Proyecto apoyado por: “Permanencia Estudiantil: Una Responsabilidad de todos” Fortalecimiento de Programas de Fomento de la Permanencia Seguimiento y Acompañamiento Estudiantil Diseño e implementación de estrategias para incrementar los índices de participación de los docentes en el proceso de seguimiento y acompañamiento estudiantil Coordinadora del Proyecto: Martha Rosario Piña López Coordinadora de actividad: Cristina Castañeda Matiz Elaborado por: Gloria Marcela Muñoz Díaz Bogotá, Mayo de 2012 1 TABLA DE CONTENIDO 0. INTRODUCCIÓN................................................................................................. 3 1. ESTADO ACTUAL ............................................................................................ 4 2. OBJETIVO ........................................................................................................ 5 3. METODOLOGÍA ............................................................................................... 5 4. DIAGNÓSTICO ................................................................................................. 6 5. ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN ............................................................. 7 5.1. Implementación de acciones formativas y comunicativas ............................... 7 5.2 Promoción de prácticas docentes cotidianas en el aula, para obtener la información que facilite el seguimiento al ausentismo estudiantil.......................... 12 6. INDICADORES DE GESTIÓN ........................................................................ 14 2 0. INTRODUCCIÓN La Universidad INCCA de Colombia, desde el año 2008 adelanta iniciativas para disminuir la deserción estudiantil y facilitar la permanencia de los estudiantes hasta la finalización exitosa de los estudios, en consonancia con las políticas promulgadas por el Ministerio de Educación Nacional, como parte del Acuerdo Nacional para disminuir la deserción estudiantil. Para coadyuvar en el logro de este propósito, en agosto de 2008, se creó Oficina de Arraigo Universitario, instancia adscrita al Medio Universitario, con la misión de atender esta nueva necesidad de la comunidad universitaria orientadas hacia la prevención de la deserción y la promoción de la permanencia, de donde surge el Proceso de Seguimiento y Acompañamiento Estudiantil en casos de inasistencia frecuente y/o bajo rendimiento académico, que lleve a predecir y a prevenir las causas de la deserción, así como articular acciones de apoyo al estudiante desde lo académico, psicopedagógico y/o psicoafectivo, teniendo en cuenta que se han identificado motivos de deserción asociados a lo académico por bajo rendimiento, y los relacionados con factores socioeconómicos e individuales. Para la implementación de este proceso, se cuenta con el reporte de información sobre bajo rendimiento académico y/o ausencias prolongadas o reiterativas, solicitado a todos los docentes vinculados a la Universidad INCCA, el cual debe ser enviado en las fechas establecidas y divulgadas desde el inicio de cada período académico y con una periodicidad quincenal. De acuerdo a las cifras otorgadas por Arraigo Universitario, UNINCCA cuenta con cerca de 400 docentes de planta y de tiempo parcial, de ese total, hasta el segundo semestre de 2011, solo el 12.5% reportó la información requerida, con distinta periodicidad. 3 Por lo anterior, es fundamental motivar el envío oportuno de la información pertinente para llevar a cabo el proceso, para lo cual es necesario diseñar estrategias de comunicación que promuevan una interacción continua entre Arraigo Universitario y los docentes, con el objeto de identificar los casos estudiantiles mencionados y brindar, así, una atención personalizada que reduzca las probabilidades de deserción. Para la definición de las estrategias, se indagó por los factores asociados que podrían determinar el bajo reporte, para tal fin se elaboró un diagnóstico. 1. ESTADO ACTUAL El procedimiento de seguimiento y acompañamiento estudiantil, fundamentalmente, se realiza con el reporte por parte de los docentes, de estudiantes que presenten ausentismo y/o bajo rendimiento académico. Para esto se realizan diferentes actividades como: a). Presentaciones en las reuniones que organizan los Directores de Programa al iniciar el semestre, para socializar el procedimiento a los docentes y la importancia de reportar a la Oficina de Arraigo Universitario los casos de ausentismo y/o bajo rendimiento académico; b). Envío del instructivo al correo personal del docente, el cual contiene el calendario para realizar reportes durante el semestre académico. La identificación de los estudiantes que presentan ausentismo, se efectúa mediante los reportes quincenales que hacen los docentes. El bajo rendimiento estudiantil se establece por varías vías: informes de los Directores de Programa, de docentes y del Registrador. Esta área, también identifica a los estudiantes con problemáticas de índole emocional, cognitiva, de consumo de licor, de sustancias psicoactivas y/o conductas desadaptativas, para lo cual se cuenta con el apoyo, especialmente, de docentes, Padrinos-monitores, estudiantes y autoridades académicas. 4 2. OBJETIVO Incrementar los índices de participación de los docentes en el proceso de seguimiento y acompañamiento estudiantil. 3. METODOLOGÍA Para diseñar las estrategias orientadas a lograr una mayor participación de los docentes, en el proceso de seguimiento y acompañamiento, se llevaron a cabo las siguientes actividades: - Se diseño el instrumento de recolección de información (véase anexo No 1). - Se elaboró el Protocolo de aplicación de la encuesta (véase anexo No 2). - Se capacitaron a los encuestadores. - Se calculó la muestra. - Se aplicó el instrumento a una muestra aleatoria simple de 81 docentes, equivalente al 20% de la población, estimada y calculada en 400 docentes de Tiempo Completo y Tiempo Parcial, para identificar posibles causas de bajo reporte. - Se identificaron los motivos del bajo reporte por parte de los docentes a la Coordinación de Seguimiento y Acompañamiento Estudiantil. - Se indagó sobre el grado de conocimiento entre los docentes de UNINCCA, acerca de los programas de apoyo que ofrece el Medio Universitario para disminuir la deserción estudiantil. - Se identificaron las prácticas docentes en el aula, sobre todo en lo referido al control de asistencia. - Se sistematizó la información y se elaboró el informe diagnóstico. A partir de este diagnóstico se diseñaron las estrategias y se procedió a su implementación. 5 4. DIAGNÓSTICO El diagnóstico se realizó para identificar los factores asociados al bajo reporte que hacen los docentes de estudiantes que presentan ausentismo reiterativo a los cursos programados y/o bajo rendimiento académico. Se encuestó, de forma aleatoria simple, a 81 docentes como muestra representativa de la población total, estimada y calculada en 400 docentes de Tiempo Completo y Tiempo Parcial, equivalente al 20%. Las variables de análisis fueron: • Conocimiento de planes, programas y proyectos para reducir la deserción universitaria a nivel institucional. • Conocimiento de los servicios prestados por Arraigo Universitario. • Recepción de información para el envío de reportes. • Realización de acciones que ayudan a prevenir el ausentismo en clase. • Realización de acciones que ayuden a prevenir casos de bajo rendimiento académico. • Percepción de la importancia del registro de asistencia. • Razones del nivel de importancia dado al registro de asistencia. • Modo y frecuencia de registro de asistencia. • Frecuencia con la informa a diferentes instancias: Programa Académico y Arraigo Universitario. • Razones del bajo reporte de información. • Sugerencias para facilitar el reporte oportuno. 6 A partir del diagnóstico, se elaboraron las estrategias de comunicación, las cuales se implementaron y se encuentran en proceso de ajuste, según los resultados de la evaluación de la aplicación. Lo más importante que se deriva de los resultados de la encuesta, es que las estrategias de comunicación implican asumir los siguientes criterios a favor del cumplimiento del objetivo principal. Estos criterios enmarcan las estrategias y acciones como sigue: - Visibilidad del Proyecto: “Permanencia Estudiantil: Una Responsabilidad de Todos” en la Comunidad Universitaria. - Implicación de Docentes en el Proceso de Seguimiento y Acompañamiento Estudiantil. - Comunicación interna directa a Docentes UNINCCA que los vincule en el proceso. - Refuerzo de la Imagen Institucional hacia el sentido de pertenencia. - Posicionamiento del Acuerdo con el Ministerio de Educación Nacional para prevenir la deserción en educación superior y lograr su disminución. 5. ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN 5.1. Implementación de acciones formativas y comunicativas Esta estrategia tiene como fin, mejorar la percepción del docente sobre la importancia de su rol en el aula, para detectar casos de ausentismo estudiantil y/o bajo rendimiento académico y tomar las medidas preventivas para disminuir la deserción en la Universidad INCCA. Comprende el diseño e implementación de acciones formativas y comunicativas dirigidas a los docentes, resaltando la importancia de cumplir con las funciones 7 educativo / administrativas propias de su labor, específicamente la de reportar la información que permita un seguimiento y soporte institucional a la población en riesgo de deserción de los programas académicos. Acción 1: Formulación y diseño de un encuentro con docentes de la universidad INCCA de Colombia, como estrategia de motivación hacia el reporte oportuno de información sobre casos de ausentismo recurrente y/o bajo rendimiento académico. Se propone realizar un encuentro, el cual constará de 2 momentos. El primero consiste en la sensibilización hacia la problemática de la deserción y hacia la construcción de sentido compartido sobre el concepto de trabajo en equipo, como un despliegue articulado de acciones que repercutan positivamente en el desempeño del estudiante y en su permanencia en la Universidad. En este momento las dinámicas serán de práctica reflexiva, a partir de la visualización de un capítulo audiovisual sobre el tema de la deserción universitaria de la serie “Deja tu huella en el ambiente”, el cual tiene una duración de 25 minutos. Posteriormente, se incentivará la participación de los asistentes desde la reflexión en torno a las siguientes preguntas: • ¿Cuál es la percepción del docente ante la problemática de la deserción? • ¿Cuál es el papel del docente en la educación superior? • ¿De qué manera mi rol como docente en el proceso formativo que inicia un estudiante puede prevenir la deserción estudiantil? • ¿Qué papel debe jugar la Universidad INCCA frente a la deserción estudiantil? • ¿Cómo se puede aumentar el impacto positivo de las estrategias y acciones institucionales para facilitar la permanencia estudiantil? 8 Para promover la reflexión colectiva, se solicitará a los asistentes conformar equipos de 4 docentes, de manera que puedan distribuirse las inquietudes planteadas. Posteriormente, en plenaria, se socializarán las respuestas y se reforzarán las conclusiones a favor del trabajo en equipo. Objetivos de la estrategia - Sensibilizar o concientizar a los docentes, con respecto al impacto de acciones colaborativas de prevención de la deserción en la Universidad INCCA. - Facilitar el desarrollo de una cultura de participación docente en el seguimiento y acompañamiento a estudiantes. - Fortalecer el vínculo Docente - Medio Universitario que facilite la articulación de acciones en pro de la permanencia y la retención estudiantil. Secuencia Para orientar la práctica reflexiva, se propone una secuencia gráfica desde los aportes de Donald Shon, publicada por Boris Mir, en el Blog: La mirada pedagógica, artículo: La formación del profesorado: la práctica reflexiva (http://lamiradapedagogica.blogspot.com/2006/10/la-formacin-del-profesorado-laprctica.html, consultada el 12 04 2012, 19:34). Aplicación de Principios a la Práctica Docente y a su interacción con Arraigo Visualización Video Deserción Universitaria Compartir las percepciones sobre la problemática Abstracción y generalización del concepto de Trabajo en Análisis de la problemática desde preguntas reflexivas 9 En el segundo momento, se brindará información suficiente sobre la política institucional de prevención de la deserción, en consonancia con las establecidas por el Ministerio de Educación Nacional. Igualmente, se revalidará la importancia del rol docente en un proceso engranado de seguimiento y acompañamiento estudiantil, se utilizará una dinámica expositiva, con apoyos visuales sobre plantillas power point. Ejes temáticos 1. Contexto de la deserción a nivel nacional. Proyecto Nacional e Institucional. 2. Proceso de identificación, seguimiento y acompañamiento de casos estudiantiles en riesgo de desertar. 3. Acciones de prevención de la deserción en la Universidad INCCA, por parte del Medio Universitario. 4. Avances en la prevención de la deserción. El Encuentro tiene como fin: • Proveer información de contexto que motive el cumplimiento de funciones académico – administrativas desde la labor docente. • Revalidar la importancia del rol docente en el aula en el proceso de prevención o disminución de la deserción en la Universidad. - Evidenciar las acciones efectuadas para abordar los casos de estudiantes en riesgo de desertar, a través de la atención académica y/o psicosocial que brinda el Medio Universitario y los avances en permanencia y mejoramiento del rendimiento académico de los estudiantes. 10 Mejoramiento de la percepción docente sobre la importancia de su rol en el aula para detectar casos de ausentismo estudiantil y prevenir la deserción en educación superior Acciones Responsable Indicador Encuentros con docentes Profesional Contratista 5 Encuentros realizados UNINCCA, como estrategia Arraigo Universitario con docentes de la de motivación hacia el reporte Universidad INCCA. oportuno de información 200 Docentes asistentes. sobre casos de ausentismo Aumento de la percepción recurrente o bajo rendimiento de importancia del rol académico. docente en el aula de clase en el seguimiento y control de estudiantes. Estrategia Logística Se entregará un reconocimiento a los docentes que han participado semestralmente, desde el período I-2009, de manera continua, en el proceso de seguimiento y acompañamiento estudiantil, con el aval del Rector y Secretario General, como motivación a su labor. La difusión de la convocatoria al Encuentro, será de forma personalizada, por medio de correo electrónico, también se utilizarán otros mecanismos de divulgación como: anuncios en carteleras de la Universidad, envío de una comunicación interna a Directores de Programa para que multipliquen esta invitación, página web de la Universidad. Lo anterior, con el fin de lograr, por lo menos, la asistencia del 50% de los docentes. El Encuentro tiene una duración de hora y media. Es conveniente que se realice en un Aula Máxima de la Universidad. Se debe contar con video beam, computador y parlantes, disponer tinto y agua para los participantes. 11 5.2 Promoción de prácticas docentes cotidianas en el aula, para obtener la información que facilite el seguimiento al ausentismo estudiantil Esta estrategia plantea el diseño e implementación de acciones formativas y comunicativas, dirigidas a los docentes de UNINCCA, con el fin de promover el cumplimiento de prácticas educativo/administrativas, en el aula de clase para conseguir la información que facilite, a otras instancias universitarias, el seguimiento al ausentismo recurrente y la prevención de la deserción estudiantil. Acción 2: Diseño de afiches y documentos impresos, que motiven al docente a realizar, como práctica cotidiana, un control de asistencia a estudiantes o se le indique su participación en el proceso de seguimiento y acompañamiento estudiantil. Se realizarán los siguientes impresos: - Marcapáginas que recuerde el reporte oportuno de la información. - Modelos de Anuncios, a modo de afiche, de tamaño mediano para ubicar en las carteleras de la Universidad y, como sugerencia, como poster en la página web institucional, recordando la entrega de los reportes al Medio Universitario. - Comunicado impreso informativo, dirigido a Docentes, con el fin de reforzar la importancia del envío de información en el Proceso de Seguimiento y Acompañamiento Estudiantil. La característica principal en la construcción de los mensajes, es el lenguaje sencillo y cercano, que involucre a los docentes como actores definitivos que brindan el insumo informativo necesario para iniciar y procurar el éxito en el Proceso de Seguimiento y Acompañamiento Estudiantil. 12 Acción 3: Divulgación del material impreso a docentes de la Universidad INCCA Los comunicados informativos e instruccionales, se distribuirán en la Sala de Control Docente, dado que este lugar es un punto de encuentro de profesores. De otra parte, se publicarán afiches para motivar el envío oportuno de información para el Seguimiento y Acompañamiento Estudiantil por parte de Arraigo Universitario. Acción 4: Brigada de visitas a los salones de clase Se institucionalizará una brigada especial, a mitad de semestre, en la cual se visite la mayor cantidad de salones posible, con el fin de indagar con los docentes por los estudiantes con alta frecuencia de ausentismo y/o bajo rendimiento académico y así disminuir la población en riesgo de deserción. Al término de esta actividad, se consolidará la información para identificar a los estudiantes con alta frecuencia de ausentismo o que presenten bajo rendimiento académico y así proceder con el proceso de seguimiento y acompañamiento. Protocolo de divulgación de documentos a Docentes: 1. Por agilidad y facilidad, es conveniente acudir a los espacios donde se puede encontrar un número significativo de docentes, como: - La Sala de Control Docente - Los Programas Académicos 2. En la Sala Control Docente, se solicitará un momento de atención para anunciar en voz alta que se entregará un comunicado de Arraigo Universitario, y en breves palabras se motivará al docente sobre la importancia de este proceso. 13 3. La entrega será personalizada. 4. Hay que mostrarse amable, y hacer la presentación como miembro del Medio Universitario. 5. Lea mentalmente y con anterioridad el texto del comunicado, para poder responder en caso de que se planten preguntas sobre lo que se está entregando, por ejemplo: - Docente: ¿De qué se trata el comunicado?, ¿para qué es? - Representante del Medio Universitario: (respuesta sugerida) Es un comunicado, donde se le solicita nos suministre información para conocer aquellos casos de ausentismo y/o bajo rendimiento académico entre sus estudiantes, la idea es prevenir la deserción estudiantil y plantear acciones de apoyo académico como tutorías, refuerzos, acompañamiento e interacción virtual. Se pueden cambiar las palabras, la intención es ser claros, precisos y espontáneos. 6. Haga firmar algún soporte como evidencia de la entrega personalizada. 7. Dé las gracias e invite al Docente a visitar la Oficina de Arraigo Universitario. 6. INDICADORES DE GESTIÓN Estrategia Mejoramiento de la percepción docente sobre la importancia de su rol en el aula para detectar casos de ausentismo estudiantil y prevenir la deserción en educación superior Acciones Encuentro con docentes UNINCCA, sobre las funciones y logros de Arraigo Universitario en materia de seguimiento y apoyo al estudiante, a partir de los reportes de información brindados por los docentes. Responsable Arraigo Universitario Profesional Contratista Indicador 1 Encuentro realizado con 100 docentes de la Universidad INCCA. Estrategia Promoción de prácticas docentes cotidianas en el aula para obtener la información que facilite el seguimiento al ausentismo estudiantil Acciones Responsable Indicador Diseño de Afiches, que motiven al Arraigo 1 Modelo de producto docente a realizar, como práctica Universitario informativo sobre el reporte cotidiana, un control de asistencia a Profesional oportuno. Marcapáginas. 14 estudiantes o se le indique su participación en el proceso de seguimiento y acompañamiento estudiantil. Diseño de producto comunicativo funcional o de utilidad para el Docente, donde se refuerce su participación en el proceso de seguimiento y acompañamiento estudiantil. Comunicado que presente el proceso de seguimiento y acompañamiento estudiantil en casos de inasistencia repetitiva o bajo rendimiento académico. Distribución de impresos a Docentes UNINCCA en eventos académicos o en espacios de interacción socio / educativa. Brigada de Visitas a los salones de clase. Contratista 6 Modelos de Anuncios, a modo de afiche, de mediano tamaño para ubicar en carteleras de la Universidad y en la página web institucional, recordando fechas de entrega de informes docentes al Medio Universitario. Arraigo Universitario Listado de espacios de interacción socio/educativa. Distribución de impresos informativos. 1 Brigada de Visitas a los salones de clase, realizada a mitad del período académico. Arraigo Universitario 15 Anexo No 1 Proyecto apoyado por: “Permanencia Estudiantil: Una Responsabilidad de todos” Fortalecimiento de Programas de Fomento de la Permanencia Seguimiento y Acompañamiento Estudiantil Encuesta a docentes “Hacia el reconocimiento de la problemática de la deserción en UNINCCA” Estimado Docente: Con el fin de obtener información para definir estrategias colaborativas que favorezcan la permanencia estudiantil, se solicita responder a esta encuesta. La información obtenida es anónima. Muchas gracias. Fecha (dd/mm/aaaa): _________________________________ Tipo de Contrato: a. Tiempo Completo b. Tiempo Parcial Programa(s) académico(s) en el (los) cual(es) imparte las asignaturas: Semestre(s) en el (los) cual(es) orienta su(s) asignatura(s): _________________________________________ Tiempo de Vinculación con la Universidad: a. Menos de 1 año b. 1 – 5 años c. 5 – 10 años d. Más de 10 años 16 1. ¿Conoce los planes, programas y/o proyectos que la Universidad INCCA desarrolla, para reducir la deserción estudiantil? a. Sí b. No 2. ¿Conoce los servicios que presta Arraigo Universitario? a. Sí b. No 3. ¿Ha recibido la información necesaria para reportar el ausentismo y/o el bajo rendimiento académico a la oficina de Arraigo Universitario? a. Sí b. No 4. ¿Realiza acciones que contribuyan a prevenir el ausentismo en su clase? a. Sí b. No 4.1. Si su respuesta es afirmativa mencione ¿cuál?: 5. ¿Toma acciones específicas con estudiantes que muestran bajo rendimiento académico? a. Sí b. No 5.1. Si su respuesta es afirmativa mencione ¿cuál?: 6. Registrar la asistencia y/o inasistencia de sus estudiantes es: 17 a. Muy importante b. Medianamente importante c. Poco importante 6.1. Escriba ¿por qué? 7. Registra la asistencia o la inasistencia a sus clases? a. Sí b. No 7.1. Si marcó Sí, en el punto anterior, ¿cómo registra la asistencia y/o inasistencia? a. Llama a lista b. Pide a los estudiantes que registren su nombre en una hoja c. Solicita al Monitor que realice esta labor d. Otro Cuál? __________________________________________________________________ 8. ¿Con qué frecuencia registra la asistencia y/o inasistencia de sus estudiantes en el aula? Siempre Casi siempre A veces Casi Nunca Nunca 8.1. Determine ¿por qué? 18 9. ¿Con qué frecuencia informa a las siguientes instancias, sobre estudiantes con ausentismo recurrente y/o con bajo rendimiento académico? No informa Informa una vez al mes Informa dos veces al mes Informa más de dos veces al mes Dirección de Programa Arraigo Universitario 9.1. Si su respuesta a la pregunta anterior fue: No informa, ante una o ante ninguna instancia, indique ¿por qué? 10. ¿Cómo cree se podría facilitar, dentro de la dinámica de su(s) clase(s), la identificación de aquellos estudiantes en riesgo de desertar de la Universidad? 11. ¿De qué manera se podría facilitar el envío continuado y oportuno de la información que contenga los estudiantes con ausentismo recurrente y/o con bajo rendimiento académico, a Arraigo Universitario? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 19 Anexo No 2 Protocolo para la aplicación de la encuesta - Se debe encuestar al azar 80 docentes, para un promedio de 6 encuestas por Programa Académico. - Todos los Programas Académicos deben tener docentes encuestados. - Muéstrese amable, preséntese como miembro del Medio Universitario - Saludar y demostrar una actitud amable y receptiva ante las dudas que puedan surgir. - Los docentes que realicen la encuesta deben llevar por lo menos 1 semestre de vinculación con la Universidad, en cualquier modalidad: Tiempo Completo, Tiempo Parcial. - Solicitar al docente que diligencie la encuesta en el momento y de preferencia que lo haga directamente. 20