El Tribunal Constitucional acaba de evaluar el despido de un trabajador que envió información confidencial a la competencia, y también confirma que la empresa puede acceder a los correos de los trabajadores en ciertos casos. Pero para poder acceder al correo electrónico de la plantilla es necesario que se cumplan ciertos requisitos. (STC de 7.10.2013) Acceder a una cuenta de correo electrónico corporativo de un trabajador puede suponer una grave vulneración de los derechos fundamentales, (secreto de las comunicaciones, derecho a la intimidad y a la Protección de Datos). El ordenador es una herramienta que se facilita al empleado pera trabajar, en este sentido, está justificado que el empresario pueda controlar su uso legítimo. Pero al mismo tiempo existe una aceptación social generalizada respecto a la confidencialidad del correo electrónico, que el trabajador puede utilizar también para comunicaciones privadas. Por este motivo deben de estar muy claras las normas de uso del correo electrónico de la empresa y la posibilidad de acceder a la cuenta para controlarlo, si no la empresa no podrá acceder a su contenido. Ya que si lo hiciera, podría suponer una invasión en la privacidad del trabajador. En consecuencia, para poder controlar el uso de los correos electrónicos corporativos en su empresa sin vulnerar ninguna normativa, deberá de seguir los siguientes pasos: 1. Tener claro que es una cuenta corporativa de uso laboral. Se trata de las cuentas de correos electrónicos que su empresa abre a sus trabajadores, pero estas cuentas son propiedad de su empresa. Las cuentas que se asignan a un trabajador son por motivos estrictamente laborales. Por eso, su empresa tiene potestad para decidir que uso y finalidades pueden tener. El hecho de que la cuenta sea corporativa no significa que su empresa pueda llevar a cabo controles sin justificarlo. Excepto que su empresa cumpla los pasos siguientes no podrá acceder legalmente a los correos de sus trabajadores. mallafrè consultors – BOLETÍN INFORMATIVO 2. Decidir qué uso permitir del correo · Prohibir totalmente el uso del correo para fines privados. · Permitirlo pero con restricciones o limitaciones. · Permitir el uso libre. 3. Fijar las normas de uso Se trata que su empresa cree un protocolo sobre los límites y condiciones de utilización del correo electrónico corporativo y de los ordenadores en general, en el que se incluyan los procedimientos de control de su contenido que haya establecido. Este protocolo se debe establecer por escrito. Dentro de sus normas no olvide incorporar: · Usos admitidos y no admitidos del correo electrónico profesional. Si se admite un cierto uso privado, especificar qué condiciones (horarios, volumen ...) · Medidas de seguridad aplicables al uso del correo electrónico, por ejemplo, mecanismo de identificación y autenticación de los usuarios mediante contraseñas, protocolo que deben de seguir los trabajadores en caso de producirse alguna incidencia. · Saber que protocolo se ha fijado para garantizar la continuidad laboral en caso de ausencia del trabajador. · Anunciar si existirán controles y que medidas de controles. · Incorporar una cláusula en la cual se reserve el derecho a modificar el uso permitido del correo en cualquier momento. · Si su empresa prohíbe el uso del correo electrónico para fines particulares o bien lo permite con restricciones, es importante que a sus normes incluyan que la empresa podrá llevar a cabo controles. · Estableced también normas de acceso al correo electrónico desde los smartphones particulares fuera del centro de trabajo, ya que hoy en día cada vez es más frecuente su uso. ENERO de 2014