PROCEDIMIENTO DE FORMULACIÓN, EJECUCIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DE PLANES Y PROGRAMAS CÓDIGO: P–PE–16 VERSIÓN: 04 PÁGINA: 1 DE 5 FORMULACION, EJECUCION, CONTROL Y SEGUIMIENTO DE PLANES Y PROGRAMAS REVISÓ DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN DEPARTAMENTAL APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO PROCEDIMIENTO DE FORMULACIÓN, EJECUCIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DE PLANES Y PROGRAMAS CÓDIGO: P–PE–16 VERSIÓN: 04 PÁGINA: 2 DE 5 1. OBJETIVO Formular, ejecutar y realizar seguimiento y control a planes y programas que promuevan el desarrollo integral del departamento del Meta 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la reunión de los funcionarios con el Secretario del Despacho para definir los proyectos a formular y termina con la presentación de informe final de ejecución del contrato. Aplica al proceso de Planeación Estratégica. 3. DEFINICIONES METODOLOGIA GENERAL AJUSTADA (MGA): es una herramienta patrón para la adecuada formulación, evaluación y programación de todo tipo de proyectos, desde los menos exigentes en información a nivel de perfil hasta los más elaborados a nivel de factibilidad. FICHA EBI (Estadística Básica de Inversión): Formato en el que se sintetizan los principales datos de la evaluación del proyecto. B.P.P.I.D.: Banco de Programas y Proyectos de inversión Departamental. 4. RESPONSABLE Director del Departamento Administrativo de Planeación Departamental Profesional Especializado Profesional Universitario PROCEDIMIENTO DE FORMULACIÓN, EJECUCIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DE PLANES Y PROGRAMAS CÓDIGO: P–PE–16 VERSIÓN: 04 PÁGINA: 3 DE 5 5. DESARROLLO No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO INICIO 1 Director del Departamento Administrativo de Planeación Departamental Reunión de los funcionarios para definir los proyectos a formular y asignación de responsables para su elaboración. Definir proyectos a formular y asignar responsables 2 Profesional Universitario o Profesional Especializado o Técnico Diagnostico general sobre el estado actual del tema del proyecto en formulación. Realizar diagnóstico general 3 Profesional Universitario o Profesional Especializado o Técnico Formular los proyectos de acuerdo al decreto 005/2006, a la metodología general ajustada (MGA), debe contener la ficha EBI y el Pliego de condiciones o Términos de referencia. Formular Proyectos 4 Director del Departamento Administrativo de Planeación Departamental 5 Profesional Universitario o Profesional Especializado o Técnico Firmar y proyecto B.P.P.I.D. presentar realizado el al Recepcionar el proyecto para corrección, ajustes y nueva presentación al B.P.P.I.D. Firmar y presentar proyecto Corregir y ajustar proyecto Acta de reunión para establecer compromisos Proyectos formulados PROCEDIMIENTO DE FORMULACIÓN, EJECUCIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DE PLANES Y PROGRAMAS No. RESPONSABLE 6 Director del Departamento Administrativo de Planeación Departamental Firmar y presentar proyecto corregido B.P.P.I.D. 7 Director del Departamento Administrativo de Planeación Departamental y Funcionarios que intervengan en el proceso Realizar la Contratación y ejecución del proyecto se realizara de acuerdo al Manual de Contratación del nivel Central del departamento del Meta. Interventor Realizar control y seguimiento mediante informe del estado y ejecución del proyecto y presentar al Director del DAPD y a la oficina de Contratación. Interventor Realizar acta final y acta de liquidación y enviar a la oficina de contratación para el tramite respectivo, con copia a presupuesto 8 9 ACTIVIDAD FLUJOGRAMA el al CÓDIGO: P–PE–16 VERSIÓN: 04 PÁGINA: 4 DE 5 REGISTRO Firmar y presentar proyecto corregido Ejecutar proyecto Hacer seguimiento a la ejecución del proyecto Realizar acta final y de liquidación FIN Informe de ejecución del proyecto Acta final y de liquidación PROCEDIMIENTO DE FORMULACIÓN, EJECUCIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DE PLANES Y PROGRAMAS CÓDIGO: P–PE–16 VERSIÓN: 04 PÁGINA: 5 DE 5 6. REGISTROS Registro Responsable Profesional Universitario o Profesional Especializado o Técnico Profesional Universitario o Profesional Especializado o Técnico Actas Informes Como conservarlo Donde conservarlo Tiempo de conservación Disposición final Medio magnético y físico Archivo de gestión de Planeación Según tabla de retención documental Según tabla de retención documental Medio magnético y físico Archivo de gestión de Planeación Según tabla de retención documental Según tabla de retención documental 7. HISTORIAL VERSIÓN VIGENCIA IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS 01 Según Acto Administrativo Versión Inicial 02 Según Acto Administrativo Reingeniería de proceso 03 15/04/2010 04 19/08/2013 Revisión y ajuste como resultado de la acción correctiva No. 0001 del 15 de febrero de 2010 Se realizan ajustes en la denominación de los cargos, según el decreto 0460 de 2012. Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.