distribución documentos enviados

ALCALDIA DE POPAYAN
P-GD-04
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS
Versión: 03
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1. OBJETIVO
Realizar un conjunto de Actividades tendientes a garantizar que los documentos
lleguen al destinatario que puede ser una persona natural o jurídica externa a la
entidad.
2. ALCANCE
Inicia con la remisión del documento y concluye con la entrega de éste al
destinatario externo.
3. DEFINICIONES
PLANILLA DE CONTROL: Es un documento que tiene espacios en blanco
referentes a los documentos enviados, que los mensajeros tienen que llenar con el
objeto de dejar los datos del documento enviado.
RADICACIÓN DE DOCUMENTOS: Es el procedimiento por medio del cual las
entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el
propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establezca la Ley.
REGISTROS DE DOCUMENTOS: Anotación de los datos del documento en los
modelos de control
4. ASPECTOS GENERALES
Diligenciamiento de Control de correspondencia para entrega directa en las
entidades.
Para enviar comunicaciones por correo electrónico, se produce en original y
copia impresa debidamente firmada para su radicación, se remite a la Unidad
de Correspondencia adjuntando el medio magnético con la comunicación y sus
anexos. Esta comunicación en medio magnético debe corresponder fielmente a
la comunicación impresa. (Resolución No. 089 de 2003 - Reglamento para el
uso de Internet y Correo Electrónico en el AGN. Artículo 3° numeral 2°, párrafo
1)
ELABORACIÓN
_______________________________
Wilson H. Cuellar
GESTIÓN DOCUMENTAL
REVISION
______________________________
Wilson H. Cuellar
GESTIÓN DOCUMENTAL
APROBACIÓN
______________________________
Andréss Collazos
GESTIÓN DOCUMENTAL
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DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS
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5. DESCRIPCIÓN
No
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
1
Entrega de Documento
al archivo central
2
Verificar el cumplimiento
de requisitos
3
Preparación
de
los
documentos para envío
La unidad productora remite al
archivo
central
para
su
distribución,
los
documentos
elaborados con su respectivo
soporte, con el número de copias
requeridas, anexos y el sobre.
La unidad de archivo verifica el
cumplimiento de requisitos tales
como: código de serie documental,
radicación, firmas, copias, anexos
y demás datos regulados por la
entidad.
La unidad de archivo realiza las
actividades de alistamiento físico.
4
Realizar radicación y
registro de entrega a los
mensajeros
La unidad de archivo diligencia y
firma planillas para el control de
entrega al cuerpo de mensajeros.
5
Dejar
envío
constancia
de
6
Verificar si el documento
es devuelto
7
Termina el trámite de
entrega
En el momento en el que el
mensajero entrega el documento,
debe solicitar el nombre de la
persona que recibe, la fecha y
hora en la planilla de control.
Si el documento es devuelto se
remite a la dependencia respectiva
para su corrección
Esto ocurre si el documento no es
devuelto.
RESPONSABLE
REGISTRO
Funcionario de
archivo
N/A
Funcionario de
archivo
N/A
Funcionario de
archivo
N/A
Funcionario de
archivo
F-GD-09 Planilla
Entrega
correspondencia
Mensajeros.
Mensajero
F-GD-06 planilla
correspondencia
despachada
Mensajero
F-GD-08 Planilla
devoluciones
Mensajero
N/A
6. CONTROL DE ACTUALIZACIONES
Versión
Fecha de aprobación
Descripción del cambio
03
27 de enero de 2016
Actualización de los formatos y
Codificación. Proviene del P-GD-113-04