TEMA 4: LA UNIDAD DE INFORMACIÓN 4.1 Concepto 4.2 Servicios 4.3 Tipos de unidades de información 4.4 Gestión y planificación 4.1 CONCEPTO: UNIDAD ORGANIZADA QUE TIENE POR OBJETO LA PRODUCCIÓN, ANÁLISIS, CONSERVACIÓN Y DIFUSIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN • Bibliotecas • Archivos • Museos • Centros de documentación • Empresas informativas − Atendidas por especialistas en información • Sirven productos y/o servicios de información a las organizaciones donde se ubican • Se encarga del sistema de información de las organizaciones: documentalista−gestor 4.2 SERVICIOS DE LA UNIDAD DE INFORMACIÓN Dos grupos: 1.− Servicios sobre demandas o de respuesta a demandas preformuladas − Servicio de información referencial: • Información general relacionada con la organización • Información factual de respuesta rápida a preguntas concretas (fechas, cifras, autores, etc.) • Información sobre organismos e instituciones − Servicio de información bibliográfica: • Necesidad de información sobre un tema concreto • Búsquedas en bases de datos − Servicio de acceso al documento primario: • Pone a disposición de los usuarios los documentos localizados a través del servicio de información bibliográfica • Necesidad de bibliotecas, centros de depósito o redes de bibliotecas − Servicio de información elaborada o de Análisis de la información: • Analiza y evalúa la información 1 • Usuarios muy especializados 2.− Servicios de difusión de la información (generadores de demanda) − Servicio de difusión de la información de interés general para todos los usuarios • Elaboración de catálogos del centro de documentación • Boletín de novedades • Elaboración de sumarios • Página web − Servicio de Difusión Selectiva de la Información −DSI− • Perfil por usuario • Formulario • Tema específico 4.3 TIPOS DE UNIDADES DE INFORMACIÓN: − Centros especializados en documentos primarios o fuentes de información primaria • Acumulan documentos en función de distintos criterios • Dedicados a la conservación • Bibliotecas y archivos − Centros especializados en la difusión de la información referencial: • Seleccionan la información • Analizan, indizan y desarrollan distintos servicios de información en función de los usuarios • CINDOC • Centros de empresas, periódicos, televisiones, etc. − Centros para servicios especializados: realizan alguna de las funciones de la cadena documental • Centros de orientación o referencia: • No proporciona la información • Orienta sobre dónde obtenerla • Centros de depósito: • Bibliotecas científicas • Colección de documento primario especializado • CINDOC, British Library Lending Division • Centros de análisis: • Analizan los documentos especializados en una disciplina • Bases de datos comerciales: Index Medicus, Chemical abstracts 4.4 GESTIÓN Y PLANIFICACIÓN Factores que intervienen: • Planificación: proceso mediante el cual se determinan los objetivos que se quieren conseguir y se identifican los caminos para alcanzarlos • Organización: relacionada con el conjunto de técnicas conducentes a obtener una institución 2 estructurada • Dirección o ejecución: es el proceso en el que se pone en marcha el plan • Control de resultados: comparación de la situación real y objetivos previamente fijados Niveles de gestión: Alta dirección: • Se ocupa de la planificación • Tareas de política y representación Mandos intermedios: • Concretan estrategias generales: programas y proyectos • Elaboran informes para los mandos • Coordinan los diferentes departamentos Gestores de primera línea: • Ejecutan programas y proyectos • Gestión cotidiana de recursos para conseguir objetivos a corto plazo Planificación: Tiene por objeto la determinación de los objetivos a conseguir y las estrategias y acciones para lograrlos Dos fases: • Planificación estratégica: planteamiento de propósitos y objetivo que pretendemos alcanzar • Planificación operativa: fase en la que se producen los hechos u operaciones que van a provocar el cambio de situación 3