HAruffiMNA$ Bancsffiaeional Fl3blirs$ $,H.fi. de Sbrasy Servteilar MANUALDE PROCEDIMIENTOS PARAEL CONTROL Y DE MOBILIARIO EQUIPOENOFICINAS Y CENTRALES DELEGACION ES ESTATALES DIRECCIONDE ADMINISTRACION MPR191400028 Q7t1AO7 Versldn04 (2007\ @DerechosReservados BancoNacional de Obrasy Servicios Prjblicos, S.N.C. Direcci6nde Administraci6n Gerenciade ServiciosGenerales Subgerencia de Activose inventarios Av.JavierBarrosSierraNo 515,Col.Lomasde SantaFe M6xico, D.F.,C.P.01219,TeL52-70-12-00 La reproducci6n total o parcialde este documentopodr6 efectuarsemediantela autorizaci6n expresade la Direcci6n y ddndoleel cr6ditocorrespondiente. de Administraci6n DIRECCION DEADMINISTRACION MPR191400028 avl'NO7 Versi6nM BANqBRAS CONTROLDEMOBILIARIOY EQUIPOENOFICINAS Ban@iladonal d. Obrsy 'eruidos ldbli.s S.N.C, ESTATALES CENTRALES Y DELEGACIONES HOJA DE AUTORIZACION Elabo16 Guti6rrez DIRECCIONDE ADMINISTRACION MPR19140001B . Jorge CarreraPrieto rectorde RecursosHumanosy Pdgina1 de 13 o7l1a2N7 VersidnO4 BANqBRAS CONTROLDEMOBILIARIOY EQUIPOENOFICINAS lans Nrdoml de O6rd y s!rui.tor ptjbli(6 S.N.C, ESTATALES CENTRALES Y DELEGACIONES DECONTROL SECCION DECAMBIOS 02 Pigina (s) Modificada (s) 02 03 03 07y10 03 0 8 , 0 9 y 1a11 3 03 03 15y16 Revisi6n 04 Todas 14 1 DIRECCIONDE ADMINISTRACION MPR191400018 Descripci6ndelCambio Se modific6el domicilioactual a Javier Barros Sierra No. 515, Primer Piso, Colonia Lomas de Santa Fe, Delegaci6nAlvaro Obreo6n.C.P.01219.M6xico.D.F.:Tel. 52-70-12-00. Se modific6C6diqode ldentificaci6n. Los dos Diagramasde Flujo se integraronen uno solo (P6gina 7). Fecha de Emisi6n 01/06/03 05/1012005 05/'t0/2005 LasdosDescripciones se inlegraron en unasola de Actividades (Pdqinas 8 a 10). 05110/2ao5 Se aumentaun eventoen el Diaoramade Fluio. 05/10/2005 05/10/2005 DelPunto4, se eliminanloseventosde Acopio,portratarsede un procedimiento de Bienes. distintoa la Cartade Liberaci6n Reqistrode Firmas P6gina2 de 13 07/12107 07t1?J2007 Versi6nM BANqBRAS CONTROLDE MOBILIARIOY EQUIPOENOFICINAS 8.ne Nacio@l dle Obre y ServKos Pdbticos S.N.(, CENTRALES Y DELEGACIONES ESTATALES CONTENIDO Nf mero Tema P6qina 1 Objetivo 4 2 Alcance 4 3 Referencias 4 4 Politicas 4 5 Responsabilidades 5 6 Definiciones 6 7 M6todode Trabajo 7 7.1 Diagramasde Flujo 7 7.2 Descripcion de Actividades I 8. Registros 19 9. Anexos 19 DIRECCION DEADMINISTFACION MPRl9140001 B Pdgina3 de 13 wlrzlffi7 Versi6nM BANqBRAS CONTROLDEMOBILIARIOY EQUIPOENOFICINAS 8an(o Nrdonal do Obis y teruidor rubli(s S.N.(, CENTRALES Y DELEGACIONES ESTATALES 1. OBJETIVO Mantenerel control y registrode los bienes mueblesde la institucionpara su mejor aprovechamiento en lasactividades cotidianas e institucionales. 2. ALCANCE Aplicaa todaslas actividades desdela adquisici6n hastala asignaci6n de los bienesmuebles a las diferentes 6reasdel Banco. 3. 4. REFERENCIAS 3.1 Gu[aparala Elaboracion de Manuales de Procedimientos GUI10110001120101A. 3.2 ManualdeProcedimientos parala Elaboraci6n PGC19000001B. de Documentos 3.3 Norma ISO-9001:2000 (NMX-CC-9001-IMNC-2000), requisito7, Realizaci6ndel Servicio. 3.4 Manualde la Calidadde la Direcci6nde Administraci6n, secci6n7, Realizaci6n del Servicio. 3.5 Ley Generalde BienesNacionales, Normasparael Registro,Afectaci6n,Disposici6n FinalyBajade BienesMuebles de Banobras, S.N.C. POLIT|CAS Este Manualde procedimientos es obligatoriopara la realizaci6nde la actividadaqui descrita. Es facultaddel 6reaoperativadetectarla necesidadde modificaresteManualcadavez que se requiera,de acuerdo con el Manual de Procedimientos de Control de Documentos (PGC1 90000021 10101B). Verificaque el personalasignadoen el 6rea,conserveen buenestadoel mobiliarioy equipoquetienea su cargo. Movimientos y consultasde mobiliario y equipodeberdnser solicitadas, a la Gerenciade ServiciosGenerales, porel encargado exclusivamente del 6rea. Solicitasus requerimientos y equipomedianteoficio,a la Gerenciade de mobiliario ServiciosGenerales, por el titulardel 6rea,indicando autorizada en la mismaa qui6nse le asignard y/oequipo. el mobiliario Transferir y equipoentreunidades mobiliario de la Inslituci6n, se deberacomunicar a la Subgerencia de Activose inventarios, mediante oficiofirmadoporeltitulardel6rea. Verificaque los empleadosque causenbajade su area,le entreguenal titulardelArea el mobiliarioy/o equipoque tienenasignado,en buenascondiciones y de conformidad con los registrosqueaparecenen los resguardos correspondientes. DIRECCION DEADMINISTRACION MPRI9140001B Pdgina4 de 13 07t1u2@7 Versi6n04 Y EOUIPOEN OFICINAS CONTROLDE MOBILIARIO BANNNBRAS Ban@ llacifial . d6 Obd! y t.rykio! Ptbli(4 s.il.C. ESTATALES Y DELEGACIONES CENTRALES de recibiry analizarsolicitudes Es facultadde la Subgerencia de Activose inventarios y equipode las dreas;si los bienesexistenen el Almac6naulorizaen su caso mobiliario su asignacion dandocumplimiento a lo siguiente: . tantoen al y equipoque se recibede los proveedores, Supervisaque el mobiliario Almac6ncomo en las Areas, cumplacon las especificaciones t6cnicasy de cantidadrequeridas. o Asignary colocaroportunamente la placa con el nilmero de inventarioque y registrarsu y equipoadquiridopor la lnstituci6n corresponda a todoel mobiliario que los registros alta en el Sistemade Activo Fijo, verificandoposteriormente correspondan. . y equipose mantengan Coordina conel titulardel6reaquelosresguardos del mobiliario actualizados. o y equipo,asignadoa las 6reasde Realizarverificaciones fisicasselectivas del mobiliario porlo menosunavezal afro. la Instituci6n o Atenderlas solicitudes en relaci6ncon la de Personal, de la Gerenciade Administraci6n liberaci6nde mobiliarioy equiporesguardado o empleadocause cuandoel funcionario bajade la lnstitucion. POL1TICAS GENERALES . 5. Solicitarmedianteoficiofirmadopor Subgerenteo superior,el retiroo asignaci6nde bienesmuebles. RESPONSABILIDADES Gerentede ServiciosGenerales Aprobare instruirla aplicaci6n de estemanualde procedimientos. Subgerentede Activose inventarios Revisary mantener actualizado estemanualdeprocedimientos. y controlde las actividades objetode este Manteneruna adecuadasupervisi6n manual. Experto T6cnico Aplicarestemanualde procedimientos. Informartodocambioo mejoraquepuedarealizarse a estemanual. EspecialistaT6cnico Aplicarestemanualde procedimientos. DIRECCIONDE ADMINISTRACION MPR19140001B Piigina5 de 13 y Eoutpo ENoFtctNAs coNrRoL DEMoBrLtARto BAN$B RAS B'n@Nati&ard'obisvs€ryidospibrios'Nc CENTRALES 6. y DELEGACIoNES ESTATALES DEFINICIONES Movimiento.-Traslado de bienes. Almac6n.-Recinto a dondese encuentran losbienes. Asignaci6n.-Entrega de bienes. ACTIF.-Sistema y ControldeActivoFijo. de Loglstica DIRECCION DEADMINISTRACION MPR191400018 oiidaw Pdgina6 de 13 Vepi6n O4 BANqBRAS CONTROLDEMOBILIARIOY EQUIPOENOFICINAS Sane Nadonal de Obrs y Seruidor Albti$ 7. S.ft.C, CENTRALES Y DELEGACIONES ESTATALES METODODETRABAJO Este diagramapresentade formagenerallas actividades para elaborardocumentos.Para mayordetallever el punlo7.2. OIAGRAMA DE FLUJO Subgerentede Activose inventarios 1. Recibecopiadel Pedido. ExpertoT6cnico 8. Recibe documentaci6n. verificafirmas v nrocerle, archivar. Oficio y Relaci6n de bienes transferidos FIN ExpertoT6cnicoy Esoecialista T6cnico 4. Validaaceptaci6ny da de alta en el ACTIF. DIHECCION DEADMINISTRACION MPR191400018 P6gina7 de 13 07l1u2M7 VersidnM BANqBRAS CONTROLDE MOBILIARIOY EQUIPOENOFICINAS Itn@ Nadsd d. Ot{is y t.ruldoi Ptbli@s 9.N.C. 7.2 ESTATALES CENTRALES Y DELEGACIONES DESCRIPCIoN DE ACTIVIDADES Responsable Paso Subgerentede 1 . Activos e inventarios 1.1 Actividad Copiade Pedido Copiade Pedido Recibede la Gerencia de Adquisiciones copia y equipo. delPedidode mobiliario Revisael contenido del Pedidoy turnacopia del mismo al Experto T6cnico para su y control seguimiento 1.3 Recibey turna al Especialista T6cnicoy archivaprovisionalmente hasta la recepci6n de losbienesmuebles. Recibeel mobiliarioy equipo 2.1 Recibela copiadel Pedidohastala recepci6n de los bienes. 2.2 Extrae del archivo provisionalcopia del Pedidoy recibedel Proveedorel mobiliarioy equiposolicitado. Verifica que la Factura o Remisi6n corresponda con lo especificado del Pedido, si no coinciden rechaza el mobiliarioe informa al Subgerente de Activos e inventarios,aclara con el Proveedor lo pertinente y si el mobiliario y equipocumple conlo solicitado, firmay sellaen el originalde la Facturao Remisi6n. 2.3 Entregable Recibe copia de pedido. 't.2 Especialista 2 . T6cnico Documento de Trabajo Factura Entregaal Proveedorcopia de la Facturao Remisi6ny el originallo turna al Experto T6cnicoparasu conocimiento. Area Solicitante 2.4 Procedea informaral AreaSolicitante de los bienesmueblesrecibidosen el Almac6npara quea su vez acudana revisary recabarfirma de vistobueno. 3 Verificamobiliariosolicitado 3.1 Verificaque el mobiliario y equipocumplan con las caracteristicasy condiciones,si cumpletramita requisitospara pago; si no cumple.tramitasu devolucion. DIRECCION DEADMINISTRACION MPR1914000'tB Pdgina8 de 13 o7l12lN7 Versi6n04 BANqBRAS CONTROLDE MOBILIARIOY EQUIPOENOFICINAS Bqn@Nadonal d. Obrd y tailkioi hlbliG t.N.C CENTRALESY DELEGACIONES ESTATALES Responsable Paso Experto 4 T6cnicoy Especialista T6cnico 4.1, Subgerentede 5 Activos e inventarios 5.1 Experto T6cnico Documento de Trabajo Entregable Validaaceptaciriny da de alta en el ACTIF Extrae del expedienteoriginaldel Pedido, Factura para proceder a efectuar el emplacamiento con el Nrimerode Inventario correspondiente, tomandoen cuentael monto de la inversion,firmay sellael originalde la Facturay lo iurnaa la Subgerencia de Activos e inventarios. Recibeoficio Recibeoficioa dondese indicael personalo Delegaci6n Estatalal que se asignar6el bien muebfe,el cualrevisay analizay lo entregaal Experto T6cnico para su trdmite correspondiente. Oficio 6 Registraen el ACTTF 6.1 Emite Movimientode Salida del Almac6n Resguardo anexandolos resguardoscorrespondientes, recabando la firma de autorizaci6ndel movimiento. RecibeMovimientode Salida Especialista 7 T6cnico Experto T6cnico Actividad 7.1 Recibey verificalos datosdel Movimiento de Salidaparaenvfode losbienes. 7.2 Preparael envfode los bienesy procedea la entregade los mismos. 7.3 Recaba firma del Usuario en el Movimiento de Saliday entregalos bienes. 7.4 Devuelvelos documentosfirmadospor el Usuarioal ExpertoT6cnico. 8 Recibedocumentaci6n DIRECCIONDE ADMINISTRACION MPRI 9140001B o?ltxzwz Piigina9 de 13 V:ersi6fr04 BANqBRAS CONTROLDE MOBILIARIOY EQUIPOENOFICINAS 8an(o l{adonalds Obr6ry !€rvks Pdbtier 5.N.(, Responsable Paso ESTATALES CENTRALES Y DELEGACIONES Actividad 8.1 Verifica que los documentos est6n debidamente firmadosy procedea archivar. 8.2 Preparaoficio,en caso de que los bienes hayan sido asignados a Delegaciones Estatales,para informara la Gerenciade Contabilidadde la transferenciade los mismos,paraefectosde registrocontable. DIRECCION DEADMINISTRACION MPR19140001B Pdgina10 de 13 Documento de Trabajo Entregable Oficioy Relacionde Bienes Transferidos a7l1i,u2w7, Versi6n,04 BANqBRAS CONTROLDE MOBILIARIOY EQUIPOENOFICINAS Eano Nadonal deObilcy 7. S€ryido! Frbliss 5.U.(. ESTATALES CENTRALES Y DELEGACIONES METODODETRABAJO Este diagramapresentade formagenerallas actividades para elaborardocumentos.Para mayordetallever el punto7.2. 7.1.1 DIAGRAMA DEFLUJO 1. Recibe oficio asignaci6no acopio. de 4. Reciberesguardo autorizadoparatremite. 5. EmiteCartade Liberaci6nde Bienes DIRECCION DEADMINISTRACION MPR19140001B a7nz2sa7 Piigina11 de 13 Versi6n04 BANqBRAS CONTROLDE MOBILIARIOY EQUIPOENOFICINAS Sans Nrdonal do Ota.r y S.rvidoi Prlblies l.N.C, ESTATALES Y DELEGACIONES CENTRALES 7.1.2 DESCRIPCIoN DEACTIVIDADES Responsable Paso Subgerentede 1 . Activos e inventarios Experto T6cnico Recibepetici6nde resguardodel Empleado o Funcionario que causa baja de la Instituci6n. 2 Recibey verificaen el ACTIF 2.1 Emitereporteescritode los bienesmuebles asignadosal Empleado verifica o Funcionario, el reportede los bienescontra resguardos firmadosy se entrega Entregable Reporte Recibereportede bienesmuebles 3.1 Procedea la localizaci6n de los bienesen el drea respectivay hace entregaa quien su jefe inmediato superiorle instruya. 4 Reciberesguardoautorizado 4.1 Opera en el ACTIF la reasignacion de los bienes. 4.2 PreparaCartade Liberaci6n de Bienes Subgerentede 5 Controlde Activos Documento de Trabajo Recibepetici6nde asignaci6no acopio 1.1 Empleadoo 3 Funcionario Experto T6cnico Actividad EmiteCartade Liberaci6n DIRECCIONDE ADMINISTRACION MPR19140001B Cartade Liberaci6n de Bienes avn2/w7 Pdgina12 de 13 Ver.si6n'04 BANqBRAS CONTROLDE MOBILIARIOY EQUIPOENOFICINAS Brn@ t{a{ional d. Ob6 y t€ryklo. Priblies S.N.C. 8. ESTATALES CENTRALES Y DELEGACIONES REGISTROS No. de Control S/N S/N Nombre Factura Movimientode Mobiliariov Eouioo Responsablede Conservarlo ExpertoT6cnico ExoertoT6cnico Tiempode Conservaci6n/ Disoosici6n Cinco affos Dosafros 9. ANEXOS Anexo 1 2 Nombre Factura Movimiento de Mobiliario v Equipo DIRECCION DEADMINISTRACION MPR19140001B No. De Control S/N S/N o7n2lno7 Piigina13 de 13 Versi6n04