Procedimiento para el control de registros de calidad.

Procedimiento para el control de
registros de calidad.
COD: PC-CRC-03
REV: 02
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1. OBJETIVO
El presente documento establece el mecanismo utilizado para controlar los
Registros de Calidad de CR INGENIERÍA.
2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica para todos los registros generados para el
funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad implementado por de CR
INGENIERÍA.
3. RESPONSABILIDADES
Los responsables del control de los registros son los Jefes o Encargados de las
Áreas emisoras de los registros.
4. DOCUMENTOS APLICABLES
4.1
Norma ISO 9001;2008.
4.2
Procedimiento Confección y Emisión de Documentos e Instrucciones de
Trabajo. (PC-CDI-01).
5. TERMINOLOGÍA
5.1 Registro de Calidad: Toda aquella información suficiente y necesaria para demostrar
la ejecución de una actividad establecida en el Sistema de la Calidad. Los registros se
generan por la implementación de la documentación del sistema y pueden estar en papel o
medios electrónicos. Por ejemplo: planillas, formatos, sellos, diplomas, etc.
5.2 Identificación Nombre ó Código de referencia que individualiza a los registros.
5.3 Almacenamiento
Indicar el lugar físico donde se mantienen los registros. Por
ejemplo: oficina Jefe Departamento, archivo Secretaria Gerencia, etc.
5.4 Protección Indicar el mecanismo de protección utilizado para evitar daños, deterioros
o pérdidas de los registros. Por ejemplo: registro físico (papel, cartón, latón), registro
magnético, registro electrónico.
5.5 Recuperación Se indican los cargos, áreas o sectores que están autorizados para el
uso y/o manipulación de los registros.
Toda copia impresa no es válida como documento oficial, sin la firma del Representante de Gerencia.
Emitió: Carmen Cancino
Cargo: C. de Calidad
Fecha: 12/08/2015
Revisó: Marcelo Riquelme
Cargo: Rep. de gerencia
Fecha: 12/08/2015
Aprobó: Marcelo Riquelme
Cargo: Gerente General
Fecha : 12/08/2015
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5.6 Retención Es el período de tiempo durante el cual se mantendrá el registro.
5.7 Disposición Es la acción que se ejecuta con el registro una vez que se cumple el
tiempo de retención. Por ejemplo: destrucción, archivo en otro lugar, etc. Además se debe
indicar quién efectuará la disposición definida.
6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
No aplica.
7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
7.1 Los Registros de Calidad se definen en la sección 8 de cada uno de los
Procedimientos del Sistema de Calidad de CR INGENIERÍA, según se establece en
procedimiento “Confección y Emisión de Documentos e Instrucciones de Trabajo”
(PC-CDI-01).
La generación y control de los registros es responsabilidad del área que lo utiliza, se
indica el Listado maestro de control de registros de calidad. REG-004 para cada
documento.
Los registros se encuentran disponibles para demostrar que las actividades
establecidas en el Sistema de calidad son efectivamente realizadas.
7.2
Codificación para la identificación de los registros de calidad.
REG-xxx(1)
Para su identificación los formularios mencionados en los documentos del SGC se
les asignara un código REG, seguido de un guión y luego el numero correlativo de
la “lista maestra de registros” empezando con el 001, y continuando según su
construcción.
Dicha codificación estará ubicada en la parte superior derecha de los formularios al
igual el último numero de revisión o versión del registro. Los formularios disponibles
y los creados en imprenta, deberán ser ocupados y considerado su modificación en
el siguiente pedido, siendo el encargado del formulario el responsable que esto se
cumpla.
Toda copia impresa no es válida como documento oficial, sin la firma del Representante de Gerencia.
Emitió: Carmen Cancino
Cargo: C. de Calidad
Fecha: 12/08/2015
Revisó: Marcelo Riquelme
Cargo: Rep. de gerencia
Fecha: 12/08/2015
Aprobó: Marcelo Riquelme
Cargo: Gerente General
Fecha : 12/08/2015
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7.3 Almacenamiento
El lugar de almacenamiento de cada registro será conforme a lo estipulado en la
Reg-004“lista maestra de registros de calidad”. Su almacenamiento garantiza que
se puedan recuperar con facilidad y estén protegidos de daños, deterioro o pérdidas
para el período establecido como tiempo de retención.
7.4 Recuperación:
El responsable de cada registro mencionado en la “lista maestra de registros” será
el encargado de la recuperación de cada uno de estos.
Cada Jefe de Área o Encargado que tenga uno o más registros del Sistema de
Gestión bajo su responsabilidad, debe como mínimo, velar que se cumplan los
siguientes requisitos:
Completo: incluir toda la información señalada en el registro.
Vigente: al día.
Recuperables: fácilmente accesibles a quien los necesite.
Protegidos: para el buen estado, evitando daño de riesgo o deterioro.
Retención: permanecer como respaldo durante el tiempo definido.
7.5 Protección:
Los registros están disponibles para cualquier persona de la organización, previa
autorización del encargado del registro.
Los tiempos de retención de los registros del sistema de calidad, está descritos en
la lista correspondiente, y son definidos por el jefe del área responsable en
conjunto con el coordinador de calidad.
En los casos que un cliente lo solicite, podrán tener acceso a estos ya sea
electrónicamente o como sea solicitado, previa autorización del representante de la
gerencia, quien lo consultara a la gerencia del área, si esto fuese necesario.
Todos los documentos que componen los registros de calidad, están en zonas
protegidas frente a cualquier otra causa ambiental o de cualquier tipo que pueda
deteriorarlos.
7.6 Disposición
En el registro “lista maestra de registros de calidad REG-004”, se indica el tiempo
de permanencia de cada registro, el cual deberá ser guardado por la persona
responsable el tiempo que se indique.
Toda copia impresa no es válida como documento oficial, sin la firma del Representante de Gerencia.
Emitió: Carmen Cancino
Cargo: C. de Calidad
Fecha: 12/08/2015
Revisó: Marcelo Riquelme
Cargo: Rep. de gerencia
Fecha: 12/08/2015
Aprobó: Marcelo Riquelme
Cargo: Gerente General
Fecha : 12/08/2015
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Una vez expirado el plazo de vigencia del registro, el encargado de este, deberá
proceder a eliminar los registros que correspondan o archivarlos en otro lugar.
El tiempo de retención para los registros, se entiende como períodos vencidos.
7.7 Modificaciones o generación de registros.
Cuando se requiere modificar alguna forma de control (almacenamiento,
recuperación, disposición, etc.) o del registro en si, el Jefe o Encargado del área
debe efectuar una petición de modificación, ocupando el registro “Solicitud de
generación o modificación de documentos” el cual es entregado al coordinador de
calidad, quien debe verificar la revisión y posterior aprobación o rechazo de la
propuesta, por parte de la gerencia correspondiente.
Si el cambio es aceptado el coordinador de calidad efectúa las modificaciones en la
lista maestra, en la codificación o versión del registro. Posteriormente se da aviso
de los cambios a todo el personal que trabaja con el, para que no se utilice un
documento obsoleto.
8. REGISTROS
8.1
Lista maestra de registros de calidad. REG-004
Toda copia impresa no es válida como documento oficial, sin la firma del Representante de Gerencia.
Emitió: Carmen Cancino
Cargo: C. de Calidad
Fecha: 12/08/2015
Revisó: Marcelo Riquelme
Cargo: Rep. de gerencia
Fecha: 12/08/2015
Aprobó: Marcelo Riquelme
Cargo: Gerente General
Fecha : 12/08/2015
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9. ANEXOS.
9.1
Lista maestra de registros de calidad. REG-004
REG-004
REV;00
LISTA MAESTRA DE REGISTROS DE CALIDAD
Área que almacena
N°
Nombre del registro
Procedimiento
asociado
Código
Versión
Protección
GG
CC
RR.HH.
COMPRAS Y
LOGÍSTICA
Recuperación
S. MAN
PPTOS.
PROYECTOS
OBRA
Retención
Disposición
COMERCIAL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
10. Modificaciones del documento.
Fecha de
Modificación
07/08/2013
12/08/2015
Cambios realizados
En el punto 5.6 se cambia el término definido.
Antes decía: Tiempo de retención
Ahora Dice: Retención.
La definición descrita sigue siendo la misma.
Se modifican el responsables de la revisión y aprobación
del presente documento.
Nº de
Revisión
Obsoleta
Fecha de
Revisión
de versión
obsoleta
Fecha de
Aprobación
de versión
obsoleta
00
21/06/2010
21/06/2010
01
07/08/2013
08/08/2013
Toda copia impresa no es válida como documento oficial, sin la firma del Representante de Gerencia.
Emitió: Carmen Cancino
Cargo: C. de Calidad
Fecha: 12/08/2015
Revisó: Marcelo Riquelme
Cargo: Rep. de gerencia
Fecha: 12/08/2015
Aprobó: Marcelo Riquelme
Cargo: Gerente General
Fecha : 12/08/2015