Expedición de paz y salvo PRO-23-1-01-18 FECHA PUBLICACIÓN 12/01/2016 MACROPROCESO Recursos Académicos NIVEL 1 Recursos Bibliográficos NIVEL 2 Servicios de Información Bibliográfica Tabla de contenido 1. OBJETIVO .................................................................................................. 1 2. ALCANCE ................................................................................................... 2 3. NORMATIVIDAD ......................................................................................... 2 3.1. 3.2. 4. RESPONSABILIDADES ................................................................................. 2 4.1. 4.2. 5. Directrices: .................................................................................... 2 Lineamientos: ................................................................................. 2 Responsable del proceso: ................................................................. 2 Responsabilidades : ......................................................................... 2 DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ................................ 3 5.1. Diagrama de flujo: Expedición de paz y salvo ................................................. 3 5.2. Descripción de actividades: Expedición de paz y salvo ..................................... 3 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................... 5 8. INDICADORES ............................................................................................ 5 9. RIESGOS ................................................................................................... 7 10. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................... 7 11. APROBACION ............................................................................................. 7 Expedición de paz y salvo PRO-23-1-01-18 FECHA PUBLICACIÓN 12/01/2016 MACROPROCESO Recursos Académicos NIVEL 1 Recursos Bibliográficos NIVEL 2 Servicios de Información Bibliográfica 1. OBJETIVO Verificar que los usuarios Uniandinos, se encuentren a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas en relación con el pago de multas pendientes o con la entrega de libros. 2. ALCANCE El proceso inicia con una solicitud de paz y salvo por parte del usuario, y finaliza con la inactivación del usuario en el sistema. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices: Manual de registro de notas en Symphony Reglamento Sistema Bibliotecas 3.2. Lineamientos: 4. El paz y salvo sólo se expedirá físicamente a los estudiantes que no tienen multas pendientes. El Área Administrativa generará un reporte masivo en Symphony, solamente si el listado que remite Gestión Humana supera los 20 estudiantes. En caso contrario, el proceso debe realizarse de forma manual como se viene gestionando hasta el momento. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del proceso: JEFE SERVICIOS - SBSER - 10001993 4.2. Responsabilidades : Auxiliar Bibliotecas: Se verifica en el sistema Banner si el usuario se encuentra matriculado en el periodo actual. Expedición de paz y salvo PRO-23-1-01-18 FECHA PUBLICACIÓN 12/01/2016 MACROPROCESO Recursos Académicos NIVEL 1 Recursos Bibliográficos NIVEL 2 Servicios de Información Bibliográfica Si el usuario es estudiante y va continuar adelantando estudios en otros programas, se entregará el paz y salvo y no se desactiva en el sistema, se deberá entonces hacer la nota correspondiente para este caso. Una vez verificado en el sistema que los usuarios no tiene pendientes con el Sistema de Biblioteca se reenviará la información a la Jefatura de Servicios de Información, la Coordinación de Servicios y el Gestor de Sala Virtual. Se enviará correo a los estudiantes candidatos a grado y a los profesores y empleados con multas o préstamos pendientes, con copia al jefe de oficina de Registro y GHDO, invitándolos a ponerse al día. Únicamente se entregará el formato de paz y salvo en el Punto de Información a estos usuarios cuando se pongan al día con el Sistema de Bibliotecas con el fin de facilitar el control de Admisiones y Registro y GHDO. Se realizarán estadísticas de cuántos paz y salvo de aspirantes a grado y de empleados se han otorgado por parte del Sistema de Bibliotecas. Jefe de Servicios de Información Envía correo con la lista de estudiantes que se encuentran con pendientes o en mora en el Sistema a la Oficina de Admisiones y Registro. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo: Expedición de paz y salvo 5.2. Descripción de actividades: Expedición de paz y salvo ENTRADA PROVEEDOR Solicitud de paz y salvo Usuarios con acceso al Sistema de Bibliotecas: estudiantes, profesores, empleados SALIDA Usuario inactivo en el sistema CLIENTE Usuario: empleado, estudiante, profesor Expedición de paz y salvo PRO-23-1-01-18 FECHA PUBLICACIÓN 12/01/2016 MACROPROCESO Recursos Académicos No ACTIVIDAD 1 Enviar lista de estudiantes a graduarse 2 3 4 Notificar retiro de un empleado NIVEL 1 Recursos Bibliográficos DESCRIPCIÓN Admisiones y Registro envía lista estudiantes próximos a graduarse para verificar su estado de cuenta con el Sistema de Bibliotecas. A través de correo electrónico se le notifica al usuario sobre su estado de cuenta indicándole las multas pendientes que debe saldar, para poder obtener el certificado de paz y salvo. Adicionalmente, el Jefe de Servicios envía un correo a Admisiones y Registro con la lista de estudiantes con multa. Se da inicio el proceso de Conciliación de multas. El certificado de paz y salvo se expide únicamente a los estudiantes que no tienen multas pendientes. 5 Expedir certificado de paz y salvo 6 Se genera una lista de los empleados con Generar y enviar lista de y sin paz y salvo y se le envía por correo a empleados con y sin paz la Dirección de Admisiones y Registro y y salvo GHDO. 7 SISTEMA DOCUMENTOS ADMINISTRACIÓN A través de un correo electrónico enviado DEL TALENTO por GHDO, se notifica el retiro de un HUMANO Y empleado, para validar su estado de BIENESTAR cuenta con el Sistema de Bibliotecas. Se verificará en Symphony que el usuario (estudiante o empleado) no tenga multas pendientes por cancelar, ni libros cargados en su cuenta. Verificar multas, -El responsable de realizar esta tarea préstamos y/o para el caso de los estudiantes es un solicitudes en el sistema Auxiliar de Punto de Información. -El responsable de realizar esta tarea para el caso de empleados es el Coordinador de Servicios. Enviar notificaciones RESPONSABLE DIRECCIÓN DE ADMISIONES Y REGISTRO NIVEL 2 Servicios de Información Bibliográfica AUXILIAR BIBLIOTECA SERVICIOS SISTEMA BIBLIOTECAS Symphony AUXILIAR BIBLIOTECA SERVICIOS SISTEMA BIBLIOTECAS Lista de estudiantes sin paz y salvo AUXILIAR BIBLIOTECA SERVICIOS SISTEMA BIBLIOTECAS Paz y salvo AUXILIAR BIBLIOTECA SERVICIOS SISTEMA BIBLIOTECAS Lista de empleados con y sin paz y salvo ADMINISTRACIÓN Recibir listado de DEL TALENTO Se recibe por correo la lista de empleados empleados con y sin paz HUMANO Y con y sin paz y salvo. y salvo BIENESTAR Expedición de paz y salvo PRO-23-1-01-18 FECHA PUBLICACIÓN 12/01/2016 MACROPROCESO Recursos Académicos NIVEL 1 Recursos Bibliográficos NIVEL 2 Servicios de Información Bibliográfica 6. DEFINICIONES GHDO: Gestión Humana y Desarrollo Organizacional Paz y salvo: Documento que certifica que el usuario se encuentra o no libre de multas o documentos cargados en el Sistema de Bibliotecas. Symphony: Sistema Integrado de Gestión de Bibliotecas, recurso con el cual se administran los recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y /o electrónico. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) PRO-23-1-01-17 Conciliación de multas Formato paz y salvo ISO-9001_2008 Lista de estudiantes sin paz y salvo REGISTRO DE NOTAS FINAL REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECAS 8. INDICADORES FICHA DEL INDICADOR USUARIOS CON PENDIENTES SOLUCIONADOS Código del indicador IND-23-1-01-181 Responsable del indicador Gestor de Servicios Sala Virtual Objetivo Método de Medición Identificar el porcentaje de usuarios que al finalizar su actividad académica con la Universidad, se encuentran con deudas o pendientes con el Sistema de Bibliotecas y realizan exitosamente la conciliación de multas o pendientes. Recopilar la información de las listas enviadas por Admisiones Registro y GHDO filtrando los registros para identificar el número de deudores aspirantes a grado y contrarrestándolo con el total de casos resueltos. Unidad de Medida Porcentaje Fórmula [# de usuarios con pendientes o deudas solucionadas/ # de usuarios con pendientes o deudas]*100 Variables Numerador: # de usuarios con pendientes o deudas solucionadas Expedición de paz y salvo PRO-23-1-01-18 FECHA PUBLICACIÓN 12/01/2016 MACROPROCESO Recursos Académicos NIVEL 1 Recursos Bibliográficos Limitaciones NIVEL 2 Servicios de Información Bibliográfica Denominador: # de usuarios con pendientes o deudas Ninguna Periodicidad Listas enviadas por Admisiones Registro y GHDO Registro y control de punto de información Grupo de estudiantes candidatos a grado o empleados reportados por retiro de la universidad Anual Meta Menos del 5% Observaciones Ninguna Fuente de datos Granularidad FICHA DEL INDICADOR USUARIOS EN MORA Código del indicador IND-23-1-01-182 Responsable del indicador Gestor de Servicios Sala Virtual Objetivo Identificar el porcentaje de usuarios que al finalizar su actividad académica con la Universidad, se encuentran con deudas o pendientes con el Sistema de Bibliotecas. Método de Medición Recopilar la información de las listas enviadas por Admisiones Registro y GHDO filtrando los registros para identificar el número de deudores aspirantes a grado o por retiro de la universidad, y contrarrestándolo con el total de graduados y retirados en el año. Unidad de Medida Porcentaje Fórmula [# de paz y salvos expedidos en el año / (# Total de graduados en el año + empleados reportados por retiro de la universidad)]*100% Variables Limitaciones Fuente de datos Numerador: # de paz y salvos expedidos en el año Denominador: # total de graduados el año y empleados reportados por retiro de la universidad Ninguna Listas enviadas por Admisiones Registro y GHDO Total de graduados: Oficina de egresados Granularidad Grupo de estudiantes candidatos a grado o empleados reportados por retiro de la universidad Periodicidad Anual Meta Menos del 5% Observaciones Ninguna Expedición de paz y salvo PRO-23-1-01-18 FECHA PUBLICACIÓN 12/01/2016 MACROPROCESO Recursos Académicos NIVEL 1 Recursos Bibliográficos NIVEL 2 Servicios de Información Bibliográfica 9. RIESGOS CALIDAD DE SERVICIO Demora en la expedición del paz y salvo o conciliación de la multa. SEGURIDAD Expedir un paz y salvo sin una conciliación de multas o devolución de material bibliográfico. OPERATIVO · Enviar dentro de la lista de empleados o estudiantes, algún usuario que no esté en mora o tenga algún pendiente. · No enviar dentro de la lista de empleados o estudiantes, algún usuario que esté en mora o tenga algún pendiente 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN 0 ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 13/05/2015 Publicación 12/01/2016 11. APROBACION ELABORÓ NOMBRE CARGO FECHA Manuela Peña Infante Ingeniera de Procesos 13/05/2015 Ricardo Florez Jefe Servicios 03/11/2015 Alberto Monsalve Coordinador Servicios 03/11/2015 Ricardo Florez Jefe Servicios 03/11/2015 REVISÓ APROBÓ