Emisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico,
de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.