¿Estás realizando tus mediciones de RR.HH. con un año de retraso? Cómo Dallant encontró una forma de medir el ambiente de trabajo entre las encuestas anuales a los empleados La evolución de los profesionales de Recursos Humanos (RR.HH.) para convertirse en socios de negocio que apoyan la toma de decisiones estratégicas se ve frenada a menudo por la falta de “datos objetivos”. El Director de RR.HH. de Dallant ha encontrado una nueva manera de tomar el pulso a sus empleados continuamente. Ahora puede ofrecer “datos objetivos” a la dirección de la empresa que permiten tomar decisiones de forma más ágil. Un problema creciente ¿Cómo cuantificar los progresos? Cuando llegaba el momento de preparar su encuesta semestral a los empleados, en el departamento de Recursos Humanos de Dallant surgía una cierta frustración. Querían acelerar sus iniciativas con el fin de mejorar el compromiso de los empleados con su trabajo. Sin embargo, el departamento de RR.HH. se encontraba con el obstáculo de carecer de información actualizada respecto a estas iniciativas, ya que se producían grandes diferencias en los resultados de las encuestas semestrales. Y es que las mediciones realizadas una vez al año a menudo no proporcionan los datos fundamentales que son necesarios para proponer soluciones a los problemas que surgen a lo largo de todo el año. Dallant opera en un sector muy competitivo impulsado por la alta tecnología: el suministro de aromas e ingredientes a las principales empresas de alimentos y bebidas del mundo. Como parte del proceso necesario para mantenerse entre los principales proveedores, Dallant se somete de forma sistemática a exigentes auditorías. Pero Joan Manuel Torres, Director de Recursos Humanos de Dallant, sentía que no disponía de la información que necesitaba. "Sabíamos que estábamos realizando progresos entre las auditorías, pero no teníamos forma de cuantificarlos." El compromiso se traduce en dinero La felicidad en un click Anteriormente, Dallant había identificado una evidente correlación entre las cifras de ventas y el compromiso de sus empleados. "Por cada punto porcentual que mejorábamos en el compromiso de los empleados, se producía un aumento similar en el volumen de ventas", afirma Joan Manuel Torres. Esto ayudó a la compañía a alcanzar un consenso respecto a la necesidad de continuar y mejorar su enfoque en los empleados. Joan Manel se reunió con su equipo de Recursos Humanos para presentarles la idea y también les entusiasmó. Decidieron instalar el DailyPulse en la pared de la zona de recepción, cerca de las puertas de salida. Como Dallant es una compañía que dispone de múltiples ubicaciones, instalaron varios DailyPulse, lo que les permite comparar los resultados. Durante una tormenta de ideas, a un miembro recientemente incorporado al equipo de RR.HH. se le ocurrió el eslogan "La felicidad en un click" y Dallant personalizó sus DailyPulse con fotos de frutas frescas para evocar su sabroso negocio. La búsqueda de una solución Como primer paso, Dallant decidió añadir más preguntas a su encuesta, para medir mejor el nivel de compromiso de los empleados. Sin embargo, esto no resolvió el problema que suponía no disponer de una medición continua del impacto de las iniciativas de la empresa. ¿Cómo reaccionaban los empleados ante las diferentes noticias y eventos de la empresa? ¿Cómo podían actuar de forma preventiva en estos casos? El equipo de RR.HH. estaba muy acostumbrado a proporcionar estadísticas sobre salarios, horas de trabajo, productividad, etc. Examinaron las soluciones tradicionales para medir e incrementar aún más el nivel de compromiso de los empleados, pero tenían la sensación de que la mayoría de los consultores ofrecen un valor limitado y carecen de flexibilidad. Obtener información a diario A Joan Manel le interesaba la posibilidad de medir la satisfacción de los empleados de manera periódica y fácil. Cuando oyó hablar del DailyPulse de Celpax, en seguida se dio cuenta de que le permitiría obtener información a diario y asociar los resultados con lo que sucedía en su empresa. Decidió ir más lejos. DailyPulse plantea una pregunta sencilla pero muy importante a los empleados cuando acaban su jornada laboral y se disponen a irse a casa: ¿Qué tal fue tu día? Los trabajadores pulsan el botón verde o el botón rojo y un indicador luminoso muestra los resultados de las últimas 24 horas. Los resultados detallados están disponibles en Internet. Para Dallant era fundamental transmitir 3 mensajes claros a sus empleados: 1 2 3 La satisfacción en el trabajo es importante para nosotros y queremos fomentarla. Nos interesa medir y conocer los resultados rápidamente, para que podamos hacer cambios lo antes posible. Queremos profundizar en la relación que existe entre nuestra rentabilidad y la satisfacción en el puesto de trabajo. Monitorización en tiempo real Gracias a esta nueva forma de medición, Joan Manel y su equipo pueden conocer los resultados casi en tiempo real. "Consultamos el cuadro de mando cuando sucede algo como una decisión conflictiva; observamos las tendencias cuando hay menos producción, surge alguna tensión o se producen picos en la carga de trabajo". El equipo de RR.HH por fin tiene una forma de realizar el seguimiento de los hitos importantes y ver qué impacto producen en los empleados elementos como las comunicaciones enviadas, las reuniones, las cifras de ventas… ¡La lista es interminable! Muchas compañías afirman que los empleados son "su activo más valioso", pero pocas dirían que resulta fácil de medir. ¿Cómo pueden los directivos conocer lo que funciona o no funciona dentro de la organización? Diferencia en los niveles de compromiso Dallant cree que la medición continua puede aportar valor a la empresa mediante la comparación de los resultados internos. Joan Manel estaba muy satisfecho de conseguir por fin información constructiva cuando recibió los resultados de su comparativa interna. Sospechaba que podía haber diferencias, pero todo el equipo se quedó sorprendido con los datos. Existía una discrepancia significativa entre el nivel de satisfacción de los empleados de una instalación y el resto: "Teníamos algunos indicios previos de que sucedía eso, pero no eran muy claros y no podíamos cuantificarlo." es vincular el trabajo del departamento de RR.HH. (y los logros de los empleados) con la rentabilidad. Adoptar medidas apropiadas permite a la empresa evolucionar rápidamente para convertirse en un mejor lugar para trabajar. Joan Manel ve un beneficio claro en esta vinculación: "Las empresas revisan los niveles de producción a diario. Sin embargo, los departamentos de RR.HH. no están acostumbrados a medir y cuantificar. Sí que podíamos medir el impacto de una formación, por ejemplo, pero solo nos proporcionaba una instantánea de un momento puntual. Con DailyPulse podemos realizar este tipo de mediciones de forma continua, ¡es como pasar de una foto a un vídeo! Ahora disponemos de trazabilidad, lo que nos proporciona información con una profundidad similar a la que obtenemos respecto a la fabricación de nuestros productos." ¿Qué consecuencias tiene carecer de feedback periódico respecto a cómo se sienten los empleados en su trabajo? ¿Tienen impacto las cifras de ventas? "Teníamos la prueba que nos hacía falta para que el dpto. de RR.HH. pudiera transmitir con claridad y precisión a la dirección que eran necesarias más iniciativas de mejora en este ámbito.” Vincular los logros de Recursos Humanos con la rentabilidad Entender la dinámica básica de la fuerza de trabajo se ha convertido en algo cada vez más importante, a medida que los equipos directivos se dan cuenta de que sus empresas son solo tan buenas como sus empleados. Mediante el análisis y el uso de los datos recogidos, el objetivo del equipo de recursos humanos El objetivo de Dallant es medir de manera repetitiva, de esta forma se puede comparar el impacto: ¿qué efecto se produce cuándo se publican las cifras de ventas? ¿O cuando se envía la revista interna digital? Obtienen información de manera inmediata y esto permite medir el impacto cuando se producen cambios en el convenio colectivo o en las políticas de incentivos. "Podemos interpretar los resultados observando los acontecimientos que han ocurrido y ver su impacto en la satisfacción laboral de la plantilla". Medición y control Joan Manel y su equipo han apostado por ser ambiciosos en la medición de los impactos, para controlar el entorno de trabajo en la medida en que sea posible. Por ejemplo, cuando publican la memoria de sostenibilidad de la empresa quieren asegurarse de que existan las mínimas interferencias posibles. Para ello, en primer lugar comprueban la tendencia de los últimos siete días para ver si la línea básica es estable, y revisan si hay previstas otras comunicaciones o acontecimientos importantes. Luego envían la comunicación. "Si hay un retraso en la producción o una caída repentina de las ventas, el impacto se refleja en la medición. Comparamos los datos con momentos como por ejemplo cuando la división de I+D tiene una gran cantidad de proyectos en marcha, o cuando todo el mundo se apresura para cerrar el mejor resultado trimestral de la empresa". Las mediciones permiten al dpto. de RR.HH. comunicarse con la dirección de la empresa en el lenguaje de los negocios. Presentan datos objetivos para respaldar sus problemas, necesidades o ideas. El impacto de las noticias negativas El director de Recursos Humanos de Dallant añade: "Mi equipo se interesa y pregunta por los resultados. En cuanto a la participación, es decir, el número de personas que utilizan DailyPulse, suele aumentar después de que se haya celebrado una reunión con todo el personal. También hemos detectado que la participación aumenta cuando se producen noticias negativas. ¿Tal vez los empleados están más dispuestos a expresar su opinión cuando se sienten menos felices?”. Hace poco, Dallant realizó una encuesta de una sola pregunta y los resultados verdes aumentaron hasta un 15%. Apoyar a la dirección El departamento de RR.HH. también ha descubierto que puede proporcionar un valioso feedback directo a los directivos. "Un compañero de trabajo decidió cambiar de puesto en la empresa; el día en que lo anunciamos pudimos constatar el efecto que tuvo la noticia, porque esa jornada los niveles de satisfacción descendieron." Este es el tipo de valor que refuerza la posición estratégica del departamento de RR.HH. y permite que tenga el lugar que merece en los consejos. Cuando recuerda la situación previa a que empezaran a realizar mediciones de forma diaria, Joan Manuel considera que claramente existe un “antes y un después” y destaca estas ventajas de DailyPulse: 1 Ofrece información a diario sobre cómo la gente percibe el clima laboral 2 3 Es simple Permite la trazabilidad Mediante la incorporación de un sistema de alertas, el departamento de RR.HH. puede detectar un problema cuando se produce. Detectar señales de alerta temprana La compañía está satisfecha por contar con un sistema que permite recibir señales de alerta temprana. En referencia a la encuesta de una pregunta, el director de RR.HH. sugiere que "el plan es hacer la misma pregunta dentro de 6 meses, y luego comparar los resultados." Joan Manuel se alegra de disponer por fin de un sistema de detección que permite adoptar medidas preventivas. "Es como una alarma de incendio y está estrechamente vinculada a la obtención de una puntuación aún mejor en las auditorías internacionales, y en la encuesta semestral de los empleados". Esto significa que los responsables de Dallant son conscientes de los problemas cuando se producen y obtienen feedback directo sobre su repercusión. www.celpax.com A great workplace is everyone’s job ©Celpax 2013