Gestión de Proyectos C U R S O I N T E R N A C I O N A L Las 12 Reglas de Oro del Gerente de Proyecto© Décima regla Controle los costos Héctor Sanín - Consultor ILPES Novena regla Controle los costos “En la vida hay que escoger entre ganar dinero o gastarlo. No hay tiempo suficiente para ambas cosas.” Edouard Bourdet Héctor Sanín - Consultor ILPES Control de costos Fuentes DISPONIBILIDAD DE FONDOS 1 Fondos 2 DESEMPEÑO DE COSTOS DESEMBOLSOS Héctor Sanín - Consultor ILPES Control de Costos CONTROL DE COSTOS Héctor Sanín - Consultor ILPES Evolución de costos El presupuesto ejecutado del proyecto hasta la fecha de control es de $8,000 El presupuesto programado hasta la fecha de control es de de $7,000 ¿Cómo ha sido el desempeño de costos? Héctor Sanín - Consultor ILPES Evolución de Costos Presupuesto ejecutado Presupuesto programado = $8,000 $7,000 Presupuesto ejecutado Presupuesto programado = 1.143 ¿Qué significa este resultado? Héctor Sanín - Consultor ILPES Índice de Avance de Costos IAC: Presupuesto ejecutado Presupuesto programado IAC = PE/PP = 1.143. IAC, también llamado ICC Héctor Sanín - Consultor ILPES Índice de Avance Físico • AFR es la cantidad de obra ejecutada (avance físico realizado) al momento del control • AFP es la cantidad de obra programada (avance físico programado) hasta el momento del control. • AFR = 42% • AFP = 48% • Hasta el momento de control estaba previsto realizar el 48% de la obra, pero sólo se ha ejecutado el 42% ¿Cuál es el Índice de Avance Físico? Héctor Sanín - Consultor ILPES Índice de Avance Físico Índice de Avance Físico = IAF IAF = AFR / AFP IAF = 42% / 48% = 0.875 ¿Qué significa este resultado? Héctor Sanín - Consultor ILPES Índice de Desempeño de Costos Índice de Avance de Costos: IAC IAC = PE/PP = 1.143 IAF = AFR/AFP= 0.87.5 IDC = 1.143/0.875 = 1.31 Héctor Sanín - Consultor ILPES Índice de Desempeño de Costos Héctor Sanín - Consultor ILPES Índice de Desempeño de Costos ? Si IDC > 1, implica SOBRECOSTO, los costos de lo ejecutado están superando lo presupuestado. ? Si IDC < 1, implica EFICIENCIA EN COSTOS, pues hay economía en relación con lo presupuestado. ? Si IDC ? 1, implica que los costos reales de la obra se están comportando según lo presupuestado. Héctor Sanín - Consultor ILPES COSTOS Sistema de control semaforizado (sistema de alertas) Índice de Desempeño de Costos (IDC) Escala (%) 100 © GERENCIAL LTDA ¡Ojo! ¿Hay riesgo de calidad? Héctor Sanín - Consultor ILPES Control de Costos • Actualización de costos reales • Estimativo de costos por ejecutar (inercia actual-i.a) • Actualización del presupuesto global (i.a.) • Estimación de la Desviación Presupuestal • Medidas correctivas • Reprogramación presupuestal Héctor Sanín - Consultor ILPES Seguimiento gráfico del avance del proyecto Desempeño Momento del control Qué significa cuando el indicador se encuentra: 1. ¿En la línea de lo programado? 2. ¿Por encima? 3. ¿Por debajo? Programado IAF IAC = ICC IDC Tiempo Héctor Sanín - Consultor ILPES EJERCICIO Al final del primer trimestre, el seguimiento financiero arroja las siguientes cifras para un proyecto: Cantidad obra programada: 1,200 m3 Cantidad obra realizada: 1,080 m3 Costos presupuestados para el trimestre: $43,650 Costo real de lo ejecutado: $42,180 ? Calcular el IAC ? Calcular el IAF ? Calcular y analizar el resultado del IDC Héctor Sanín - Consultor ILPES Diseño del Sistema de Información y Seguimiento Gerencial del Proyecto SISEG Pautas de diseño Héctor Sanín - Consultor ILPES SISEG - Pautas de diseño 1/3 1. Consideraciones básicas • EAP (WBS) (Componentes, Macroactividades) y Organización del Proyecto • Definir un esquema de hitos o de eventos determinantes (Fases, productos parciales, fechas estratégicas) • ¿Quiénes son los usuarios relevantes que requieren información de avance del proyecto? • ¿Qué tipo de información requieren? • Sistema de indicadores y rangos de alerta • C4 Héctor Sanín - Consultor ILPES SISEG - Pautas de diseño 2/3 2. Sistema Interno Defina un Sistema Interno de Información y Seguimiento (Para el equipo gerencial del Proyecto) basado en: • Objetos de seguimiento y análisis • Un conjunto básico de Indicadores • Tipos de informes y frecuencias • Flujo interno de la información para seguimiento • Instancias de análisis – decisión (reuniones, comités, grupos) • Fuentes internas y externas de información • Mecanismos y frecuencia de recolección (periódicos y esporádicos) • Responsables por la gestión de la información • Monitoreo de supuestos y gestión de riesgos Héctor Sanín - Consultor ILPES SISEG - Pautas de diseño 3/3 3. Sistema Externo y otros Piense esencialmente en Indicadores, frecuencias y tipos de informes para los siguientes involucrados – Sistema de información Proyecto-Contratista – Sistema de información Proyecto-Gerencia Superior (Autoridad Institucional) – Sistema de información Proyecto-Entidad financiera (Cooperante, banco) – Proyecto-Proveedores de recursos de contrapartida – Sistema de información Proyecto-Comunidad – Otro(s) involucrado(s) importantes(s) Sistema de evaluación de Medio Término Reuniones Externas de análisis de avance de proyecto Relaciones con el supervisor (interventor, auditor) Recomendaciones para el cierre de proyecto y el ITP Héctor Sanín - Consultor ILPES Las 12 Reglas de Oro del Gerente de Proyecto© Reglas 9 y 10 Controle costos y ejecución Taller Seguimiento a la ejecución Atención a Menores © Héctor Sanín - Consultor ILPES