1. OBJETIVO Permitir el acceso oportuno a un documento o grupo

ALCALDIA DE POPAYAN
P-GD-08
CONSULTA DE DOCUMENTOS
Versión: 02
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1. OBJETIVO
Permitir el acceso oportuno a un documento o grupo de documentos con el fin de
conocer la información que contienen.
2. ALCANCE
Involucra todo lo concerniente al proceso de archivo este procedimiento inicia con
petición de préstamo del documento y finaliza con la devolución del mismo al
archivo.
3. DEFINICIONES
CONSULTA: Buscar documentación acerca de un asunto o materia.
FONDO DOCUMENTAL: Es el conjunto o colección de documentos existentes en
un sitio determinado, con una organización y unos procedimientos definidos para
su utilización y aprovechamiento.
PROCEDIMIENTO: Una serie secuencial de pasos que son seguidos por los
miembros de la organización para cumplir un propósito específico.
RREQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u
obligatoria.
RESTRICCIONES: Son las condiciones que impiden o limitan el uso o consulta de
algún documento específico.
USUARIO: Es la persona natural o jurídica que hace la solicitud de consulta de
algún documento ante el archivo. Se cataloga como interno o externo si pertenece
o no a la entidad.
4. ASPECTOS GENERALES.
Cada usuario se responsabilizará por el cuidado y entrega de los documentos en
las fechas indicadas.
ELABORACIÓN
______________________________
Wilson H. Cuellar
GESTIÓN DOCUMENTAL
REVISION
______________________________
Wilson H. Cuellar
GESTIÓN DOCUMENTAL
APROBACION
_________________________________
Andréss Collazos
GESTIÓN DOCUMENTAL
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P-GD-08
Versión: 02
CONSULTA DE DOCUMENTOS
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La salida temporal de documentos, solo se hará en casos imprescindibles. El jefe
del área de archivo autorizará la salida temporal de documentos originales, copias
o expedientes del archivo central y solo en los siguientes eventos:
a) Por solicitud expresa del jefe de dependencia productora de los documentos.
b) Por solicitud de entes judiciales, fiscales o de control.
c) Por motivos técnicos como la reprografía o procesos de restauración.
5. DESCRIPCIÓN
No
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
1
Realizar la consulta
2
Verificar
competencia
entidad
3
Orientar al usuario
sobre el procedimiento
a seguir
4
Verificar restricciones
5
Diligenciar la solicitud
6
Registrar el préstamo
de documentos
7
Controlar la devolución
de
la
la
El usuario interno o externo hace
una consulta sobre un asunto o
documento.
Si no es competencia de la
entidad se remite al usuario a otra
fuente o entidad que corresponda.
Se orienta al usuario sobre el
procedimiento para acceder a los
fondos documentales y se le
informa sobre el reglamento de
consulta de la entidad.
Se verifica que el documento
solicitado no tenga restricción de
consulta alguna.
El usuario diligencia el registro o
la solicitud de servicio de
documentos y atiende a las
instrucciones para el acceso, la
utilización y reproducción de los
documentos.
El funcionario de archivo hace el
registro en la planilla de control de
préstamos.
El funcionario de archivo debe
hacer una revisión periódica de
los documentos prestados y
devueltos.
RESPONSABLE
REGISTRO
Usuario
Solicitud verbal
o escrita
Funcionario de
archivo
Funcionario de
archivo
Funcionario de
archivo
Usuario
Solicitud de
préstamo
Funcionario de
archivo
F-GD-02 Planilla
de préstamos
Funcionario de
archivo
6. CONTROL DE CAMBIOS
Versión
01
02
Fecha de aprobación
Abril 2011
Noviembre de 2015
Descripción del cambio
Creación
Actualización de la
codificación del procedimiento.
Proviene del P-GD-113-08