Manual de Procedimientos para Utilización y Control de Telefonía

HAruWffiNA$
Sanc*filacisnal
Priblicos
S"N.C.
de Sbrnry Serv$cisr
MANUALDE PROCEDIMIENTOS
PARAUTILIZACION
DE
Y CONTROL
TELEFONIA
CELULAR
DIRECCION
DEADMINISTRACION
MPR191400138
07h?/07
Versi6n04
@DerechosReservados
2006.
BancoNacional
de Obrasy Servicios
Publicos,
S.N.C.
Direcci6nde Administraci6n.
Gerenciade ServiciosGenerales.
Subgerencia
de Servicios
Av.JavierBarrosSierraNo.515,1er.PisoCol.Lomasde SantaFe
M6xico,D.F.,C.P.01219,T e|.52-70-12-00
La reproducci6n
total o parcialde este documentopodrSefectuarsemediantela autorizaci6n
expresa de la Direcci6n de Administraciony d6ndole el cr6dito correspondiente.
DIRECCIONDE ADMINISTRACION
MPR191400138
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07t1zo7
Versi6n04
BANqBRAS
ianco Nadonald. Obr$ y $ervkior Pribli(oit,N,C,
Y CONTROL
DETELEFONIA
CELULAR
UTILIZACION
HOJADE AUTORIZACION
Autoriz6
't4z-----L
+
(JorgeCarreraPrieto
de Recursos
Subdirector
y Materiales
Humanos
DIRECCION
DEADMINISTRACION
MPR191400138
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07l12lo7
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BANqBRAS
EancoNadoml d€ oblas y SerykiorP0blk$ S,N,C,
CELULAR
Y CONTROL
DETELEFONIA
UTILIZACION
SECCIONDE CONTROLDE CAMBIOS
P6gina(s)
Modificada(s)
Revisi6n
02
02
02
02
03
03
03
03
03
03
M
2
Piede pagna
J
Pie de pagina
Pie de paglna
J
6
10
1l
t2
3
DIRECCION
DEADMINISTRACION
MPR191400138
Descripci6ndel Cambio
Nuevo domicilio de la Instituci6n
Fechayversi6n
Se omiti6 al Gerentede 6rea
Se cambio la clave de trea
Cambio de fecha y versi6n
Se anexafirma de Gerente
Semodifica objetivo y alcance
Semodifica diagramade flujo
Semodificael punto3.1.
Semodificael punto5.1 y 5.2.
Reeisfo de firmas
Piigina4 de 13
Fecha de
Emisi6n
0U06103
01106/03
01106103
0v06t03
0U04/05
0t/04/05
0U04t05
0t/04t05
01t04/05
0U04/05
07112107
07nao7
Versi6n04
BANqBRAS
Ean$ llacionalde 0bra9y SeruidoiP0bli(osS.N.C,
Y CONTROL
DETELEFONIA
CELULAR
UTILIZACION
CONTENIDO
Nf mero
Tema
P6qina
1
Objetivo
6
2
Alcance
6
3
Referencias
6
4
Politicas
6
5
Responsabilidades
8
6
Definiciones
9
7
M6todode Trabajo
10
7.1
Diagramade Flujo
10
7.2
Descripci6n
de Actividades
11
8.
Registros
13
9.
Anexos
13
DIRECCION
DEADMINISTRACION
MPR191400138
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BANqBRAS
&nco Nadonalde obraey ServiciorPribll(osS,|l.C.
1.
CELULAR
Y CONTROL
DETELEFONIA
UTILIZACION
OBJETIVO
y uso del serviciode
Proporcionar
que normela asignaci6n
una herramienta
administrativa
telefonia
y racional.
celular,paraproporcionar
un usoeficiente
2.
ALCANCE
Esteprocedimiento
y controldel servicioa losfuncionarios
de la
aplicaparatarifas,utilizaci6n
Instituci6n,
3.
REFERENCIAS
Guiaparala Elaboraci6n
de Manuales
de Procedimientos
GU1101100001A.
ManualdeProcedimientos
parala Elaboraci6n
PGC19000001B
de Documentos
(NMX-CC9001-INMC-2000),
NormaISO-9001:2000
7, Realizaci6n
requisito
del Servicio.
Manual de Procedimientospara la Asignaciony Uso de Telefon[a Celular
Radiocomunicaci6n
y Radiolocalizadores.
4.
POLTTTCAS
.
EsteManualde Procedimientos
parala actividadque aquise escribe.
es obligatorio
.
EsteManualdeberdactualizarse
cadavez quese requiera,tomandocomoreferencia
el ManualdeProcedimientos
(PGC19000001
B).
.
Proporcionar
el serviciode telefoniacelulara los Ejecutivos
de Direcci6nGeneraly
Directores
de 6reaen OficinasCentrales.
.
La Gerenciade ServiciosGenerales,
de tramitarlos servicios
es el 6rearesponsable
requeridos.
Contratarlosserviciosen planesque incluyanequipo,sin costoparala Instituci6n.
Suministraraccesoriosadicionales,exclusivamente
a equipos asignadosa la
Direccion
General.
.
Mantenera trav6s de la Gerenciade ServiciosGenerales,los serviciosde
reparacion,
sustitucion
6 accesorios.
Vigilarque los planescubranlas necesidades
prioritarias,
en casocontrarioel usuario
podrdcambiarequipoy comprade accesorios
adicionales
cubriendoesoscostos.
Autorizar
un limitem6ximode consumopormes.
Vigilarqueel excedente
seacubiertoporel usuario.
del gastoautorizado
DIRECCION
DEADMINISTRACION
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BANqBRAS
Eanc.l{adonald€ Okaiy gerykior PrlblkosLN,C,
.
DETELEFONIA
CELULAR
UTILIZACION
Y CONTROL
ldentificarlos serviciosincluidosen los planescontratados,
no se cubrir6nlos que
causengastoadicional.
Revisarfacturaci6n
de cadalinea.
Enviarparasu vistobuenocopiade la facturaa cadausuario.
Elaborar solicitud de cheque al drea de Gerencia de Control de Pagos y
Transferencias
Interbancarias.
Realizarlos pagosporservicio-mes.
Tramitarcambiosde equipo.
por
Tramitarsuspensi6n
del serviciode lfneasde telefon(aqueya no seanrequeridas
las6reasusuarias.
por la lnstituci6n.
Proporcionar
el serviciodentrodel horariolaboralestablecido
Es responsabilidad
de las6reassolicitarserviciode reparaci6n
de equipo.
gastocorriente.
Elaborarpresupuesto
Vigilarel gastodentrodelconceptopresupuestal
autorizado.
Es responsabilidad
de las6reasel no transferir
celular.
el usodeltel6fono
4.1
POLITICAS
GENERALES.
r Reportaral OrganoInternode Controlcuandoestesoliciteinformaci6n
.
Revisarfacturaci6n
presentada
porel prestador
del servicio.
.
La Direcci6nde Administraci6n,
podrdautorizarla contratacion
de nuevaslineas,a
funcionarios
hastaconnivelminimode Gerente.
de Banobras,
.
La DireccionGeneral,podr6autorizarla contrataci6n
de nuevaslfneas,a funcionarios
de Banobras,
con nivela partirde Subgerencias.
'
Es responsabilidad
de las 6reas, justificary precisarla necesidadfuncionaly
operativade contarconesteservicio.
.
La Direccionde Administraci6n,
podr6autorizarla contrataci6n
de linea adicional,
quese cuentacondisponibilidad
presupuestal
demostrando
del drea
.
La Gerenciade ServiciosGenerales,de acuerdoal presupuesto
anualautorizado,
comunicard
a cadausuariosu limitede gastomensual
sin lVA.
.
La cuotamensualasignadano excederdde las tarifasautorizadaspor el Consejo
por la
Directivo,
con basea los programas
anualautorizado
de ahorroy presupuesto
y
Secretaria
de Hacienda Cr6ditoPublico.
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BANqBRAS
ganto Nadonald€ obrasy SeruidorPibli$s S,N,C.
5.
DETELEFONIA
CELULAR
Y CONTROL
UTILIZACION
RESPONSABILIDADES
Directoresde Area, Subdirectores,CoordinadoresEjecutivosde Administraci6nde
Area, Gerentesy Subgerentes
Vigilarel cumplimiento
a la aplicacion
de estemanual.
Cubrirel importeporexcedente
y enviarcopiadel depositoanexoal vistobueno.
Revisarlos serviciossefralados
en la factura,en casode inconformidad,
deberdinformara la
Gerenciade ServiciosGenerales
Gerentede Servicios Generales.
Aprobarla aplicaci6n
de estemanualde procedimientos.
Autorizarenviovistobuenode los cargosporcadausuario.
Solicitarlos recursosparala contrataci6n
de losservicios.
Autorizarsolicitudde pago.
Subgerentede Servicios
Aplicarestemanualde procedimientos.
Vigilarque losserviciosse ptesienen forma elicazyeficiente.
Tramitarcontrataci6n
de nuevaslfneaspreviaautorizaci6n.
Elaborarsolicitudde pago.
Elaboraroficioenviode vistoparacadausuarioconfirmade la Gerencia.
Registrargastoporcadalfneay 6reacorrespondiente.
Realizarpagosen ventanilla
del proveedor
servicioprestado.
Atenderal usuariocuandoesterequierade serviciode reparaci6n,
cambiode equipo6
biencambiode numero.
Establecer
constantecomunicacion
conel Ejecutivo
de Cuentadel proveedor.
Mantenerla actualizaci6n
de esteManual.
Notificarpor escrito,previoreportedel usuario,en forma inmediata,cuandoexistan
extravfos6 robode equipos,solicitando
la suspension
del servicioen formatemporal.
DIRECCION
DEADMINISTRACION
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BANqBRAS
8an(' Nadonalde ObBsy Serul':iorPribtkosS.N,C,
DETELEFONIA
CELULAR
Y CONTROL
UTILIZACION
DEFINICIONES
parasolicitarel servicio.
AreaUsuaria- El queenviala documentaci6n
Proveedor.Elqueprestael servicio.
DIRECCION
DEADMINISTRACION
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Versi6n04
BANqBRAS
BancoNadonalde obraey ServidorPtiblko, S"N.t,
7.
DETELEFONIA
CELULAR
Y CONTROL
UTILIZACION
METODODETRABAJO
Este diagrama presenta de forma general las actividadespara el Manual de
paraUtilizaci6n
Procedimientos
y Controlde TelefoniaCelular.Paramayoresdetallesver
el punto7.2deestemismodocumento.
DIAGRAMADE FLUJO
2. Recepci6nde
Facturaci6npara Pago.
Solicitudde cheque
a la Gerencia de
Control de Pagos y
3. Reposici6nde Equipo
por Robo6 Extravio.
4. Supervisi6ndel
Procedimiento.
DIBECCION
DEADMIN'STRACION
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Versi6n04
BANqBRAS
tan(, Nado$l d€ Obrasy Seruidorpublkor S,N.C,
DETELEFONIA
CELULAR
Y CONTROL
UTILIZACION
DESCRIPCION
DE ACTIVIDADES.
Utilizaci6ny Controlde TelefoniaCelular.
Responsable Paso
Documento
de Trabaio
Actividad
Entregable
1.
Contrataci6nde NuevasLineas
1.1
por
Recibede la Gerenciael oficiode autorizado
Direcci6n
General6 Direcci6n
de Administraci6n.
Formula oficio solicitandoal prestador del
serviciola contratacion
llneanueva.
Oficiointerno AreaUsuaria
Recibeequipo.
Elaboraoficiode entregaal usuariosolicitante,
generales del
dondese indicancaracteristicas
plan
equipo y accesorioscomplementarios,
tarifarioy montomensualautorizado.
Formulaoficiode entregadel equiposolicitado
al
usuario.
Recepcionde Facturacionpara Pago
1.2
Subgerente
de Servicios 1 . 3
1.4
1.5
2.
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
Recibedel prestadorde serviciola facturaci6n
porel consumo
delmes.
Solicitudde
Revisa y verifica tarifas e importes de
chequea la
facturaci6n.
Gerenciade
Formula
oficiode pago.
Controlde
Formulaoficiode vistobueno,acotaexcedentes Facturaci6n
Pagosy
del proveedor Transferencias
en su caso.
Envfaoficiosal usuarioparasu revisi6ny VoBo. Oficiointerno lnterbancarias
Recibechequey procedeal pago en ventanilla Oficiointerno
Envio 6reas
y archiva.
del proveedor
usuarias,
Recibedel usuarioVo.Bo.y copiade pagopor
VoBo.
excedentecuandoasf fue requerido,
anotapago
y archiva.
por escritoal usuarioque no haya
Recordatorio
cubiertoel importeporexcedente.
3.
Reposici6nde Equipopor Roboo Extravio
3.1
Recibede la Gerenciaacta administrativa
del
usurario,dondesefralalos hechos.
Proveedor
del
Notificaal prestadordel serviciola cancelacion
servicio
temporal.
Notificaal6reade segurosreposici6n
del dafrosi
procede.
OficioInterno AreaSeguros
y Logistica
Establececomunicacion
con el proveedorpara
reposici6n
de equipo6 comprade unonuevo.
A6rea
Elaboraoficiode entregaal usuariosolicitante,
Usuaria
generales del
dondese indicancaracterlsticas
equipo y accesorioscomplementarios,
notifica
cambiode numeroen su caso.
3.2
3.3
3.4
3.4
DIRECCION
DEADMINISTRACION
MPRl91400138
Pdgina11de 13
Gerenciade
Servicios
Generales
07nao7
Versi6n04
BANqBRAS
Ban.oNaciomlde Obn3 y $ervidorhibli(o$ s.N,C,
Responsable Paso
DETELEFONIA
CELULAR
Y CONTROL
UTILIZACION
Documento
de Trabaio
Actividad
4.
Supervisiondel Procedimiento
4.1
Vigila que los servicios se presten
oportunamente.
Elaborapresupuesto
anual.
Informaral Gerentede ServiciosGenerales,la
problem6tica
en el serviciocuandoestoocurre.
Recepci6nde Documentos
4.2
4.3
5.
Gerenciade
Servicios 5 . 1
Generales
5.2
Entregable
Autoriza documentaci6n para pagos a
proveedores
Autorizaoticioparavistobuenodel usuario.
DIRECCION
DEADMINISTRACION
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P6gina12de 13
07l12lo7
Versi6n04
BANqBRAS
Sano Nacionalde OJxary leruiciot hibtitos s,N,C.
8.
CELULAR
DETELEFONIA
Y CONTROL
UTILIZACION
REGISTROS
No. de Control
S/No,
Nombre
Expedientes
controlinterno
Tiempode
Responsablede
Conservaci6n/
Conservarlo
Disoosici6n
Disposiciones
conformeal
marcolegal
en el
de enunciados
Subgerencia
Manualde
Servicios
Politicasy
Procedimientos
ANEXOS
Anexo No.
No. de Control
Nombre
Ninguno
DIRECCION
DEADMINISTRACION
MPR191400138
P6gina13 de 13
S/No.
07t1ao7
Versi6n04