Analizar mediante una matriz DOFA, el proceso de

Analizar mediante una matriz DOFA, el proceso de
implementación de las fases de la metodología
Actividad de Aprendizaje 19
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  
Analizar mediante una matriz DOFA, el proceso de implementación de las fases de la metodología
Estructura de contenido
Contextualización
1. Auditoria en Gestión Humana
2. Matriz DOFA
3. Beneficios
4. Actividad de Afianzamiento
Conclusiones
Referencias
Glosario
Créditos
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Estructura de contenido
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Contextualización
Después de haber estudiado las diferentes fases de la Metodología de
la Gestión de Talento Humano por Competencias, relacionadas con la
Planeación, Gestión de la Provisión de Cargos, Gestión de Desarrollo,
Gestión de la Compensación y Evaluación, en esta Actividad de Aprendizaje
se abordarán concepto que ayudarán a entender el Sostenimiento como
parte del proceso de mejora continua y la utilización de herramientas
administrativas que permitan identificar el estado actual de la empresa.
El éxito de una empresa no solo está en la implementación de una
metodología de trabajo. En el caso de la Metodología de Gestión Humana
por Competencias; el éxito radica en poder sostenerla en el tiempo, que
se mantenga vigente y se genere un ciclo constante de evaluación que
permita crear planes de acción o de mejora.
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La previsión de las oportunidades y amenazas, así como el conocimiento de las
debilidades y fortalezas permiten a la empresa desarrollar estrategias aplicables
a su realidad, tanto del momento como del entorno; que permitan a su vez el
crecimiento y desarrollo constante del negocio de manera dinámica y oportuna.
Al finalizar esta Actividad de Aprendizaje usted, Aprendiz – Consultor, debe
estar en capacidad de:
• Saber aplicar la matriz DOFA como una herramienta para el análisis de la
situación actual de la empresa.
• Identificar las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas de la
empresa.
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1. Auditoría en gestión humana
E
l proceso de auditoría en Gestión humana en la empresa moderna va
más allá de revisar y verificar cifras y costos; éste se hace de manera
integral a todo los procesos directos e indirectos relacionados con el
talento humano.
Auditar el talento humano, más que encontrar errores, es un proceso
que se endiente como el apoyo a la gestión administrativa para la toma de
acciones correctivas y de mejora al interior de la empresa, que permita
identificar las fallas de manera oportuna.
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El agente de auditoría
E
xisten muchas maneras de verificar sistemáticamente las prácticas y
directrices de recursos humanos en las empresas. Algunas empresas
contratan un consultor externo que conozca las experiencias de otras
empresas, el cual pasa a considerarse una autoridad en la investigación
de recursos humanos. El consultor externo puede desarrollar tanto
autoridad total como dedicarse de tiempo parcial a algunos aspectos
de las prácticas y directrices de recursos humanos. Otras empresas
utilizan su propio personal y conforman comisiones de auditoría que
tienen como coordinador al director de recursos humanos o la gerente
de relaciones industriales.
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Los más importantes cambios que alteran el escenario de auditoría de
recursos humanos (RRHH) son:
• Cambio en las filosofías y teorías administrativas, en particular
aquellas que consideran la participación y la identificación del
empleado como influencias significativas y positivas en el incentivo y
en el éxito de las organizaciones de trabajo.
• El cambio del papel que desempeña del gobierno y su creciente
intervención, con el fin de vigilar la administración del potencial
humano y proteger los intereses de los empleados, aumentándoles la
seguridad económica y garantizando el pleno empleo.
• La expansión de los sindicatos y la determinación bilateral de la
política de empleos, con frecuentes críticas hacia la competencia
administrativa en las relaciones industriales.
• Alzas salariales frecuentes, que implican un costo más alto de la
mano de obra y mayores oportunidades de desarrollar una ventaja
competitiva en la administración de personal.
• El cambio en las habilidades requeridas para algunos trabajadores
técnicos y profesionales que presentan problemas administrativos
más difíciles y una actitud más crítica frente a la administración.
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• Aumento de gastos para las divisiones de staff de relaciones
industriales, lo que implica una proporción más elevada de personal
y salarios mayores para los especialistas en relaciones industriales;
• “Competencia internacional más agresiva, resultante de la ampliación
del círculo de la industrialización, que destruyó el mito de la antigua
ventaja que disfrutaban las norteamericanas.” (Chiavenato, I. 1999. p.
494).
Es pertinente pensar que los procesos de auditoría, interna y externa,
toman importancia en el entendido de que permiten a la empresa
generar cultura de autocontrol y seguimiento continuo.
La matriz DOFA permite anticiparse al proceso de auditoría
garantizando que los demás procesos de la organización estén siempre
en mejoramiento continuo.
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2. Matriz DOFA
L
a matriz DOFA es una herramienta de análisis empresarial para
conocer el estado actual de la empresa, por medio de la cual
se pueden identificar las debilidades, oportunidades, fortalezas y
amenazas. Bien utilizada permite conocer la información necesaria
para adoptar correctivos y planes de mejoramiento. Su utilidad radica
en que es una herramienta de planeación desde el nivel operativo hasta
el nivel estratégico. De igual forma, esta herramienta es de utilidad para
conocer el estado de un proceso, un área o de toda la compañía.
La matriz DOFA está compuesta por cuatro elementos o factores. En
cada cuadrante se asignan las situaciones que identifican las realidades
de la empresa en el momento del análisis: Debilidades, Oportunidades,
Fortalezas y Amenazas.
Cuando hablamos de la gestión del talento humano la matriz DOFA
nos permite analizar cada uno de los procesos de manera particular
(Preselección, Selección, Formación, Desarrollo, Evaluación del
Desempeño, Compensación, Bienestar) y de igual forma toda el área.
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Características
L
a matriz DOFA representa las situaciones particulares de la
empresa y es como una fotografía, dado que muestra un momento
determinado basado en circunstancias específicas del ámbito interno y
externo. De igual forma, las acciones se deben planear para responder
a estas necesidades a corto y mediano plazo, de forma oportuna y con
pertinencia. Esta herramienta muestra de manera integral los aspectos
que afectan positiva o negativamente el desarrollo y la dinámica de la
empresa.
Las debilidades y fortalezas son los componentes internos que nos
permiten identificar la realidad de la empresa y que son los resultados
únicamente de la gestión interna. Las oportunidades y amenazas son
los componentes externos que afectan de manera directa o indirecta el
desempeño y los resultados de la empresa.
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La matriz DOFA como una herramienta para el análisis y auditoria de
los recursos humanos, muestra un panorama sencillo para su análisis y
evaluación. Es la base para determinar los planes de acción correctivos
o de mejora.
“Existen dos tipos de auditoría de la gestión de los recursos humanos: la
estratégica y la de funcionamiento. El centro de interés de la auditoría
estratégica es la evaluación de la adecuación de las políticas y prácticas de
recursos humanos en el apoyo a la estrategia general de la organización.”
(Rothwell, W. 1998. p. 423)
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Factores que deben evaluarse en la auditoría estratégica.
Factores del
entorno
Factores
relacionados con la
aplicación de
la estrategia
Factores
relacionados con
la empresa
Impacto
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Factores
relacionados
con el sector
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Factores del entorno:
Factores del
entorno
la pregunta que hay que plantearse es: ¿de qué forma contribuye la función de recursos humanos a la
organización a la hora de tratar con su ambiente externo? y ¿hasta qué punto contribuye el subsistema
de recursos humanos en el logro de los objetivos a largo plazo de la organización?
Factores relacionados con el sector:
¿Qué temas de recursos humanos resultan claves en el sector? Por ejemplo: cumplimiento de una
normativa o reglamento especial aplicable al sector.
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Factores
relacionados
con el sector
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Factores
relacionados con la
aplicación de
la estrategia
  
Factores relacionados con la aplicación de la estrategia:
¿Cuáles son los temas claves de recursos humanos involucrados en la implementación de la estrategia
general? Por ejemplo: la situación en que se encuentran las relaciones entre el departamento de recursos
humanos y los departamentos de línea.
Factores relacionados con la empresa:
“¿Cuáles son los puntos fuertes y los puntos débiles de la empresa respecto de los recursos humanos? Por
ejemplo: ¿qué áreas de aplicación de recursos humanos se adecúan especialmente bien a las necesidades
futuras, tal como se han planteado en la estrategia? ¿Qué áreas no se ajustan tan bien?” (Dolan, L. 2007.
p. 448).
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Factores
relacionados con
la empresa
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  
Impacto:
Impacto
Para la evaluación del impacto de los recursos humanos al interior y exterior de la empresa, la matriz
DOFA como herramienta ayuda a determinar de manera clara los problemas y es de fácil interpretación
dado que muestra el foco real de estos.
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Construcción de la Matriz DOFA
P
ara la construcción de la matriz es recomendable considerar la opinión
de diferentes personas en el proceso, tanto las que intervienen de
manera directa como indirecta, de tal forma que el proceso objeto de
análisis se vea desde diferentes ángulos y de manera objetiva. Esto
aplica para todos los niveles de análisis, es decir, cuando se analiza un
proceso específico o se hace el análisis total de la empresa.
El primer paso es determinar el objeto de estudio (proceso, área,
empresa).
El segundo paso es tener las referencias anteriores, si existen, como
punto de partida; esto permitirá conocer las acciones y estrategias y
evaluar su efectividad.
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El tercer paso que se recomienda para la construcción de la matriz
DOFA es la construcción individual, para lo que se requiere un sentido
autocritico alto. La construcción debe empezar de lo individual y
terminar en lo grupal hasta lograr un acuerdo general de las partes
que intervienen en el proceso de manera directa o indirecta; con el fin
de tener diferentes conceptos y percepciones del proceso que se está
evaluando.
El cuarto paso es la construcción grupal. Por medio de la técnica ‘Lluvia
de ideas’, trabaje con un grupo interdisciplinario, es decir, las personas
responsables del proceso objeto de estudio, con las personas que resultan
o pueden ser impactadas positiva o negativamente en el desarrollo del
proceso. Además personas que conocen el proceso desde fuera pero
que no intervienen directa o indirectamente en él.
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En este paso es aconsejable que participen personas en lo posible de
todos los niveles (medios, altos). Es importante que los responsables
de esta construcción conozcan el proceso o que se documenten
debidamente para la dinámica y así lograr que sus aportes tengan
validez y objetividad.
Finalmente, luego de la construcción, surgen las acciones a corto
y mediano plazo con el fin de eliminar o minimizar las debilidades,
aprovechar las oportunidades y potencializar las fortalezas.
Es crucial determinar la periodicidad de la evaluación, dado que en el
ámbito empresarial se encuentra un entorno cambiante y dinámico.
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Pasos para la construcción de la Matriz DOFA
P
ara la construcción de la Matriz se requiere definir de manera clara la lista que corresponda en cada cuadrante e identificar de manera objetiva y
concreta, los elementos que intervienen en el momento que se está realizando el análisis del objeto de estudio (proceso, área, empresa)
Debilidades
I
dentificar de forma clara objetiva y oportuna aquellos factores internos
que afectan la empresa de manera negativa, evita tomar acciones
riesgosas.
Determine el objeto de
estudio (Proceso, área)
Analice referencias
anteriores
Construcción grupal
Construcción individual
Acciones a corto y
mediano plazo
Determinar la
periodicidad
A continuación usted conocerá algunas debilidades que se pueden
encontrar al interior de las empresas.
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A nivel general:
• No existe direccionamiento estratégico.
• Existe direccionamiento estratégico pero no es conocido por todas
las personas de la empresa.
• Mala comunicación.
• Falta de recursos (Financieros, humanos)
• Rentabilidad baja.
• Costos altos.
• Tecnología obsoleta.
• Maquinarias y equipo (insuficientes, obsoletos)
• No se tiene información confiable.
• La información no está disponible.
• Reproceso.
• Pérdida continua de información.
• Infraestructura.
• Oficinas en arriendo.
• Sin tecnología.
• Mala ubicación.
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A nivel de la Gestión del talento humano:
• Sin presupuesto para la ejecución de los procesos.
• Mal clima laboral.
• Trabajadores sin experiencia.
• Bajos salarios.
• No existe plan de beneficios.
• No cuentan con Sistema de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional.
• Trabajadores con baja formación profesional.
• Trabajadores con bajo conocimiento del sector.
• Trabajadores desmotivados.
• No se evidencia liderazgo.
• No desarrollan procesos de capacitación y formación.
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A nivel de clientes:
• Mala imagen.
• Incumplimiento.
• Un único cliente.
A nivel de productos y servicios:
• Devoluciones constantes.
• No existe variedad.
• Baja rotación.
• Desperdicios.
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Oportunidades
I
dentificar las oportunidades permite a las empresas el crecimiento
continuo y proyección del negocio. Las oportunidades son las
circunstancias externas de las cuales podemos sacar ventaja y obtener
el mayor beneficio. Aprovechar estas oportunidades evitará el fracaso o
estancamiento de la empresa.
Las siguientes son algunas oportunidades que se pueden encontrar al
exterior de la empresa:
• Desarrollo de nuevos productos.
• Necesidad de nuevos productos.
• Exportaciones.
• Crecimiento del mercado.
• Nuevas Tecnologías (Maquinarias y equipos)
• Sin competencia o competencia débil.
• Bajan los impuestos (Mejores condiciones tributarias)
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Fortalezas
S
on características específicas propias que muestran el panorama de
la empresa y de las cosas que hace bien. Estas representan recursos
disponibles y controlados. Son dignas de emular por la competencia.
Algunas fortalezas que se pueden encontrar al interior de la empresa son:
A nivel general:
• Direccionamiento estratégico.
• Recursos (Financieros, humanos)
• Rentabilidad.
• Costos administrativos y de producción bajos.
• Tecnología moderna.
• Sistemas de información confiables.
• Procesos y procedimientos documentados.
• Ubicación geográfica favorable.
• Sistema logístico bien estructurado y con buenos resultados.
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A nivel de la Gestión del talento humano:
• Presupuesto para la ejecución de los procesos.
• Buen clima laboral.
• Trabajadores con experiencia.
• Salarios competitivos.
• Plan de beneficios competitivo.
• Sistema de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional.
• Trabajadores con formación profesional.
• Trabajadores con conocimientos del sector.
• Trabajadores motivados.
• Planes de capacitación y formación.
• Desarrollo de Competencias.
• Innovación.
• Iniciativa.
• Creatividad.
• Liderazgo.
• Servicio al cliente.
• Orientación a los resultados.
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A nivel de clientes:
• Buena imagen.
• Cumplimiento.
• Clientes a nivel nacional e internacional.
• Buenos tiempos de entrega.
• Plan de Mercadeo.
• Créditos.
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A nivel de productos y servicios:
• Variedad.
• Alta rotación.
• Bajo nivel de desperdicios.
• Reconocimiento de marca.
• Precios competitivos.
• Certificaciones de Calidad.
• Acreditación.
• Licencia de funcionamiento.
• Planes de contingencia.
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Amenazas
L
as amenazas son circunstancias externas que pueden afectar
negativamente el desarrollo normal del proceso o de la empresa (objeto
de estudio).
• Competidores con precios bajos.
• La competencia ofrece créditos.
• Mercado de clientes limitado.
• Cambios (políticos, sociales, legislación)
• Mercado bursátil.
• Cambios de modas o costumbres.
Estas son solo algunas dentro de la múltiple y variada lista que podemos
encontrar; pero siempre se debe tener presente que deben ser objetivas,
reales y específicas del negocio.
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3. Beneficios
BENEFICIOS
L
a matriz DOFA es una herramienta que beneficia a la empresa, dado
que muestra el estado real y actual de sus procesos e identifica
los problemas. Identifica los obstáculos para el cumplimiento de
objetivos, proporciona los elementos necesarios para determinar los
factores críticos y las prioridades en las acciones a emprender para el
mejoramiento continuo.
Muestra la realidad actual
del proceso o de la empresa
Identifica problemas
oportunamente
Evita sorpresas negativas
Muestra oportunidades
Identifica amenazas
Permite tomar acciones de
forma anticipada
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4. Actividad de afianzamiento
Responda cada pregunta.
1) ¿Para qué una empresa requiere saber el estado actual de
implementación de la metodología Gestión del talento humano por
Competencias?
 Para mejorar el plan de beneficios.
 Para satisfacer las necesidades de los trabajadores y sus familias.
 Para que sea un sistema sostenible en el tiempo en la empresa y
tomar las acciones pertinentes.
 Para desarrollar el plan carrera de empresa.
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2) ¿Por qué se sugiere el uso de la matriz DOFA para dar respuesta a
las necesidades de una empresa?
 Porque es una herramienta de apoyo que le permitirá generar las
estrategias de manera oportuna y ajustada a su realidad.
 Porque es una herramienta para el análisis de costos.
 Porque le permitirá controlar las entradas y salidas de los
trabajadores.
 Porque es una herramienta fácil de aplicar.
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3) ¿Por qué es útil la auditoría de los procesos de Gestión del talento
humano?
4) ¿Qué procesos de Gestión del talento humano se pueden analizar
con la Matriz DOFA?
 Porque controla la correcta ejecución del presupuesto de la
Gestión del talento humano.
 Porque es un proceso de apoya administrativo que permita a las
empresas la toma de acciones correctivas y de mejora al interior y
permite identificar las fallas de manera oportuna.
 Porque controla que los trabajadores cumplan su horario de
trabajo.
 Porque hace seguimiento a los vendedores.
 Los procesos de Inducción y Reinducción.
 Cada proceso de manera individual y de igual forma toda el área
de manera integral.
 Los procesos de preselección y selección.
 La compensación y los beneficios que tiene la empresa frente a la
competencia y el sector.
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5) ¿Qué características tiene la Matriz DOFA?
 Que es aplicable al análisis de datos históricos de las empresas.
 Que es una herramienta para estudiar específicamente el entorno
de la empresa y su impacto.
 Que es una herramienta para estudiar específicamente el interior
de la empresa y tomar acciones de mejoramiento de sus procesos
y procedimientos.
 Que representa las situaciones particulares de la empresa y es como
una fotografía de un momento determinado; basado en circunstancias
específicas del momento tanto del ámbito interno como externo que
pueden impactar negativa o positivamente a la empresa.
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Conclusiones
E
n términos generales la Matriz DOFA permite identificar los
problemas de manera oportuna y clara. En otras palabras muestra
el camino correcto para la ejecución de las acciones preventivas,
correctivas o de mejora.
Este proceso permite responder a nivel interno los interrogantes:
• ¿Qué sabemos hacer bien?
• ¿Qué estamos haciendo mal?
• ¿Qué debemos cambiar?
Y a nivel externo:
• ¿Qué ventajas existen en el entorno?
• ¿Qué riesgo encuentro en el entorno?
Es la base para el diseño de estrategias para responder a las necesidades y
ataquen los puntos débiles o vulnerables; aprovechar las oportunidades
y ventajas sobre los competidores.
La gestión del talento humano permite generar acciones de manera
sistemática, fundamentada y organizada con oportunidad y objetividad;
atacar las competencias débiles y aprovechar las habilidades y
capacidades expresadas en su construcción.
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Referencias
Chiavenato, I. (1999). Administración de Recursos Humanos. (5ª Ed.). Buenos Aires, Argentina: Mc Graw Hill.
Dolan, L., Valle, R., Jeckson, S., & Schuler, R. (2007). La Gestión de los Recursos Humanos. (3 ª Ed.).(falta ciudad) McGraw Hill.
Fernández, J. (2005). Gestión por Competencias, un modelo estratégico para la dirección de recursos humanos. (falta ciudad) Prentice Hall.
González, Á. (2007). Métodos de Compensación Basados en Competencias. (falta ciudad) Ediciones Uninorte.
Longenecker, J., Moore, C., Petty, W., & Palich, L. (2006). Administración de Pequeñas Empresas, (10ª Ed.). (falta ciudad) Cengage Learning.
Rothwell, W. & Kazanas, H. (1998). Strategic Human Resources Planning and Managemente. Englewood Cliffs (N. J), Prentice Hall
Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, (2013). Metodología para la gestión del talento humano por competencias.
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Glosario
Auditoria
Proactividad
Proceso administrativo que valida y verifica uno o varios procesos al
interior de la empresa; en términos de cifras, costos y cumplimiento de
los procesos, procedimientos, políticas y la normatividad legal vigente.
Habilidad de actuar de manera segura no solo frente a sus propias
necesidades sino también las necesidades de los demás haciendo
énfasis especial en su cliente. Es la habilidad de proponer y otorgar
diferentes puntos de vista pensando siempre en mejora continua.
Lluvia de Ideas
Es la metodología que se usa para trabajar en grupo para la determinación
y solución de un problema; ayuda y proporciona un consenso general;
con esta herramienta facilita la interacción organizacional y el conocer
las ideas y opiniones del grupo de trabajo en general.
Liderazgo
Habilidad para orientar la acción de grupos de personas, fijar objetivos,
controlar, dirigir y realizar seguimiento, crear clima laborar favorables y
relacionarse positivamente con los demás, desarrollar y aprovechar las
habilidades de su grupo de trabajo.
Orientación al resultado
Habilidades y capacidad para desarrollar actividades pensando en
cumplir las metas y objetivos de manera eficaz y lograr los resultados,
buscando responder a los clientes internos y externos con oportunidad
y proactividad.
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Créditos
EQUIPO TÉCNICO PEDAGÓGICO
Luz Marina Maldonado Cifuentes
Anna Victoria Paipilla Paipilla
Hugo Alberto Torres Garzón
Martha Urquijo Puerto
LÍDERES LÍNEA DE PRODUCCIÓN
Jairo Antonio Castro Casas
Mónica Patricia Osorio Martínez
ASESORA PEDAGÓGICA
Johana Melina Montoya
GUIONISTAS
Gustavo Eduardo Reyes Ramirez
Fabio Andrés Tabla Rico
DISEÑADORES
David Leonardo Barrios Rodríguez
Cristian Camilo Castillo Castillo
Mariom Alejandra Cruz Casas
Óscar Iván Pineada
David Oswaldo Pinzón Rojas
John Milton Zárate Martinez
PROGRAMADORES
Diego Armando Monroy Barrera
Gisell Rodriguez Ortegón
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