Creación de conceptos y asociación de cuentas

Creación de conceptos y asociación de cuentas
Al momento de seleccionar cualquiera de las dos opciones
El sistema habilita la siguiente ventana:
1. Creación de conceptos:
El primer paso para la generación de medios magnéticos corresponde a la creación
conceptos y asociación de cuentas contables de acuerdo a la normatividad vigente,
para ello en el recuadro que se habilita es necesario seleccionar la opción 1; con lo
cual se pueden presentar las siguientes situaciones:
a. No existen creados conceptos en el año actual ni en el año
inmediatamente anterior:
En este caso el sistema presentara “Conceptos Predefinidos” los cuales están
basados en la norma vigente de medios magnéticos y se muestran en su totalidad
sugiriendo la definición según el tipo de monto y la información a presentar.
b. Cuando no existen conceptos creados en el año actual pero si
existen conceptos creados en el año anterior:
El programa valida que ya existen conceptos en el año anterior y presentara el
siguiente mensaje, permitiendo seleccionar el proceso a seguir de acuerdo a las
necesidades de la organización:

Si: El sistema traerá los conceptos y asociación de las cuentas respectivas
tal como se encontraban en el año anterior.

No: El sistema traerá los conceptos predefinidos por el sistema quedando
listo para asociar únicamente las cuentas contables a los conceptos que
corresponda.
De igual forma para crear nuevos conceptos cuando aplique es necesario utilizar el
icono
con ello se habilita la siguiente ventana en la cual se definen los
siguientes campos:

Concepto: Es un campo numérico de cuatro (4) caracteres que corresponde
al concepto con el cual se reporta la información, según las especificaciones
dadas en la resolución de medios magnéticos dada para el año vigente.

Tipo monto: Lista donde se define el tipo de monto a tener en cuenta,
según la cuantía a reportar. Los tipos de monto que permite seleccionar son:
1 = Costos / Deducciones: Aplica para los conceptos a reportar como pagos o
abonos en cuenta (formato 1001 y formato 1016), diferentes a salarios.
2 = Salarios: Aplica para los conceptos a reportar como salarios y demás pagos
laborales (formato 1001 y 1016).
3 = Ingresos: Aplica para los conceptos a reportar en el formato 1007 - 1017 –
ingresos recibidos.
4 = Pasivos: Aplica para los conceptos a reportar en el formato 1009- 1018 – saldo
cuentas por pagar.
5 = Cuentas por cobrar: Aplica para los conceptos a reportar en el formato 10081027 – Saldo cuentas por cobrar.
6 = Sin tope general: Aplica para los conceptos a reportar SIN IMPORTAR LA
CUANTIA, es decir, todos los valores mayores a 0 y que son necesarios informar
(formatos 1003, 1004, 1005, 1006, 1010, 1011, 1012, 1054).
7 = Base de impuestos generados: Aplica para los conceptos de IVA generado a
reportar validando el tope de ingresos (formatos 1006 y 1055)

Descripción: Nombre con el cual se identifica el concepto, este texto NO se
visualizara en la generación de los archivos planos ni los archivos con
formatos XML.

Formato: El sistema genera un listado de los formatos existentes y donde
es necesario seleccionar aquel en el cual se va a reportar la información del
concepto que se está creando. Los formatos que se habilitan son:
Desde la ejecución para Personas obligadas naturales y jurídicas:







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
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

1001 – Pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas
1003 – Retenciones que le practicaron
1004 – Descuentos tributarios
1005 – Impuesto descontable (IVA)
1006 – Impuesto generado (IVA)
1007 – Ingresos recibidos
1008 – Cuentas por cobrar (Deudores con créditos activos a 31 de diciembre
de 2014)
1009 – Cuentas por pagar (Saldos de los pasivos a 31 de diciembre de
2014)
1010 – Socios, accionistas, comuneros, cooperados y/o asociados
1011 – Declaraciones tributarias (Ingresos no constitutivos de renta ni
ganancia ocasional – Rentas exentas – Costos y Deducciones)
1012 – Declaraciones tributarias (Inversiones)
9998 – Base del impuesto generado
Desde la ejecución para Contratos de Administración delegada:
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

1016 – Pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas
1017 – Ingresos brutos recibidos, devoluciones, rebajas y descuentos
1018 – Saldos de los deudores (Por conceptos de créditos activos a 31 de
diciembre de 2014)
1027– Saldos de los pasivos
1053 – Retenciones practicadas
1054 – Impuesto sobre las ventas descontable
1055 – Impuesto sobre las ventas generado
La información capturada desde esta pantalla se guarda en un archivo de datos
llamado Z279CPNN, en donde NN corresponde a los dos últimos dígitos del año en
el cual se está parametrizando la información. Este archivo se genera en el
directorio de datos de la empresa, es decir, en SIIWI01.
Importante:
Un concepto puede asociarse UNICAMENTE a un solo formato,
mientras que un formato puede tener VARIOS conceptos asociados.
TODOS LOS CAMPOS DE ESTA VENTANA SON OBLIGATORIOS.
NOTAS ACLARATORIAS

Para el Formato 1006 - Impuesto Generado es necesario crear un concepto
DIAN 9998, asociarlo al Tipo de Monto 7 = Base Impuesto Generado y
asociarlo al formato 9998 – Base Impuesto Generado (ESTE CONCEPTO Y
ESTE FORMATO SON SOLO EN SIIGO); para permitir al programa generar
en forma correcta la base del impuesto.
En el concepto DIAN 9998 es necesario enlazar las cuentas contables que
generaron el IVA que se va a reportar.

Existen formatos que en la resolución vigente no tienen conceptos
asociados pero en SIIGO para la correcta generación de los archivos planos
es necesario asignar unos conceptos para la creación del formato, estos son:





Formato
Formato
Formato
Formato
Formato
1005
1006
1010
1054
1055
crear
crear
crear
crear
crear
el
el
el
el
el
concepto
concepto
concepto
concepto
concepto
5555
6666
7777
5555
6666
Importante:
Estos conceptos NO se verán reflejados en la generación de los
Archivos XML que se envían a la DIAN.

Para borrar un concepto es necesario realizar la búsqueda del concepto con
el icono
o utilizar la tecla de función F3, con esto el sistema trae la
información de ese concepto de manera automática, luego es necesario
utilizar el icono
o la tecla de función F5.
Importante:
Para poder borrar un concepto DIAN es necesario que no tenga
asociadas cuentas contables, en caso de tenerlas es necesario
primero borrar las cuentas y luego si el concepto.
2. Asociación de cuentas:
Una vez se encuentren definidos los conceptos al momento de seleccionar
cualquiera de ellos, el programa permite asociar los rangos de cuentas contables
relacionadas con el concepto; para este proceso se habilita la siguiente ventana:
En ella es necesario digitar o seleccionar el código del formato requerido para
asociar las cuentas contables.
Con ello el sistema muestra a nivel informativo los datos previamente capturados y
permite definir los rangos de cuentas que se requieren tener en cuenta para ese
concepto.
Por cada rango de cuentas es necesario definir el tipo de valor a incluir, estos son:
(Sumar Débitos, Sumar Créditos, Débitos – Créditos, Saldo Inicial y Saldo General),
según el caso de acuerdo al tipo de movimiento que el usuario requiera reportar en
el archivo.
1 = Suma débitos: El sistema permite generar un valor por cada uno de los
terceros con movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN con naturaleza
débito de los registros causados entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a
reportar.
Importante:
Estando en un balance de comprobación
corresponde a la columna Débitos.
por
terceros
2 = Suma créditos: Se obtiene un valor por cada uno de los terceros con
movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN con naturaleza crédito de
los registros causados entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar.
Importante:
Estando en un balance de comprobación por terceros corresponde a la
columna Créditos.
3 = Débitos menos créditos: Permite obtener un valor por cada uno de los
terceros con movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN realizando la
correspondiente resta de débitos menos créditos; de los registros causados entre el
1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar.
Importante:
Estando en un balance de comprobación por terceros; realiza la
resta de la columna Débitos menos la columna Créditos.
4 = Saldo general: Se obtiene un valor por cada uno de los terceros con
movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN realizando la
correspondiente operación de tener el saldo inicial al cual se le suma el movimiento
débito y luego se resta el movimiento crédito, estos registros serán los causados
entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar.
Importante:
Estando en un balance de comprobación por terceros el sistema
toma el valor de la columna nuevo saldo; (valor que resulta de
sumar los valores de las columnas saldo anterior y Débitos y a
ese total restar los valores de la columna Créditos).
5 = Saldo inicial: Se obtiene un valor por cada uno de los terceros del valor con
que inician las cuentas asociadas al concepto DIAN el día 1 de enero del año a
reportar.
Importante:
Ubicados en un balance de comprobación por terceros; el sistema
toma el valor de la columna saldo anterior.

Categoría: Este campo permite clasificar el rango de cuentas seleccionado
en una característica específica, estas son:

Para el Formato 1001 las posibles categorías a utilizar son:



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


Para el Formato 1005 las posibles categorías a utilizar son:



Pago o abono en cuenta
IVA como mayor valor de costo o gasto deducible
Retención en la fuente practicada Renta
Retención en la fuente asumida
Retención en la fuente practicada IVA
Para el Formato 1054 las posibles categorías a utilizar son:



Ingresos propios
Ingresos a través de consorcios o uniones temporales
Ingresos a través de contratos de administración delegada
Ingresos a través de exploración y explotación de minerales
Ingresos recibidos a través de fiducias
Ingresos recibidos a través de terceros
Devoluciones, rebajas y descuentos
Para el Formato 1016 las posibles categorías a utilizar son:



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
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Impuesto generado
IVA de devoluciones en compras anuladas, rescindidas o resueltas
Para el Formato 1007 las posibles categorías a utilizar son:

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Impuesto descontable
IVA de devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas
Para el Formato 1006 las posibles categorías a utilizar son:

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
Valor del pago deducible
Valor del pago no deducible
IVA como mayor valor de costo o gasto deducible
IVA como mayor valor de costo o gasto no deducible
Retención en la fuente practicada Renta
Retención en la fuente asumida
Retención en la fuente practicada IVA
Impuesto descontable
IVA de devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas
Para el Formato 1055 las posibles categorías a utilizar son:


Impuesto generado
IVA de devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas
Importante:
Para los demás formatos 1003, 1008, 1009, 1011, 1012, no se
activa el combo de categoría pues no es requerida esta
clasificación de información.
Si se requieren visualizar las cuentas contables asociadas a un concepto DIAN, se
puede utilizar el icono
o la tecla de función F8
Si se requiere borrar una cuenta contable asociada a un concepto, se asigna la
cuenta contable inicio o desde y el sistema en forma automática trae la información
restante; luego se utiliza el icono
o la tecla de función F5.