05-Como Organizar una Actividad

COMO ORGANIZAR
UNA ACTIVIDAD
José Correa
Presidente Electo
Miembro 80426209
jrcorrea@ieee.org
Cel. 6030-0535
ETAPAS
PLANIFICACION
ORGANIZACION
CIERRE
45 DÍAS
30 DÍAS
7DÍAS
DIA DEL EVENTO
2
PLANIFICACION
• Planificación Anual
• Junta Directiva del capítulo.
• 45 – 35 días antes.
• Oficinas de la Sección
3
3/20/2013
PLANIFICACIÓN
DEFINICIÓN DEL TIPO DE ACTIVIDAD:
SEMINARIOS
ALMUERZOS TÉCNICOS
4
3/20/2013
GIRAS
TALLERES
PLANIFICACION – FASE INICIAL
DEFINICIÓN DE:
• TEMA
• EXPOSITOR
• LUGAR
• COSTO
• FECHA
5
3/20/2013
Encuestas
Actividades anteriores
Actividades de la región
Propuestas de compañías o profesionales
Tópicos de moda
Profesional con experiencia en área
Céntrico y con estacionamientos
Costo razonable (no barato)
Valorar la membresía
Verificar Planificación Anual
ORGANIZACION
ELABORACION DE
LA INVITACIÓN
6
3/20/2013
ORGANIZACION
7
3/20/2013
ORGANIZACION – Día del Evento
CHECK LIST
Lista de Membresía Actualizada
Lista de Asistencia (formato grande)
Banner de la Sección y Capitulo
Material de apoyo (opcional)
Laptop
Proyector
Pantalla
Apuntador
Libreta de Factura
Punto de Venta
Impresora
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3/20/2013
EVENTO
• Proyectar videos del IEEE mientras llegan los participantes.
• Palabras de Bienvenida - Presidente de Capitulo
• Palabras para incentivar membresía – Junta Directiva Sección
• Introducción al expositor y pautas generales de la actividad (establecer
recesos, celular, salidas de emergencia etc.) – Miembro de la Junta Directiva del Capitulo.
Capitulo
• Inicio de la Actividad.
• Receso – Boquitas
• Foto Grupal
• Continuación de la Actividad
• Entrega de encuestas
• Palabras de cierre - Miembro de la Junta Directiva del Capitulo.
• Solicitud de Encuestas
• Gestión de cobros y Balance Financiero
9
3/20/2013
DIFERENCIA ENTRE ACTIVIDADES
GIRAS
SEMINARIOS
•
•
•
1 o 2 días
Expositor Internacional
Planificación de la estadía (hotel, pasaje
aéreo, comidas)
ALMUERZOS TÉCNICOS
•
•
•
10
De 12:00 md a 2:00pm
Establecer con antelación los menús e
imprimirlos
Logística a la hora de servir el almuerzo
3/20/2013
•
•
•
Sábados
Transporte
Equipos de seguridad
CIERRE DE LA ACTIVIDAD
•
•
•
•
11
L-31
Elaboración de reporte de ingresos y gastos
Enviar reporte de ingresos y gastos al tesorero de la sección
Enviar reporte o resumen de la actividad y un fotografía del evento al editor del
noticiero.
3/20/2013