Gestión de Proyectos C U R S O I N T E R N A Novena regla C I O N A L Las 12 Reglas de Oro del Gerente de Proyecto© Controle la ejecución Héctor Sanín - Consultor ILPES Décima regla Controle la ejecución “Esperar indefinidamente el momento ideal es como esperar que cese de pasar el río para cruzarlo” Horacio Héctor Sanín - Consultor ILPES Listos para la EJECUCIÓN DEL PROYECTO 1. PREPARACIÓN DE LA EJECUCIÓN Dirección Superior Area Funcional 1 Area Funcional 2 Proyecto EJECUCIÓN 3. TÉRMINO DE PROYECTO 2. SEGUIMIENTO Héctor Sanín - Consultor ILPES CONTROL DE LA EJECUCION • Objetivos del CONTROL: – Asegurar cumplimiento de la ejecución, de conformidad con el rumbo: C4 – Mantener la capacidad de ejecución. • El control exige: – Verificar sistemáticamente lo realizado versus lo programado – Corregir oportunamente para evitar desvíos y recuperar capacidad de ejecución – Reprogramar para mantener metas originales o mejorarlas Héctor Sanín - Consultor ILPES Control de Ejecución del Proyecto (Seguimiento físico-financiero) FASE RESULTADO EJECUCIÓN DE LA OBRA TIEMPO COSTO OBRA TERMINADA CANTIDAD CALIDAD Tablero de Control = C4 Héctor Sanín - Consultor ILPES Control de Avance de la Actividades: Base del Control de Ejecución Concepto Indicador Verificación Supuesto Fin Propósito Componente CONTROL DE AVANCE Actividades Héctor Sanín - Consultor ILPES Ambito de responsabilidad directa Elementos referenciales, bajo observación La Línea de Base (Programación Original) • Es la fotografía de la programación optimizada • Se establece para iniciar la ejecución • Se mantiene como referencia para el seguimiento y la evaluación de la ejecución del proyecto Héctor Sanín - Consultor ILPES Control de Tiempo (Cronogramas) • Los indicadores de control temporal informan sobre el avance de las actividades. • Se aplican a cada actividad y al proyecto total. • Un buen control focaliza el avance en la Ruta Crítica. • Indicador principal: • ICF=Índice de Cumplimiento (Avance) Físico • El control temporal implica el Control de la Cantidad de Obra realizada Héctor Sanín - Consultor ILPES Control de Avance Físico Control de Avance sobre la parte realizada del proyecto: • Índice de Avance de la Ruta Crítica • Índice de Avance de las actividades que se han debido realizar: – Promedio simple de Índices de Avance – Promedio ponderado de Índices de Avance (ponderar por costo). Héctor Sanín - Consultor ILPES Control de Cantidad • Control cuantitativo sobre actividades, de la mano del control temporal (seguimiento): – ¿Cuánto se ha realizado de lo programado? Héctor Sanín - Consultor ILPES Control de Calidad • Parámetros y especificaciones técnicas claras y precisas • Buenos términos de referencia y buenos procesos de contratación • Interventoría y Auditoría de Calidad. Condicionar pagos a verificación de calidad • Veedurías y control de la comunidad • CC en cada punto de responsabilidad, no tanto al final de la cadena: Factor de éxito: “Hacer las cosas bien la primera vez” – CC sobre actividades – CC sobre productos Héctor Sanín - Consultor ILPES Índice de Avance Físico Índice de Avance Físico • IAF=Obra ejecutada/Obra total • Expresa la porción relativa de obra realizada • Control gráfico: Momento del control (Tiempo transcurrido) Retraso Actividad al día Adelanto Duración programada Héctor Sanín - Consultor ILPES Porción ejecutada Índice de Avance Físico IAF = Índice de avance físico AFR = Avance físico realizado AFP = Avance físico programado Ejemplo: Hasta el momento de control estaba previsto realizar el 48% de la obra, pero sólo se ha ejecutado el 42%. IAF = ? Héctor Sanín - Consultor ILPES Controle ejecución de CONTRATOS y de ACTIVIDADES REPROGRAME (Si fuese Del caso) Aplique medidas correctivas s e c n a v a e c i l a u t Ac Analice causas de desfases y sugiera soluciones Héctor Sanín - Consultor ILPES Compare ejecutado Vs programado Identifique desfases SISEG Las Reglas de Oro y las Etapas de Gestión GERENCIAL LTDA © Reglas 11 y 12 1. PREPARACIÓN DE LA EJECUCIÓN EJECUCIÓN 3. TÉRMINO DE PROYECTO 2. SEGUIMIENTO Héctor Sanín - Consultor ILPES Las 12 Reglas de Oro del Gerente de Proyecto© Reglas 9 y 10 Controle costos y ejecución Taller Seguimiento a la ejecución Tabla No. 6: Atención a Menores © Héctor Sanín - Consultor ILPES