espoch ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO SECRETARIA GENERAL Panamericana Sur Km. 1 1/2 (03) 2605 902- 2605 917 Ext. 108 sgeneral@espoch.edu.ec EL CONSEJO POLITÉCNICO DE LA ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO CONSIDERANDO: Que, el fomento integral de la cultura, la ciencia y los deportes es un objetivo fundamental de la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo; y, que ello exige la necesidad de realizar actos y eventos como: Congresos, Ordinarios, Conferencias, Aniversario Institucional y de Facultades, Recepción de Misiones Diplomáticas, Autoridades del sector `público, Funcionarios de Universidades y Politécnicas del País y del Exterior. Que, la realización de estos importantes eventos requieren de recursos económicos – financieros, lo cual deben normar y reglamentar con precisión y claridad. Que, de conformidad a lo que establece el Art.23 del Estatuto Politécnico, numeral 5 que guarda concordancia con lo que dispone el Art.21, literal “O” de la Ley de Universidades y Escuelas Politécnicas y con lo indicado es Art.17 de la Ley de Regulación Económica y Control del Gasto Público, así como con las normas de restricción del mismo, es facultad del H. Consejo Politécnico, el dictar normas que regulen las actividades académicas, culturales y deportivas de la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo; RESUELVE: EXPEDIR EL SIGUIENTES REGLAMENTO PARA GASTOS DE CEREMONIAL, DE REFRIGERIO, ACADÉMICOS, CULTURALES, DEPORTIVOS Y SOCIALES Art. 1.-Gastos de Ceremonial.- Constituyen los desembolsos que deben realizarse por actos oficiales de conmemoración, inauguración de eventos (obras físicas, seminarios, congresos), Aniversario Institucional y de Facultades, recepción de funcionarios o personalidades que por su alta investidura requieren de un tratamiento especial. La calificación de ACTO OFICIAL, es facultad del H. Consejo Politécnico y del señor Rector. La recepción y atención o funcionarios o personalidades, será privativo del señor Rector, por petición de las autoridades que estén interesadas en la realización del evento. Así como el visto bueno del Director Financiero como parte del proceso de control previo a los recursos financieros institucionales las que por escrito establecerán el objetivo del mismo y las razones para que sea calificado como parte de un acto académico o cultural. 1.1 Calificado el acto oficial, el funcionario o servidor previamente designado por el señor Rector, presentará para la correspondiente aprobación un listado en el que contén los requerimientos de recursos humanos, materiales y financieros para su cumplimiento. 1.2 En caso de que se requiera el apoyo del recurso humano, el señor Rector, determinará el número, tiempo y las condiciones de participación de los servidores que sean designados; 1.3 El señor Rector, dispondrá a la Dirección Financiera, la creación de un Fondo Rotativo, que será responsabilidad de los señores Decanos, Directores o Jefes Departamentales, quienes en el plazo de 15 días laborables liquidarán el fondo; y, 150 espoch ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO SECRETARIA GENERAL Panamericana Sur Km. 1 1/2 (03) 2605 902- 2605 917 Ext. 108 sgeneral@espoch.edu.ec 1.4 Para los pagos concretos y globales por concepto de actos ceremoniales, se requiere la autorización del Rector, para que la Dirección Financiera proceda a la cancelación de la respectiva obligación. Art. 2.- Gastos de Refrigerio.- Constituyen los desembolsos económicos que por alimentos y bebidas deben entregarse a los participantes que en representación de la Institución, o de otras Instituciones públicas o privadas, están obligadas a desarrollar sus actividades en horario especial y continuo en eventos como: sesiones del H. Consejo Politécnico, elecciones de cogobierno, congresos, seminarios, conferencias, actos académicos, de capacitación, etc. 2.1 Los gastos por refrigerios será autorizados por el señor Rector y cuando los eventos tengan una duración de más de dos días los recursos económicos serán administrados bajo la modalidad de Fondo Rotativo, por un funcionario designado por la Dirección Financiera, quien será responsable del manejo del mismo. En caso de desembolsos globales o únicos la Dirección Financiera procederá previa autorización del Rector a realizar el pago directo. Art. 3.- Gastos Culturales y Deportivos.- Constituyen los desembolsos que por servicios profesionales en el aspecto cultural y deportivo se debe entregar a expertos en éstas áreas, además se consideran gastos culturales y deportivos a los egresos para la instalación y funcionamiento de exposiciones sobre el avance científico de los proyectos de la institución, así como por materiales e implementos deportivos, a favor de personas que se encuentren autorizadas a representar a la Politécnica de Chimborazo, en eventos de importancia y de carácter oficial. 3.1 3.2 La calificación de los gastos culturales y deportivos es potestativo del señor Rector; En caso de que los eventos culturales y deportivos tengan una duración de más de dos días, el manejo de los recursos económicos se lo hará mediante la utilización de un Fondo rotativo y en caso contrario los egresos serán realizados con la autorización del señor Rector, directamente por la Dirección Financiera. Art. 4.- Gastos sociales.- Constituyen los desembolsos que por la publicación de acuerdos de condolencia, se realicen en los diarios de circulación local y nacional, por el fallecimiento de autoridades, docentes, empleados y trabajadores, así como de representantes estudiantiles de ESPOCH. Para el caso de parientes relacionados con las personas citadas en el inciso anterior, el Rector decidirá la publicación en la prensa de los respectivos acuerdos y la entrega del original a los familiares más cercanos, para el efecto se considerará el segundo grado de consanguinidad y primero de afinidad. Art. 5.- Presupuesto.- ara todos y cada uno de los gastos indicados, la Dirección Financiera recomendará la creación de las respectivas partidas presupuestarias para su correspondiente afectación contable y legalidad de los desembolsos. Art. 6.- La Dirección Financiera para proceder al egreso o a la liquidación de fondos rotativos exigirá todos los justificativos de acuerdo a la normatividad existente. 152 espoch ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO SECRETARIA GENERAL Panamericana Sur Km. 1 1/2 (03) 2605 902- 2605 917 Ext. 108 sgeneral@espoch.edu.ec Art. 7.- En caso de producirse controversias en a aplicación de este Reglamento, será suficiente el informe de auditoria y procurador síndico, para que el señor Rector Tome la decisión que más beneficie a la institución. Art. 8.- El señor Rector, por recomendación de la Dirección Financiera establecerá convenios con empresa hoteleras o personas naturales o jurídicas que ofrezcan en los mejore términos servicios de reopción, refrigerios o atención social. Art. 9.- Tratándose de eventos de carácter: académico, social, cultural o deportivo, el o los beneficiarios del fondo deberán acompañar a la liquidación un informe memoria del eventos realizado. El presente Reglamento fue aprobado en sesión ordinaria del realizada el martes 28 de enero de 1997 Dr. Hermuy Calle Verzosi RECTOR DE LA ESPOCH H Consejo Politécnico, Dr. Julio Falconí Mejía SECRETARIO GENERAL PROCURADOR 152