New England Eye Institute

AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD
New England Eye Institute
(Instituto de los Ojos de Nueva Inglaterra)
940 Commonwealth Avenue, Suite 2, Boston, MA 02215
(617) 262-2020 ext. 5192; (617) 236-6323 (fax)
Richard Bean, Compliance Manager
BeanR@neco.edu
EN ESTE AVISO SE DESCRIBE LA FORMA EN QUE SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y
CÓMO PUEDE OBTENER ACCESO A ELLA. REVÍSELO CUIDADOSAMENTE.
Respetamos nuestra obligación legal de mantener privada la información sobre su salud que pudiera permitir que alguien le identificara. Estamos
obligados por ley a darle aviso sobre nuestras prácticas de privacidad. En este Aviso se describe la forma en que protegemos la información sobre su
salud y qué derechos tiene usted a ese respecto.
TRATAMIENTO, PAGO Y DILIGENCIAS PARA EL CUIDADO DE LA SALUD
La razón más común por la que utilizamos o divulgamos la información sobre su salud es para el tratamiento, pago o diligencias para el cuidado de la
salud. Algunos ejemplos de cómo utilizamos o divulgamos información para propósitos de tratamiento incluyen: programar una cita para usted; hacer
pruebas o exámenes de sus ojos; prescribir anteojos, lentes de contacto, o recetas médicas para sus ojos, y enviarlas por fax para que sean surtidas;
mostrarle sistemas de ayuda para corregir una visión deficiente; derivarlo hacia otro médico u otra clínica para obtener cuidado ocular o sistemas de
ayuda o servicios para corregir su visión deficiente; y obtener copias de la información sobre su salud de otro profesional que usted haya estado
consultando antes que a nosotros. Algunos ejemplos de cómo utilizamos o divulgamos información sobre su salud para propósitos de pago incluyen:
pedirle información sobre sus planes de seguro médico y de la vista u otras fuentes de pago; preparar y enviar facturas o reclamaciones; y cobrar
cantidades adeudadas (nosotros mismos o a través de una agencia de cobranza o un abogado). "Diligencias para el cuidado de la salud" significan
aquellas funciones administrativas y gerenciales que tenemos que hacer con el objeto de manejar nuestra oficina. Algunos ejemplos de cómo
utilizamos o divulgamos información sobre su salud para diligencias para el cuidado de la salud incluyen: auditorías financieras o de facturación;
aseguramiento interno de la calidad; decisiones que afectan al personal; participación en planes de cuidado bajo administración; asuntos de defensa
legal; planeación de negocios; y almacenamiento externo de registros.
Rutinariamente utilizamos información sobre su salud dentro de nuestras oficinas para cumplir tales propósitos sin permiso especial alguno. Si por
tales razones necesitamos divulgar información sobre su salud fuera de nuestra oficina, usualmente no solicitamos su permiso especial por escrito.
USOS Y DIVULGACIÓN SIN PERMISO DEBIDO A OTRAS RAZONES
En algunas situaciones limitadas, la ley nos permite o nos exige usar o divulgar información sobre su salud sin su permiso. No todas estas
situaciones son aplicables a nosotros; algunas no se presentan jamás en nuestra oficina. Dichos usos o situaciones de divulgación son:
•
cuando una ley estatal o federal ordena que se reporte cierta información sobre la salud para un propósito específico;
•
para propósitos de salud pública, tales como reportes de enfermedades contagiosas, investigación o vigilancia; y avisos hacia la
Administración de Drogas y Alimentos de la federación con respecto a fármacos o dispositivos médicos;
•
divulgación a las autoridades gubernamentales con respecto a posibles víctimas de abuso, descuido o violencia familiar;
•
usos y divulgación de actividades de negligencia relacionadas con la salud, tales como aquellas en relación con licencias de médicos; para
auditorías de Medicare o Medicaid; o para investigaciones de posibles infracciones a las leyes de cuidado de la salud;
•
divulgación para procedimientos judiciales y administrativos, tales como respuesta a citatorios u órdenes de los tribunales o agencias
administrativas;
•
divulgación para propósitos de aplicación de la ley, tal como proporcionar información sobre alguien que es o se sospecha que es víctima
de un crimen; proporcionar información sobre crímenes en nuestra oficina; o reportar crímenes que ocurrieron en otros lugares;
•
divulgación a médicos forenses para identificación de personas fallecidas o para determinar las causas de muerte; o a directores de
funerarias para ayudar en inhumaciones; o a organizaciones que manejan donativos de órganos o tejidos;
•
usos o divulgación para investigaciones relacionadas con la salud;
•
usos o divulgación para funciones especializadas del gobierno, tales como protección del presidente o funcionarios gubernamentales de alto
rango; para actividades de espionaje nacional legal; para propósitos militares; o para la evaluación y salud de miembros del servicio
exterior;
•
divulgación de información a la que se le ha removido la identificación;
•
divulgación relacionada con programas de compensación a trabajadores;
•
divulgación de "conjuntos limitados de datos" para investigación, salud pública, o diligencias para el cuidado de la salud;
•
divulgación accidental que es el producto inevitable de los usos o divulgación permitidos;
•
divulgación a "asociados de negocios" que realizan diligencias para el cuidado de la salud para nosotros y que se comprometen a respetar la
privacidad de la información sobre su salud;
A menos que usted objete, compartiremos también información relevante sobre sus cuidados con su familia o amigos que nos están
ayudando con el cuidado de sus ojos.
RECORDATORIOS DE CITAS
Podremos llamarle o escribirle para recordarle sus citas programadas, o que es tiempo de hacer una cita de rutina. A menos que usted nos
indique lo contrario, podremos también llamarle o escribirle para notificarle de otros tratamientos o servicios disponibles en nuestra oficina que
podrían ayudarle. Le enviaremos por correo una tarjeta de recordatorio de su cita y/o le dejaremos un mensaje de recordatorio en la máquina
con grabación automática de su domicilio o con la persona que conteste el teléfono si usted no está en casa.
OTROS USOS Y DIVULGACIÓN
No haremos ningún otro uso o divulgación de la información sobre su salud a menos que firme un "formulario de autorización". El contenido de
un "formulario de autorización" lo determina la legislación federal. Algunas veces, podremos iniciar el proceso de autorización, si el uso o
divulgación es idea nuestra. Algunas veces, usted podrá iniciar el proceso si es idea suya que enviemos su información a alguien más.
Normalmente, en esta situación usted nos dará un formulario de autorización debidamente contestado, o usted podrá utilizar uno de los nuestros.
Si nosotros iniciamos el proceso y le pedimos que firme el formulario de autorización, usted no está obligado a hacerlo. Si usted no firma la
autorización, nosotros no podremos usar o divulgar su información. Si usted lo firma, puede revocarlo en cualquier momento a menos que ya
hayamos actuado confiando en la autorización. Las revocaciones deberán hacerse por escrito. Envíelas a la persona de enlace con nuestra oficina
que se menciona al principio de este Aviso.
SUS DERECHOS CON RESPECTO A LA INFORMACIÓN SOBRE SU SALUD
La ley le otorga muchos derechos respecto a la información sobre su salud. Usted puede:
•
pedirnos que restrinjamos los usos y divulgación para propósitos de tratamiento (excepto para tratamiento de emergencia), pagos o
diligencias para el cuidado de la salud. No tenemos que estar de acuerdo, pero si lo estamos, debemos dar cumplimiento a las restricciones
que usted desee. Para solicitar una restricción, envíe una solicitud por escrito a la persona de enlace en nuestra oficina a la dirección, fax o
correo electrónico que se indica al inicio de este Aviso.
•
pedirnos que nos comuniquemos con usted de forma confidencial, tal como llamarle por teléfono a su trabajo en lugar de su casa, enviarle
por correo información sobre su salud a un domicilio diferente, o utilizar correo electrónico a su cuenta personal de correo electrónico.
Nosotros acataremos estas solicitudes si son razonables, y si usted paga cualquier costo adicional. Si usted desea solicitar una
comunicación confidencial, envíe una solicitud por escrito a la persona de enlace en nuestra oficina a la dirección, fax o correo electrónico
que se indica al inicio de este Aviso.
•
solicitar ver u obtener fotocopias de la información sobre su salud; Por ley, hay pocas situaciones limitadas en las que podremos
rehusarnos a permitirle acceso o fotocopias. En la mayor parte de los casos, sin embargo, usted será capaz de revisar u obtener una copia
de la información sobre su salud dentro de los 30 días siguientes a que nos lo solicite (o sesenta días si la información está almacenada
fuera de nuestras instalaciones). Es posible que usted tenga que pagar las fotocopias por adelantado. Si su petición es rechazada, le
enviaremos una explicación por escrito, e instrucciones sobre cómo obtener una revisión imparcial de la negativa, si hay alguna disponible
legalmente. Por ley, podemos contar con una extensión de 30 días sobre el tiempo que usted nos dé para obtener acceso o fotocopias si le
notificamos por escrito que necesitamos tal extensión. Si usted desea revisar u obtener fotocopias de la información sobre su salud, envíe
una solicitud por escrito a la persona de enlace con nuestra oficina a la dirección, fax o correo electrónico que se indica al inicio de este
Aviso.
•
pedirnos que enmendemos la información sobre su salud, si piensa que está incorrecta o incompleta. Si nosotros estamos de acuerdo,
enmendaremos su información dentro de los 60 días siguientes a su petición. Le enviaremos información corregida a las personas que
sepamos tienen la información incorrecta, y a otras que usted especifique. Si no estamos de acuerdo, usted puede escribir una declaración
sobre su punto de vista, y la incluiremos junto con la información sobre su salud, adjuntando además cualquier posible refutación escrita
por nosotros. Una vez que la declaración de su punto de vista y/o nuestra refutación sea incluida en la información sobre su salud, la
enviaremos junto con ésta, en cualquier momento en que realicemos una divulgación permitida de la información sobre su salud. Por ley,
podemos contar con una extensión de 30 días para considerar una solicitud de enmienda si le notificamos por escrito dicha extensión. Si
usted desea solicitarnos que enmendemos la información sobre su salud, envíe una solicitud por escrito, incluyendo las razones por las que
pide la enmienda, a la persona de enlace con nuestra oficina a la dirección, fax o correo electrónico que se indica al inicio de este Aviso.
•
obtener una lista de la divulgación de la información sobre su salud que hemos hecho durante los últimos seis años (o un período más corto
si así lo desea). Por ley, el listado no incluirá: divulgación con propósitos de tratamiento, pagos o diligencias para el cuidado de la salud;
divulgación con su autorización; divulgación incidental; divulgación exigida por ley; y alguna otra divulgación limitada. Usted tiene
derecho a una lista de este tipo por año, sin cargo alguno. Si usted desea listas a un intervalo más frecuente, tendrá que pagar por ellas por
adelantado. Normalmente responderemos a su solicitud dentro de los 60 días siguientes a su recepción, pero por ley podemos contar con
una extensión de 30 días si le notificamos por escrito que necesitamos tal extensión. Si usted desea una lista, envíe una solicitud por escrito
a la persona de enlace con nuestra oficina a la dirección, fax o correo electrónico que se indica al inicio de este Aviso.
•
obtener copias adicionales en papel de este Aviso de prácticas de privacidad si lo solicita. No importa si usted obtuvo ya una
electrónicamente o en forma impresa. Si usted desea copias impresas adicionales, envíe una solicitud por escrito a la persona de enlace con
nuestra oficina a la dirección, fax o correo electrónico que se indica al inicio de este Aviso.
NUESTRO AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD
Por ley, debemos cumplir con los términos de este Aviso de prácticas de privacidad hasta que decidamos cambiarlo. Nos reservamos el derecho de
cambiar este Aviso en cualquier momento, de acuerdo con la ley. Si cambiamos este Aviso, las nuevas prácticas de privacidad se aplicarán a la
información sobre su salud que ya tengamos, así como a la información que generemos en el futuro. Si cambiamos nuestro Aviso de prácticas de
privacidad, colocaremos el nuevo aviso en nuestra oficina, tendremos copias disponibles en ella, y la colocaremos en nuestro sitio Web.
QUEJAS
Si usted piensa que no hemos respetado apropiadamente la privacidad de la información sobre su salud, puede quejarse ante nosotros o ante el
Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU., Oficina de Derechos Civiles. No tomaremos represalias en su contra si usted presenta una
queja. Si usted desea presentar una queja ante nosotros, envíela por escrito a la persona de enlace con nuestra oficina a la dirección, fax o correo
electrónico que se indica al inicio de este Aviso. Si lo prefiere, puede discutir su queja en persona o por teléfono.
PARA MAYOR INFORMACIÓN
Si desea mayor información sobre nuestras prácticas de privacidad, llame o visite a la persona de enlace con nuestra oficina al domicilio o
número de teléfono indicado al inicio de este Aviso.
Revisado el 15 de enero de 2010