ANALISIS DE RESULTADOS DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL DEL FONAFIFO (PRESUPUESTO ORDINARIO) UNA PERSPECTIVA DE SU CONTRIBUCION AL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DEL PLAN ESTRATÉGICO UNIDAD DE PROVEEDURÍA Y SERVICIOS GENERALES 2014 PRESENTACIÓN La función de compras es, normalmente, una fuente de valor para las organizaciones y su impacto en el Plan Estratégico es innegable; por ello y en complemento al informe de labores; se consideró importante efectuar un análisis de la gestión contractual realizada con cargo al presupuesto ordinario, pero desde la perspectiva de su contribución al Plan Estratégico. La Proveeduría Institucional de FONAFIFO fue habilitada en el mes de febrero de 2013 e inició sus operaciones en junio de ese mismo año, en lo que estructuralmente es la Unidad de Proveeduría y Servicios Generales (UPSG), que también se ocupa de las contrataciones con cargo a recursos de Fideicomiso. Anteriormente los procedimientos de contratación administrativa se realizaban por intermedio de la Proveeduría de MINAE. Siendo de tan reciente creación la Proveeduría Institucional, resulta muy valioso establecer cuál fue el aporte de esta labor en el Plan Estratégico, una vez que esta función es asumida en su totalidad por la Institución. Esta evolución de la Proveeduría Institucional no debe verse de forma aislada, puesto que FONAFIFO dispone de otros financiadores que también coadyuvan en diferentes grados para alcanzar los objetivos estratégicos que se propone; no obstante, como Institución Pública, no debe perderse de vista que el presupuesto ordinario es una herramienta para el cumplimiento de las funciones que por ley le son delegadas y que su composición y aplicación debe estar en concordancia con éstas. Página 2 de 9 ANALISIS DE RESULTADOS DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL DEL FONAFIFO (PRESUPUESTO ORDINARIO) A continuación se expondrá los resultados del periodo iniciando con el detalle de la cantidad de Solicitudes de Pedido (Ordenes de Inicio), su nivel de atención para luego avanzar propiamente en el análisis de la contribución de la Gestión Contractual en el alcance de los objetivos del Plan Estratégico. Si bien, en algunos momentos se hará mención de los trámites de Fideicomiso; ello se hará a manera de referencia únicamente, toda vez que el presente informe está enfocado en la Gestión Contractual con recursos de presupuesto ordinario. Las Solicitudes de Pedido (Ordenes de Inicio) constituyen la decisión administrativa de contratar un bien o servicio y una vez aprobadas; en la Proveeduría Institucional (UPSG) se agrupan y se gestionan a través de contrataciones. Es por ello, que el análisis debe partir de este documento. I. CANTIDAD DE SOLICITUDES DE PEDIDO (ORDENES DE INICIO) Como una tendencia esperada, en el periodo 2014 aumentó significativamente la cantidad de órdenes de inicio con cargo al presupuesto ordinario, respecto del año 2013, aunque siempre es mucho menor que la recibida para compras de fideicomiso, que fue de 370, según se puede apreciar en el gráfico siguiente: SOLICITUDES DE PEDIDO (ORDENES DE INICIO) RECIBIDAS 2014 58 14% CON RECURSOS DE FONAFIFO 370 86% CON RECURSOS DE FIDEICOMISO Página 3 de 9 La atención de las Solicitudes de Pedido (órdenes de inicio) con recursos de presupuesto ordinario FONAIFO se muestra en el gráfico siguiente: Atención de Ordenes de Inicio FONAFIFO 2014 2 3,45% 56 96,55% Ordenes de Inicio Atendidas: Ordenes de Inicio No Atendidas El gráfico muestra un nivel alto de efectividad (96.55%) en la respuesta de la Proveeduría Institucional. Las órdenes de inicio que no fueron atendidas en su totalidad se debió a retrasos de los adjudicatarios, siendo esta razón no imputable a la Administración. II. TRÁMITE DE CONTRATACIONES En cuanto a la gestión contractual, es decir las contrataciones que se tramitaron para atender las órdenes de inicio, se tienen los siguientes resultados: Página 4 de 9 TIPO DE CONTRATACIONES CONTRATACIONES DIRECTAS CONVENIO MARCO CONTRATACIONES ABREVIADAS REMATES Total 2013 2014 y 13 35 1 0 14 2 1 38 Se puede notar que se aumentó la cantidad de contrataciones respecto del año 2014, lo que denota una modificación en la estructura presupuestaria, de modo que se incluyó mayor cantidad de requerimientos en el presupuesto ordinario. III. CONTRIBUCIÓN DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL AL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DEL PLAN ESTRATÉGICO Tomando en cuenta que el plan estratégico es la herramienta que contempla los objetivos que FONAFIFO ha dispuesto para cumplir su misión; siendo ésta su esencia y razón de ser, es de interés saber cuáles son las Dependencias que remiten las Solicitudes de Pedido u Órdenes de Inicio. Evidentemente, en la Institución todas las Dependencias tienen una función importante, sin embargo, algunas realizan labores de apoyo, mientras que otras se ocupan de las labores sustanciales o lo que en el ámbito empresarial se denomina el “negocio” o “Core Business”. En el gráfico siguiente se muestra la procedencia de las Solicitudes de Pedido (Ordenes de Inicio con recursos de presupuesto ordinario: Página 5 de 9 Recepción de las Solicitudes de Pedido (Ordenes de Inicio) 2014 40 35 30 25 20 15 10 5 0 Dirección de Servicios Ambientales Dirección General Dirección Administrativa Financiera Dependencias Solicitantes Puede notarse que la mayor concentración de las Solicitudes de Pedido se ubica en la Dirección Administrativa Financiera, la que por su naturaleza realiza una función eminentemente de apoyo y respaldo para mantener la operatividad de la Institución. Por su parte, la Dirección de Servicios Ambientales requirió la adquisición de bienes y servicios pero en menor medida. Otro elemento importante a tomar en consideración corresponde a las subpartidas presupuestarias que se están utilizando; lo que brinda un parámetro sobre el tipo de contrataciones que se realizan. Página 6 de 9 El gráfico se muestra de seguido: Tipo de Requerimientos (Subpartida) 2% 3% 10% 7% 26% 17% 7% 19% 3% 2% 2% 2% 1.04.06 Servicios Generales 1.07.01 Capacitación 2.01.04 Tintas, pinturas y diluyentes 2.03.01 Materiales y productos metálicos 2.04.01 Herramientas e Instrumentos 2.99.03 Productos de papel, cartón e impresos 5.01.03 Equipo de comunicación 5.01.04 Equipo y mobiliario de oficina 5.01.05 Equipo y programas de cómputo 5.01.06 Equipo sanitario, de laboratorio e investigación 5.01.99 Maquinaria, equipo y mobiliario diverso 1.3.3.2 Remate En el gráfico anterior puede notarse claramente que las partidas usadas, corresponden en su mayoría a rubros que evidencian necesidades “para operar”, que por supuesto son imprescindibles y que permiten que se desarrollen las funciones esenciales de FONAFIFO, pero que no las impulsan directamente. Tomando en cuenta la información anterior, es posible establecer una línea de contribución de la Gestión Contractual al Plan Estratégico, relacionando la naturaleza de la “Acción” de dicho plan, que puede ser de apoyo o sustancial con la Solicitud de Pedido (Orden de Inicio) remitida. Página 7 de 9 Solicitudes de Compra Contribución de la Gestión Contractual (Presupuesto Ordinario) al Plan Estratégico 60 40 20 Línea de Contribución 0 Acción Vinculada del Plan Estratégico (Apoyo) Acción Vinculada del Plan Estratégico (Sustancial) Efectuando el ejercicio anterior, se puede visualizar claramente que el enfoque de la gestión contractual de presupuesto ordinario FONAFIFO es de una alta contribución a la operatividad institucional. Ello sin embargo, no necesariamente evidencia una afectación en el alcance de las metas, ya que al analizar este resultado debe considerarse: 1. El FONAFIFO dispone de otros financiadores que respaldan la estrategia y que permiten el desarrollo de proyectos específicos que promueven directamente el logro de objetivos estratégicos. Ejemplo de ello es el desempeño de 90% obtenido por la Dirección de Servicios Ambientales, según el informe de Cumplimiento de Metas elaborado por la Unidad de Planificación. 2. El fin primordial de FONAFIFO es el pago de servicios ambientales, rubro que se encuentra ubicado en una subpartida no analizada y de la cual no se derivan contrataciones. Página 8 de 9 3. Los servicios que brinda el FONAFIFO tienen un alto componente de recurso humano para su prestación; consecuentemente algunas funciones son realizadas sin necesidad de contratar bienes o servicios. Por lo anterior, el presente análisis aporta información cuya utilidad debe valorarse de manera integral y en el contexto de operación de FONAFIFO. Página 9 de 9