INSTRUCTIVO-SERVICIO MEDICO ASISTENCIAL

Servicio Nacional de Aprendizaje
Sistema de Gestión de la Calidad
INSTRUCTIVO
PARA LA PRESTACIÓN DEL
SERVICIO MÉDICO ASISTENCIAL S.M.A.
Versión 1
Código: INS11-001/07-05
M11-PC03-A5
Secretaría General, Julio de 2005
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Control del Documento
Autores
Nombre
Briyith Enciso Jiménez
Cargo
Profesional
Dependencia
Dirección de Planeación y
Direccionamiento Corporativo
Fecha
Abril de 2005
Revisión
Victoria C Ramírez G
Profesional
Secretaría General
Mayo de 2005
Secretaría
General
Secretaría General
Julio de 2005.
Aprobación Piedad Pérez de Escobar
Estado:
Preparación
Revisión
Aprobado
Control de los Cambios
Versión
No.
Fecha de
Aprobación
Descripción de los Cambios
Solicitó
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CONTENIDO
PRESENTACIÓN ................................................................................................................... 5
1. OBJETIVO ......................................................................................................................... 6
2. ALCANCE .......................................................................................................................... 6
3. NORMATIVIDAD............................................................................................................... 6
4. DEFINICIONES ................................................................................................................. 7
5. BENEFICIARIOS DEL SERVICIO ................................................................................... 8
5.1 ¿QUÉ ES EL SERVICIO MÉDICO?................................................................................ 8
5.2 ¿CUÁL ES NUESTRO OBJETIVO? ............................................................................... 8
5.3 ¿CUAL ES LA COBERTURA? ....................................................................................... 8
5.4. ¿CUÁLES SON LAS SANCIONES? ............................................................................. 9
5.5 ¿QUIÉNES PUEDEN SER BENEFICIARIOS? ............................................................... 9
5.6 ¿CÓMO ES EL PROCESO DE AFILIACIÓN DE BENEFICIARIOS?........................... 10
5.7 ¿CUÁLES SON LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS BENEFICIARIOS? .. 11
5.8 ¿CÓMO SE UTILIZA EL SERVICIO? ........................................................................... 14
5.8.1
Atención programada dentro de las Instalaciones del SENA. ........................ 14
5.8.1.1 Asignación de citas. .............................................................................................. 16
5.8.1.2 Elaboración Orden de Atención. .......................................................................... 16
5.8.2 Atención a través de la Red de Adscritos .............................................................. 18
5.9 ¿CÓMO SE LEGALIZA UNA URGENCIA?................................................................ 23
6. PAGO DE CUENTAS DE COBRO A LA RED ADSCRITOS.......................................... 26
6.1 ¿CÓMO SE PRESENTAN LAS FACTURAS Y SOPORTES? .................................... 28
6.2. ¿CÓMO SE LIQUIDAN LAS FACTURAS? ................................................................. 32
6.3. ¿ CÓMO SE DETERMINAN LAS CUANTÍAS QUE SUPEREN LOS TOPES
ESTABLECIDOS ? .............................................................................................................. 40
6.4 ¿CÓMO ES EL TRAMITE DE PAGO A LA RED DE ADSCRITOS?............................ 43
6.4.1. Organización de la Cuenta....................................................................................... 43
6.4.2 Tramite de la Relación de Facturas por Servicios Prestados............................... 43
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6.4.3 Entrega de las Facturas al área Financiera ............................................................ 44
6.5
¿CÓMO SE TRAMITA UN REEMBOLSO? .............................................................. 45
6.6. ¿ CÓMO SE TRAMITA LA LEGALIZACION DE EXCEDENTES ? ............................ 49
7. ADSCRIPCION DE ENTIDADES Y PROFESIONALES ................................................ 50
7.1 ¿CÓMO SE REALIZA LA ADSCRIPCIÓN DE PROFESIONALES Y ENTIDADES ? 50
8. REFERENCIAS DOCUMENTALES................................................................................ 51
ANEXO A ............................................................................................................................. 52
ANEXO B ............................................................................................................................. 55
ANEXO C ............................................................................................................................. 57
ANEXO D ............................................................................................................................. 59
ANEXO E ............................................................................................................................. 61
ANEXO F.............................................................................................................................. 62
ANEXO G ............................................................................................................................. 63
ANEXO H ............................................................................................................................. 64
ANEXO I............................................................................................................................... 65
ANEXO J.............................................................................................................................. 67
ANEXO K ............................................................................................................................. 68
ANEXO L.............................................................................................................................. 69
ANEXO M............................................................................................................................. 70
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PRESENTACIÓN
Con el propósito de organizar las actividades y coordinar de manera ágil y eficiente la
ejecución de los objetivos del Servicio Médico Asistencial, en este documento se definen
las acciones por ejecutar, tomando en cuenta el marco normativo institucional para garantizar
la óptima administración de los recursos de los que disponemos para el cumplimiento del plan
del servicio en mención y de los siguientes objetivos:
Establecer el Servicio Médico Asistencial para los familiares que dependan
exclusiva y económicamente de estos, con sujeción a las normas definidas por la
Entidad para tal fin.
Mantener contacto permanente con los grupos familiares beneficiarios del servicio,
para alcanzar efectivamente en el cubrimiento y oportuna atención en todo lo
relacionado con los aspectos de salud amparados.
Procurar la optimización del servicio a partir de los recursos que la Entidad destine
para la seguridad Médica Asistencial.
Las áreas de administración del servicio de las Regionales disponen, con este documento, de
un instrumento eficaz para hacer de la planeación y el control los mejores aliados en la
afiliación de beneficiarios, atención programada en las instalaciones de la entidad y a través de
la red de adscritos al Servicio Médico Asistencial, atención de urgencias, y la forma como se
tramitan los respectivos cobros por los servicios prestados de tal manera, que se genere un
eficaz uso de los recursos asignados a este renglón y se contribuya con el bienestar del
funcionario y de su familia.
PIEDAD PEREZ DE ESCOBAR
Secretaria General
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1. OBJETIVO
Dar la información al funcionario SENA sobre todo lo relacionado con la atención ofrecida
por el Servicio Médico Asistencial, requisitos, obligaciones y afiliación de beneficiarios,
dentro del marco establecido por las normas de la entidad.
2. ALCANCE
Este instructivo es aplicable a la actividad de Prestar Servicios de Salud a Familiares de
los Servidores Públicos y Pensionados afiliados al Servicio Médico Asistencial, el cual va
desde la afiliación y atención de beneficiarios hasta el trámite de pago de cuentas de
cobro.
3. NORMATIVIDAD
Acuerdo 30 del 20 de septiembre de 1988: Por el cual se modifica parcialmente al Acuerdo
24 de 1978 y se deroga los acuerdos 10 de 1980 y 29 de 1987, en uso de las facultades
conferidas por el artículo 35 del Decreto 1014 de 1978.
Resolución No. 312 del 27 de marzo de 1987, mediante la cual se reglamentan los
Acuerdos 24 de 1978 y 10 de 1980 para actualizar las normas que rigen el Servicio
Médico Asistencial.
Resolución No. 00237 de 1997: Por la cual se establecen las tarifas de Medicina y
Odontología del Servicio Médico Asistencial.
Resolución 1270 de 2001: Por la cual se actualizan las tarifas de Odontología
Resolución No. 02418 de 2004: Por las cual se modifica la conformación de la Junta
Administradora Nacional y Regionales del Servicio Médico Asistencial del SENA.
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4. DEFINICIONES
Para efectos de esta norma se establecen las siguientes definiciones:
Grupo Familiar: Son los familiares del Funcionario o Pensionado que pueden acceder a
la prestación del servicio de acuerdo a los requisitos exigidos por la Entidad
Hijos Adoptivos: Son los hijos de los Funcionarios o Pensionados que han sido
legalmente adoptados por él y cumplen los requisitos para ser beneficiarios del servicio.
Hijos Entenados: Son los hijos del cónyuge del Funcionario o Pensionado que cumplen
los requisitos para ser beneficiarios del servicio.
Horas Hábiles: Son las horas del día dentro de las cuales es prestado el servicio de
atención programada dentro de las instalaciones de la Entidad, las cuales están
reglamentadas por la jornada laboral.
Red de Adscritos: Clínicas, hospitales, Droguerías, Laboratorios, Ópticas, Especialistas
que prestan atención a los beneficiarios del Servicio Médico Asistencial bajo la modalidad
de adscripción, previa remisión del médico u odontólogo general del Sena.
Médico /Odontólogo del Sena: Profesional de la salud encargado de la consulta de
atención programada dentro de las instalaciones del Sena y remisión de beneficiarios a la
red de adscritos.
Reembolso: Pago previo por parte del funcionario o pensionado a Entidades y
Profesionales por servicios no prestados por el SENA en caso de urgencias.
Excedente: Porcentaje en dinero que debe cancelar el funcionario o pensionado cuando
su beneficiario al utilizar los servicios ofrecidos por la red de adscritos excede los topes
presupuéstales de cada servicio, establecidos por la Entidad anualmente.
Urgencia: Es una alteración de la integridad física, funcional o psíquica por cualquier
causa, con diversos grados de severidad que compromete la vida o funcionalidad de la
persona y que requiere de atención inmediata de servicios de salud a fin de conservar la
vida y prevenir las consecuencias críticas presentes o futuras.
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5. BENEFICIARIOS DEL SERVICIO
5.1 ¿QUÉ ES EL SERVICIO MÉDICO?
Es un BENEFICIO EN SALUD para la familia del empleado público, pensionado y
trabajador oficial del SENA.
5.2 ¿CUÁL ES NUESTRO OBJETIVO?
Garantizar la prestación del Servicio Médico directa o indirectamente a los familiares del
empleado público, trabajador oficial y pensionado SENA con sujeción a las normas
definidas por la entidad para tal fin.
5.3 ¿CUAL ES LA COBERTURA?
Los beneficiarios tienen derecho a los servicios de salud a través de profesionales e
instituciones adscritas, previa autorización expedida por el médico y odontólogo asesor:

Hospitalización: Habitación, unidad de cuidado intensivo, unidad de cuidado
intensivo pediátrico, incubadora, derecho de sala, otros servicios
hospitalarios, otros servicios sin cirugía.

Honorarios: Por cirugía, por tratamiento no quirúrgico y quirúrgico, consulta
preanestésica, anestesista, ayudantía, Juntas Médicas.

Tratamiento ambulatorio: Consultas y controles con especialistas, consulta
médico general, ortoptista, terapista, nutricionista, psicólogo, sesiones,
nebulizaciones, visita domiciliaria, fisioterapia, terapia, especialista,
enfermera, droga, laboratorio, Rx, zapatos ortopédicos, monturas, lentes,
lentes de contacto, ambulancia.

Tratamiento odontológico:
Consultas con Odontólogo General, con
especialista, consulta urgencia, control odontopediatría, cirugía oral,
ortopedia y prostodoncia, radiología operatoria dental, endodoncia, cirugía
oral, prostodoncia, periodoncia, periodoncia.

Tratamiento Geriátrico, SIDA, Cáncer, Retardo mental.

Aparatos ortopédicos
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
Prótesis

Lentes intraoculares en operación de catarata.

Válvulas y marcapasos

Audífonos

Urgencias
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Exclusiones del Servicio Médico Asistencial:









Cirugía Estética y las complicaciones que se deriven de las mismas.
Tratamiento para la drogadicción y alcoholismo.
Tratamiento de embarazo y parto normal.
Acompañante, teléfono e implementos de aseo en caso de hospitalización.
Restricción del servicio (Junta Administradora Nacional).
Lente de contacto: Como única alternativa posible de tratamiento.
Filtro solar, champú, crema solar, jabón, solo en caso de una enfermedad
crónica debidamente certificada por especialista.
Vacunas aplicadas por la Secretaria de Salud en niños menores de un año.
No se autorizan complementos vitamínicos, solo en caso de desnutrición
comprobada, se autorizan complementos vitamínicos (Ensoy Plus, Ensure o
Calprovit).
5.4. ¿CUÁLES SON LAS SANCIONES?

En caso que su beneficiario suspenda un tratamiento médico u odontológico sin
justificación válida, pierde el derecho a la atención por la situación de salud que había
conducido a tal tratamiento.

La indebida o fraudulenta utilización del Servicio Médico Asistencial por parte del
Trabajador, Pensionado y/o sus beneficiarios dará lugar a la suspensión del servicio.
5.5 ¿QUIÉNES PUEDEN SER BENEFICIARIOS?
5.5.1 Del empleado público, trabajador oficial y pensionado soltero:
 Padres.
 Hermanos solteros, menores de 21 años.
5.5.2 Del empleado público, trabajador oficial y pensionado casado:
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




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Padres
Cónyuge o compañero (a) permanente.
Hijos solteros de Empleado Público menores de 23 años.
Hijos solteros de Trabajadores Oficiales menores de 25 años.
Hijos adoptivos y entenados
5.6 ¿CÓMO ES EL PROCESO DE AFILIACIÓN DE BENEFICIARIOS?
(Ver Anexo A – F001-Certificado de Afiliación al S.M.A. y F002-Actualización Información
Juramentada)
El servidor público responsable de realizar esta actividad debe seguir los siguientes pasos:
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5.6.1 Requisitos para solicitar el carne:
1. Comunicación del funcionario o pensionado donde solicite la afiliación de sus
familiares, la cual debe contener la siguiente información:




Nombres y apellidos completos del funcionario y beneficiarios.
Parentesco.
Número de la cédula o tarjeta de identidad.
Debe manifestar bajo gravedad de juramento que su grupo familiar no está
protegido en salud por ninguna Entidad Promotora de Salud (E.P.S.).
2. Certificado de ingresos y retención correspondiente al año inmediatamente anterior,
que incluya las personas a cargo.
3. Registro civil de nacimiento de los hijos, entenados y hermanos.
4. Una foto tamaño 2.5 x 3 cm del beneficiario (a)
5. Fotocopia de la cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad del funcionario y
beneficiarios.
6. Certificado de estudio para hijos y hermanos mayores de 18 años.
7. En el caso de los hijos entenados el funcionario o pensionado casado deberá
allegar registro civil de matrimonio.
8. En caso del compañero (a), declaración extrajuicio de autoridad judicial
competente donde certifique convivencia y dependencia económica.
9. Registro civil del matrimonio del funcionario en el caso de afiliación del cónyuge.
10. Registro civil del funcionario en caso de afiliación a padres.
Para el trámite de duplicado de carné de afiliación al servicio médico asistencial (Ver
Anexo J - F10-013/04-05).
5.7 ¿CUÁLES SON LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS BENEFICIARIOS?
5.7.1 Derechos

Recibir amplia información sobre las posibilidades de escogencia tanto de entidades
asistenciales y profesionales adscritos para los diferentes servicios.
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
Recibir oportuna atención por parte del Servicio Médico Asistencial en la expedición
de citas médicas y odontológicas, órdenes de atención para los especialistas,
autorización de las fórmulas médicas y cualquier otro tipo de información que sobre el
servicio médico requiera.

En caso de muerte del empleado público, trabajador oficial o pensionado, los
beneficiarios continuarán recibiendo los servicios por 12 meses.

Los hijos mayores de 23 años y hermanos mayores de 21 años que tengan
incapacidad física o mental debidamente certificada por el médico asesor o profesional
adscrito, se les seguirá prestando el servicio.
5.7.2 Obligaciones

La correcta utilización del servicio, acudiendo cumplidamente a las citas que se fijen
con los médicos y odontólogos asesores y adscritos.

En los casos en que por ocurrencia de algún motivo de fuerza mayor no pueda
cumplir la cita, debe avisar con anterioridad la cancelación de ésta.

Cualquier cambio de estado civil del funcionario, y de los hijos, hermanos, entenados
debe ser informado oportunamente al Servicio Médico.

Todo tratamiento ordenado por los médicos y odontólogos adscritos debe ser
autorizado por el médico y odontólogo asesor y es de obligatoria aceptación para los
beneficiarios.

En caso de renuncia injustificada, el Servicio Médico queda exonerado de toda
responsabilidad y no asumirá los costos ni las consecuencias de tratamientos
particulares.

Cuando un beneficiario adquiere relación laboral con alguna entidad, el funcionario,
trabajador o pensionado debe informar de esta situación al Servicio Médico.

Si se ocasiona algún excedente este debe ser cancelado por el funcionario según
plazo establecido, por la administración.

Si un beneficiario tiene una enfermedad crónica (Resolución 00237 de 1997), el
funcionario debe ENVIAR durante los tres (3) primeros meses del año una
comunicación donde solicite la activación de cupo por tratamiento especial.
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
Para afiliar un funcionario o pensionado a su grupo familiar al Servicio Médico
Asistencial, debe en primera instancia carnetizarlo y al cabo de 20 días como tiempo
límite deberá tener apertura de historia clínica médica y odontológica. Requisito
indispensable para acceder a los servicios de la red de adscritos del SENA.

Cuando un funcionario o pensionado desafilia a su esposa o compañera permanente,
debe haber transcurrido dos (2) meses entre desafiliación y una nueva afiliación.
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5.8 ¿CÓMO SE UTILIZA EL SERVICIO?
5.8.1 Atención programada dentro de las Instalaciones del SENA.
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En Medicina

Es requisito indispensable presentar el carné del beneficiario para acceder a todos los
servicios tanto administrativos como de la red de adscritos.

Una vez recibido el carné el beneficiario tiene plazo de veinte (20) días máximo para
apertura de historia clínica.

El beneficiario es examinado por el Médico del Sena, quien determina cual es el estado
de salud que tiene actualmente, define cual va a ser su intervención y qué remisiones
requiere.

Las fórmulas tienen vigencia máxima de setenta y dos (72) horas hábiles. Las órdenes
de laboratorio y Rx tienen vigencia de diez (10) días hábiles y la orden de atención
especialista treinta (30) días.

Cuando un beneficiario tenga una enfermedad crónica (Resolución 00237 /97), el
funcionario debe enviar durante los tres (3) primeros meses del año una comunicación
donde solicite la activación del cupo por tratamiento especial.

Si el beneficiario se desplaza a cualquier ciudad diferente a la habitual (sitio de
residencia) el funcionario debe solicitar el envío de una comunicación para la
autorización de prestación de servicios.

Cuando un beneficiario viaje al exterior el funcionario debe informar dicha novedad con
anticipación para efectos de autorización de reembolso en caso de atención médica
particular.
En Odontología

El beneficiario es examinado por el odontólogo asesor, quien determina cual es el
estado odontológico que tiene actualmente, tipo de intervención y remisiones que
requiere.

Las ordenes tienen vigencia de treinta (30) días, fórmulas tienen vigencia máxima de
setenta y dos (72) horas hábiles. Las ordenes de laboratorio y Rx tienen vigencia de
10 días hábiles.

La pérdida de aparatos de ortodoncia correctiva u ortopedia maxilar corre cien por
ciento por cuenta del beneficio.

Los usuarios tendrán derecho a un solo tratamiento de Ortodoncia Correctiva y uno
solo de Ortopedia Maxilar completo (superior e inferior).
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
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Sellantes por diente, fluorización y/o profilaxis se autoriza únicamente remisión en
pacientes con limitaciones físicas, mentales y con dificultas de adaptación, previa
certificación del médico u odontólogo asesor.
5.8.1.1 Asignación de citas.
El beneficiario o funcionario solicitará la cita médica personalmente o telefónicamente a la
auxiliar de enfermería o persona encargada, esta las registrará en la planilla de citas
donde anotará: Nombre del paciente, teléfonos, día y hora de la cita, número del carné;
datos necesarios para llevar un registro diario de citas del Servicio Médico Asistencial,
con turnos de 30 minutos cuando el paciente asista por primera vez al consultorio para
apertura de Historia clínica y de 15 minutos cuando asista a consulta o control. (Ver
Anexo B, F10-003/04-05, Planilla para el Control de Citas Médicas y Atención a
Beneficiarios del Servicio Médico Asistencial).
La auxiliar de enfermería o persona encargada buscará las historias de los pacientes de
consulta y/o control y las llevará a los consultorios médicos con la respectiva copia de la
planilla para que así el médico tenga conocimiento de los pacientes por atender y el
horario asignado
Si es paciente de primera vez para apertura de Historia Clínica registra los datos
generales por este en el formato F10-004/04-05, Historia Clínica General o F10-005/04-05,
Historia Clínica Odontológica – Ver Anexo C, datos consignados en la parte superior así:






Nombre de la Regional.
Nombres y Apellidos del paciente.
Número del carné.
Dirección, teléfono.
Lugar de nacimiento y fecha.
Documentos de identidad o cédula de ciudadanía.
El beneficiario ingresará al Servicio Médico Asistencial y entregará a la persona
encargada el resumen de historia clínica con solicitud de remisión (Ver Anexo D- F10006/04-05, Historia Clínica Remisión a Especialistas y F10-007, Historia Clínica Remisión
Odontológica).
5.8.1.2 Elaboración Orden de Atención.
Diligencie el formulario F10-008/04-05, Orden de Atención (Ver Anexo E), de acuerdo a la
necesidad médica u odontológica.

MEDICAMENTOS:
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En caso de medicamentos la fórmula será autorizada clínicamente por el médico u
odontólogo del Sena y luego deberá ser ingresada al aplicativo del Servicio Médico
Asistencial con el fin de dar una orden de autorización y ser firmada por la persona
encargada de coordinar la parte administrativa.

LABORATORIOS:
En caso de ordenes de laboratorios la fórmula será autorizada clínicamente por el médico
u odontólogo del Sena y luego deberá ser ingresada al aplicativo del Servicio Médico
Asistencial con el fin de dar una orden de autorización y ser firmada por la persona
encargada de coordinar la parte administrativa (Ver Anexo F, Remisión a Laboratorio,
F10-009/04-05).

CONTROL CON ESPECIALISTAS
En caso de citas de control con especialista la persona encargada remite al médico u
odontólogo asesor de turno el resumen de la historia clínica para su aprobación. La orden
será ingresada al aplicativo del Servicio Médico Asistencial con el fin de dar un número de
autorización. La orden será autorizada clínicamente por el médico u odontólogo del Sena
y firmada por la persona encargada de coordinar la parte administrativa.

INTERVENCIÓN QUIRÚRGICA
En caso de remisiones para intervención quirúrgica la persona encargada entregará al
médico u odontólogo del Sena de turno para su concepto. En caso de ser intervenciones
sencillas bastará con el concepto y aprobación del médico del Sena. En situaciones
complejas se realizará una reunión de médicos, se revisará la historia médica y si se
requiere mayor precisión se consultará al especialista tratante. En caso favorable la
persona encargada elaborará la orden en el aplicativo del Servicio Médico Asistencial con
el fin de dar un número de autorización y luego será autorizada clínicamente por el
médico u odontólogo del Sena y firmada por la persona encargada de coordinar la parte
administrativa. En caso desfavorable se comunicará la decisión al beneficiario.

SUMINISTRO DE LENTES Y MONTURAS, APARATOS ORTOPEDIGOS, PRÓTESIS,
VÁLVULAS, MARCAPASOS Y AUDÍFONOS.
En caso de Suministro de Lentes y Monturas, Aparatos Ortopédicos, Prótesis, Válvulas,
Marcapasos, Audífonos, la remisión deberá estar acompañada de una cotización de
entidad o profesional adscrito. El personal del Servicio Médico Asistencial revisará que la
cotización esté de acuerdo con las tarifas ofrecidas para la vigencia. En caso contrario se
devolverá al beneficiario para su respectiva corrección.
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En todos los casos anteriores el médico u odontólogo asesor agregará en la historia clínica
del paciente los tratamientos autorizados clínicamente, esto con el fin de realizar un
seguimiento y control a cada beneficiario.
5.8.2 Atención a través de la Red de Adscritos
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1. Tramite solicitudes de remisión de atención médica y odontológica.

El beneficiario ingresará al Servicio Médico Asistencial y entregará a la persona
encargada el resumen de historia clínica con solicitud de remisión.

En caso de medicamentos la fórmula será entregada al médico u odontólogo del Sena
de turno para ser autorizadas clínicamente. En caso favorable la persona encargada
sellará la fórmula, la ingresa al aplicativo del servicio para darle un número de
autorización y la pasará para la firma de la persona encargada de coordinar la parte
administrativa. En caso desfavorable se comunicará la decisión al beneficiario

En caso de ordenes de laboratorios, estos se pasarán al u odontólogo del Sena de
turno para ser autorizadas clínicamente. En caso favorable la persona encargada
sellará la fórmula, la ingresa al aplicativo del servicio para darle un número de
autorización y la pasará para la firma de la persona encargada de coordinar la parte
administrativa. En caso desfavorable se comunicará la decisión al beneficiario

En caso de citas de control con especialista la persona encargada remite al médico u
odontólogo asesor de turno el resumen de la historia clínica para su aprobación o
desaprobación. En caso favorable la persona encargada sellará la fórmula, la ingresa
al aplicativo del servicio para darle un número de autorización y la pasará para la firma
de la persona encargada de coordinar la parte administrativa en caso contrario se le
comunica al interesado.

En caso de remisiones para intervención quirúrgica la persona encargada entregará al
médico u odontólogo asesor de turno para su concepto. En caso de ser intervenciones
sencillas bastará con el concepto médico del mismo. En situaciones complejas se
realizará una reunión de médicos, se revisará la historia médica y si se requiere mayor
precisión se consultará al especialista tratante. En caso favorable la persona encargada
ingresa la orden al aplicativo del servicio para darle un número de autorización y la
pasará para la firma del médico del Sena y de la persona encargada de coordinar la
parte administrativa. En caso contrario se le comunica al interesado.

En caso de Suministro de Lentes y Monturas, Aparatos Ortopédicos, Prótesis,
Válvulas, Marcapasos, Audífonos, la remisión deberá estar acompañada de una
cotización de entidad o profesional adscrito. El personal del Servicio Médico
Asistencial revisará que la cotización esté de acuerdo con las tarifas ofrecidas para la
vigencia. En caso favorable la persona encargada ingresa al aplicativo del servicio para
darle un número de autorización y la pasará para la firma y aprobación clínica del
médico del Sena y firma de la persona encargada de coordinar la parte administrativa.
En caso contrario se le comunica al interesado.
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En todos los casos anteriores el médico u odontólogo asesor agregará en la historia
clínica del paciente los tratamientos autorizados, esto con el fin de realizar un seguimiento
y control a cada beneficiario (Ver Anexo G- Hoja de Seguimiento, F10-010/04-05).
2. Preste atención al paciente citado por el adscrito.

El adscrito atenderá al paciente SENA en la hora asignada, en el caso del
especialista consignará en el formato anexo a la orden “Historia Clínica Remisión a
Especialista”, el examen practicado, diagnóstico, tratamiento, recomendaciones, fecha
de atención, y firma del especialista con registro médico.

Además de este resumen el especialista enviará las fórmulas y demás exámenes
que requiera el paciente en su papelería. Estos documentos serán autorizados por la
Coordinación del Servicio Médico Asistencial.
3. Legalice Resúmenes de Atención en el Servicio Médico Asistencial.
 El beneficiario se acercará al área administrativa del Servicio Médico Asistencial y
entregará el resumen del especialista con los respectivos soportes. Las órdenes para
droga serán tramitadas el mismo día por la persona encargada.

Los exámenes y controles con especialistas solicitados por el tratante serán revisados
y autorizados por el médico asesor del Servicio Médico Asistencial y se entregarán al
paciente un día hábil siguiente a la recepción.
 Toda remisión enviada por la red de adscritos deberá ser revisada clínicamente por el
médico u odontólogo del Sena quien autorizará o no esta remisión bajo la normatividad
del Servicio Médico Asistencial. El beneficiario deberá asistir a consulta o control con el
médico u odontólogo del Sena cuando se requiera efectuar seguimiento y control a estas
remisiones.
4. Tramite Servicios Requeridos por el Paciente y Ordenados por el adscrito.

Para los servicios de rayos x, medicamentos, laboratorios y escanografías el
beneficiario reclamará la orden de servicios y acudirá a los puntos autorizados de la
red de adscritos. En el caso de medicamentos el beneficiario o persona que reclame
la fórmula en el punto adscrito deberá legalizar la entrega con su firma, cédula,
teléfono y huella dactilar.
Para utilizar las órdenes, el beneficiario deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:

Las fórmulas médicas tienen un vencimiento de 72 horas hábiles a partir de la fecha
de expedición.
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
Las órdenes de laboratorios, rayos X y escanografías tienen vencimiento de 10 días
hábiles a partir de su fecha de expedición.

Las órdenes de especialistas y clínicas tendrán una fecha de vencimiento de 30 días
hábiles a partir de su fecha de expedición.

La persona encargada de expedir órdenes de atención consultará el acumulado de
cada beneficiario antes de diligenciar toda orden de atención y le registrará el servicio
que se está autorizando, esto para garantizar el correcto control del gasto de cada
beneficiario.

El adscrito atenderá al paciente SENA en la hora asignada, en el caso del
especialista consignará en el formato anexo a la orden “Historia Clínica Remisión a
Especialista”, el examen practicado, diagnóstico, tratamiento, recomendaciones, fecha
de atención, y firma del especialista con registro médico.

Además de este resumen el especialista enviará las fórmulas y demás exámenes
que requiera el paciente en su papelería. Estos documentos serán autorizados por el
médico u odontólogo del SENA y administrativamente por la persona encarga de
coordinar los procesos del Servicio Médico Asistencial.

El beneficiario se acercará al área administrativa del Servicio Médico Asistencial y
entregará el resumen del especialista con los respectivos soportes. Las órdenes para
droga serán tramitadas el mismo día por la persona encargada.

Los exámenes y controles con especialistas solicitados por el tratante serán revisados
y autorizados por el médico del Sena y se entregarán al paciente un día hábil siguiente
a la recepción.
En Medicina.
 Toda remisión inicial al especialista estará supeditada a una valoración del paciente por
parte del médico asesor. Así mismo, toda remisión a consulta y control con especialista
requiere de una valoración médica o revisión de historia clínica del paciente por parte
del médico asesor.
 Los beneficiarios, cuando son atendidos por la red de adscritos, deben entregar en el
área administrativa del Servicio Médico el resumen de historia clínica que elabora el
especialista, para poder acceder a los servicios solicitados por este.
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 Todos los beneficiarios una vez le presten los servicios la red de adscritos deben firmar
la orden de atención, esto requiere que, se recibió a satisfacción el servicio.
 Cuando un adscrito presta el servicio de terapia/sesión, es indispensable que el
beneficiario en cada cita firme al respaldo de la orden.
 Las fórmulas médicas, laboratorios, cirugías, legalización de urgencias, serán
autorizadas el mismo día de su solicitud. Las remisiones a especialistas, suministro de
elementos y demás, deberán ser reclamados por el interesado un día hábil después de
la solicitud.
En Odontología.

Toda remisión inicial al especialista estará supeditada a una valoración del paciente
por parte del odontólogo asesor.

Todos los tratamientos odontológicos que sean practicados, por la red de adscritos,
deben ser revisados por el odontólogo asesor para velar por la calidad de los mismos.

Todo tratamiento de Ortodoncia Correctiva debe ser autorizado por el Odontólogo
Asesor, avalado por el Ortodoncista adscrito quien instruirá al beneficiario sobre las
características y compromisos que conlleva este tratamiento a que va a ser sometido
(Ver Anexo H – F10-011/04-05, Compromiso Tratamiento Ortodoncia).
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5.9 ¿CÓMO SE LEGALIZA UNA URGENCIA?
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Para atención de urgencias, se debe ingresar a las entidades de salud adscritas, con la
presentación del carné. Este servicio debe legalizarse en las 24 hora hábiles siguientes a
la prestación del servicio de lo contrario la entidad no se hará responsable del pago de la
cuenta.
El beneficiario ingresará a la institución y presentará el carné de afiliación como
documento de identificación, el cual permanecerá en la institución prestadora del servicio.
El beneficiario será atendido por la institución médica u odontológica adscrita, la cual le
suministrará toda la atención necesaria y tratamiento que este requiera ya sea un
tratamiento o una hospitalización.
El beneficiario deberá reclamar a la institución médica u odontológica el resumen de
historia clínica en el cual se encontrará la siguiente información:
















Nombre del Paciente
Fecha de ingreso del paciente
Nombre del funcionario y acompañante
Parentesco
Edad
Sexo
Dirección y Teléfono de Residencia
Número del carné
Tipo de Servicio
Resumen clínico
Nombre del médico tratante
Diagnóstico definitivo
Tratamiento realizado
Recomendaciones
Fecha de egreso del paciente
Firma y registro del médico responsable.
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El beneficiario asistirá a la Clínica u Hospital adscrito al Sena más cercano en caso de
presentarse una urgencia médica u odontológica basándose en la información consignada
en el directorio medico asistencial.
El beneficiario o funcionario entregará el resumen de historia clínica de la urgencia
presentada al Servicio Médico Asistencial esperando su legalización y autorización por
parte de este.
El Servicio Médico Asistencial recibe los soportes emitidos por la Clínica u Hospital y el
resumen de historia clínica del paciente, los cuales serán revisados y analizados por el
médico u odontólogo del Sena de turno.
El profesional de la salud del Sena estudiará la parte clínica del soporte presentado y
determinará y autorizará su viabilidad de acuerdo al diagnóstico y tratamiento realizado.
La persona encarga de coordinar los procesos administrativos del Servicio Médico
Asistencial una vez el médico u odontólogo de su visto bueno dará autorización para la
legalización de la urgencia revisando el trámite administrativo.
La persona encargada elabora la orden de atención en el aplicativo del Servicio Médico
Asistencial y le adjunta el resumen de historia clínica y todos los soportes de las
urgencias, orden que contendrá la siguiente información:










Fecha
Número de orden de Atención
Clínica
Dirección
Especialidad
Nombre del Beneficiario y Número del carné
Nombre del Funcionario
Descripción de legalización de urgencias y fecha en que ocurrió
Firma del médico asesor
Firma del Coordinador
La persona encargada entregará al beneficiario o funcionario la orden de atención
elaborada y firmada por el médico y la persona encargada de coordinar los procesos del
Servicio Médico Asistencial, con el fin de ser entregada a la clínica u hospital donde se
generó la urgencia.
El beneficiario entregará la orden de atención a la clínica u hospital y este devolverá el
carné de afiliación al paciente quedando con ello legalizada la urgencia.
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6. PAGO DE CUENTAS DE COBRO A LA RED DE ADSCRITOS
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6.1 ¿CÓMO SE PRESENTAN LAS FACTURAS Y SOPORTES?
6.1.1. Por Servicios Prestados de Médicos y Odontólogos.
El adscrito presentará al S.M.A. durante los primeros días hábiles de cada mes las
facturas en original y dos copias de los servicios prestados durante el mes anterior. La
persona encargada de cuentas de cobro recibirá las facturas firmando el recibido en la
segunda copia de la factura.
Se procederá a verificar la información consignada en la factura (s) teniendo como base
que llene los requisitos exigidos por el Servicio Médico Asistencial y el área Financiera de
la entidad: Estos son:
Servicio Médico






Apellido y nombre o razón social del adscrito
Cédula de Ciudadanía o Nit
Dirección y teléfono
Relación de Beneficiarios atendidos, atención prestada por servicios y valor.
Valor total en números y letras.
Firma de la orden de atención por el beneficiario o funcionario.
Requisitos Administrativos
Persona natural (Cédula de ciudadanía)



Régimen Simplificado
No Agente de Retención IVA
Actividad Económica de acuerdo a la inscripción en el RUT
Persona Jurídica (Nit)



Identificación del Régimen de Impuesto a las Ventas
No agente de retención IVA
Actividad Económica de acuerdo a la inscripción en el RUT
Factura de venta



Estar denominada expresamente factura de venta
Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración
Resolución de la DIAN, fecha y rango de facturación (tiene que venir
impreso en la factura)
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
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Nombre o razón social y Nit de impresión de la papelería (tiene que venir
impreso en la factura.
Con el fin de garantizar el registro y control mensual de las cuentas recibidas, éstas se
registran en la herramienta diseñada para tal fin así:





Número consecutivo de la cuenta recepcionada
Nombre del adscrito
Fecha de recepción de la cuenta
Número de la factura
Valor total de la factura
6.1.2 Por suministro de Lentes y Monturas.
El Adscrito presentará al S.M.A. durante los primeros cinco días hábiles de cada mes
las facturas en original y dos copias correspondientes a los servicios prestados durante el
mes anterior. La persona encargada de cuentas de cobro recibirá las facturas firmando el
recibido en la segunda copia de la factura.
El encargado (a) de cuentas de cobro de cada regional procederá a verificar la
información consignada en cada cuenta teniendo como base que cada una de ellas llene
los requisitos exigidos por el Servicio Médico y el área Financiera de la entidad tales
como:
Servicio Médico






Apellido y nombre o razón social del adscrito
Cédula de Ciudadanía o Nit
Dirección y teléfono
Relación de beneficiarios atendidos, atención prestada por servicios y valor.
Valor total en números y letras
Firma de la orden de atención por el beneficiario o funcionario
Requisitos Administrativos






Identificación del Régimen de Impuesto a las Ventas
Actividad Económica de acuerdo a la inscripción en el RUT
Factura de venta
Resolución de la DIAN, fecha, rango de facturación.
Nombre de la tipografía y Nit donde hicieron la papelería.
Discriminación del valor de los lentes, valor de las monturas e IVA.
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Con el fin de garantizar el registro y control mensual de las cuentas recibidas, éstas se
registran en la herramienta diseñada para tal fin así:





Número consecutivo de la cuenta recibida
Nombre del adscrito
Fecha de recepción de la cuenta
Número de la factura
Valor total de la factura
6.1.3 Por Suministro de Zapatos y Aparatos Ortopédicos.
El adscrito se presentará al S.M.A. durante los primeros cinco días hábiles de cada mes y
entregará cada factura en original y dos copias. La persona encargada de cuentas de
cobro recibirá las facturas firmando el recibido en la segunda copia de la factura.
El encargado (a) de cada regional procederá a verificar la información consignada en
cada cuenta teniendo como base que cada una de ellas llene los requisitos exigidos por
el S.M.A. y el área Financiera de la entidad tales como:
Servicio Médico:






Apellido y nombre o razón social del adscrito
Cédula de Ciudadanía o Nit
Dirección y teléfono
Relación de beneficiarios atendidos, atención prestada por servicios y valor.
Valor total en números y letras
Firma de la orden de atención por el beneficiario o funcionario
Requisitos Administrativos



Identificación del Régimen de Impuesto a las Ventas
Actividad Económica de acuerdo a la inscripción en el RUT
Factura de venta
Con el fin de garantizar el registro y control mensual de las cuentas recibidas, éstas se
registran en la herramienta diseñada para tal fin así:





Número consecutivo de la cuenta recepcionada
Nombre del adscrito
Fecha de recepción de la cuenta
Número de la factura
Valor total de la factura
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6.1.4 Por Clínicas y Hospitales.
El adscrito se presentará al S.M.A. los primeros cinco días hábiles de cada mes y
entregará cada factura (s) en original y dos copias.
La persona encargada de cuentas de cobro recibirá las facturas firmando el recibido en la
segunda copia de la factura.
El encargado (a) de Dirección General y Regional procederá a verificar la información
consignada en cada cuenta teniendo como base que cada una de ellas llene los
requisitos exigidos por el S.M.A. y el área Financiera de la entidad tales como:
Servicio Médico






Apellido y nombre o razón social del Adscrito
Cédula de Ciudadanía o Nit
Dirección y teléfono
Relación de beneficiarios atendidos, atención prestada por servicios y valor.
Valor total en números y letras
Firma de la orden de atención por el beneficiario o funcionario
Requisitos Administrativos



Actividad Económica de acuerdo a la inscripción en el RUT
Si son una entidad sin ánimo de lucro o exentas de retención en la fuente
deben venir expreso en la factura.
Factura de venta, resolución de la DIAN, y tipografía.
Con el fin de garantizar el registro y control mensual de las cuentas recibidas, éstas se
registran en la herramienta diseñada para tal fin así:





Número consecutivo de la cuenta recibidas
Nombre del adscrito
Fecha de recepción de la cuenta
Número de la factura
Valor total de la factura
6.1.5. Por Suministro de Droga.
Teniendo en cuenta el volumen de facturas el adscrito se presentará al S.M.A. el número
de veces que lo amerite y entregará cada una de ellas en original y dos copias. La
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persona encargada de cuentas de cobro recibirá las facturas firmando el recibido en la
segunda copia de la factura.
El encargado (a) de cuentas de cobro de cada regional procede a verificar la información
consignada en cada cuenta teniendo como base que cada una de ellas llene los
requisitos exigidos por el S.M.A. y el área Financiera de la entidad tales como:
Servicio Médico






Apellido y nombre o razón social del adscrito
Cédula de Ciudadanía o Nit
Dirección y teléfono
Relación de beneficiarios atendidos, atención prestada por servicios y valor.
Valor total en números y letras
Firma de la orden de atención por el beneficiario o funcionario
Requisitos administrativos




Identificación del Régimen de Impuesto a las Ventas
Actividad Económica de acuerdo a la inscripción en el RUT
Factura de venta, resolución de la DIAN, y tipografía.
Si son cooperativas o entidades sin ánimo de lucro deben venir impreso en
la factura
Con el fin de garantizar el registro y control mensual de las cuentas recibidas, éstas se
registran en la herramienta diseñada una vez verificada la información del medicamento
formulado con el despachado al beneficiario para tal fin así:





Número consecutivo de la cuenta recepcionada
Nombre del adscrito
Fecha de recepción de la cuenta
Número de la factura
Valor total de la factura
( Ver Anexo I, F10-012/04-05 Registro Mensual Cuentas Recepcionadas).
6.2. ¿CÓMO SE LIQUIDAN LAS FACTURAS?
Una vez recibidas las facturas y soportes, la persona encargada en cada regional procederá a
clasificar los documentos presentados según los grupos descritos a continuación:

Profesionales Adscritos
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


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Laboratorios, RX, y Suministro de Elementos (Lentes y Monturas, Aparatos
Ortopédicos)
Droguerías
Clínicas y Hospitales
Una vez clasificadas las facturas con sus respectivos soportes verificará que el valor
relacionado en las facturas coincida con el consignado en los soportes, con las tarifas del
SENA, y con las tarifas pactadas con el adscrito, efectuando la liquidación de la siguiente
manera:
6.2.1. Por Clínicas y Hospitales.
La persona encargada confrontará las tarifas pactadas con el adscrito y revisará la orden
de atención que se autorizó para determinar el servicio prestado por la entidad adscrita.
Asimismo tendrá en cuenta la clasificación de servicios estipulada en la resolución de
topes actual, clasificando cada servicio prestado a cada beneficiario dentro de tres
situaciones descritas a continuación:
Tratamiento Ambulatorio
Urgencias
Cirugía Programada
a) Tratamiento Ambulatorio:
Bajo este ítem se liquidarán todos lo servicios correspondientes a:





Consultas
Controles
Exámenes de Laboratorio
Exámenes especiales
Otros servicios sin cirugía: Cuando el servicio prestado al beneficiario sobrepase
el 70% del Salario Mínimo Legal Vigente.
La persona encargada realizará un borrador al liquidar cada uno de los servicios
anteriores teniendo en cuenta el valor autorizado por el S.M.A. de acuerdo a la
Resolución de topes vigente, seguido del valor consumido, consignado así:
Valor Autorizado por el SENA:
Valor Consumido por el Paciente:
Valor del Excedente Generado:
$___________________
$___________________
$____________________
Se revisaran que todos los soportes coincidan con el valor total cobrado en la (s)
factura (s) y se verificarán las tarifas pactadas con el proveedor de tal manera que no
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se paguen cifras superiores, lo cual implicaría devolución inmediata de la (s) factura
(s).
b) Urgencia:
Se presentan dos (2) casos así:
Urgencia con tratamiento sin hospitalización y urgencia que genera hospitalización:
La cual a su vez se divide en Hospitalización que genera cirugía y Hospitalización que
no genera cirugía sino solo tratamiento médico.
Urgencia con tratamiento médico sin hospitalización: Es la urgencia en la cual el
paciente es atendido dentro de la institución adscrita, suministrándole tratamiento
médico y ordenándole al paciente la salida de la institución el mismo día.
1) Urgencia que Genera Hospitalización:
Urgencia con Hospitalización que desencadena en cirugía: Será necesario que se
revise cuáles servicios corresponden a la urgencia y los demás se deberán abrir
según conceptos autorizados por la resolución de tarifas así:











Sala de Cirugía
Honorarios Médicos
Anestesiólogo
Ayudantías
Otros Servicios con cirugía
Consulta Preanestésica
Habitación
Visita Médicas
Médico Complementario
Juntas Médicas
Unidad de Cuidados Intensivos
Para la liquidación de cada uno de los anteriores servicios será necesario tener en
cuenta el Grupo de Intervención de la cirugía realizada, grupo estipulado en la
resolución de topes.
2) Urgencia con Hospitalización sin cirugía: Es necesario que se revise cuáles
servicios correspondan a la urgencia y los demás se deben abrir según conceptos
autorizados por la resolución de tarifas así:
 Otros Servicios sin cirugía
 Habitación: Se reconocerá la habitación o pensión diaria, incluida la alimentación y
el servicio
ordinario de enfermería.
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 Unidad de Cuidados Intensivos
 Visitas y Juntas
 Médico Complementario
Al liquidar cada uno de los servicios anteriores la persona encargada deberá elaborar un
borrador teniendo en cuenta el valor autorizado por el S.M.A. de acuerdo a la Resolución
de topes vigente seguido del valor consumido, consignado así
Valor Autorizado por el SENA:
Valor Consumido por el Paciente:
Valor Excedente Generado:
$___________________
$___________________
$____________________
Se revisará que todos los soportes coincidan con el valor total cobrado en la (s)
factura (s) y se verificarán las tarifas pactadas con el proveedor de tal manera que no
se paguen cifras superiores, lo cual implicaría devolución inmediata de la (s) factura
(s).
c) Cirugía Programada:
 La intervención será programada y autorizada previamente a través de una orden
de atención en donde se deberá identificar el tipo de intervención de acuerdo a los
grupos establecidos por la resolución de topes. Para la liquidación se deberá tener
en cuenta los siguientes conceptos:








Sala de cirugía
Honorarios Médicos
Anestesiólogo
Ayudantías
Otros Servicios con Cirugía
Consulta Preanestésica
Visitas, Juntas Médicas
Habitación
La persona encargada del trámite de cuentas, una vez identifique los servicios
relacionados en la factura del proveedor, verificará las tarifas y efectuará un borrador
de la liquidación que contenga la siguiente información:





Número de la factura
Codificación de los servicios según resolución de tarifas
Valor autorizado SENA (Valor reconocido SENA)
Valor consumido paciente (valor total gasto)
Valor excedente (reintegro a cancelar por parte del funcionario)
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Se revisará que todos los soportes coincidan con el valor total cobrado en la factura (s) y
se verificarán las tarifas pactadas con el proveedor de tal manera que no se paguen cifras
superiores lo cual implicaría devolución inmediata a la (s) factura (s).
Si la información está sistematizada, la persona encargada se basará en el número de
cuenta de cobro dada anteriormente y verificará todos los datos (servicios autorizados y
prestados), encadenará la cuenta (ingresa los valores consumidos o Gastos por este
servicio), actualizará la cuenta y se preparará el reporte de reintegros pendientes por
cancelar en caso que se genere un excedente.
Si la información no se encuentra sistematizada la persona encargada
datos en un kárdex donde consignará información mínima como:







registrará los
Nombres y apellidos del trabajador
Nombres y apellidos del beneficiario
Número Carné
Servicio Prestado
Valor del Gasto
Valor Reconocido
Saldo Disponible
Cuando las órdenes de atención no tengan discriminado el grupo de intervención, el
médico deberá ubicar estos procedimientos para que la persona encargada del trámite de
cuentas las pueda liquidar.
6.2.2. Por Especialistas.
La persona encargada revisará el tipo de atención que se ordenó, confrontará la factura
con las órdenes de atención que anexa el profesional adscrito y verificará que tengan los
valores autorizados por la resolución de tarifas vigente.
Si la información está sistematizada, la persona encargada se basará en el número de
orden de atención y verificará todos los datos (servicios autorizados y prestados),
encadenará la cuenta (ingresa los valores consumidos o Gastos por este servicio),
actualizará la cuenta y se preparará el reporte de reintegros pendientes por cancelar en
caso que se genere un excedente.
Si la información no se encuentra sistematizada la persona encargada
datos en un kárdex donde consignará información mínima como:



Nombres y apellidos del trabajador
Nombres y apellidos del beneficiario
Número Carné
registrará los
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



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Servicio Prestado
Valor del Gasto
Valor Reconocido
Saldo Disponible
6.2.3. Por Laboratorios y RX
La persona encargada procede a revisar el tipo de atención que se ordenó y el cobro de
cada servicio frente a las tarifas pactadas. La orden remitida llega al S.M.A abierta (sin
valor) por la atención recibida, la persona encargada asignará un valor a la orden según
la relación de la factura enviada, liquidará la cuenta manualmente consignando la
siguiente información:




Número de factura
Nombre del Adscrito
Valor de la factura
Valor neto a pagar
Si la información está sistematizada, la persona encargada se basará en el número de
cuenta de cobro dada anteriormente y verificará todos los datos (servicios autorizados y
prestados), encadenará la cuenta (ingresa los valores consumidos o Gastos por este
servicio), actualizará la cuenta y se preparará el reporte de reintegros pendientes por
cancelar en caso que se genere un excedente.
Si la información no se encuentra sistematizada la persona encargada
datos en un kárdex donde consignará información mínima como:







registrará los
Nombres y apellidos del trabajador
Nombres y apellidos del beneficiario
Número Carné
Servicio Prestado
Valor del Gasto
Valor Reconocido
Saldo Disponible
En caso de que se generen excedentes, se ubicará al funcionario.
6.2.4 Por Suministro de Elementos.
Lentes y monturas
 La persona encargada revisará el tipo de atención que se ordeno y el cobro de cada
servicio frente a las tarifas pactadas.
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 La orden remitida llega a Cuentas de Cobro por el suministro entregado con los
valores establecidos en la Resolución, y estos valores se actualizarán.
 La persona encargada liquida manualmente, asignando el código de cada servicio de
acuerdo a la clasificación dada en la Resolución de topes, colocando la siguiente
información:




Número de factura
Nombre del Adscrito
Valor de la factura
Valor neto a pagar
 Si la información está sistematizada, la persona encargada se basará en el número de
cuenta de cobro dada anteriormente y verificará todos los datos (servicios autorizados y
prestados), encadenará la cuenta (ingresa los valores consumidos o gastos por este
servicio) actualizará la cuenta y se preparará el reporte de reintegros pendientes por
cancelar en caso que se genere un excedente.
 Si la información no se encuentra sistematizada la persona encargada registrará los
datos en un kárdex. Se registrará la cuenta en un libro con un número consecutivo y se
liquidará la cuenta
Aparatos ortopédicos
 La persona encargada procederá a revisar el tipo de atención que se ordeno y el cobro
de cada servicio frente a las tarifas pactadas.
 La orden remitida llega al S.M.A abierta (sin valor) por la atención recibida, la persona
encargada asigna un valor a la orden teniendo como base los montos establecidos.
 La persona encargada liquidará manualmente, asignando el código de cada servicio
de acuerdo a la clasificación dada en la Resolución de topes consignando la siguiente
información:
 Número de Cuenta
 Nombre del Adscrito
 Valor de la Factura
 Valor neto a pagar
 Si la información está sistematizada, la persona encargada se basará en el número de
cuenta de cobro dado anteriormente y verificará todos los datos (servicios autorizados y
prestados), encadenará la cuenta (ingresa los valores consumidos o gastos por este
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servicio) actualizará la cuenta y se preparará el reporte de reintegros pendientes por
cancelar en caso que se genere un excedente.
 Si la información no se encuentra sistematizada la persona encargada registrará los
datos en un kárdex donde consignará información mínima como:







Nombres y apellidos del trabajador
Nombres y apellidos del beneficiario
Número Carné
Servicio Prestado
Valor del Gasto
Valor Reconocido
Saldo Disponible
6.2.5 Droguerías
 La persona encargada revisará que los valores, presentación y gramaje consignados
en cada fórmula coincidan con el valor registrado en la factura. Asimismo deberá verificar
que los medicamentos despachados sean los formulados por los médicos/odontólogos del
Sena.
 En caso de encontrar inconsistencias las facturas se deberán devolver al proveedor
para que excluyan los soportes que tienen problemas y se pueda cancelar lo demás.
 Revisará que en la relación enviada por el adscrito aparezca el nombre del beneficiario
y el valor total de la factura, suma los valores tanto de la relación como de las fórmulas y
debe coincidir con el total cobrado por el adscrito.
 Igualmente se requerirá llevar una relación de todas las fórmulas autorizadas y
pagadas con el fin de poder identificar la formulación dada por especialidad, costos,
concentración, presentación.
 En forma simultánea se elaborará manualmente un borrador de la cuenta de cobro a
liquidar, en el que se registra la siguiente información:




Número de cuenta
Nombre del Adscrito
Valor de la factura
Valor neto a pagar
Si la información está sistematizada, la persona encargada se basará en el número de
cuenta de cobro dado anteriormente y verificará todos los datos (servicios autorizados y
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prestados), encadenará la cuenta (ingresa los valores consumidos o gastos por este
servicio) actualizará la cuenta y se preparará el reporte de reintegros pendientes por
cancelar en caso que se genere un excedente.
Si la información no se encuentra sistematizada la persona encargada
datos en un kardex donde consignará información mínima como:







registrará los
Nombres y apellidos del trabajador
Nombres y apellidos del beneficiario
Número Carné
Servicio Prestado
Valor del Gasto
Valor Reconocido
Saldo Disponible
6.3. ¿CÓMO SE DETERMINAN LAS CUANTÍAS QUE SUPEREN LOS TOPES
ESTABLECIDOS ?
Cuando las cuantías superen los topes establecidos por servicios prestados a beneficios
para ser cancelados por los funcionarios o pensionados, la persona encargada ubicará las
cuentas que presentan excedentes e identificará el nombre del funcionario para anexar a
cada cuenta las cartas de reintegro dirigidas a cada uno de ellos o los memorandos para
las regionales o centros.
La persona encargada de Cuentas de Cobro procederá a efectuar el cobro a cada
funcionario o pensionado teniendo como referencia la siguiente información:
Persona crónica o de tratamiento especial:

Se establece un tratamiento por un valor de acuerdo a lo señalado en la resolución
de tarifas.

En caso que el beneficiario exceda el monto, el S.M.A seguirá prestando la atención
requerida (previa comunicación del funcionario o pensionado donde solicite ampliación
del cupo y certificado del médico), ubicará los excedentes presentados y sobre estos
se cobrará el 5% o el 10% del valor dependiendo del Salario Mínimo Legal.

Si el funcionario gana hasta cuatro (4) salarios Mínimos Legales se liquidará el 5% del
excedente, si su salario es mayor de cuatro (4) salarios mínimos se liquidará el 10%
del excedente.
Persona no crónica:
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

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Se establece un tope de tratamiento según resolución de tarifas vigente.
En caso que el beneficiario exceda el monto, el S.M.A le brindará atención dentro de
sus instalaciones. Si se presentan excedentes, se le cobrará el pago en su totalidad.
Una vez determina los excedentes la persona encargada clasificará los reintegros dentro
de las siguientes categorías:
6.3.1. Reintegros por Servicios Prestados a los Familiares de Funcionarios que
Laboran en la Regional o Centro.
Si la información está sistematizada preparará el reporte de reintegros que servirán como
carta de reintegro solicitud que deberá contener la siguiente información:











Fecha
Nombre del funcionario, beneficiario, dependencia y número de cédula
Número de orden
Monto total del cobro
Porcentaje autorizado por el SENA
Valor a Reintegrar
Fecha límite de pago
Firma del ordenador del gasto o quien este delegue
Número de Cuenta
Nombre del Adscrito
Concepto de Reintegro
Si no cuenta con la aplicación sistematiza, deberá registrar manualmente la siguiente
información:







Número consecutivo de la factura (s) liquidada (s)
Entidad o Adscrito que prestó el servicio
Concepto del reintegro (servicio prestado)
Tipo de tratamiento (Enfermedad común/enfermedad crónica)
Diferencia a pagar (Excedente y/o Reintegro)
Porcentaje aplicado de reconocimiento adicional (95%- 90%)
Valor real a reintegrar aplicado 5% o 10% al Excedente.
La persona encargada elaborará la carta de reintegro en original y cinco (5) copias.
El funcionario o pensionado tendrá dos alternativas para cancelar:

Pago diferido a través de libranzas: Deberá acercarse al S.M.A para reclamar
formato de libranza y con la liquidación de los descuentos que nómina efectúa
tomando como parámetros de tiempo para empleados públicos se diferirá la deuda
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hasta 12 meses y para trabajadores oficiales se diferirá la deuda hasta 36 meses y
de cuota mínima mensuales del 5% del salario devengado por el funcionario previo
análisis de capacidad de pago. El funcionario procederá a diligenciar el formato
preestablecido, el cual entregará en el S.M.A, quien se encarga con comunicación
de remitirlo a personal para efectuar las deducciones respectivas.

Pago en efectivo: El funcionario o pensionado deberá acercarse a la Tesorería del
Sena y solicitar un recibo de consignación del Banco autorizado para efectuar el
pago y posteriormente llevar al S.M.A copia del recibo de consignación
correspodiente.
La persona encargada de Cuentas procede a descargar de la aplicación los saldos
cancelados o en su defecto llevará registros manuales donde relaciona el pago de dichos
excedentes.
Las copias de las libranzas y recibos de caja son archivados en el S.M.A como
reintegros cancelados anexando la carta de notificación.
6.3.2 Reintegros por servicios prestados a beneficiarios familiares de funcionarios que
laboran en otra Regional o Centro
La persona encargada elaborará un memorando dirigido al Director Regional que contenga
los siguientes datos:









Nombre del funcionario o pensionado
Nombre del beneficiario
Número de resolución
Nombre del adscrito
Servicio prestado
Valor total de la cuenta
Valor reconocido
Valor a reintegrar
Firma del ordenador del gasto o quien este delegue
La persona encargada recibirá de la Oficina de Contabilidad copia de la nota de enlace que es
enviada a la Regional, y se actualizara la información de las notas de enlace en la aplicación
del Servicio Médico Asistencial, con el fin de realizar un saneamiento contable.
6.3.3. Diferentes a la sede de trabajo del funcionario afiliado.
El S.M.A. recibirá memorando de la Regional que atendió al beneficiario del funcionario
que labora en la regional.
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Asimismo recibirá nota de cuenta interna débito de la Regional que cobra. Contabilidad
enviará comunicación al Servicio Médico Asistencial para que proceda a elaborar el
reintegro.
6.4 ¿CÓMO ES EL TRAMITE DE PAGO A LA RED DE ADSCRITOS?
6.4.1. Organización de la Cuenta
La persona encargada del trámite de Cuentas de Cobro organizará las cuentas de la
siguiente manera:
¿Se Genera Excedente a un funcionario de la misma Regional o Centro?.

Para el Area Financiera:



Para el S.M.A
Para Tesorería:
Para Funcionario:
Original de la factura, soportes, órdenes de atención.
Dos (2) copias del reintegro si lo hay
Copia de la factura, una copia del Excedente
Copia del Excedente
Original del Excedente
¿Se Genera Excedente a un funcionario de otra regional?

Para el Archivo:

Para el Area Financiera:

Para el S.M.A.:

Para la Regional:
Copia del memorando de excedente ya radicado dirigido
al funcionario de la regional.
Original de la factura y soportes, una copia del
memorando
Copia de la factura, Dos copias del memorando (Una
adjunta a la Factura Una para el archivo de reintegros
pendientes)
Original del memorando enviado por archivo
¿No genera Excedente?


Para el Area Financiera:
Para el S.M.A:
Original de la factura y soportes
Copia de la factura
6.4.2 Tramite de la Relación de Facturas por Servicios Prestados
La persona encargada deberá elaborar una relación de cuentas por servicios prestados
donde se deberá relacionar la siguiente información:
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








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Nombre del Adscrito
NIT o Cédula del adscrito
Número de la Factura
Valor total del servicio
IVA
Total Facturado
Contribución 4/1000
Total Afectación Presupuestal
Saldo CDP
Valor Neto
Se descargará el valor de la misma del certificado de disponibilidad entregado por el área
Financiera, se elaborará un borrador de memorando a través del cual se tramitan las
cuentas en el área Administrativa y Financiera.
El Cuadro de relación de cuentas, memorando, cuentas, cartas de reintegro, se pasarán
a la persona encargada de coordinar los procesos del Servicio Médico Asistencial o quien
haga sus veces quien verificará y dará su visto bueno:




Saldo disponible del Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Elaboración de la cuenta
Valor del documento
Cartas de Reintegro o Memorandos
Elaborara en limpio el memorando y Cuadro de Relación de Cuentas llevándolo junto a las
cuentas, cartas de reintegro para la firma del jefe del área.
Radicará en Administración de documentos los memorandos y cuadro de relación de
cuentas, dándole así un número de radicación.
6.4.3 Entrega de las Facturas al área Financiera
La persona encargada llevará las cuentas junto a todos sus soportes al área
Administrativa y Financiera.
El área Administrativa y Financiera radicará las cuentas dándole un número y fecha y se
anotará en la copia del memorando enviado.
La persona encargada en cuentas de cobro archivará la copia del memorando y cuadro
de relación de cuentas a través de los cuales se entregan las cuentas al área
Administrativa y Financiera.
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6.5 ¿CÓMO SE TRAMITA UN REEMBOLSO?
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Se reconocerán cuando las cuantías sean superiores al 5% del salario mínimo legal
vigente, siempre y cuando correspondan a servicios prestados en caso de Urgencias
debidamente certificadas por los especialistas o en su defecto de la entidad hospitalaria.
El plazo máximo para presentar la solicitud de reembolso es de treinta (30) días calendario
contados a partir de la fecha de cancelación. El funcionario debe presentar la solicitud en
original y dos (2) copias de la comunicación y facturas.
El funcionario o pensionado se acercará a la oficina de cuentas de cobro y presentara una
comunicación escrita adjunta a los soportes (facturas, resumen médico), comunicación ya
radicada en archivo, donde solicitará al Servicio Médico Asistencial la devolución del dinero
desembolsado por la prestación de un servicio.
La persona encargada deberá verificar los documentos e información consignada en ellos
teniendo en cuenta que solo se reconocerá la devolución del dinero teniendo en cuenta los
siguientes aspectos:





Únicamente se autorizarán cuando las cuantías sean superiores al 5% del Salario
Mínimo legal vigente.
La solicitud deberá estar autorizada con visto bueno del Médico u Odontólogo asesor
Solamente se reconocerá en casos de urgencias certificadas por los especialistas o
en su defecto por entidad hospitalaria.
Se reconocerá cuando el servicio prestado no sea suministrado o no haga parte del
portafolio de servicios de las entidades adscritas al Servicio Médico Asistencial y sea
de vital importancia para el paciente recibirlo por parte de una que no se encuentre
afiliada.
Toda solicitud deberá ser legalizada dentro de los 30 días siguientes a la fecha de
presentarse la Urgencia.
El funcionario o pensionado se acercará a la oficina de cuentas de cobro y presentara una
comunicación escrita adjunta a los soportes (facturas, resumen médico), comunicación ya
radicada en archivo, donde solicitará al Servicio Médico Asistencial la devolución del dinero
desembolsado por la prestación de un servicio (Ver Anexo L-F10-015/04-05, Solicitud
Reembolso).
La persona encargada deberá verificar los documentos e información consignada en ellos
teniendo en cuenta que solo se reconocerá la devolución del dinero teniendo en cuenta los
siguientes aspectos:


Únicamente se autorizarán cuando las cuantías sean superiores al 5% del Salario Mínimo
legal vigente.
La solicitud deberá estar autorizada con visto bueno del Médico u Odontólogo del Sena
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

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Solamente se reconocerá en casos de urgencias certificadas por los especialistas o en su
defecto por entidad hospitalaria.
Se reconocerá cuando el servicio prestado no sea suministrado o no haga parte del
portafolio de servicios de las entidades adscritas al S.M.A. y sea de vital importancia para
el paciente recibirlo por parte de una que no se encuentre afiliada.
Toda solicitud deberá ser legalizada dentro de los 30 días siguientes a la fecha de
presentarse la Urgencia
6.5.1 Aprobar Solicitud

La persona encargada de coordinar los procesos del S.M.A entregará la comunicación,
original de la factura y el resumen clínico al médico u odontólogo del Sena para su
correspondiente visto bueno.

El médico u odontólogo del Sena analizará clínica y administrativamente cada caso y dará
su aprobación entregando a la persona encargada de coordinar los procesos del S.M.A
6.5.2. Liquidar Reembolso
La persona encargada de cuentas de cobro, recibe la documentación y soportes y procederá
a verificar las tarifas y liquidar teniendo en cuenta los siguientes casos así:

Hospitalización: La persona encargada analiza el concepto o procedimiento por el cual
es solicitado el reembolso, le cubre el valor en su totalidad frente a la tarifa sena, le
reconoce el 90% o 95% de acuerdo al salario, dando el así el valor total del reintegro en
caso de hospitalización.

Tratamiento Ambulatorio:
En Medicina
En caso de tratarse de un beneficiario con tratamiento normal: Se observan los cupos
(presupuesto asignado por el S.M.A. a cada beneficiario anualmente), si el beneficiario
tiene cupo se le reconocerá el 100%, si no tiene cupo no se le reconocerá nada.
En caso de tratarse de un beneficiario con tratamiento especial, si tiene cupo se le
reconocerá el 100%, si no tiene cupo se le reconocerá el 90% o 95% de acuerdo al salario
devengado por el funcionario.
En Odontología
Se deberá analizar los cupos de tratamiento del beneficiario, si tiene cupo se le
reconocerá el reembolso de acuerdo con las tarifas establecidas por el SENA.
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Otros Reconocimientos
Urgencias- Geriatría, Cáncer, Sida, Enfermedad Mental: Si es una urgencia se analizan
los servicios, se confrontan las tarifas y se reconoce el tope establecido según resolución
vigente, más el 90 o 95% de lo que excede de acuerdo con el salario devengado por el
funcionario.
Marcapasos para el Corazón, Aparatos Ortopédicos, Prótesis, Válvulas para el Corazón:
Se reconoce el 90 o 95% de lo cancelado por el funcionario.
Lentes Intraoculares: Se reconoce la suma máxima (100%) establecida en la resolución de
topes en caso de operación de cataratas.
6.5.3. Elaborar la Orden de Atención
La persona encargada elaborará la orden de atención, en caso de que se maneje la
aplicación se llenará la forma de reembolso y se llenarán los datos exigidos por esta como
número de carne, código del beneficiario, códigos de concepto a reembolsar, valor autorizado,
valor consumido, valor reconocido, nombre del especialista, entidad, dirección.
Si la información está sistematizada, la persona encargada se basará en el número de orden
de atención y verificará todos los datos (servicios autorizados y prestados), encadenará la
cuenta (ingresa los valores consumidos o Gastos por este servicio) y la aplicación arrojará el
valor reconocido por el S.M.A según Resolución de Topes teniendo en cuenta el salario
básico trabajador y el saldo disponible a cada funcionario, arrojando un número de cuenta de
cobro, la cual se anotará en cada factura.
6.5.4. Elaborar Cuadro de Relación de Servicios Prestados
Se digita y actualiza la información en el cuadro de relación de cuentas de servicios
prestados donde se deberá describir la siguiente información:








Nombre del funcionario o pensionado
No de la comunicación
Valor del servicio
Total facturado
Contribución 4/1000
Total afectación presupuestal
Saldo CDP
Valor neto excedente
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6.5.5. Aprobación Cuadro Relación de Servicios Prestados.
La persona encargada de coordinar los procesos del S.M.A analiza el cuadro elaborado,
verificando que los datos consignados en esta sean los correctos y estén respaldados
por la información y soportes necesarios.
Si la información relacionada y los soportes son correctos la persona encargada de
coordinar los procesos del S.M.A procederá a dar visto bueno.
6.5.6. Entregar Cuadro de Relación
La persona encargada elaborará memorando (Donde se solicitan los reembolso con el
anexo de la relación) y lo entregará para firma y visto bueno de la persona competente.
6.5.7.Entregar Cuadro de Relación al Area Financiera
Se recibe el memorando y el cuadro ya aprobado y firmado, se radica en Administración de
Documentos y se entrega al área Financiera para su correspondiente trámite.
6.6. ¿CÓMO SE TRAMITA LA LEGALIZACION DE EXCEDENTES ?
6.6.1. Legalizar los recibos de caja causados por las cuantías generadas.

Una vez el funcionario o pensionado ha desembolsado el dinero por reintegrar al área
financiera a través de cualquiera de los dos medios (libranza o efectivo), la persona
encargada deberá recibir copia del recibo de caja expedido por el área financiera al
funcionario o pensionado al cancelar el excedente.

La persona encargada de cuentas de cobro firmará y sellará la copia del recibo de
consignación expedido por el respectivo Banco al funcionario o pensionado.

La persona encargada sacará copia del reintegro pendiente por cancelar e ingresará a la
aplicación (en caso de tener la información sistematizada) los datos consignados en el
recibo de caja como:
Fecha
Cédula de Ciudadanía del funcionario
Código del Beneficiario
Valor Reintegrado

En caso de no tener sistematizada la aplicación se registrarán los datos anteriores en un
kárdex.
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Se organizará copia del reintegro y recibo de caja en el archivador.
7. ADSCRIPCION DE ENTIDADES Y PROFESIONALES
7.1 ¿CÓMO SE REALIZA LA ADSCRIPCIÓN DE PROFESIONALES Y ENTIDADES?
7.1.1 SELECCIÓN
Los profesionales y entidades interesadas en el grupo de adscritos del S.M.A. deberán
ofrecer sus servicios a través de una carta de presentación adjuntando la siguiente
información:




Servicios que ofrece.
Manifestar que se acoge a las tarifas que tenga el SENA previstas para
dichos servicios o en su defecto anexar las tarifas que tienen vigentes.
Dirección y horario de atención.
Firma del solicitante con número de cédula.
En caso de ser una persona jurídica, deberá relacionar el personal médico que atiende en
dicha entidad y la licencia de funcionamiento expedida por la Secretaría de Salud.
En caso de tener ofertas especiales (descuentos) para la entidad deberán relacionarlas en
dicha comunicación.
En caso de personas naturales la comunicación deberá estar respaldada por la siguiente
documentación:




Hoja de vida.
Tarjeta profesional.
Cédula de ciudadanía.
Diplomas y certificaciones
(Ver Anexo M – Comunicación de Aprobación a Seleccionados).
7.1.1.1 Citación del Nuevo Adscrito.
El servidor público responsable de coordinar los procesos del Servicio Médico Asistencial
entrevistará al profesional o entidad admitido dándole a conocer las condiciones de la
adscripción y elaborará la respectiva carta de adscripción para la correspondiente firma de
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las dos partes (Sena y Adscrito) y suscripción de la póliza de cumplimiento por parte del
adscrito.
La persona encargada organizará los documentos presentados por cada nuevo adscrito
en una carpeta en orden alfabético ordenado así:







Rótulo con nombres del adscrito y el año de vinculación.
Carta de presentación y propuesta de servicios.
Hoja de Vida.
Fotocopia de la cédula de ciudadanía.
Fotocopia de diplomas.
Fotocopia de tarjeta profesional.
Carta de adscripción y póliza de cumplimiento
8. REFERENCIAS DOCUMENTALES
RAMÍREZ Victoria y TORRES Flor María. Manual de Procesos y Procedimientos del
Servicio Médico Asistencial. Bogotá: Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, 2002.
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ANEXO A
Certificado de Afiliación al Servicio Médico Asistencial
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Actualización de Información Juramentada.
Fecha: Julio de
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Servicio Nacional de Apredizaje SENA
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ACTUALIZACIÓN INFORMACIÓN JURAMENTADA
Servicio Médico Asistencial
Fecha: Julio de
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Versión: 1
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Fecha de elaboración:
Versión: 1
Página 2 de _2__
3. Hijos Beneficiarios en el Servicio Médico Asistencial
Nombre_________________________FechaNac__________ Identificación____________
Nombre_________________________FechaNac__________ Identificación____________
Nombre_________________________FechaNac__________ Identificación____________
Nombre_________________________FechaNac__________ Identificación____________
Nombre_________________________FechaNac__________ Identificación____________
Nombre_________________________FechaNac__________ Identificación____________
Nombre_________________________FechaNac__________ Identificación____________
Nombre_________________________FechaNac__________ Identificación____________
Nombre_________________________FechaNac__________ Identificación____________
Se encuentra actualmente amparado por alguna Entidad Promotora de Salud: Si_______ No_______ Cual______________
4. Hermanos Beneficiarios en el Servicio Médico Asistencial
Nombre________________________________FechaNac__________ Identificación____________
Nombre________________________________FechaNac__________ Identificación____________
Nombre________________________________FechaNac__________ Identificación____________
Nombre________________________________FechaNac__________ Identificación____________
Se encuentra actualmente amparado por alguna Entidad Promotora de Salud: Si_______ No_______ Cual______________
FIRMA _____________________________
CC________________________________
NOMBRE ___________________________
CARGO____________________________
DEPENDENCIA_______________________
Ley 734 de 2002(Código Disciplinario Único)
Artículo 35. “Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido: 12. Proporcionar dato inexacto o presentar documentos ideológicamente
falsos u omitir información que tenga incidencia en su vinculación o permanencia en el cargo o en la carrera, o en las promociones o ascensos o
para justificar una situación administrativa”.
Artículo 286. El servidor público que en ejercicio de sus funciones, al extender documento público que pueda servir de prueba, consigne una
falsedad o calle total o parcialmente la verdad, incurrirá en prisión de cuatro(4) a ocho (8) años e inhabilitación para el ejercicio de derechos y
funciones públicas de cinco (5) a díez (10) años.
F11-002/07-05
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Fecha: Julio de
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Bogotá.____________________________
ACTUALIZACIÓN INFORMACIÓN JURAMENTADA
USO EXCLUSIVO- FUNCIONARIOS QUE TIENEN COMO BENEFICIARIOS EN EL
SERVICIO MEDICO ASISTENCIAL A SU CONYUGE O COMPAÑERO PERMANENTE
Yo___________________________________,identificado(a) con la cédula de ciudadanía
No._________________ de ___________________, teniendo pleno conocimiento de las
disposiciones disciplinarias y penales establecidas en el artículo 35 numeral 12 de la ley 734 de
2.002 (Código Disciplinario Único), en concordancia con el artículo 286 del código penal,
manifiesto:
Que
convivo
permanentemente
con
mi
cónyuge-compañero(a)
permanente:________________________________________________, identificado con la
cédula de ciudadanía No ____________________quien se encuentra afiliado (a) como beneficiario
(a) del Servicio Médico Asistencial.
Expreso que mi cónyuge-compañero (a) permanente:__________________________,
actualmente no desempeña ninguna actividad productiva que le dé derecho a afiliación a alguna
Entidad Asistencial.
Lo anterior, en virtud de lo establecido en el parágrafo 1º del Artículo 24 del Acuerdo 30 de 1988 el
cual dispone: “entiéndese por cónyuge, compañero permanente (a) la persona que vive
permanentemente con el empleado, ya sea en virtud de unión libre o de matrimonio civil o
eclesiástico…. “, y el parágrafo 1º del Artículo 26 del mismo acuerdo “Los cónyuges (el o la) son
beneficiarios del Servicio Médico Asistencial cuando no desempeñen ningún tipo de trabajo que les
dé derecho a la afiliación a alguna Entidad Asistencial…”
NOMBRE___________________________________________
DEPENDENCIA______________________________________
FIRMA_____________________________________________
CC No_____________________________________________
Ley 734 de 2002(Código Disciplinario Único)
Artículo 35. “Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido:
12. Proporcionar dato inexacto o presentar documentos ideológicamente falsos u omitir información que tenga incidencia en
su vinculación o permanencia en el cargo o en la carrera, o en las promociones o ascensos o para justificar una situación
administrativa”.
Artículo 286. El servidor público que en ejercicio de sus funciones, al extender documento público que pueda servir de prueba,
consigne una falsedad o calle total o parcialmente la verdad, incurrirá en prisión de cuatro(4) a ocho (8) años e inhabilitación para el
ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a díez (10) años.
Fecha: Julio de
2005
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
Sistema de
Gestión de la
Calidad
INSTRUCTIVO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
MÉDICO ASISTENCIAL
Versión: 1
Página 56 de 70
ANEXO B
Planilla para el Control de Citas Médicas u Odontológicas y Atención a Beneficiarios
del Servicio Médico Asistencial
Fecha de elaboración:
Servicio Nacional de Apredizaje SENA
Sistema de
Gestión de la
Calidad
PLANILLA PARA EL CONTROL DE CITAS MÉDICAS U ODONTOLÓGICAS Y ATENCIÓN A
BENEFICIARIOS DEL SERVICIO MÉDICO ASISTENCIAL
Versión: 01
Página 1 de _1__
TIPO DE CONSULTA:
Medicina General
Odontología
NOMBRE DEL MÉDICO U ODONTÓLOGO:
No.
HORA
1
08:00 a.m.
2
08:15 a.m.
3
08:30 a.m.
4
08:45 a.m.
5
09:00 a.m.
6
09:15 a.m.
7
09:30 a.m.
8
09:45 a.m.
9
10:00 a.m.
10
10:15 a.m.
11
10:30 a.m.
12
10:45 a.m.
13
URGENCIA
1
01:00 p.m.
2
01:15 p.m.
3
01:30 p.m.
4
01:45 p.m.
5
02:00 p.m.
6
02:15 p.m.
7
02:30 p.m.
8
02:45 p.m.
9
03:00 p.m.
10
03:15 p.m.
11
03:30 p.m.
12
03:45 p.m.
13
URGENCIA
NOMBRE DEL PACIENTE
Firma del Médico u Odontólogo Adscrito:
REGIONAL
TIPO DE SERVICIO
TELÉFONO
Primera
Control
Consulta
DIAGNÓTICO
FIRMA DEL PACIENTE
Vo.Bo. Médico u Odontólogo:
F11-003/07-05
Fecha: Julio de
2005
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
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Versión: 1
Página 57 de 70
ANEXO C
Historia Clínica General u Odontológica
Fecha de elaboración:
Servicio Nacional de Apredizaje SENA
HISTORIA CLÍNICA GENERAL
Servicio Médico Asistencial
Sistema de
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Calidad
Versión: 01
Página 1 de _2__
NUMERO
REGIONAL
1er. APELLIDO
2do. APELLIDO O DE CASADA
M
P
F
A
SEXO
Sol.
Cas.
EMBARAZOS
EDAD
Viu.
NOMBRE (S)
No. CARNE
FECHA
OCUPACIÓN
DIRECCIÓN RESIDENCIA
TELEFONO
U.L.
ESTADO CIVIL
CAUSA DE CONSULTA:
ANTECEDENTES PERSONALES
GENERALES:
PROCEDENCIA:
LUGAR DE NACIMIENTO:
FECHA:
HABITOS ALIMENTICIOS:
MENARQUIA:
CICLOS:
FUR:
TOXICOS:
PSICOSOCIALES:
PATOLÓGICOS:
FAMILIARES:
EXAMEN FÍSICO
B
PESO
TALLA
PULSO
P.ART.
FR.CARD.
RESP/MIN.
ASP.FISICO
SISTEMICO
DIGESTIVO
CABEZA
SISTEMA LINFÁTICO
RENAL
CUELLO
OSTEO ARTICULAR
GENITAL
TORAX
NERVIOSO
ENDOCRINO
ABDOMEN
RESPIRATORIO
HALLAZGOS:
TEMPERATURA
TOPOGRÁFICO
PIEL FANERAS
CIRCULATORIO
COND.GENERALES
R
ORGANOS DE LOS SENTIDOS
OJOS OIDOS
PSIQUISMO
NARIZ
GENITALES
GARGANTA
MIEMBROS
COL. VERTEBRAL
F11-004/07-05
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MÉDICO ASISTENCIAL
Fecha: Julio de
2005
Versión: 1
Página 58 de 70
Fecha: Julio de
2005
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Versión: 1
Página 59 de 70
ANEXO D
HISTORIA CLINICA REMISIÓN A ESPECIALISTA
Fecha de elaboración:
Servicio Nacional de Apredizaje SENA
HISTORIA CLÍNICA REMISIÓN A ESPECIALISTAS
Servicio Médico Asistencial
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Versión: 01
Página 1 de _1__
NUMERO
REGIONAL
Pariente
T.O.
Cónyuge
Hijos
Padre
Hermano
E.P.
P.
EDAD
CARNE No.
SEXO
M
Familiar de
F
Fecha ___________________________ de____________
RESUMEN CLINICO
Examen Especialista
Diantóstico
Tratamiento
Recomendaciones
Fecha
DIA
MES
AÑO
Firma y Registro Médico
F11-006/07-05
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MÉDICO ASISTENCIAL
Fecha: Julio de
2005
Versión: 1
Página 60 de 70
Fecha: Julio de
2005
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MÉDICO ASISTENCIAL
Versión: 1
Página 61 de 70
ANEXO E
Orden de Atención
Fecha de elaboración:
Servicio Nacional de Apredizaje SENA
ORDEN DE ATENCIÓN
Servicio Médico Asistencial
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Calidad
Versión: 01
Página 1 de _1__
Regional
Carné No.
Día
Mes
Nombre
R/
F11-008/0705
Año
Fecha: Julio de
2005
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Versión: 1
Página 62 de 70
ANEXO F
Remisión a Laboratorio
Fecha de elaboración:
Servicio Nacional de Apredizaje SENA
ORDEN DE ATENCIÓN
Servicio Médico Asistencial
Sistema de Gestión de
la Calidad
Versión: 01
Página 1 de _1__
Regional
Carné No.
Día
Mes
Año
CANTIDAD
Vr.UNITARIO
Vr.TOTAL
Nombre
R/.
TOTAL
Firma y Sello del Médico
Recibí
C.C.
F11-009/07-05
Fecha: Julio de
2005
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Versión: 1
Página 63 de 70
ANEXO G
Hoja de Seguimiento
Fecha de elaboración:
Servicio Nacional de Apredizaje SENA
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Calidad
HOJA DE SEGUIMIENTO
Servicio Médico Asistencial
Versión: 01
Página 1 de _1__
Regional
Día
Mes
Año
HISTORIA CLÍNICA GENERAL
FECHA
F11-010/07-05
Fecha: Julio de
2005
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MÉDICO ASISTENCIAL
Versión: 1
Página 64 de 70
ANEXO H
Recomendaciones Tratamiento Ortodoncia
Fecha de elaboración:
Servicio Nacional de Apredizaje SENA
Sistema de
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Calidad
RECOMENDACIONES TRATAMIENTO ORTODONCIA
Servicio Médico Asistencial
Versión: 1
Página 1 de _2__
Regional
Día
Mes
Año
Yo ___________________________________________________________________Funcionario (a) del SENA Dirección General, certifico que acepto el Tratamiento de
ortodoncia correctiva del cual he Instruido (a) ampliamente por el Odontólogo (a) Asesor (a) del Servicio Médico Asistencial y el especialista adscrito Doctor (a)
___________________________________________ sobre las características del tratamiento a que va a ser sometido mi hijo (a)
_____________________________________________________ beneficiario del Servicio Médico.
Para llevar a cabo un buen tratamiento, se requiere de nuestra colaboración evitando todas aquellas situaciones que puedan ocasionar daño a los aparatos utilizados en la
cavidad bucal (Brackets, bandas, activadores, elásticos, etc.) y cumpliendo estrictamente las instrucciones de higiene oral y citas de control.
En caso de no seguir las instrucciones ya recibidas y se ocasionen daños en los aparatos Ortodónticos de mi hijo (a) asumiremos los costos que se generen por reposición de:
Brackets cada uno $ _________________________
Banda cada uno $ _________________________
Cuando mi hijo (a) no se excuse a tiempo (24 horas de anticipación) y no cumpla una Cita de control, pagaré directamente al Ortodoncista el equivalente al precio de un Control $ _____________.
El Ortodoncista deberá darme un recibo por cada pago en efectivo que le realice en donde discrimine fecha y concepto por el cual se generó el pago.
RECUERDE:
Las normas del Servicio Médico contemplan sanciones en caso de mal uso (acuerdo 24/78). "La correcta utilización del servicio médico es de beneficio o interés general, tanto
para el grupo familiar y entidades asistenciales adscritas como para el SENA. En consecuencia constituye falta grave lainadecuada utilización lo cual podrá ser sancionado
conforme a lo previsto en los reglamentos de la entidad.
FIRMA DEL FUNCIONARIO :
_______________________________
FIRMA DEL PACIENTE:
_______________________________
Vo.Bo. ODONTÓLOGO (A) ASESOR (A): _______________________________
F11-011/07-05
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Servicio Nacional de Apredizaje SENA
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RECOMENDACIONES TRATAMIENTO ORTODONCIA
Servicio Médico Asistencial
Fecha: Julio de
2005
Versión: 1
Página 65 de 70
Fecha de elaboración:
Versión: 1
Página 2 de _2__
OBJETIVOS Y RESPONSABILIDADES (Por favor léalo cuidadosamente).
1. EL ORTODONCISTA
- Debe cumplir con los objetivos propuestos en el plan de tratamiento.
2. LOS PADRES
- Deben supervisar las reglas del tratamiento.
- Recordar las citas y ayudar al cumplimiento.
- Responsabilizarse por los aparatos rotos, la falta de colaboración y la Higiene Oral.
3. EL PACIENTE
-
Debe cumplir las citas acordadas.
Cuidar los aparatos y no jugar con ellos.
Cooperar con los elementos adicionales al tratamiento, (uso de eláticos).
Controlar el dolor, con dieta suave y analgésticos de su elección.
Debe visitar regularmente al odontólogo para una profiliaxis y control; ya que los aparatos y alambres acumulan más cantidad de placa bacteriana.
Evite comer dulces entre comidas, salvo que pueda cepillar inmediatamente.
Evite comer dulces pegajosos, masticar hielo, maiz pira, chicle, chicharrones, patacones, manzana, coco o alimentos duros.
Se debe informar al Consultorio si los aparatos se aflojan, se pierde o se rompen; con el fin de programar mejor sus citas.
La reparación o reposición tendrán un costo adicional que será cargado a su cuenta por lo tanto tenga cuidado.
DE SU COLABORACIÓN DEPENDE SU SONRISA.
GRACIAS.
__________________________________________
Firma del Paciente
_
_______________________________________________
Firma del Padre.
F11-011/07-05
Fecha: Julio de
2005
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MÉDICO ASISTENCIAL
Versión: 1
Página 66 de 70
ANEXO I
Registro Mensual de Cuentas Recepcionadas.
Fecha de elaboración:
Servicio Nacional de Apredizaje SENA
REGISTRO MENSUAL DE CUENTAS PARA PAGO
Servicio Médico Asistencial
Sistema de Gestión de
la Calidad
Versión: 1
Página 1 de _1__
Valor CDP:
NIT o CEDULA
ADSCRITO
No. FACTURA
VALOR
IVA
TOTAL FACTURADO
Contribución 4/1000
TOTAL AFECTACIÓN
PRESUPUESTAL
SALDO C.D.P
OP
FECHA
RELACION 1/2005 CDP 218
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$1
$0
$0
$0
$1
$0
$0
$0
$1
$0
$0
$0
$1
$0
$0
$0
$1
$0
$0
$0
$1
$0
$0
$0
$1
$0
$0
$0
$1
$0
$0
$0
$1
$0
$0
$0
$1
$0
$0
$0
$1
$0
$0
$0
$1
$0
$0
$0
$1
$0
$0
$0
$1
$0
$0
$0
$1
$0
$0
$0
$1
RELACION 2/2005 CDP 218
RELACION 3/2005 CDP 218
RELACION 4/2005 CDP 218
RELACION 5/2005 CDP 218
RELACION 6/2005 CDP 218
RELACION 7/2005 CDP 218
F11-012/07-05
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Gestión de la
Calidad
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MÉDICO ASISTENCIAL
Fecha: Julio de
2005
Versión: 1
Página 67 de 70
ANEXO J
Solicitud Duplicado de Carné de Afiliación al Servicio Médico Asistencial
Fecha: Julio de
2005
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
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Gestión de la
Calidad
INSTRUCTIVO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
MÉDICO ASISTENCIAL
Versión: 1
Página 68 de 70
ANEXO K
Cuadro Relación de Cuentas.
Servicio Nacional de Apredizaje SENA
Fecha de elaboración:
RELACIÓN DE CUENTAS
Versión: 1
Sistema de
Gestión de la
Calidad
Servicio Médico Asistencial
Regional
No.
ADSCRITO
Página 1 de _1__
Día
Mes
Año
FACTURA
VALOR
No. Ordenes
CLINICAS Y HOSPITALES
TOTAL CLINICAS Y HOSPITALES
$0
0
$0
0
$0
0
$0
0
$0
0
$0
0
LABORATORIOS
TOTAL LABORATORIOS
MEDICOS
TOTAL MEDICOS
MEDICAMENTOS
TOTAL MEDICAMENTOS
ODONTOLOGOS
TOTAL ODONTOLOGOS
SUMINISTROS
TOTAL SUMINISTROS
REEMBOLSOS
TOTAL REEMBOLSOS
TOTAL CUENTAS PENDIENTES TRAMITE
$0
$0
0
F11-014/07-05
Fecha: Julio de
2005
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
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MÉDICO ASISTENCIAL
Versión: 1
Página 69 de 70
ANEXO L
PAGO POR LIBRANZA
Servicio Nacional de Apredizaje SENA
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de la Calidad
LIBRANZA SERVICIO MÉDICO ASISTENCIAL
Fecha de elaboración:
Versión: 01
Página 1 de _1__
NUMERO
SEÑORES TESORERÍA
AUTORIZO EXPRESAMENTE AL "SENA" PARA DESCONTAR DE MI SALARIO LA SUMA DE:
_____________________________________________________________$ _________________
Por los siguientes Servicios:
Beneficiario
Concepto
Valor Reintegro
VALOR TOTAL LIBRANZA $
DE LA SIGUIENTE MANERA:
Prima de Junio:
Prima de Diciembre:
Cuotas Mensuales:
A partir del Mes de:
Valor $
Valor $
Valor $
En caso de efectuarse mi retiro de la Entidad, autorizo igualmente al SENA para descontar de mis
prestaciones sociales el saldo que adeude por dicho préstamo.
El SENA queda revestido de Personería Jurídica suficiente, para que con las más amplicas facultades
tramite lo referente al reconomiento de mis prestaciones sociales y reciba el correspondiente pago.
Autorizo:
FIRMA DEUDOR:
FIRMA CODEUDOR:
Nombre Deudor:
Nombre Codeudor:
C.C.No.
de
Dependencia:
C.C.No.
de
Dependencia:
Copia: Tesorería - Contabilidad - Servicio Médico - Funcionario
F11-011/07-05
Fecha: Julio de
2005
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
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MÉDICO ASISTENCIAL
Versión: 1
Página 70 de 70
Ciudad
Doctor(a)
______________________
Cargo
SENA – Regional
Ciudad
Asunto: Autorización pago de Excedentes
Respetada doctor(a) __________:
Yo____________________________identificado
(a)
con
cédula
de
ciudadanía
No.___________________ de ________________, autorizo por el presente de manera
voluntaria al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA para descontar de mis salarios y
prestaciones, incluyendo la liquidación que de esos conceptos se haga a la fecha de mi
retiro, los valores que adeude en cualquier tiempo por concepto de excedentes del
Servicio Médico Asistencial prestado por el SENA a mis beneficiarios.
FIRMA___________________________
NOMBRE ________________________
CARGO __________________________
DEPENDENCIA ____________________
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
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MÉDICO ASISTENCIAL
Fecha: Julio de
2005
Versión: 1
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ANEXO M
Comunicación Aprobación Seleccionados
CódigoCiudad__________.,
Doctor
Nombre y Apellidos
Especialidad
Dirección
Ciudad
Asunto: Adscripción Servicio Médico Asistencial
Apreciado Doctor _______:
Me complace informarle que el pasado _____________, la Junta Administradora Nacional
o Regional del Servicio Médico Asistencial, aprobó y autorizó su adscripción al Servicio
Médico Asistencial del SENA - ____________ en la especialidad de ______________
Le solicito concertar una cita con el doctor _____________________, funcionario
encargado de coordinar los procesos del Servicio Médico Asistencial, en (Dirección),
teléfono ________________; para recibir inducción administrativa y dar así inicio a la
prestación del servicio.
Cordialmente,
___________________________
Director Regional