Servicio Fitosanitario del Estado Auditoría Interna HOJAS DE TRABAJO INSTRUCCIONES PARA LA CONFECCION Y UTILIZACION 1. Se utilizará un modelo de hoja de trabajo para la realización de una entrevista (Formato F-5) y otro cuando se trate de descripción de un evento (Formato F-8). En el caso de la entrevista se diferenciarán las que se generan como producto de un estudio especial (atención de denuncias y emisión de informe de relaciones de hechos), de aquellas originadas en un estudio de auditoría (operativas, financieras, control interno, etc). Asimismo se debe distinguir entre entrevistas a personas internas o externas al SFE. 2. Las hojas de trabajo emitidas deben identificarse según información requerida en el formulario respectivo (Formatos F-5 y F-8), numerarse en forma consecutiva y en orden cronológico. 3. Cada hoja debe quedar compaginada con indicación del número de página y su relación con el total. Ej. Documento de 5 páginas, entonces cada página dirá 1 de 5, 2 de 5, 3 de 5, 4 de 5 y 5 de 5. 4. Cada una de las páginas debe estar debidamente firmada según se trate: en el caso de entrevistas firmará el Entrevistado (Formato F-5), el Auditor Asistente encargado del estudio o investigación y el Testigo si se está ante el análisis de una denuncia o relación de hechos. 5. Cuando se trata de hojas de trabajo relativas a una descripción de eventos observados o una investigación (Formato F-8), firmará únicamente el Auditor Asistente encargado del estudio. Este valorará si es necesario o conveniente recoger la firma de algún funcionario de la Administración Activa relacionado con el tema o hechos descritos. 6. En todas las Hojas de Trabajo que se confeccionen como consecuencia de una entrevista relacionada con una denuncia o relación de hechos, se incluirá como nota al pie la siguiente frase: “Copia de esta Hoja de Trabajo se suministra en el acto a la persona entrevistada a quien se le previene acerca del deber de confidencialidad a que hace referencia el artículo 6 de la Ley General de Control Interno Nº8292 y el artículo 8 de la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública. Rec:__________”. Se recogerá la firma del entrevistado al momento de entregar el ejemplar. 7. El formato a utilizar para la configuración de la página, será el estándar para la elaboración de documentos. 8. Cada hoja de trabajo deberá consignar la firma del Supervisor a cargo del trabajo de auditoría. Versión 01