Comité Administra.vo de la Cámara Chileno Colombiana de Comercio Lugar y fecha: Isa Intervial, junio 6 de 2014 Primera acta de Comité Administrativo. Participantes: Luis Fernando Ortega (Genpacsa); María Adelaida Correa (Isa Intervial); Martín Alonso Pinzón (Prisa); Alvaro Restrepo (Presidente CCCC); Sonia Díaz Mantilla (Directora Ejecutiva); Dianne Rentería (Directora Comunicaciones y Gestión). Actividades: Para estructurar el nuevo esquema administrativo de la Cámara de Comercio Chileno Colombiana, se acordaron los siguientes puntos: • El Comité de Administración de la CCCC, estará encargado de analizar la información relacionada con la administración, las finanzas, la tesorería, realizará el control de gestión; definirá las políticas administrativas de la entidad y aprobará los diferentes procesos y documentos necesarios para el eficiente funcionamiento de la Cámara y el fortalecimiento de su gobierno corporativo. • En el diseño de los diferentes procesos se deberán observar los principios básicos de control interno: segregación de funciones, control por oposición y procesos debidamente documentados, aprobados por las instancias corporativas pertinentes y adecuada divulgación y capacitación. • Se acordó adquirir un software contable, que permita registrar diariamente las transacciones, de manera que mensualmente se puedan generar los estados financieros de la asociación. Periódicamente esta información será entregada al contador, para su respectiva revisión, conciliación y generación de reportes financieros oficiales. • Igualmente se asegurará de que los demás comités de trabajo instituidos en la CCCC, actuarán conforme a la línea filosófica y gremial de la entidad. • Al Comité de Administración deberá presentarse una estrategia general de las actividades de la CCCC, que contenga actividades, cronogramas, plazos y seguimiento a las mismas. • La Administración realizará una ronda reuniones individuales con los socios para determinar qué problemas perciben en el funcionamiento de la Cámara, identificar oportunidades de mejoramiento y precisar cuáles son sus expectativas de la Cámara. • Con base en el anterior relevamiento de información, la Administración preparará y presentará al Comité de Administración una propuesta Misión, Visión, Estrategia y Propuesta de Valor. Una vez el Comité de Administración revise y ajuste dicha propuesta, esta será sometida a consideración del Directorio, con el propósito de que la Cámara cuente con una orientación precisa, una estrategia clara y una agenda de trabajo concreta para el desarrollo de su objeto social. • El Comité de Administración solicitó la realización de informes y actividades que lleven al fortalecimiento de las redes entre los afiliados e igualmente sugirió identificar aquellas instituciones que sean de relevancia para los intereses de los asociados a la CCCC, con los cuales se deberá establecer contacto directo. • Martín Alonso Pinzón solicitó generar un boletín mensual para mantener a los socios actualizados sobre las actividades de la Cámara y demás información que sea de su interés. • Se solicitó a la Administración definir y poner en funcionamiento el proceso de “gestión del conocimiento” de la Asociación, para que éste no sea información dispersa que esté “en la cabeza” de los funcionarios, sino que por el contrario se documente y organice de manera que pasa a ser parte del patrimonio de la Asociación. Para ello se requiere documentar en forma metódica y periódica la información que sea relevante para el cumplimiento de los objetivos de la asociación, tales como gestiones con socios, prospectos de socios, autoridades, bases de datos de contactos y redes con su información relevante, gestiones y seguimiento. Para organizar y documentar toda esta información, se debe utilizar el software denominado “Sales Force”, el cual ya fue adquirido por la Cámara, requiriéndose cargar los datos, mantenerlos actualizados y generar los procedimientos de que el trabajo diario y gestiones sean registradas en esta plataforma. • Martín Alonso Pinzón solicita a la administración de la CCCC dirigirá una comunicación a las diferentes entidades públicas que sean de relevancia para las relaciones binacionales ( Cancillería, Direcon, Prochile, Ministerio de Energía, Ministerio de Transporte ) • María Adelaida Correa solicitó analizar la posibilidad del ingreso a la CCCC de Pymes, para lo cual sugirió estudiar la segmentación del sector y analizar la posibilidad de ofrecerles servicios diferenciales. Se advirtió que si bien éste no se consideraba como una acción urgente, si era importante para la proyección de la Cámara a un mediano plazo, por lo cual era conveniente realizar un “piloto” con unas pocas Pymes para ir conociendo este tema, para lo cual se debería delimitar con precisión el alcance de los servicios ofrecidos a este tipo de socios, dados los recursos acotados con los que cuenta la Cámara actualmente. • En materia de administración interna, se determinó abrir una segunda cuenta en el Banco Santander subsidiaria de la principal, desde la cual se harán los traslados mensuales para el manejo de la oficina. • La administración de la CCCC deberá presentar un presupuesto 2014-2015, con el cual se pueda realizar control de gestión periódico (real vs ppto) • El Consejo de Administración presentará al Comité de Administración una propuesta de formalización de incentivos para mejorar las remuneraciones. • Se determinó también un plazo específico de pagos para los afiliados que no hayan hecho la contribución del primer semestre, e intentar recuperar aquellos socios que llevan varios años inactivos con sus pagos. • Cronograma de reunión mensual del comité de administración: se propone la realización del Comité de Administración el primer viernes de cada mes, a las 8 de la mañana, así: • Julio 4; agosto1º; septiembre 5; octubre 3; noviembre 7; diciembre 5. Siendo las 9:00 am, se levantó la sesión.