www.pwc.com/mx Centros de Servicios Compartidos (CSC) ¿Qué son? Contenido 1. Equipo de CSC 2. ¿Qué es un CSC? 3. ¿Qué procesos son elegibles? 4. Soluciones PwC para CSC 5. Beneficios de un CSC 6. Segregación de funciones entre UN y CSC 7. Diferencia entre CSC y centralización 8. Implementación de un CSC 9. Credenciales Centros de Servicios Compartidos - México PwC Enero 2014 2 Equipo PwC-CSC Centros de Servicios Compartidos - México PwC Enero 2014 3 Equipo de CSC Evert Hulleman Socio Asesoría de Negocios Héctor Macías Noriega Socio Asesoría de Negocios Martín Bazán Gerente Senior Líder de la práctica de CSC México Josemaría Chávez Blanco Gerente Senior CSC México Centros de Servicios Compartidos - México PwC Enero 2014 4 ¿Qué es un CSC? Centros de Servicios Compartidos - México PwC Enero 2014 5 ¿Qué son los servicios compartidos? Es la concentración de procesos comunes a diferentes unidades bajo un sola organización, que opera como unidad independiente con enfoques de servicio y negocio. Estas actividades están tradicionalmente distribuidas y duplicadas en las diferentes unidades de negocio y empresas del grupo. Centros de Servicios Compartidos - México PwC Enero 2014 6 ¿De qué se trata? Tomar procesos comunes y repetitivos de las unidades de negocio (UN) y trasladarlos a un CSC, con enfoques de servicio y soporte a los socios de negocio. UN (A) Con el propósito de: • Reducir costo de procesos con mayor calidad y nivel de servicio. • Liberar a las unidades de negocio para invertir su tiempo en tareas de mayor valor agregado. • Lograr economías de escala. Procesos comunes • Estandarizar procesos. • Promover la especialización. Procesos comunes UN (B) • Mejorar control. CSC Procesos comunes • Incrementar eficiencia y efectividad de los servicios. • Mejorar la calidad de los datos. UN (C) Centros de Servicios Compartidos - México PwC • Apalancar habilidades e inversiones. Enero 2014 7 ¿Qué procesos son elegibles? Centros de Servicios Compartidos - México PwC Enero 2014 8 Procesos elegibles a ser migrados Centro de servicios compartidos Infraestructura del servicio Admón. de contratos Dueños de los procesos Gestión de clientes Mesa de ayuda Reportes Contingencias Gestión del servicio Gestión del talento Políticas y procedimientos Gestión financiera Administración de catálogos maestros Tecnología Compras y egresos • Gastos, compras en inversiones de capital . • Viajes y viáticos. Contabilidad general • Registros contables. • Programación y ejecución del cierre. • Cuentas por pagar. • Conciliaciones. • Procesamiento de facturas. • Reportes estándar. Contabilidad de ingresos • Facturación. • • Crédito y cobranza. • Aplicación de efectivo. • Informes financieros. • Admonistración de efectivo. Impuestos Recursos humanos • Elaboración de declaraciones federales, estatales y de reportes. • Planificación y administración de compensaciones y beneficios. • Controles. • Administración de capacitación y desarrollo. • Contabilidad fiscal. • Reclutamiento y selección Nómina • Cálculo de nomina. • Atención a consultas. • Procesamiento de seguro social y planes de ahorro. Servicios especiales • Tesorería. • Legal, revisión de documentos y contratos. • • Soporte a logística. • Soporte a mercadeo • Activos fijos. • Tarjeta de compras. • Admóninistración de personal. • Administración de la contabilidad de proyectos. Tecnología de información operaciones Ventas y servicio al cliente • Administración de TI y datos. • Fuerza de ventas. • Operación de servidores y redes. • Apoyo al usuario. • Administración de ventas. • Call center para preventa. • Ingreso de órdenes. • Servicio al cliente. • Planificación de sucesión. • Transacciones intercompañía Aseguramiento de la calidad y mejora continua Centros de Servicios Compartidos - México PwC Enero 2014 9 Soluciones PwC para CSC Centros de Servicios Compartidos - México PwC Enero 2014 10 Soluciones de CSC Business case Diseño e implementación Asesoría en outsourcing Soporte a fusiones, adquisiciones y carve-outs Centros de Servicios Compartidos - México PwC Mejora, crecimiento y operación Enero 2014 11 Soluciones del CSC 1 - Business case 2 - Diseño e implementación Business case 360: • Enfoque multidisciplinario e internacional. • Análisis de escenarios. • Objetivos claros a corto, mediano y largo plazo. • Plan de implementación, retorno de inversión, valor presente neto, ahorros y payback. • Análisis estratégico interno: estructura organizacional, procesos y sistemas. • Análisis del entorno: laboral, fiscal, y precios de transferencia. • Oportunidades, riesgos y retos. • Criterios de selección de sitios. Diseño e implementación: Utilizando los pasos de evaluación, diseño, construcción e implementación se aseguran los beneficios. • Planificar la migración al CSC. • Definición de modelos de gobierno. • Definición de estructura y modelo de entregables. • Definición de modelos de medición de desempeño KPI. • Completar pruebas del ambiente meta previas a la migración. • Iniciar migración y seguimiento. • Evaluar criterios de salida en vivo. • Salida en vivo. 4 - Asesoría en outsourcing Asesoría en procesos de outsourcing: • Análisis de proveedores de BPO. • Análisis de costo. • Retos : • Control. • Visibilidad. • Calidad en el servicio. • Prioridades. • Ventajas y desventajas. • Plan de implementación. Centro de Servicios Compartidos - México PwC 3 - Mejora, crecimiento y operación Colaborando con el cliente en la evolución de los servicios compartidos: • Evaluación de madurez. • Optimización del CSC. • CSC de segunda generación. • Refinamiento de las herramientas de control. • Expansión modular de los servicios y/o unidades de negocio. • Establecimiento de una cultura de servicio. • Reingeniería y mejora de procesos. • Profesionalización de la administración. • Mejorar la calidad y soporte a la operación. 5 - Soporte frente a: fusiones, adquisiciones y carve-0uts Ayudamos en: • Análisis de procesos de los CSC. • Desarrollo del plan de fusión de procesos a los servicios compartidos. • Preparación del paquete de salida de procesos e información de las entidades de salida (carve-outs). • Proveemos soporte in-out al comprador y al vendedor (transactional services agreement, TSA). • Damos soporte durante la estabilización de la operación. Enero 2014 12 ¿Cuáles son los beneficios de un CSC? Centros de Servicios Compartidos - México PwC Enero 2014 13 Beneficios de un CSC Aumenta la productividad Reduce costos de estructura Estandariza procesos Genera economías de escala Mejora el servicio al cliente Mejora los controles internos Mayor flexibilidad y adaptación Centros de Servicios Compartidos - México PwC Enero 2014 14 ¿Cuál es la segregación de funciones entre UN y CSC? Centros de Servicios Compartidos - México PwC Enero 2014 15 Los servicios compartidos requieren la separación de los procesos Ejemplo: modelo actual Cuentas por cobrar • Mantener y monitorear límites de crédito. Cuentas por pagar • Administrar información de proveedores. • Registrar facturas. • Conciliar facturas. Gastos de viajes • Administrar información. • Registrar solicitudes en sistema. UN • Procesar pagos. • Procesar notas de crédito. • Administrar información de clientes. • Monitorear comportamiento de deudores. • Procesar pagos. • Conciliar cuentas intercompañía. • Registrar cuentas contables. • Establecer términos para el • Procesar pago. • Resolver dudas. • Completar y aprobar formulario de gastos. • Aprobar pagos para casos sin cliente. • Evaluar riesgo crediticio. órdenes de compra. • Determinar provisiones • Entregar solicitud. Centros de Servicios Compartidos - México PwC • Aprobar pagos. Enero 2014 16 Los servicios compartidos requieren la separación de los procesos Ejemplo: modelo con CSC Cuentas por cobrar • Mantener y monitorear límites de crédito. Cuentas por pagar • Administrar información de proveedores. Gastos de viajes Porción de la actividad total • Registrar facturas. • Administrar información. • Conciliar facturas. • Registrar solicitudes en sistema. • Procesar pagos. CSC • Procesar pago • Registrar cuentas contables • Completar y aprobar formulario UN de gastos. • Entregar solicitud. • Resolver dudas. • Procesar notas de crédito. • Administrar información de clientes. • Monitorear comportamiento de deudores. • Conciliar cuentas intercompañía. • Establecer términos para el cliente. • Aprobar cobros para casos sin órdenes de compra. • Aprobar pagos. Centros de Servicios Compartidos - México PwC • Procesar pagos. • Evaluar riesgo crediticio. • Determinar provisiones. Enero 2014 17 Gobierno de los servicios compartidos (opciones genéricas) Modelo A: una junta directiva del CSC y un ejecutivo del CSC Modelo B: una junta directiva del CSC y múltiples ejecutivos del CSC reportando a las UN Junta directiva del CSC Junta directiva del CSC Miembro del equipo ejecutivo UN UN UN Gerente de finanzas del CSC Gerente de RRHH del CSC Gerente de TI del CSC Otros Ejecutivo del CSC Gerente de finanzas del CSC Gerente de RRHH del CSC Gerente de TI del CSC Modelo C: una junta directiva del CSC y múltiples ejecutivos del CSC reportando a casa matriz Modelo D: múltiples juntas directivas de CSC y múltiples ejecutivos del CSC Junta directiva del CSC Equipo ejecutivo Director de RRHH Director financiero / TI Otros Junta directiva del CSC financiero Junta directiva del CSC de TI Director financiero / TI Gerente de RRHH del CSC PwC Coordinador de finanzas del CSC Gerente de TI del CSC Gerente de finanzas del CSC Junta directiva del CSC de RRHH Director de RRHH Gerente de TI del CSC Gerente de RRHH del CSC 18 Diferencia entre centralización y centros de servicios Centros de Servicios Compartidos - México PwC Enero 2014 19 Los servicios compartidos no implican centralización La concentración de procesos en una unidad de servicio no es equivalente a una centralización corporativa Centro de servicios Centralización corporativa • Relación cliente-proveedor entre el CSC y la • No hay orientación hacia el cliente. UN. • Desarrollo de KPI´s y SLA´s en conjunto. • Políticas y procedimientos de acuerdo con mandato corporativo. • Orientado a socios de negocio. • Orientado solamente hacia el corporativo. • Locación basada en las necesidades del • Locación en las oficinas corporativas. negocio, costo y aspectos demográficos de los empleados. • Orientación corporativa. • Difícil para desincorporarse, estructura compleja orientada hacia el corporativo. • Ágil y escalable para fusiones y adquisiciones. Centros de Servicios Compartidos - México PwC Enero 2014 20 Implementación de un CSC Centros de Servicios Compartidos - México PwC Enero 2014 21 Tendencias generales Evolución de los servicios compartidos 1 2 3 Departamento Local (sin CSC) • Duplicación de esfuerzos. • Estándares inconsistentes de servicio. CSC Optimización del Proceso: • Agrupación de competencias. • • Cultura inconsistente. • • Estructuras redundantes. Economías de escala. Estandarización y armonización. Implementación de: • Indicadores de desempeño KPI´s. • • Centros de Servicios Compartidos - México PwC 4 CSC Optimizado • Proceso de mejora continua. • Desarrollo de un sistema de medición del desempeño. • Establecimiento de una cultura de servicio. • Expansión modular de los servicios. • Profesionalización de la • Administración de la administración. calidad. • Mejoras en la calidad hacia Six • Refinamiento de herramientas / instrumentos de control. Acuerdos de nivel de servicio SLA´s. • Sistemas de incentivos Administración del flujo de trabajo. • Outsourcing selectivo. Las operaciones del CSC son estables CSC de 2da Generación y recompensas. Las operaciones del CSC son eficientes y efectivas Sigma. • Optimización dependiente de sí mismo. • Desarrollo sistemático de los recursos humanos. El CSC maximiza el valor agregado para toda la compañía Enero 2014 22 Cuándo implementar servicios compartidos Compañías que consideren: • Outsourcing, Insourcing y Offshoring. • Alianzas, reestructuración o centralización. • Iniciativas de reducción de costos. • Amplia iniciativa de transformación. • Adquisiciones y fusiones. • Carve-outs. Algunos retos de implementar servicios compartidos internos son... Establecer una clara separación de roles y responsabilidades entre los servicios compartidos y el personal de soporte de las UN. Identificar recursos calificados, tanto interna como externamente, para operar la organización de servicios compartidos. • Nuevos mercados. • Adquisición de talento con mejores costos. • Compañías que ya cuentan con servicios compartidos y buscan alcanzar mayores niveles de maduración. Centros de Servicios Compartidos - México PwC Enero 2014 23 Ventajas y desventajas de modelos Ventajas Servicios compartidos internos Outsourcing • Aseguran estandarización y control sobre operaciones. • Protegen propiedad intelectual. Desventajas • Necesidad de inversión. • Requiere de fuerte reputación e imagen de marca para operaciones offshore. • Crean una organización impulsada por métricas • Crean retos de dotación de personal. • Asociación con proveedores de prestigio y categoría mundial. • Sacrifica algún grado de control. • Encuentra retos de gobernanza. • Apalancan tecnologías probadas. • Movimiento a modelos de costo variable. Modelos híbridos •Comparte el riesgo y la carga financiera entre las partes. • Debilita la protección de la propiedad intelectual. • Sacrifica algún grado de control. •Apalanca tecnologías probadas. • Incrementa la complejidad administrativa y legal. •Movimiento a modelos de costo variable. • Debilita la protección de la propiedad intelectual. Centros de Servicios Compartidos - México PwC Enero 2014 24 Decisiones estratégicas y tácticas Varias decisiones clave definen el alcance de los servicios compartidos, los objetivos de desarrollo y el marco para la administración de las operaciones diarias. • ¿Cuáles procesos concentrar? • ¿Cuáles son las fronteras geográficas y organizativas? • ¿Cómo vinculamos la transformación organizacional con otras iniciativas corporativas (ejemplo cambio de plataforma de sistemas)? • ¿Quién administrará la nueva organización y a quién le deberá reportar? • ¿Deberíamos subcontratar algunas operaciones en lugar de realizarlas internamente? • ¿Cuál es nuestro modelo y enfoque de servicio al cliente? • ¿Cómo definimos las expectativas sobre el servicio y cómo medimos el desempeño? • ¿Cuál es el enfoque apropiado para la liquidación del costo? Centros de Servicios Compartidos - México PwC Enero 2014 25 Credenciales Centros de Servicios Compartidos - México PwC Enero 2014 26 Indicadores/ Balance scoredcard Implementación de CSC Herramienta tecnológica Diseño de modelo de business partner Diseño de centros de excelencia Diseño de CSC Diseño de modelo operativo/ Business Case Transformación de RH Reducción de costos Evaluación de procesos de RH Nuestra experiencia Colegio de idiomas Empresa líder en farmacéutica Empresa líder en farmacéutica Institución de banca múltiple Medio de comunicación mundial Empresa líder en el sector energético Empresa líder de consumo al por menor Empresa líder en la industria química Firma de servicios financieros líder Departamento de Finanzas de Irlanda Servicio público de comunicación Centros de Servicios Compartidos - México PwC Enero 2014 27 Permítenos asesorarte Evert Hulleman Socio Asesoría de Negocios evert.hulleman@mx.pwc.com +52 (55) 5263 6551 Héctor Macías Noriega Socio Asesoría de Negocios hector.macias@mx.pwc.com +52 (55) 5263 5854 Martín Bazán Gerente Senior – Líder Práctica Centros de Servicios Compartidos martin.bazan@mx.pwc.com +52 (55) 5263 8541 Josemaría Chávez Blanco Gerente Senior Centros de Servicios Compartidos josemaria.chavez@mx.pwc.com +52 (55) 5263 6609 Esta publicación se elaboró exclusivamente con el propósito de ofrecer orientación general sobre algunos temas de interés, por lo que no debe considerarse una asesoría profesional. No es recomendable actuar con base en la información aquí contenida sin obtener la debida asesoría profesional. No garantizamos, expresa o implícitamente, la precisión o integridad de la información de la presente publicación, y dentro de los límites permitidos por la ley, PricewaterhouseCoopers S.C., sus miembros, empleados y agentes no aceptan ni asumen ninguna responsabilidad, deber u obligación derivada de las acciones, decisiones u omisiones que usted u otras personas tomen con base en la información contenida en esta publicación. © 2014 PricewaterhouseCoopers, S.C. Todos los derechos reservados. Prohibida su redistribución sin la autorización de PwC. PwC se refiere a la firma miembro en México y algunas veces se puede referir a la red de PwC. Cada firma miembro es una entidad legal independiente. Para obtener información adicional, favor de consultar: www.pwc.com/mx