MA ST E R E N I NG E NI E RÍ A D E SOF TW A R E UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE CATALUNYA PROYECTO FINAL DE MÁSTER – MRF FRAMEWORK Revisión de la Fase de Definición Instrucciones Versión 1.0 ● 30 SEP 2008 Máster en Ingeniería de Software Proyecto Final de Máster – MRF Framework INSTRUCCIONES REVISIÓN DE LA FASE DE DEFINICIÓN Versión 1.0 | 30-SEP -2008 Tabla de Contenidos Introducción ............................................................................................................1 Uso de la Revisión de Fin de Fase ........................................................................1 Sección 1 Información General ...........................................................................2 Sección 2 Artefactos Entregables al Fin de Fase ................................................2 Sección 3 Listas de Verificación de las Revisiones .............................................3 Lista de Verificación de la Fase de Definición ..............................................3 Sección 4 No Conformidades Abiertas ................................................................4 Basado en PP-Instrucciones-10PCDEF-1.0 Página i Máster en Ingeniería de Software Proyecto Final de Máster – MRF Framework INSTRUCCIONES REVISIÓN DE LA FASE DE DEFINICIÓN Versión 1.0 | 30-SEP -2008 Introducción La mayoría de organizaciones han luchado consistentemente para lograr éxito en sus proyectos tecnológicos. En muchos casos, los proyectos avanzan a la siguiente fase sin una evaluación y aprobación de los resultados de negocio hasta entonces logrados. El énfasis está menos en los resultados de negocio que involucran la tecnología y más en la tecnología en si misma. Los resultados de negocio son logros del proyecto que mejoran la habilidad de la organización para el cumplimiento de su misión. Los resultados pueden incluir logros tales como satisfacer ampliamente las metas organizacionales, atender objetivos operacionales específicos, y proveer mejoras operacionales medibles. Dentro del framework MRF, la revisión del fin de una fase es una dedicación distinta de esfuerzo para un propósito específico, justificar o implementar un proyecto. Cada revisión de fin de fase intenta sincronizar la inversión de la organización en un proyecto basado en los resultados de negocio aprobados. El terminar una revisión de fin de fase y transitar hacia la siguiente es un hito clave en el ciclo de vida del proyecto. La herramienta de revisión de fin de fase forma parte del framework para facilitar la evaluación y aprobación de que los resultados de negocio en un punto específico han sido logrados y si el proyecto está listo a proseguir a la siguiente fase. Cada revisión de fin de fase contiene un conjunto de preguntas claves que deben ser contestadas por la Alta Dirección o Gerencia. La Alta Dirección o Gerencia aprueba la revisión de fin de base basados en los resultados del negocio soportados por la evidencia del proyecto. El proceso de revisión de fin de fase contempla: La verificación de artefactos entregables aprobados; Evaluación de las preguntas claves; Evaluación de las novedades e inconformidades abiertas; Uso de la Revisión de Fin de Fase Visión Dentro del framework MRF, una aprobación de revisión de fin de fase es un artefacto entregable clave en todas las fases. El framework incluye instrucciones para llevar a cabo la revisión. También se incluye una plantilla para la aprobación de cada revisión de fin de fase. Las instrucciones son guías para completar las plantillas provistas. Las plantillas de aprobación de fin de fase son: Revisión de fin de fase de definición; Revisión de fin de fase de planificación; Revisión de fin de fase de ejecución y control; Basado en PP-Instrucciones-10PCDEF-1.0 Página 1 Máster en Ingeniería de Software Proyecto Final de Máster – MRF Framework INSTRUCCIONES REVISIÓN DE LA FASE DE DEFINICIÓN Versión 1.0 | 30-SEP -2008 Revisión de fin de fase de cierre. El uso de las plantillas asume que la evidencia del proyecto y los resultados de negocio han sido analizados y revisados en la fase correspondiente evaluada dentro del ciclo de vida del proyecto. La Alta Dirección o Gerencia debe ser cuidadosa al dar su aprobación cuando haya falta de evidencia que soporte las respuestas a las preguntas claves o en las respuestas a las preguntas de verificación “no”. Una revisión de fin de fase identifica un punto en el cual se toman decisiones claras respecto al proyecto, tales como si el proyecto debe continuar o se deben modificar sus parámetros (calendario, alcance, presupuesto, recursos). Para mitigar los riesgos y acomodar ciertos cambios a los parámetros del proyecto, será necesario modificar actividades planificadas dentro de la revisión de fin de fase, o repetir nuevamente dicha revisión. Aplicabilidad El acta de constitución del proyecto debe ser desarrollada para los proyectos medianos y grandes. Gobierno y Alcance Durante la evaluación de fin de fase, los resultados de negocio son evaluados por la Alta Dirección y Gerencia, en colaboración con el auspiciante ejecutivo y el auspiciante tecnológico, para obtener una información de estado completa, precisa y comprensiva del proyecto. Esta información de estado provee la evidencia para soportar las respuestas al cuestionario. El énfasis deberá estar puesto en los resultados esperados y artefactos entregables del proyecto, esto es, en la alineación de las metas del negocio y los objetivos del proyecto. Se pueden incluir prácticas y procedimientos ya existentes en la empresa cliente, especialmente para el tratamiento de novedades y no conformidades abiertas detectadas en la evaluación. Sección 1 Información General Especificar la información del gerente del proyecto. Sección 2 Artefactos Entregables al Fin de Fase Los artefactos entregables son los resultados del proyecto que proveen una funcionalidad bien definida, productos tangibles. Los artefactos entregables para cada evaluación de fin de fase deben estar listados en la plantilla apropiada. Dependiendo del ciclo de vida del proyecto, tamaño, tipo y/o estructura de gobierno, se pueden identificar artefactos suplementarios adicionales. Especificar la versión y la fecha de aprobación por la organización cliente de cada artefacto. Si no se requiere la aprobación de la gerencia de la organización cliente, especificar como “No Aplicable” en la fecha de aprobación. Basado en PP-Instrucciones-10PCDEF-1.0 Página 2 Máster en Ingeniería de Software Proyecto Final de Máster – MRF Framework INSTRUCCIONES REVISIÓN DE LA FASE DE DEFINICIÓN Versión 1.0 | 30-SEP -2008 Sección 3 Listas de Verificación de las Revisiones En cada plantilla de revisión de fin de fase se incluye una lista de verificación. Contestar las preguntas en la lista de verificación basados en la evidencia que soporten las respuestas. Las siguientes secciones contienen guías para ayudar a contestar las preguntas claves y las listas de verificación dentro de cada fase de revisión. Referirse a la sección que corresponda al fin de fase bajo evaluación. Cuando se responda el checklist, si la respuesta es “si”, debe existir una evidencia de soporte. Si la respuesta es “no”, se requiere al menos una novedad o no conformidad abierta para la pregunta. Lista de Verificación de la Fase de Definición Ítem 1. Pregunta clave: ¿Qué problema de negocio resolverá el proyecto? Al responder la pregunta - ¿Ha demostrado el proyecto que resuelve el problema de negocio? – poner énfasis en que si la alternativa seleccionada para el proyecto demuestra que satisface las necesidades actuales de negocio y mejora la habilidad de la organización para el cumplimiento de su misión. Adicionalmente, considerar si la alternativa seleccionada introduce soluciones a problemas no existentes proveyendo características no solicitadas o “bonos” que tienen muy poco o nada que hacer para mejorar los procesos de negocio. Ítem 2. Pregunta clave: ¿Qué otras alternativas han sido consideradas? Al responder la pregunta - ¿Han sido consideradas otras alternativas? – poner énfasis en el análisis utilizado para comparar varias alternativas de solución. Este análisis provee la base para la selección de la alternativa que aporta mayor valor a la organización cliente. Ítem 3. Pregunta clave: ¿Cuál es el impacto de no hacer este proyecto? Al responder la pregunta - ¿Se ha determinado el impacto de no hacer el proyecto? – poner énfasis en la habilidad de la organización cliente de lograr sus metas y objetivos, si el proyecto no se implementa. Considerar si las mejoras a los procesos de negocio pueden lograrse o si habrá consecuencias negativas potenciales, si el proyecto no se implementa. Describir la estructura organizacional del equipo de proyecto y los GPIs, preferiblemente a través de un organigrama como el mostrado a continuación. Ítem 4. Pregunta clave: ¿Cuál es la justificación del proyecto, en términos de beneficios esperados? Al responder la pregunta - ¿Se justifica el proyecto a través de los beneficios esperados? – poner énfasis en los resultados esperados del proyecto, en términos de satisfacer las metas Basado en PP-Instrucciones-10PCDEF-1.0 Página 3 Máster en Ingeniería de Software Proyecto Final de Máster – MRF Framework INSTRUCCIONES REVISIÓN DE LA FASE DE DEFINICIÓN Versión 1.0 | 30-SEP -2008 organizacionales, lograr objetivos operacionales específicos, y proveer mejoras operacionales específicas y medibles. Ítem 5. Pregunta clave: ¿Cuándo el proyecto entregará los beneficios y los resultados de negocio esperados? Al contestar la pregunta - ¿Hay una proyección de cuando el proyecto entregará los beneficios y resultados de negocio esperados? – poner énfasis en si hay una estimación de cuando el proyecto dará resultados en términos de satisfacer las metas organizacionales, lograr objetivos operacionales específicos, y proveer mejoras operacionales especificas y medibles. Ítem 6. Pregunta clave: ¿Cuáles son las oportunidades de reutilizar procesos de negocio y componentes técnicos? Al responder la pregunta - ¿Se han maximizado las oportunidades de reutilizar procesos de negocio y componentes técnicos? – poner énfasis en si los procesos de negocio y componentes técnicos de proyectos previos dentro de la organización cliente u otras áreas o empresas del grupo, han sido considerados para su uso. Sección 4 No Conformidades Abiertas Resumir cualquier no conformidad abierta y los planes de resolución en el contexto de la aprobación de la fase. Al menos se requiere una no conformidad abierta para cada respuesta “No” a la lista de verificación. Basado en PP-Instrucciones-10PCDEF-1.0 Página 4